學校檔案管理人員素質提升的相關研究

佛山市啟聰學校 廣東 佛山 528000

中小學校教育教學質量的高低直接關系到我國未來一代建設者的成長。中小學校的檔案能夠真實有效的記錄每一位學生的成長軌跡,也能客觀真實的記錄學校在過去一段時期內的發(fā)展情況。當前來看,科學合理地檔案管理工作能夠為中小學校的發(fā)展提供高質量參考依據(jù),能夠為教育教學工作的改進提供動力。中小學校在提升檔案管理水平的過程中存在諸多影響因素,其中檔案管理隊伍的整體素質成為關鍵因素。因此,本文對如何提升中小學檔案管理人員的素質展開針對性剖析。

1 提升檔案管理人員素質的重要影響

從檔案管理部門承擔的職責來看,其要通過整合分析檔案資料中包含的各種信息,為學校領導做出重大決策提供高質量決策信息。當前,我國大部分地區(qū)的中小學校的師資力量得到了極大提升、硬件設施得到了有效改善。在此背景下,中小學校要進一步提升檔案管理工作的規(guī)范性以及有效性,進而提升學校整體的管理水平。

從中小學檔案管理人員提升自身素質的動力角度來看,當前由于電子信息技術的沖擊,傳統(tǒng)的檔案管理方式與形式都需要進行改變。學校檔案管理人員只有不斷更新自身的工作理念,才能較好的適應當前“新時代”背景下的檔案管理工作的要求。因此,在這些客觀要求的督促下,中小學校檔案管理人員應進一步樹立終身學習的觀念,加強對現(xiàn)代信息技術的學習,提升自身的綜合素質。只有這樣,學校內部的檔案管理工作才能得到有效地優(yōu)化,整體管理水平才能得到有效提升。

從中小學檔案管理人員自身的工作開展角度來看,學校內部的檔案管理工作信息量大、工作繁瑣程度較高,只有進一步提升工作人員的素質才能夠使其在繁雜的工作中始終保持主觀能動性。

2 當前檔案管理人員素質提升過程中存在的問題

2.1 檔案管理人員結構合理性較差 在中小學校的檔案管理工作中,存在嚴重的人員結構不合理問題。尤其是在一些規(guī)模較小的學校內,兼職比例過高,很多情況下檔案管理人員需要身兼數(shù)職。并且,這些工作人員由于同時在承擔多方面的工作,造成其必須在不同崗位上都需要投入精力,因此缺乏經歷進行檔案管理專業(yè)素質的提升。這些情況都嚴重不利于檔案管理人員工作經驗的積累,檔案管理規(guī)范性也得不到保障?？偟膩碚f,人員結構不合理使得中小學校的檔案管理效率較低,檔案資料中包含的有效信息難以得到挖掘。

2.2 保密與安全意識有待提升 學校的檔案管理工作具有一定的特殊性,很多檔案資料的保密性較高。對于涉密資料,任何人查閱與使用都需要學校相關部門進行嚴格審批,以保障安全性。然而,在當前中小學校的檔案管理過程中,由于一些檔案管理工作人員綜合素質不高、保密與安全意識不強,使得其不能充分認識到檔案資料中的信息的價值所在。在這種情況下,檔案管理人員不能有效提升檔案管理的風險意識,為檔案管理工作埋下一定的隱患。此外,由于安全意識淡薄,一些中小學校的檔案管理工作的隨意性較強,不能將很多重要的資料做到科學合理的歸檔,也不利于檔案管理水平的提升。

2.3 法律觀念有待提升 由于中小學校的檔案管理內容涉及的方面眾多,包括學生資料等保密信息。因此,相對于學校內其他工作崗位,負責檔案管理的工作人員必須具備更高的法律意識,掌握更多的法律法規(guī)知識。但是,由于相當一部分工作人員都是由其他部門抽調到檔案管理部門,未能接受相關的專業(yè)性培訓,其法律意識與觀念相對較為淡薄,這使得一部分工作人員的管理過程存在較多的隨意性,也容易出現(xiàn)違規(guī)操作的現(xiàn)象。

3 提升檔案管理人員素質的有效途徑

3.1 進一步提升專業(yè)素質,增強工作中的嚴謹性 中小學校檔案管理工作作為一項專業(yè)性極強的工作,在提升工作人員素質的過程中,必須認識到提升專業(yè)技能水平的重要性。檔案管理人員必須扎實的掌握檔案管理基礎知識,并在理論知識的指導下掌握各種檔案管理的實際操作方法,如利用各種先進的電子信息技術更高效的將檔案資料歸檔等。

3.2 進一步提升保密與安全意識,增強檔案管理的可靠性 在中小學校內,一些涉及到學生信息、行政保密信息的內容都需要進行嚴格保密。因此檔案管理人員必須進一步提升保密與安全意識,嚴格遵守檔案管理部門的各項規(guī)章制度,嚴禁在未經相關主管部門允許的情況下將檔案資料信息對外公布。

3.3 進一步在檔案管理實踐中進行創(chuàng)新 檔案管理人員要想持續(xù)提升自身素質,除了對現(xiàn)有知識的學習,也需要進一步拓展思路,在實際開展檔案管理工作的過程中進行創(chuàng)新。在充分意識到在檔案管理工作中進行創(chuàng)新的重要性后,中小學校內部檔案管理部門要根據(jù)學校的發(fā)展情況,深刻總結自身工作中存在檔案管理漏洞與不足。通過堅持在檔案管理工作中進行方法創(chuàng)新,檔案管理人員的業(yè)務能力將得到有效地提升、思想觀念將得到有效轉變。

3.4 進一步提升對電子信息技術的運用能力 當前,隨著電子信息技術的迅猛發(fā)展,中小學校各個方面的管理工作都需要進一步借助先進技術的力量。因此,檔案管理工作作為一項嚴謹性較高且較為繁瑣的工作,管理人員能是否能夠熟練的應用電子信息技術已經成為評價其綜合素質的關鍵指標之一。在電子信息時代,檔案管理部門首先要根據(jù)學校規(guī)模等情況適當?shù)母卤静块T的硬件設施。在此基礎上,相關管理人員要迅速轉變辦公方式的改變,適應新的辦公環(huán)境,快速掌握高效完成檔案管理的先進方法。并且,在學校層面,要定期組織檔案管理工作人員的進修培訓活動,為檔案管理工作人員綜合素質的提升搭建平臺、提供機會。

4 結束語

“新時代”背景下,中小學校檔案管理水平對于學校的長期發(fā)展具有重要作用,而檔案管理人員素質的提升也成為一項重要的問題。因此,在實際的檔案管理工作中,檔案管理人員不僅要進一步提升專業(yè)素質,并且要在提升保密與安全意識的基礎上進行大膽創(chuàng)新。