淺析文書檔案管理工作的創(chuàng)新

王靜 青島市北區(qū)人力資源和社會保障服務(wù)中心

在社會運(yùn)行當(dāng)中，作為極其關(guān)鍵的無形資產(chǎn)之一，文書檔案在穩(wěn)定企業(yè)健康發(fā)展方面，發(fā)揮著相當(dāng)重要的功用。特別是在大力發(fā)展市場經(jīng)濟(jì)的大環(huán)境下，檔案種類日趨增多，極大地提升了檔案管理方面的困難度。所以，應(yīng)在管理文書檔案當(dāng)中，靈活運(yùn)用信息化技術(shù)，并且大力創(chuàng)新管理文書檔案的模式，不斷優(yōu)化管理文書檔案的過程，盡可能地增強(qiáng)檔案管理的整體實(shí)效性與質(zhì)量。

一、文書檔案方面的管理工作的意義

作為記錄活動的一種關(guān)鍵形式，文書檔案除了有助于管理的順暢推行外，還有助于人才培養(yǎng)工作。所以，從文書檔案出發(fā)，認(rèn)真管理檔案、控制檔案的真實(shí)性與完整性，除了可以更加高效地使用文書檔案外，還可以輔助企業(yè)決策、衡量企業(yè)實(shí)際管理水平。在當(dāng)前的形勢下，唯有不斷創(chuàng)新管理文書檔案的工作，方才可更適應(yīng)發(fā)展新節(jié)奏與新需求，進(jìn)一步協(xié)調(diào)統(tǒng)一企業(yè)各部的工作。特別是伴隨現(xiàn)代信息社會的發(fā)展，海量的信息也引起更廣泛的選擇與困擾。所以，文書檔案方面的管理工作也具有更關(guān)鍵的責(zé)任，除了應(yīng)控制篩選信息的質(zhì)量與穩(wěn)固可靠性外，還應(yīng)令記錄、調(diào)取也愈發(fā)復(fù)雜多變。

二、管理文書檔案的常見工作問題

（一）管理手段落后

縱觀檔案管理的現(xiàn)狀可知，現(xiàn)階段大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)并不充分重視文書檔案方面的管理工作。也就是說在整個辦公流程當(dāng)中，領(lǐng)導(dǎo)忽視了文書檔案的重要性，并且視之為無關(guān)緊要的工作。同時，也有很多領(lǐng)導(dǎo)誤以為管理文書檔案的工作，就是收集、整理資料方面的工作，把這方面的工作想象得太過簡單。另外，因?yàn)槲臅鴻n案方面的管理工作不可以直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，以至于短時間內(nèi)的投入很難收到成效，所以，在大部分時間當(dāng)中，管理文書檔案的工作備受冷遇，并且還是沿用傳統(tǒng)的管理手段。

（二）缺失管理制度

現(xiàn)階段，在國內(nèi)管理文書檔案的工作當(dāng)中，卻一度缺失管理方面的制度。盡管國內(nèi)在管理文書檔案方面的工作存在一定的管理制度，但是，在文書檔案舊管理制度和新需求間的不同卻非常明顯，導(dǎo)致在管理工作當(dāng)中出現(xiàn)了很多方面的問題。另外，大多數(shù)文書管理的舊制度卻明顯地被黨政機(jī)關(guān)所影響，無法正常發(fā)揮出效能。在管理、收集檔案中，固然沒有多大的影響，但是，在實(shí)際應(yīng)用檔案時卻顯得不足。而在不完善管理制度下，很多工作人員卻只重視管理、收集檔案方面的工作，卻并沒有重視服務(wù)性，以至于降低了管理文書檔案工作方面的效果。

（三）管理員技能不夠高

在管理文書檔案的工作當(dāng)中，技術(shù)性往往很強(qiáng)，所以，管理文書檔案的員工應(yīng)擁有很高超的技能。但是，在具體的工作當(dāng)中，很多員工卻忽視了管理文書檔案方面的重要性，在管理文書檔案時往往也敷衍了事，致使管理員僅具備相當(dāng)?shù)拖碌膶I(yè)技能。在新社會的背景下，管理員擁有的技能大幅決定著管理文書檔案的有效性。倘若不建立起專業(yè)技能超強(qiáng)的管理團(tuán)隊(duì)，就無從著手創(chuàng)新管理文書檔案方面的工作。

三、創(chuàng)新管理文書檔案工作的措施

（一）創(chuàng)新管理手段

在新的信息時代下，管理文書檔案方面的工作存在很多新挑戰(zhàn)。在文書檔案工作中，舊的管理方式現(xiàn)已不能達(dá)到現(xiàn)代化的需要，所以，應(yīng)不斷創(chuàng)新管理技術(shù)。先應(yīng)增強(qiáng)管理文書檔案方面的信息化程度，在充分注重管理文書檔案的意義，不斷提升管理文書檔案的準(zhǔn)確及安全性，及時擺脫文書檔案舊手工管理的模式，及時轉(zhuǎn)向信息化管理上的方式，編號整理收錄下來的檔案，并且統(tǒng)一設(shè)置好安全性。除了有益于增強(qiáng)信息安全性外，還能方便后續(xù)取用檔案信息。

（二）創(chuàng)新管理制度

在管理文書檔案時，還應(yīng)積極創(chuàng)新管理制度。同時，在這個過程當(dāng)中，還應(yīng)從實(shí)際需求出發(fā)，基于既有管理制度，再適當(dāng)進(jìn)行改革創(chuàng)新，及時補(bǔ)充不完善的地方。另外，作為這方面的領(lǐng)導(dǎo)，也應(yīng)高度重視責(zé)任制度方面的創(chuàng)新工作，以大力支持管理現(xiàn)代化檔案方面的工作人員提高有效性。所以，應(yīng)大力維持管理文書檔案的制度和新社會潮流完全一致，以不斷創(chuàng)新管理制度、進(jìn)一步增強(qiáng)有效性。

（三）增強(qiáng)管理員的創(chuàng)新技能

為了進(jìn)一步創(chuàng)新管理文書檔案方面的工作，就應(yīng)注意提高管理員的技術(shù)水平。因此，應(yīng)創(chuàng)建起一定的管理制度，以促進(jìn)檔案管理員增強(qiáng)自己的專業(yè)技能。針對管理文書檔案的工作人員而言，除了應(yīng)不斷增強(qiáng)專業(yè)能力外，還應(yīng)增強(qiáng)服務(wù)素質(zhì)能力。所以，需要定期測試能力，并且廣泛搜羅平日工作方面的數(shù)據(jù)信息，以找出工作人員方面的缺陷，創(chuàng)建起完善的規(guī)章制度，來進(jìn)一步提高管理員自身的技能。

結(jié)語：總之，在新世紀(jì)下，管理文書檔案的工作表現(xiàn)出很重要的作用。除了有助于企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展外，還有助于各單位尋找到自身的缺陷和不足，并且及時地加以改進(jìn)。所以，針對當(dāng)前的文書檔案方面的現(xiàn)狀，應(yīng)積極創(chuàng)新各項(xiàng)新技術(shù)，改善管理工作的模式，進(jìn)一步健全信息化管理系統(tǒng)，從而增大管理效率，有效促進(jìn)文書檔案事業(yè)的進(jìn)步。