高職院校檔案管理工作現(xiàn)狀及應(yīng)對(duì)策略

劉勇 遼寧石化職業(yè)技術(shù)學(xué)院

雖然這些年來，高職院校的檔案工作已經(jīng)有了很大改善，并取得了有效的成果，高職院校對(duì)檔案管理的重視度也得到了一定的提升，但其中還存在一些不能忽視的問題。高職院校檔案管理工作與企業(yè)、其他本科院校都有不同之處，因此在檔案管理中要與高職院校的人才培養(yǎng)目標(biāo)相適應(yīng)，將高職院校的辦學(xué)特色凸顯出來，使高職院校人才培養(yǎng)能得到有效的支持和服務(wù)。

一、高職院校檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）檔案管理工作人員缺乏責(zé)任意識(shí)。檔案管理工作人員缺乏責(zé)任意識(shí)；檔案管理制度建設(shè)水平不完善；領(lǐng)導(dǎo)層面對(duì)檔案管理工作缺乏重視。這些因素都使檔案管理工作無法實(shí)現(xiàn)規(guī)范化，導(dǎo)致檔案管理工作的效果不全面。高職院校的檔案充分體現(xiàn)了學(xué)校的教學(xué)水平，其中包括教師檔案、學(xué)生檔案、教學(xué)檔案、學(xué)術(shù)和科研檔案，在學(xué)校的建設(shè)與宣傳中起著重要作用。高職院校沒有明確檔案管理工作人員的職責(zé)，在檔案的查詢、整理、收集方面缺乏規(guī)范性，沒有進(jìn)行準(zhǔn)確的歸類，造成檔案管理水平偏低。

（二）對(duì)于基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)缺乏應(yīng)有重視。高職院校的檔案管理理念缺乏先進(jìn)性；對(duì)于基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)缺乏應(yīng)有重視；信息技術(shù)的使用度不高。高職院校沒有結(jié)合學(xué)校的具體需求建設(shè)具有鮮明特色的檔案管理系統(tǒng)，在數(shù)據(jù)庫建設(shè)方面也不完善，無法實(shí)現(xiàn)高效的查詢及上傳。紙質(zhì)檔案容易丟失，其安全性和永久性無法得到保障，對(duì)高職院校檔案資源的應(yīng)用造成局限。

二、高職院校檔案管理工作的應(yīng)對(duì)策略

（一）制定全面的檔案管理制度。由于高職院校檔案管理工作的特殊之處，需要分析檔案管理工作的性質(zhì)，尋找適當(dāng)?shù)姆椒?，發(fā)揮檔案資源的管理優(yōu)勢(shì)，使高職院校人才培養(yǎng)實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新化發(fā)展。在檔案管理工作中首先要制定有效的制度，在制度的保障中使檔案管理工作能得到有效運(yùn)行。高職院校要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視度，依據(jù)檔案管理的不同需求和類型規(guī)劃不同的檔案管理部門，使檔案管理工作更加科學(xué)化和規(guī)范化。高職院校要加強(qiáng)對(duì)檔案管理細(xì)節(jié)的重視，對(duì)檔案管理制定詳細(xì)的流程，規(guī)范檔案資料的借閱、維護(hù)、使用、后期查詢、歸檔、收集、錄入等，避免產(chǎn)生職責(zé)不清及使用混亂的問題。高職院校要加強(qiáng)審查、監(jiān)督檔案管理工作，及時(shí)糾正其中存在問題的地方，明確職責(zé)與獎(jiǎng)懲制度，對(duì)有失誤的地方要及時(shí)追責(zé)，全面提升檔案管理的效果。

（二）加強(qiáng)檔案管理的信息化程度。高校檔案管理需要契合時(shí)代發(fā)展的精神，不斷加強(qiáng)檔案管理的信息化程度，配備智能、高效的管理設(shè)備與系統(tǒng)，為檔案管理安全有效的運(yùn)行提供充足保障。其中最重要的是建設(shè)智能管理系統(tǒng)，應(yīng)用RFID及WSN等各種技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息的獲取。其次可對(duì)信息進(jìn)行查詢、入庫和識(shí)別，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)復(fù)制傳感器節(jié)點(diǎn)，在數(shù)據(jù)庫中收集和分析所采集到的數(shù)據(jù)，在服務(wù)器的處理之后將其傳送到檔案管理系統(tǒng)中，使檔案管理人員對(duì)其查詢和維護(hù)更加方便。另外可通過RFID生成電子標(biāo)簽，對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)和分類，將檔案固定在某個(gè)架位中。在查詢時(shí)可以進(jìn)行電子標(biāo)簽識(shí)別，構(gòu)建良好的操作程序。另外要建立合理的安全系統(tǒng)，進(jìn)行安全方面的維護(hù)，設(shè)置防盜、防毀等設(shè)備，運(yùn)用濕度控制、紅外感應(yīng)、煙霧感應(yīng)等設(shè)備，對(duì)檔案室進(jìn)行全面監(jiān)控。當(dāng)監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)發(fā)生異常時(shí)會(huì)發(fā)出警報(bào)，這樣可以提高檔案管理的安全性。

（三）不斷完善檔案管理服務(wù)體系。高職院校檔案管理建立在為學(xué)校發(fā)展和師生提供方便的基礎(chǔ)上，為使高職院校檔案管理工作實(shí)現(xiàn)最大的價(jià)值，需要不斷完善檔案管理服務(wù)體系，在檔案管理中，管理員要堅(jiān)持以人為本觀念，從學(xué)校及師生的角度出發(fā)，竭力為其解決問題。細(xì)心觀察閱讀及查詢中的需求，與師生加強(qiáng)溝通和互動(dòng)，不斷從各個(gè)層面提高服務(wù)質(zhì)量，為師生提供更好的體驗(yàn)環(huán)境。高職院校可以加強(qiáng)對(duì)物聯(lián)網(wǎng)設(shè)備的運(yùn)用，使檔案管理走向智能化，實(shí)現(xiàn)物聯(lián)網(wǎng)設(shè)備與檔案管理的高效融合應(yīng)用。可減少檔案管理中數(shù)據(jù)丟失或遺漏的問題，降低檔案管理難度。高職院校可設(shè)置個(gè)性化的檔案管理體系，充分結(jié)合學(xué)校的辦學(xué)特色，綜合收集財(cái)務(wù)、教研、后勤、人事各方面的信息，通過云計(jì)算和大數(shù)據(jù)的方法有效整合和加工數(shù)據(jù)，建設(shè)特色知識(shí)庫和專項(xiàng)檔案庫，使檔案能實(shí)現(xiàn)共享。設(shè)立高效的信息交流平臺(tái)，加強(qiáng)與其他院校的溝通、合作，以此來不斷提升高職院校檔案管理工作的有效性。

三、結(jié)語

綜上所述，高職院校檔案管理工作具有獨(dú)特的重要性，因此學(xué)校要給予其高度重視，使檔案管理制度不斷得到完善，有秩序的落實(shí)信息化檔案管理工作，不斷加強(qiáng)檔案管理的信息化。使檔案管理能更加智能化與高效，不斷優(yōu)化檔案管理服務(wù)體系，使檔案信息得到充分運(yùn)用。加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)，提升其專業(yè)素質(zhì)，使其能清晰的認(rèn)識(shí)到檔案管理中的崗位職責(zé)，有效完善高職院校檔案管理。