辦公室行政管理精細(xì)化促企業(yè)效益提升的探討

王玉霞 核工業(yè)二〇三研究所

一、引言

隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，內(nèi)部職能部門(mén)不斷增多，辦公室在企業(yè)內(nèi)部各職能部門(mén)之間職責(zé)的協(xié)調(diào)處理、工作任務(wù)的上傳下達(dá)，企業(yè)內(nèi)部人員調(diào)配、企業(yè)文化傳播等方面發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。辦公室作為辦事部門(mén)和企業(yè)重要的職能性部門(mén)，是企業(yè)機(jī)構(gòu)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的中樞，企業(yè)行政管理工作涉及文秘、檔案、人事、宣傳、督查、信心等諸多方面，其行政事務(wù)管理工作本身復(fù)雜零碎，全面性和綜合性強(qiáng)，對(duì)于許多辦公室文員而言，甚至很難理出頭緒。如何在企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理方面引入精細(xì)化管理，提升企業(yè)辦公室行政工作效率，促進(jìn)企業(yè)有效運(yùn)轉(zhuǎn)是當(dāng)前面臨的重要問(wèn)題。

二、辦公室行政管理工作現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

本企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理方面普遍存在所涉及工作未進(jìn)行科學(xué)界定、行政事務(wù)處理效率低下等問(wèn)題，這對(duì)于企業(yè)效益的提升和發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)極為不利。

（一）缺乏系統(tǒng)完善的管理體制

企業(yè)部門(mén)之間的溝通、傳遞、協(xié)調(diào)、合作都與辦公室行政管理密切相關(guān)，由于企業(yè)層面管理體制不完善，甚至照搬黨政機(jī)關(guān)管理模式和行事作風(fēng)，導(dǎo)致辦公室行政事務(wù)目標(biāo)不明、權(quán)責(zé)不清，行政人員工作缺乏積極性，即使加大人力物力財(cái)力等方面的投入，也難以扭轉(zhuǎn)行政工作效率低下的局面，嚴(yán)重影響企業(yè)健康發(fā)展。此外，企業(yè)辦公室行政人員由于對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)流程及不同部門(mén)具體職責(zé)并不十分熟悉，無(wú)法協(xié)調(diào)處理個(gè)人利益、部門(mén)利益和企業(yè)利益，管理工作與企業(yè)發(fā)展實(shí)際存在一定的背離。

（二）辦公室行政工作未進(jìn)行科學(xué)界定

企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理牽涉到企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)的方方面面，要處理的事務(wù)十分瑣碎，一度導(dǎo)致該部門(mén)從業(yè)人員流動(dòng)性增大，在崗人員工作缺乏動(dòng)力。行政部門(mén)管理者也并未將辦公室行政事務(wù)進(jìn)行歸類(lèi)總結(jié)，以便分派給不同人員處理。此外，辦公室人員為增加對(duì)工作的了解還必須花費(fèi)時(shí)間參加企業(yè)具體的項(xiàng)目活動(dòng)，來(lái)自領(lǐng)導(dǎo)以及其他部門(mén)員工方面的壓力巨大，導(dǎo)致辦公室行政管理工作推進(jìn)十分困難，部門(mén)從業(yè)人員和管理者均存在很大的心理壓力。

（三）行政事務(wù)處理效率低下

本企業(yè)為提升員工工作效率和內(nèi)部事務(wù)管理效率，已經(jīng)建立起薪酬管理制度、企業(yè)文化制度和人事管理制度[1]，但是從執(zhí)行結(jié)果來(lái)看，上述制度并未有效體現(xiàn)和落實(shí)在具體工作中，制度本身的激勵(lì)約束作用并未充分發(fā)揮。辦公室行政人員無(wú)法處理好制度本身和制度落實(shí)執(zhí)行過(guò)程中存在的沖突與矛盾，在具體問(wèn)題面前，程序十分復(fù)雜，使得制度本身形同虛設(shè)，影響到企業(yè)正常運(yùn)行與發(fā)展。

三、辦公室行政管理精細(xì)化促企業(yè)效益的提升

辦公室行政管理精細(xì)化的實(shí)現(xiàn)不僅要求工作方式的轉(zhuǎn)變，更要求管理思想的變革與創(chuàng)新，管理人員首先應(yīng)在日常行政管理中不斷提升自我，根據(jù)辦公室行政管理精細(xì)化的工作要求，推陳出新，加強(qiáng)對(duì)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等的應(yīng)用，以此促進(jìn)企業(yè)效益的提升。

（一）推進(jìn)制度化

為保證企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化，必須制定符合企業(yè)實(shí)際的激勵(lì)約束制度，并聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的管理專(zhuān)家結(jié)合企業(yè)實(shí)際制定適用性強(qiáng)的企業(yè)辦公室工作管理制度，通過(guò)以上系列制度對(duì)企業(yè)薪酬、融資、財(cái)務(wù)、信息系統(tǒng)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)等流程做出詳盡規(guī)定并實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化控制，保證企業(yè)辦公室行政精細(xì)化管理方案的推行得到運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制方面的保障[2]。在實(shí)施辦公室行政精細(xì)化管理之前，企業(yè)必須整理出系統(tǒng)性、完整性、全面性和細(xì)致性的規(guī)章制度體系，企業(yè)辦公室行政管理制度具體表現(xiàn)為企業(yè)組織機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)、職能部門(mén)設(shè)置、崗位工作要求、部門(mén)管理制度、業(yè)務(wù)流程等制度類(lèi)文件，要求員工在履行職務(wù)的過(guò)程中嚴(yán)格執(zhí)行、統(tǒng)一行動(dòng)，促使企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的實(shí)現(xiàn)。通過(guò)現(xiàn)代化和制度化管理理念的引入，對(duì)辦公室事務(wù)進(jìn)行明確歸類(lèi)與分配，責(zé)任到人，確保行政人員對(duì)各工作環(huán)節(jié)和業(yè)務(wù)流程熟練掌握，充分發(fā)揮辦公室部門(mén)在企業(yè)決策方面的輔助職能。

應(yīng)當(dāng)賦予企業(yè)辦公室行政部門(mén)充分的權(quán)威性，梳理當(dāng)前所面臨的各種復(fù)雜任務(wù)，加強(qiáng)綜合協(xié)調(diào)，確保各項(xiàng)工作有序銜接、自如運(yùn)轉(zhuǎn)，此外，企業(yè)還應(yīng)注重培養(yǎng)辦公室行政人員，定期進(jìn)行各種辦公操作技能的培訓(xùn)，不斷提升人員業(yè)務(wù)處理能力，甚至可以委派行政人員出國(guó)考察學(xué)習(xí)，吸取國(guó)外先進(jìn)的企業(yè)管理、行政管理經(jīng)驗(yàn)，力求實(shí)現(xiàn)其與本企業(yè)實(shí)際的充分結(jié)合應(yīng)用。

（二）辦公室作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的規(guī)范管理

辦公室日常行政管理效率的提升以制度化、規(guī)范化、科學(xué)化、程序化建設(shè)為前提，企業(yè)集團(tuán)應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新辦公室行政工作思路，密切圍繞辦公室行政工作實(shí)際，制定會(huì)議紀(jì)要、公文審核和接待作業(yè)指導(dǎo)書(shū)。會(huì)議紀(jì)要指導(dǎo)書(shū)必須明確企業(yè)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)小組會(huì)議、辦公會(huì)議、領(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)議等具體要求以及會(huì)議紀(jì)要公文擬定規(guī)范等；公文審核指導(dǎo)書(shū)則基于公文審核原則、要求等，規(guī)范辦公室公文審核流程，提升辦公效率；接待指導(dǎo)書(shū)則應(yīng)對(duì)接待等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)、具體職責(zé)、接待流程、預(yù)控措施等予以規(guī)范。企業(yè)集團(tuán)通過(guò)上述三大作業(yè)指導(dǎo)書(shū)[3]的制定和完善，從辦文、辦事、辦會(huì)等層面提升辦公室行政工作的規(guī)范性，保證其有章可循、有據(jù)可依，不斷促進(jìn)行政人員公文寫(xiě)作能力和業(yè)務(wù)處理水平的提升。

（三）實(shí)現(xiàn)OA辦公自動(dòng)化

企業(yè)本部在2010年開(kāi)始建立OA系統(tǒng)，2011年OA系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部全面啟用，本部和所屬企業(yè)請(qǐng)示、任務(wù)下達(dá)、匯報(bào)、審批等辦公環(huán)節(jié)全部通過(guò)OA系統(tǒng)傳遞和完成，企業(yè)徹底實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公，辦公效率大大提升。為保證文件收悉和辦理的及時(shí)性，要求辦公人員每個(gè)工作日進(jìn)行至少三次OA收文頁(yè)面的刷新，并要求企業(yè)OA辦公系統(tǒng)全體用戶(hù)在OA賬戶(hù)中轉(zhuǎn)文本時(shí)間不得超過(guò)24小時(shí)。為實(shí)現(xiàn)企業(yè)決策的合法性、科學(xué)性、民主性，必須在企業(yè)OA系統(tǒng)中全面引入辦公會(huì)、招投標(biāo)會(huì)、班子會(huì)等做法，保證重大事項(xiàng)集體決策，從提交會(huì)議議題到落實(shí)會(huì)議精神，全過(guò)程O(píng)A系統(tǒng)網(wǎng)上流傳，會(huì)議議題提交OA系統(tǒng)具體程序如下：部門(mén)擬定會(huì)議議題→部門(mén)審核→分管領(lǐng)導(dǎo)審核→總經(jīng)理簽署意見(jiàn)→企業(yè)辦公室匯總→通過(guò)OA系統(tǒng)通知與會(huì)人員→開(kāi)會(huì)審議。

通過(guò)落實(shí)企業(yè)集體決策機(jī)制，進(jìn)一步體現(xiàn)出企業(yè)各項(xiàng)決策行為的科學(xué)民主性，為加強(qiáng)對(duì)OA辦公系統(tǒng)的監(jiān)督檢查，必須基于辦公室層面對(duì)企業(yè)OA系統(tǒng)的開(kāi)通使用情況、會(huì)議議題擬定提交、會(huì)議紀(jì)要審核簽署等進(jìn)行定期遠(yuǎn)程抽查，并結(jié)合現(xiàn)場(chǎng)檢查。對(duì)于存在問(wèn)題的環(huán)節(jié)應(yīng)批評(píng)糾正，切實(shí)落實(shí)OA系統(tǒng)無(wú)紙化辦公，促進(jìn)辦公室行政管理效率的提升。

（四）加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)

企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化的實(shí)現(xiàn)應(yīng)以規(guī)范完善的內(nèi)部制度管理為基礎(chǔ)，并通過(guò)辦公室人員規(guī)范的操作予以實(shí)現(xiàn)，精細(xì)化并非一朝一夕之功，必須不斷將辦公室管理經(jīng)驗(yàn)升華至工作制度的高度，不斷提升辦公人員精細(xì)化業(yè)務(wù)能力，逐步建立起嚴(yán)謹(jǐn)高效的企業(yè)文化，培養(yǎng)辦公室人員嚴(yán)格辦事的工作作風(fēng)，實(shí)現(xiàn)工作任務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化分解和量化考核。

（五）通過(guò)會(huì)務(wù)軟件提升會(huì)務(wù)水平

辦公室工作離不開(kāi)會(huì)務(wù)水平的提升，面對(duì)當(dāng)前市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日趨激烈，辦公室工作人員必須厘清職責(zé)，分解任務(wù)，提升辦公室工作的順暢性，還應(yīng)增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，內(nèi)外兼修，謀求辦公室工作的開(kāi)拓性。企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略要求及行業(yè)屬性對(duì)企業(yè)自身會(huì)務(wù)能力不斷提出高標(biāo)準(zhǔn)和嚴(yán)要求。企業(yè)應(yīng)當(dāng)考慮引進(jìn)包含會(huì)議類(lèi)型選擇、會(huì)議準(zhǔn)備、議程安排、方案擬定、人員分工等會(huì)務(wù)前、會(huì)務(wù)中和會(huì)務(wù)后安排在內(nèi)的會(huì)務(wù)系統(tǒng)軟件，通過(guò)操作流程設(shè)計(jì)，即使是會(huì)務(wù)經(jīng)驗(yàn)十分匱乏的辦公人員也能清晰了解、全過(guò)程順暢操作，得心應(yīng)手。

四、結(jié)論

辦公室行政工作頭緒繁多，責(zé)任重大，一旦處理延誤或處理不當(dāng)，就可能影響企業(yè)機(jī)關(guān)正常運(yùn)轉(zhuǎn)，這就要求辦公室行政工作必須始終堅(jiān)持科學(xué)化、規(guī)范化、精細(xì)化的工作路徑，在被動(dòng)中謀求主動(dòng)，在無(wú)序中探求規(guī)律，在務(wù)實(shí)中追求精細(xì)。通過(guò)制度化、規(guī)范化、流程化的操作與管理不斷提升辦公室行政工作的品質(zhì)與效率，建立起公文處理、公務(wù)接待、會(huì)務(wù)安排、值班等方面標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)體系流程，樹(shù)立辦公室行政工作的精品意識(shí)，使員工迅速養(yǎng)成精細(xì)化工作的習(xí)慣方法，實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理工作制度約束和文化約束并重，不斷推動(dòng)精細(xì)化水平的提高。