辦公室檔案管理工作效率提高思考

郭昶杰

1.內(nèi)蒙古自治區(qū)巴彥淖爾市杭錦后旗事業(yè)單位登記管理局；2.內(nèi)蒙古自治區(qū)巴彥淖爾市杭錦后旗人力資源和社會保障局

一、當(dāng)前辦公室檔案管理工作存在的問題

（一）辦公室檔案管理缺乏健全的管理制度

大部分工作單位所制定的管理制度均未對相關(guān)管理人員的崗位職責(zé)做出明確要求，未充分意識到檔案管理工作的重要性，進(jìn)而導(dǎo)致較多的疏漏出現(xiàn)，使得管理混亂，進(jìn)而影響工作效率。

（二）工作人員的專業(yè)素養(yǎng)有待提升

在部分單位，檔案管理工作人員均非專業(yè)出身，專業(yè)素養(yǎng)不足，以致諸多辦公室檔案資料未得到妥善保存。辦公室檔案內(nèi)容繁雜，檔案管理工作對相關(guān)工作人員的要求非常高，如果他們?nèi)狈^強(qiáng)的專業(yè)能力，則會讓檔案管理工作問題頻發(fā)，進(jìn)而嚴(yán)重影響辦公室檔案管理工作的效率。

二、提高辦公室檔案管理工作效率的具體措施

（一）建立完備的檔案管理制度

如設(shè)置單獨(dú)的資料室用以對相關(guān)檔案進(jìn)行存放，按照檔案內(nèi)容、性質(zhì)與重要程度的不同，進(jìn)行有序存放，貼上相應(yīng)的標(biāo)簽。完成檔案整理后有序儲存，應(yīng)選擇在高層樓或是較為封閉的區(qū)域，且做好警示牌標(biāo)識。針對機(jī)密性高的文件單獨(dú)放置，一段時間后對保密期限進(jìn)行跟進(jìn)記錄，相關(guān)人員應(yīng)隨時間、機(jī)密程度變化，第一時間解密、升密、降密一些文檔，對部分無須保密的文件做適時處理，要完成此項(xiàng)工作，必須3人或3人以上管理人員同時在場，且相關(guān)地點(diǎn)必須安裝監(jiān)控，以起到相互監(jiān)督的作用。

（二）提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

組織檔案管理人員參與培訓(xùn)，使其在最短的時間內(nèi)掌握豐富的檔案管理知識，善于運(yùn)用信息技術(shù)開展工作。檔案管理人員要充分了解辦公室檔案管理工作的各個流程，貫徹落實(shí)單位制定的各項(xiàng)規(guī)章制度，確保自身行為規(guī)范。

（三）加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高管理水平

強(qiáng)化電子檔案的建設(shè)的有效性是進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的有效途徑，通過科學(xué)合理選擇計(jì)算機(jī)檔案管理軟件，可以促進(jìn)辦公室檔案管理工作效率和質(zhì)量提高。

三、提高辦公室檔案管理工作效率的措施

辦公室的檔案管理工作在企業(yè)中是非常重要的一項(xiàng)內(nèi)容，它與辦公室的各項(xiàng)業(yè)務(wù)息息相關(guān)，一旦辦公室檔案管理工作做不好，其他的工作也會受到不同程度的影響。辦公室檔案管理工作往往比較復(fù)雜，因?yàn)樾枰芾淼臋n案通常種類較多，因此，如何提高辦公室檔案管理工作的效率便變得尤為重要，以下幾點(diǎn)是這項(xiàng)工作中需要改進(jìn)的地方：

（一）辦公室檔案管理制度需要完善

檔案管理工作的落后有一個原因是其在過去并未受到重視，因此檔案管理制度的完善程度不足，加之與其相聯(lián)系的文件管理工作也有所欠缺，因此要想使檔案管理工作能夠協(xié)調(diào)有序地進(jìn)行，就要對檔案管理及文件管理工作同時加以重視，并且積極使其得到完善。

（二）檔案管理人員的專業(yè)水平還不夠高

檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不夠高會導(dǎo)致辦公室的檔案管理工作無法跟緊時代的發(fā)展，這對辦公室的檔案管理工作是十分不利的，為了增強(qiáng)管理人員的專業(yè)水平，一方面要從根源開始，選拔高素質(zhì)人才，另一方面就是對原有的工作人員進(jìn)行專業(yè)素質(zhì)的培訓(xùn)，使其適應(yīng)時代的發(fā)展以及工作的需要。

（三）檔案收集工作不夠強(qiáng)化

不夠強(qiáng)化的檔案收集工作會導(dǎo)致檔案的管理工作無法有秩序進(jìn)行，因此一定要加強(qiáng)辦公室的檔案收集，從類別或時間等不同的角度進(jìn)行整理收集，并用計(jì)算機(jī)進(jìn)行有效管理。

四、辦公室檔案管理的弊端

進(jìn)行辦公室檔案管理的目的是使檔案更加完整，更加有秩序，這樣才能使利用者更加方便地工作，而檔案管理也才能達(dá)到目的。但現(xiàn)在的檔案管理卻并不那么完善，以下幾個問題在辦公室檔案管理中就很常見：

（一）淡薄的管理意識和落后的管理方式

淡薄的管理意識主要是針對我國從事辦公室檔案管理的工作人員講的，這些工作人員中的有一部分是兼職人員，他們專業(yè)素質(zhì)較低，導(dǎo)致工作效率以及工作水平也較低，對檔案管理工作的完善度造成影響的同時，也使得管理方式越來越落后。時代在發(fā)展，為了辦公室檔案管理工作更好地進(jìn)行，有必要在這一領(lǐng)域進(jìn)行改革，即把現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)應(yīng)用到其中。

（二）專業(yè)水平有待提高的管理人員

首先，管理人員專業(yè)水平低以及專業(yè)知識的缺乏使管理人員及辦公室的檔案管理越來越不能適應(yīng)時代的發(fā)展，提高管理人員的素質(zhì)成為當(dāng)務(wù)之急。其次，傳統(tǒng)的辦公室檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)這個時代的要求，信息化時代要求辦公室檔案管理這也要實(shí)現(xiàn)信息化，這就在無形中對工作人員的素質(zhì)要求上升了一個臺階，而只有信息網(wǎng)絡(luò)化與具有專業(yè)素質(zhì)的工作人員兩方面結(jié)合起來，才能使檔案管理的效率進(jìn)一步提高，使我國的檔案管理工作更上一層樓。

四、結(jié)語

綜上所述，單位發(fā)展過程中，若辦公室檔案管理水平較低，則會直接影響到單位發(fā)展的其他環(huán)節(jié)，所以需要有效解決現(xiàn)階段部分單位辦公室檔案管理中存在的問題，促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量的提升。