新農(nóng)村建設(shè)形勢(shì)下如何做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理探尋

張偉 集安市花甸中心衛(wèi)生院

引言：鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理現(xiàn)代化道路艱巨且復(fù)雜。一方面，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院需要充分重視檔案管理工作，但切不可“一刀切”，將所有文件資料全部歸檔，以實(shí)現(xiàn)所謂的全面化信息管理；一方面，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案現(xiàn)代化管理面臨復(fù)合型人才資源匱乏、信息技術(shù)設(shè)備缺失的困境。在沒(méi)有硬件以及人力資源的支持下，衛(wèi)生院現(xiàn)代化檔案管理相對(duì)脆弱，只能簡(jiǎn)單地對(duì)電子檔案進(jìn)行上傳、歸檔，需要人工進(jìn)行操作的環(huán)節(jié)并沒(méi)有得到改善，現(xiàn)代化檔案管理空有信息化的“外表”，卻沒(méi)有實(shí)質(zhì)性建設(shè)。檔案作為記錄、反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院發(fā)展歷程與取得成果的憑證，同時(shí)也見(jiàn)證了我國(guó)經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、政治發(fā)展的歷程。因此，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院需要契合時(shí)代脈搏，積極探索實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的策略。

一、新農(nóng)村建設(shè)形式下鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

（一）鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院對(duì)檔案管理工作不夠重視

鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理屬于鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院內(nèi)部的“幕后”工作，相對(duì)于財(cái)務(wù)、人事等其他部門(mén)，其工作并不受到重視。有很多的鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)的信息系統(tǒng)對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的各個(gè)部門(mén)進(jìn)行信息化管理，使單位人員和外部人員均可以共享檔案資源[1]。但是大部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的信息化管理中忽視了檔案管理工作，仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料或者膠片存檔，造成檔案信息收集、分類、整理和歸檔工作難度增加，工作水平下降；此外，檔案管理工作看似簡(jiǎn)單，并不需要專業(yè)的技術(shù)，所以有些從業(yè)人員在工作中經(jīng)常會(huì)消極怠工；另外，有些鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院會(huì)雇傭兼職或非專業(yè)人士，這些人員的相關(guān)專業(yè)知識(shí)較為欠缺，不能夠有效挖掘出檔案中潛在的價(jià)值。這種情況的產(chǎn)生，是由于落后的管理理念與先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)發(fā)生沖突，從而產(chǎn)生了影響鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院發(fā)展的重大矛盾。

（二）鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案的價(jià)值無(wú)法體現(xiàn)

現(xiàn)如今鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案的數(shù)量與日俱增，其承載的信息也在增加，其中可用的、有價(jià)值的資料也呈現(xiàn)遞增趨勢(shì)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案的服務(wù)范圍逐漸擴(kuò)大。傳統(tǒng)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理雖然能夠節(jié)省一定的空間，較為方便保存與查閱，但是并不能與信息技術(shù)媲美[2]。在信息化時(shí)代的當(dāng)下，如何將檔案中的信息進(jìn)行創(chuàng)新與挖掘、如何利用檔案更好的進(jìn)行管理與服務(wù)是各大鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院應(yīng)當(dāng)思考的問(wèn)題。

二、新農(nóng)村形勢(shì)下鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理現(xiàn)代化的途徑

（一）樹(shù)立新型理念

鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理信息化的基礎(chǔ)是轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院管理理念。首先，在互聯(lián)網(wǎng)與信息技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理需突出資源與大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)，在堅(jiān)持以服務(wù)群眾為根本目標(biāo)的前提下，兼顧統(tǒng)籌規(guī)劃、資源共享，確保對(duì)外檔案公開(kāi)透明，檔案記錄實(shí)時(shí)準(zhǔn)確，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化信息技術(shù)與檔案管理的交互融合[3]。

（二）完善信息化檔案管理系統(tǒng)

現(xiàn)代化信息技術(shù)能否在鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理中發(fā)揮最大價(jià)值，主要取決于信息化檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)是否完善。例如在最基本的鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理網(wǎng)頁(yè)的設(shè)計(jì)上，應(yīng)該全面考慮網(wǎng)站使用的便捷性、視覺(jué)的美觀性、功能的全面性。檔案管理網(wǎng)頁(yè)中要突出鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院特色，檔案分類合理，內(nèi)容齊全。此外，可以增加郵箱鏈接，主要用于外部人員與鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的交流。同時(shí)，可以增加投訴信箱，從內(nèi)外部反饋中挖掘提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院管理的有效信息。

（三）引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備

鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)不僅需要信息化管理系統(tǒng)的支撐，還需要引進(jìn)先進(jìn)的軟、硬件設(shè)備[4]。一方面，需要引進(jìn)檔案管理工作所需的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)備，保證檔案管理工作有序開(kāi)展；一方面，要想實(shí)現(xiàn)檔案管理與各部門(mén)的協(xié)同，就需要引入電子辦公軟件、手機(jī)辦公APP等，打破檔案移交時(shí)間與空間的束縛，讓單位人員隨時(shí)隨地移交、查詢檔案，進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化。

（四）完善管理制度

在有了基礎(chǔ)的硬件與軟件支撐的條件下，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院要改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，針對(duì)信息化的管理系統(tǒng)制定管理制度和工作標(biāo)準(zhǔn)。首先，在檔案收集機(jī)制中，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院要建立一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的檔案信息庫(kù)，將檔案以數(shù)字化形式進(jìn)行存儲(chǔ)。同時(shí)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院應(yīng)當(dāng)規(guī)范檔案格式，例如標(biāo)明檔案類型、建立檔案目錄、增加索引，以便進(jìn)行檢索，并鼓勵(lì)單位人員按照規(guī)范的格式上傳檔案。其次，在鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案信息化服務(wù)機(jī)制中，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院要明確規(guī)定信息化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，建設(shè)檔案管理和查詢網(wǎng)站。檔案管理網(wǎng)站要求工作人員主動(dòng)上傳數(shù)字化檔案。檔案查詢網(wǎng)站需提供在線查詢功能，允許用戶在網(wǎng)站上進(jìn)行下載、復(fù)印、查詢和借閱。

結(jié)束語(yǔ)：鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案的作用是真實(shí)的記載鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的發(fā)展軌跡，記錄鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的日?；顒?dòng)和重大改革。為此，檔案管理人員需要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，樹(shù)立現(xiàn)代化管理理念，適應(yīng)現(xiàn)代化辦公環(huán)境，提高檔案的預(yù)測(cè)與前瞻性作用，充分體現(xiàn)檔案管理工作的價(jià)值。