基于辦公自動(dòng)化的醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理模式探討

周曉林 江蘇省南通市第一人民醫(yī)院

前言：醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)合同是醫(yī)院對(duì)外合作的重要文件，經(jīng)濟(jì)合同的管理是醫(yī)院進(jìn)行經(jīng)濟(jì)控制的有效手段。這不僅有助于和外部合作伙伴就權(quán)利和義務(wù)達(dá)成協(xié)議，而且還通過(guò)合同模式為醫(yī)院的外部經(jīng)濟(jì)合作建立了書(shū)面形式。該合同有助于保護(hù)公共資產(chǎn)的正確使用，并為醫(yī)院管理提供良好的基礎(chǔ)。加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同的監(jiān)督和管理對(duì)于規(guī)范醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)行為，降低醫(yī)療市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)，增加經(jīng)濟(jì)效益和促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展至關(guān)重要。

一、醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理的特點(diǎn)

傳統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)合同管理模式包括多種經(jīng)濟(jì)合同，涉及各類臨床、醫(yī)技、管理等部門(mén)，各種合同的技術(shù)要求截然不同。以我單位為例，其為三甲公立醫(yī)院，有各種類型的經(jīng)濟(jì)合同，包括業(yè)務(wù)合同、技術(shù)合同、建筑合同、銷售合同、傭金合同、捐贈(zèng)合同、租賃協(xié)議合同等。長(zhǎng)期以來(lái)，經(jīng)濟(jì)合同在各科室之間以書(shū)面形式轉(zhuǎn)移和簽署，由各個(gè)項(xiàng)目需求部門(mén)發(fā)起申請(qǐng)，其材料包括立項(xiàng)申請(qǐng)書(shū)、法人授權(quán)書(shū)、簽約方資格證書(shū)、招標(biāo)文件、關(guān)于合同相關(guān)事項(xiàng)的具體洽談?dòng)涗?，以及相關(guān)采購(gòu)設(shè)備參數(shù)資料和合同書(shū)、集體會(huì)審單等。醫(yī)院的主要經(jīng)濟(jì)活動(dòng)在醫(yī)院院務(wù)會(huì)上研究，經(jīng)過(guò)管理委員會(huì)討論通過(guò)并在年度預(yù)算的框架內(nèi)進(jìn)行[1]。

二、醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理面對(duì)的風(fēng)險(xiǎn)

在經(jīng)濟(jì)合同管理過(guò)程中，職能部門(mén)必須首先承擔(dān)責(zé)任并核實(shí)合作伙伴的資格，合同形式，內(nèi)容和條件。醫(yī)院的律師，財(cái)務(wù)，審計(jì)，監(jiān)督，業(yè)務(wù)及其他相關(guān)職能部門(mén)分別就合同的合法性，財(cái)務(wù)費(fèi)用的合理性，醫(yī)院經(jīng)濟(jì)行為的合法性，誠(chéng)信度和預(yù)算控制的風(fēng)險(xiǎn)等提出合理建議。簽署表格后，將其退回發(fā)起人部門(mén)進(jìn)行更改并重新簽名。最終合同模板由項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門(mén)審核，然后由主管部門(mén)和負(fù)責(zé)人根據(jù)合同批準(zhǔn)流程進(jìn)行簽名和確認(rèn)。這種管理模式的完整性風(fēng)險(xiǎn)包括：（1）項(xiàng)目部門(mén)有權(quán)發(fā)起，修改和提交合同以供審批，合同的最終控制權(quán)在項(xiàng)目部門(mén)。（2）當(dāng)以書(shū)面形式申請(qǐng)合同時(shí)，很難保持變更的痕跡，并且在申請(qǐng)過(guò)程中相關(guān)文件可能會(huì)丟失，這將影響后續(xù)的合同提交。（3）合同批準(zhǔn)時(shí)間很長(zhǎng)，這將嚴(yán)重影響合同處理的速度。（4）如果初始合同在雙方簽字后沒(méi)有及時(shí)提交，而是僅由主管當(dāng)局保管，則合同可能因疏忽或人員流動(dòng)而丟失，醫(yī)院通常因證據(jù)不足而難以捍衛(wèi)自己的權(quán)利[2]。

三、基于自動(dòng)化辦公系統(tǒng)（OA）的經(jīng)濟(jì)合同管理模式

為了加快合同的轉(zhuǎn)移并避免潛在的完整性風(fēng)險(xiǎn)，醫(yī)院在自動(dòng)化辦公系統(tǒng)（OA）中設(shè)計(jì)并開(kāi)發(fā)了合同批準(zhǔn)模塊，其中包括經(jīng)濟(jì)合同類型，合同金額，合作伙伴和聯(lián)系人，合同開(kāi)始時(shí)間和合同要素：包括主題，數(shù)量，提供質(zhì)量，價(jià)格或工資，解決方法，驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，履約期限，地點(diǎn)方法，違約責(zé)任，合同的終止和解除，批準(zhǔn)表中指定的合同，必要時(shí)的爭(zhēng)議解決方法以及信息表的其他結(jié)構(gòu)，合同保薦人必須確認(rèn)內(nèi)容并要求合同保薦人以簽名和相關(guān)附件的形式上載合同。例如，通過(guò)招標(biāo)購(gòu)買(mǎi)的合同必須附有招標(biāo)公告，招標(biāo)文件，中標(biāo)通知書(shū)等內(nèi)容。大型采購(gòu)項(xiàng)目還必須包括單位領(lǐng)導(dǎo)集體簽名的會(huì)審單以及衛(wèi)建委政府合同審核表。進(jìn)行更改的權(quán)利僅限于信息中心，批準(zhǔn)模式設(shè)計(jì)也已從原始串行模式更改為可以同時(shí)簽名的并行模式。院長(zhǎng)辦公室是合同監(jiān)督部門(mén)，負(fù)責(zé)合同的初步批準(zhǔn)和移交工作。相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人通過(guò)辦公自動(dòng)化平臺(tái)和VPN授權(quán)，可以遠(yuǎn)程批準(zhǔn)。

四、HRP合同管理系統(tǒng)

將經(jīng)濟(jì)合同納入信息系統(tǒng)管理不僅僅是電子合同管理。HRP系統(tǒng)的建立旨在對(duì)醫(yī)院的“人力，財(cái)力和物力”實(shí)施科學(xué)，規(guī)范和完善的管理。它為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展提供了有力的支持，也是醫(yī)院追求內(nèi)涵，機(jī)構(gòu)創(chuàng)新和管理創(chuàng)新的動(dòng)力。經(jīng)濟(jì)合同管理中的一種特殊應(yīng)用是在合同框架內(nèi)控制業(yè)務(wù)活動(dòng)的執(zhí)行，客觀記錄有關(guān)經(jīng)濟(jì)合同整個(gè)生命周期的各種信息以及建立有機(jī)聯(lián)系以實(shí)現(xiàn)與合同有關(guān)的改進(jìn)的業(yè)務(wù)管理。主要有以下內(nèi)容：

（1）管理合同副本：信息技術(shù)的發(fā)展為復(fù)制合同的整體管理提供了技術(shù)支持。HRP系統(tǒng)可以將所有經(jīng)濟(jì)合同都集成到電子副本管理系統(tǒng)中并存儲(chǔ)在服務(wù)器上，并且可以創(chuàng)建電子文檔管理系統(tǒng)，以促進(jìn)多個(gè)部門(mén)和角色的工作，提高了醫(yī)院業(yè)務(wù)合同的管理水平[3]。

（2）合同控制和執(zhí)行：改善醫(yī)院的財(cái)務(wù)管理要求對(duì)所有商品和服務(wù)（例如采購(gòu)計(jì)劃，訂單，倉(cāng)庫(kù)，發(fā)票，應(yīng)付賬款，結(jié)算和付款）實(shí)施信息管理流程。HRP合同管理系統(tǒng)旨在幫助各個(gè)部門(mén)和職位的授權(quán)人員跟蹤，監(jiān)視和管理系統(tǒng)中授權(quán)合同的整個(gè)過(guò)程，從而使經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的所有部分均受合同自動(dòng)控制。

（3）鏈接合同之間的可追溯性：HRP系統(tǒng)具有合同重復(fù)，續(xù)簽，附加合同簽訂等功能，有效解決了經(jīng)濟(jì)合同之間的匹配問(wèn)題。查看特定合同時(shí)，您還可以查看相關(guān)的續(xù)約合同，父（子）合同和附帶合同，以便操作員完全了解合同涵蓋的經(jīng)濟(jì)問(wèn)題。同時(shí)，您還可以輕松查看與同一供應(yīng)商簽署的多個(gè)合同。

（4）合同有效性及預(yù)警管理：HRP的合同管理系統(tǒng)在系統(tǒng)中注冊(cè)了合同簽署日期，生效日期，到期日期，主題和保修期限等關(guān)鍵時(shí)間節(jié)點(diǎn)，建立了合同跟蹤機(jī)制，并自由設(shè)置提前警告時(shí)間以實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)合同監(jiān)督，防止違約風(fēng)險(xiǎn)的行為[4]。

結(jié)束語(yǔ)：隨著醫(yī)療改革的深入，醫(yī)院市場(chǎng)活動(dòng)的加速和對(duì)外經(jīng)濟(jì)合作的擴(kuò)大，經(jīng)濟(jì)合同在醫(yī)院工作中的重要性日益顯著。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中經(jīng)濟(jì)合同的管理，提高了合同的科學(xué)性，提高了醫(yī)院管理水平，為醫(yī)院發(fā)展提供了可靠的支持和保證，值得研究和推廣。