大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作分析

烏蘭浩特市工業(yè)和信息化局

大數(shù)據(jù)時代，原本紛繁復雜的檔案管理工作將不再讓人無所適從。檔案管理的常規(guī)工作是保存并為相關(guān)部門提供數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)能夠幫助檔案管理部門處理原始數(shù)據(jù)，整理、保存相關(guān)有價值的信息，為檔案管理者減輕工作壓力與負擔。以下對大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作分析如下。

一、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作的變革

新媒體時代的到來使檔案管理工作效率得到提升，但同時也帶來挑戰(zhàn)。具體來表現(xiàn)為以下幾方面：一是檔案管理機制更加復雜。相比傳統(tǒng)的檔案管理工作，在大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)信息更加龐雜，特別是結(jié)構(gòu)性的信息爆炸式增加，信息之間互相重疊，這就給檔案管理工作帶來不小的難度。面對大數(shù)據(jù)時代，檔案管理人員應具備大數(shù)據(jù)意識，運用智能手段及時收集相關(guān)信息，進行歸檔處理，以便檔案管理工作順利運行。二是檔案管理人員水平亟須提升。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理信息復雜多變，檔案管理人員不僅要練好檔案整理這個基本功，還要學會運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)處理資料、分析、查詢等。這就要求檔案管理工作者與時俱進，更新頭腦，強化專業(yè)素養(yǎng)，迎接大數(shù)據(jù)時代的到來。三是檔案管理的安全性需要增強。網(wǎng)絡(luò)社會人們獲取信息更加便捷，但檔案信息泄露事件時有發(fā)生。為此檔案管理安全性需要進一步提升。尤其是保密文件，需要專人加密處理，建立較為完善的安全信息系統(tǒng)，確保檔案資料的安全。

二、當前檔案管理工作存在的問題

隨著技術(shù)的提升，各部門的檔案管理工作都逐步完善。但當前的檔案管理工作依然存在一些隱患和問題，具體來說有以下幾方面。

（一）檔案管理水平有待提高

在具體的檔案管理工作中，由于缺乏系統(tǒng)性的制度，導致檔案管理分散，經(jīng)常會出現(xiàn)檔案漏裝、遺失等現(xiàn)象。而管理人員也多為兼職人員，其管理水平有待提升。信息技術(shù)的逐漸普及讓信息搜索變得便捷，傳統(tǒng)的檔案管理制度有待改善。信息技術(shù)的便捷也讓人們對傳統(tǒng)檔案管理工作有了全新的認知，尤其是對進一步加強對數(shù)字檔案管理的學習。

（二）檔案管理隊伍建設(shè)不足

檔案管理人員多缺乏專業(yè)技術(shù)知識，甚至對檔案管理的制度與方法不甚了解。甚至一些管理人員將檔案管理工作視為簡單的分類工作。部分檔案管理者是年紀較大的人員，對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不了解。加上檔案管理人員隊伍不固定，讓單位的檔案管理工作難以開展。

（三）檔案管理設(shè)施建設(shè)不足

大數(shù)據(jù)時代的到來讓檔案管理工作向著多元化方向發(fā)展，但龐大數(shù)據(jù)的歸納難度較大。尤其是很多單位的檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不到位，很多檔案管理的場地、計算機等硬件設(shè)備沒有及時更新，使得很多檔案資料因此丟失。

三、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理對策

面對上述問題，檔案工作顯然應跟隨時代步伐，按照《中華人民共和國檔案法》相關(guān)規(guī)定，全面進行檔案歸檔，運用科學的方法管理檔案。

（一）利用信息技術(shù)提高檔案管理水平

檔案管理者要及時處理受損文件，將其進行掃描并保存在計算機指定的文件夾中，進行數(shù)字化的轉(zhuǎn)化，建立智能數(shù)字庫，提升管理效率，并定期對電子檔案進行備份、檢查，節(jié)省檔案存檔空間。

（二）加強檔案管理隊伍建設(shè)

檔案管理工作的前提是管理者應具有較高的道德修養(yǎng)以及政治意識，尤其是涉密檔案的儲備，應選擇合格的優(yōu)良人才專門進行管理。為此，單位應定期對檔案管理人員進行培訓，優(yōu)化人員隊伍，讓他們樹牢責任意識，能夠熟練操作計算機進行數(shù)據(jù)篩選與應用，加強對電子檔案的管理，不斷完提升專業(yè)歸檔技術(shù)水平。

（三）加強檔案管理設(shè)施建設(shè)

檔案設(shè)施的建設(shè)是檔案管理水平提升的前提和基礎(chǔ)?，F(xiàn)代化的管理理念，能夠為單位帶來更多的專業(yè)技術(shù)人才，提供全新的管理方式，為檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)打下堅實基礎(chǔ)。為此，要加大對檔案管理設(shè)施的資金投入，在檔案管理中采用大數(shù)據(jù)技術(shù)，加強對設(shè)備與技術(shù)的應用，讓傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案逐漸過渡到電子檔案。此外，利用虛擬技術(shù)能幫助檔案管理工作提升效率，讓現(xiàn)代技術(shù)在檔案管理工作中起到關(guān)鍵作用。

（四）做好檔案信息的開發(fā)利用工作

單位的檔案管理工作能夠更好地幫助人員查閱各類特定信息。為此要利用檔案信息挖掘其背后的價值。檔案管理人員應時刻樹立信息意識，有能力的人員應嘗試編制檔案存檔程序，為單位提供個性化的信息查詢業(yè)務(wù)，改變傳統(tǒng)查詢方式，并將數(shù)據(jù)資料庫這種形式向單位人員全面推廣。大數(shù)據(jù)將幫助用戶有針對性地高效查詢，實現(xiàn)智能化的檔案管理目的。要打破過去檔案封閉的態(tài)勢，通過建立單位的檔案微信公眾號、微博等形式，幫助單位員工隨時查閱檔案信息，讓檔案“變活”，檔案存檔方式也應逐步多元化，如以音頻、視頻等形式存儲，改變?nèi)藗儗n案的刻板印象，讓檔案信息更好地服務(wù)職工和單位的各項工作。

四、結(jié)語

在大數(shù)據(jù)技術(shù)逐漸盛行的背景下，檔案管理工作實現(xiàn)突破有了新的發(fā)展模式與途徑?，F(xiàn)代化的信息技術(shù)，將使檔案管理工作再上新臺階，大大降低管理成本。雖然目前檔案管理工作還存在諸多不足，但依靠先進的技術(shù)與高精尖人才，檔案管理工作水平必將逐步提升，實現(xiàn)檔案信息的應用價值。