抓好流程建設(shè)的研究與探討

鹿莉 山東聊城煙草有限公司東昌府營銷部

一、為什么要抓流程建設(shè)

流程建設(shè)就是工作流程或業(yè)務(wù)流程、規(guī)章制度、組織機(jī)構(gòu)的建設(shè)。而管理就是走流程，規(guī)范有效的流程管理能夠使員工和企業(yè)共同受益。

企業(yè)層面，通過建立一套規(guī)范的流程體系，讓每名員工“做有職責(zé)和內(nèi)容、干有標(biāo)準(zhǔn)和步驟、控有考核和監(jiān)督”，同時(shí)打破部門壁壘、提高工作效率，使每項(xiàng)工作順暢運(yùn)行，從而將管理者從瑣事中解放出來，促進(jìn)企業(yè)自動(dòng)高效運(yùn)轉(zhuǎn)，達(dá)到“無為而治”的效果。

員工層面，通過流程管理，每項(xiàng)工作不再是按照自己認(rèn)為的“最優(yōu)解”來辦事，而是能用流程思維來破題，知道自己“做什么、怎么做、按照什么標(biāo)準(zhǔn)做、做到什么程度、有什么風(fēng)險(xiǎn)和應(yīng)對(duì)措施”，實(shí)現(xiàn)從“被管理”到“自我管理”的轉(zhuǎn)變，從而達(dá)到“人人都是管理者”的效果。

總之，流程建設(shè)并不是額外的事兒，它有助于我們將繁雜的工作梳理出來，自己清楚怎么干、別人知道什么干，使各項(xiàng)工作規(guī)范有序、忙而不亂，流程建設(shè)過程中，很多人能切實(shí)感受到，好的流程能讓大家感到順暢、舒服，從而順心、舒心開展工作，找到“如沐春風(fēng)”的感覺。

二、怎樣抓好流程建設(shè)

在流程建設(shè)過程中，我們也曾遇到過瓶頸及問題，通過不斷的學(xué)習(xí)、探索，難題得到逐一破解。

1.抓深思想認(rèn)識(shí)，破解“認(rèn)識(shí)不足、理解不深”的難題。在流程建設(shè)之初，部分員工認(rèn)識(shí)不足、甚至“不理解、不接受”，為了解決此問題，我們遵循“認(rèn)識(shí)是行動(dòng)的先導(dǎo)”原則，通過動(dòng)員部署、交流學(xué)習(xí)、全員培訓(xùn)、專題考試、分享《流程繪制心得體會(huì)》等多種方式，問題初步得到破解。同時(shí)，著重發(fā)揮部門負(fù)責(zé)人和骨干力量的動(dòng)員、部署、培訓(xùn)、評(píng)審、流程優(yōu)化作用，骨干人員當(dāng)好了“明白人”，通過“大課堂”“小課堂”“精課堂”為部門人員釋疑答惑；部門負(fù)責(zé)人親力親為，自己動(dòng)手畫流程，做到“張口即來、如數(shù)家珍”，使全員放下了思想包袱，開拓了工作思路，實(shí)現(xiàn)了由“認(rèn)識(shí)不清”向“主動(dòng)思考”的轉(zhuǎn)變。

2.抓細(xì)工作推進(jìn)，破解“路徑不明、方法不清”的難題。為了讓全員了解流程建設(shè)下一步應(yīng)該怎么做、做到什么程度，我們立足實(shí)際，完善優(yōu)化了《流程建設(shè)工作實(shí)施方案》，將流程建設(shè)工作分為“學(xué)習(xí)動(dòng)員、流程建設(shè)、流程執(zhí)行、流程監(jiān)督、流程優(yōu)化”五大階段，并細(xì)分了“組建機(jī)構(gòu)、修訂方案、動(dòng)員部署”等15個(gè)環(huán)節(jié)，確保流程建設(shè)按照排期、穩(wěn)步推進(jìn)。尤其在全員編寫階段，為了破解員工“不會(huì)畫、不敢畫”的難題，為全員繪制了《全員編寫階段明白紙》，創(chuàng)新了“8步流程編寫法”，即“全員理理事兒、負(fù)責(zé)人把好關(guān)、全員寫好步驟、骨干協(xié)助梳理、梳理上級(jí)制度、理清跨部門環(huán)節(jié)、具體繪制流程、驗(yàn)證優(yōu)化流程”，此方法在全員編寫階段得到了很好的印證，為全員動(dòng)手編寫流程提供了借鑒和參考。

3.抓優(yōu)評(píng)審診斷，破解“工作流程兩張皮”的難題。為了保證所有流程“好用、實(shí)用、管用”，我們?cè)谧龊萌齻€(gè)層級(jí)的評(píng)審基礎(chǔ)上，開展了流程“診斷驗(yàn)證”。一是各部門“內(nèi)部診斷”。通過“邊執(zhí)行、邊驗(yàn)證、邊診斷”，各部門對(duì)所有流程進(jìn)行“回頭看”，檢驗(yàn)流程的科學(xué)性、實(shí)操性。二是骨干力量“跟班診斷”。成立2人一組的“跟班診斷”小組，抽取部分流程進(jìn)行跟班交叉診斷，使每項(xiàng)業(yè)務(wù)“自己清楚怎么干、別人知道怎么干”，達(dá)到“流程最優(yōu)、反應(yīng)最快、浪費(fèi)最少、效果最好”的目標(biāo)。三是開展“流程診斷回頭看”。以“診斷節(jié)點(diǎn)、診斷效果、診斷思維”為初衷，組織各部門進(jìn)行了“再次診斷”，確保流程落地“不跑偏”。另外，為了保證診斷結(jié)果準(zhǔn)確有效，組織各部門負(fù)責(zé)人、骨干力量分為三個(gè)小組開展“診斷評(píng)審”，針對(duì)診斷結(jié)果進(jìn)行再次評(píng)審，使流程更合理、更科學(xué)、更務(wù)實(shí)。

4.抓嚴(yán)督導(dǎo)考核，破解“常規(guī)考核力度不強(qiáng)”的難題。在常規(guī)考試的基礎(chǔ)上，采取“分批次、隨機(jī)抽”現(xiàn)場(chǎng)提問的形式對(duì)員工流程建設(shè)學(xué)習(xí)情況進(jìn)行抽查，要求全員在編寫流程的同時(shí)，熟記流程建設(shè)基本知識(shí)，做到真懂、真會(huì)。另外，要求骨干力量對(duì)部門員工的學(xué)習(xí)效果負(fù)責(zé)，員工不懂、不會(huì)的，骨干力量要加強(qiáng)督導(dǎo)，確保流程建設(shè)工作順利推進(jìn)。豐富考試內(nèi)容，由主要負(fù)責(zé)人牽頭，通過組織員工繪制流程圖及節(jié)點(diǎn)說明書、現(xiàn)場(chǎng)座談提問的形式，了解全員在流程建設(shè)過程中遇到的難題、體會(huì)感悟及意見建議等內(nèi)容，并將考試結(jié)果與績(jī)效考核掛鉤，達(dá)到了預(yù)期效果。

三、流程建設(shè)要做到什么程度

流程建設(shè)的成效不僅僅是建立“責(zé)任明晰、流程規(guī)范、環(huán)環(huán)相扣、簡(jiǎn)單高效”的流程體系，促進(jìn)形成流程文化才是關(guān)鍵所在。目前，隨著流程建設(shè)的扎實(shí)深入，階段性成效已經(jīng)顯現(xiàn)。

對(duì)于企業(yè)來講，通過滲透精益理念、落實(shí)“三標(biāo)合一”、融合風(fēng)險(xiǎn)防控等舉措，促進(jìn)了制度落實(shí)、管理規(guī)范、工作高效、銜接順暢，逐步實(shí)現(xiàn)了由“職能管理”向“流程管理”的轉(zhuǎn)變。

對(duì)于員工來講，通過編寫流程、執(zhí)行流程，找準(zhǔn)了目標(biāo)、理清了思路、明晰了職責(zé)，“用流程發(fā)現(xiàn)問題、用流程解決問題”的意識(shí)不斷增強(qiáng)。例如為了解決會(huì)議室管理不規(guī)范、管理粗放、執(zhí)行隨意的問題，自發(fā)建立了會(huì)議室管理流程。

流程建設(shè)永遠(yuǎn)在路上，今后還需在當(dāng)前成效的基礎(chǔ)上，不斷延伸流程管理觸角，以“使命、愿景、價(jià)值觀”為引領(lǐng)，使流程管理成為員工的行為習(xí)慣，逐步形成“流程自動(dòng)運(yùn)轉(zhuǎn)、員工自動(dòng)自發(fā)”的流程文化。