淺論新型農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的現(xiàn)代化管理

劉相純 魚臺(tái)縣社會(huì)勞動(dòng)保險(xiǎn)事業(yè)處

中國(guó)新型農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)試點(diǎn)項(xiàng)目于2009年開始實(shí)施，至今已有十年之久。從2009年占全國(guó)的10%的縣到現(xiàn)在，它已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了全覆蓋。可以說，新型農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)解決了我國(guó)退休后大多數(shù)老年人的問題，為維持社會(huì)諧和安穩(wěn)提供了保障。新農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)的有效覆蓋范圍和順利發(fā)展與其檔案管理密不可分，在這個(gè)階段，養(yǎng)老保險(xiǎn)的檔案管理面臨新的形勢(shì)和問題。以下本文提到的養(yǎng)老保險(xiǎn)是指新型農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)。

一、新型農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的特點(diǎn)

（一）檔案管理工作與養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革關(guān)系重大

這不僅關(guān)系到農(nóng)民自身的利益，而且關(guān)聯(lián)到我國(guó)農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)制度的變更進(jìn)程。農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)制度始終依靠各級(jí)政府的政策文件指導(dǎo)，缺乏嚴(yán)格的法律規(guī)定，容易隨國(guó)家政治經(jīng)濟(jì)條件的變化而略有變化。新型農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)具有工作廣泛，內(nèi)容復(fù)雜特點(diǎn)。隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和人口的老齡化，農(nóng)民對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)的需要也在增加，新型農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)也在不斷增加，檔案涵蓋了所有被保險(xiǎn)人的詳細(xì)信息和被保險(xiǎn)人的具體信息。當(dāng)前，農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作正處于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)階段，有很多缺陷，例如被保險(xiǎn)人的姓名，性別，年齡和家庭地址，支付記錄，待遇支付，賬戶管理等信息，這些必須是真實(shí)的，因?yàn)樾畔⒃O(shè)備在初期還不完善，統(tǒng)計(jì)信息會(huì)出現(xiàn)一些問題，造成農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理非?；靵y，為了保證農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作的順利開展，必須更加嚴(yán)格地規(guī)范農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理。

（二）新型養(yǎng)老保險(xiǎn)所服務(wù)的對(duì)象流動(dòng)性較大

養(yǎng)老保險(xiǎn)解決了億萬農(nóng)民的需求問題，這是國(guó)家需要解決的最急迫問題。我國(guó)農(nóng)村經(jīng)濟(jì)相對(duì)落后，從當(dāng)前角度而言，農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)不能同時(shí)滿足老年人的物質(zhì)和精神需求，農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)流動(dòng)性強(qiáng)，農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)是對(duì)于農(nóng)民。建立健全，穩(wěn)定，可持續(xù)的新型農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)體系是艱巨的任務(wù)，通過加強(qiáng)農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作，可以保證農(nóng)民今后的養(yǎng)老金問題。

二、新型農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理中存在的漏洞

（一）檔案管理意識(shí)不足

在一些檔案管理部門中，管理人員很少關(guān)注管理工作，對(duì)檔案信息管理的了解不足嚴(yán)重影響了整體管理質(zhì)量，降低檔案管理硬件設(shè)施的投資，各種設(shè)備配置不完善，管理機(jī)制出現(xiàn)許多缺點(diǎn)。一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)還沒有建立專門的檔案室，檔案丟失現(xiàn)象屢見不鮮，由于管理人員缺少安全意識(shí)，檔案存儲(chǔ)室相對(duì)潮濕，很多檔案已發(fā)霉變質(zhì)，并且沒有完善的防火和防盜設(shè)施，存在嚴(yán)重的安全風(fēng)險(xiǎn)。此外，管理者自己的計(jì)算機(jī)技術(shù)質(zhì)量低下，并且對(duì)先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用存在阻力，這給社保檔案管理的自動(dòng)化帶來了很大的障礙。

（二）檔案材料收集工作不嚴(yán)謹(jǐn)、檔案內(nèi)容失真

由于一些工作職員在信息采集時(shí)不注重，不細(xì)心，因此收集到的信息通常不全面，資料信息出現(xiàn)填錯(cuò)，漏填和亂填，檔案整理工作也不成體系，這些檔案通常是分散存儲(chǔ)的，編目工作不精細(xì)，相應(yīng)的設(shè)備欠缺，經(jīng)常有無檔可查的情況發(fā)生。

（三）缺少專業(yè)的檔案管理工作人員

農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的管理是一項(xiàng)知識(shí)性，專業(yè)性比較強(qiáng)的工作。它需要一些具有一定檔案專業(yè)知識(shí)的人才來進(jìn)行管理，在許多城鎮(zhèn)，村民對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的專業(yè)知識(shí)知之甚少，也無勝任能力，有些地方甚至還沒有建立檔案室，檔案工作條件簡(jiǎn)陋，這也造成一些檔案工作人員的流失。在這種不重視歸檔工作的環(huán)境中，檔案管理工作停滯不前，僅停留在檔案測(cè)試題的管理上，無法進(jìn)行管理信息和需求。

（四）缺少資金保障，資金不足

農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的瓶頸是資金不足，中央政府用于農(nóng)村社會(huì)保障的資金年年都在增長(zhǎng)，這樣也不足以保護(hù)目前農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理需求，農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理費(fèi)必須要縣級(jí)財(cái)政部門支付。但縣，區(qū)的部分社會(huì)保障機(jī)構(gòu)資金不足，由于缺少資金，農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案無論從硬件設(shè)施或是衛(wèi)生管理上都不能滿足現(xiàn)代檔案信息發(fā)展的需要，影響了農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)的實(shí)施。

（五）法律法規(guī)不足完整

目前在社會(huì)檔案信息化建設(shè)中，軟件尚未統(tǒng)一，特別是在計(jì)算機(jī)軟件和機(jī)器零件方面，具有不一致和質(zhì)量差別，開發(fā)語言也不同。原因主要是由于缺乏法規(guī)制度造成社保信息化管理的規(guī)范化受到影響，也阻礙了社保檔案信息化建設(shè)之路。此外，在檔案利用方面，部分城鄉(xiāng)社保檔案已經(jīng)在管理局中投入使用，參保人員可以經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)通道來訪問與索取，并且業(yè)務(wù)檔案信息化僅支持查詢，不支持原始搜索，并且各街道，社區(qū)等尚未建立相對(duì)應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)，因此該技術(shù)的覆蓋范圍狹窄，檔案價(jià)值不能足夠發(fā)揮。

三、改善新型農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作的相關(guān)策略

（一）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)投入，深化管理認(rèn)識(shí)

為了提升社保檔案的信息化建設(shè)水平，有必要加強(qiáng)人力，財(cái)力和物力的投資。比如，主動(dòng)引進(jìn)計(jì)算機(jī)設(shè)備，為社保檔案信息保存提供設(shè)備支持，并聘用專門的檔案管理人員，這些資源的引入，不僅可以推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，而且可以使檔案信息的保存，訪問和使用越發(fā)方便，還應(yīng)該加強(qiáng)管理者檔案管理認(rèn)識(shí)，以便能夠深刻而清晰地認(rèn)識(shí)到自己的職位，功能和職責(zé)，改善信息化服務(wù)方法，采用加密技術(shù)保存關(guān)鍵的電子檔案，采用公共網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)等創(chuàng)新服務(wù)方式，有效避免資源耗損，為社保檔案信息化建設(shè)提供先進(jìn)有效的服務(wù)，為檔案信息管理提供有力的技術(shù)支持，建立養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息系統(tǒng)，把參保單位和本人的有關(guān)信息輸入計(jì)算機(jī)，使檔案管理工作愈加高效便捷，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供充分的數(shù)據(jù)支持，創(chuàng)建公開可用的電子檔案檢索系統(tǒng)，把可以公開的信息編制成電子檔案，由管理部門專門掌管檔案的建造與管制，其他部門和人員僅具備查閱權(quán)限，但不能更改它，還可以建立一個(gè)養(yǎng)老保險(xiǎn)網(wǎng)站，并在其中輸入本人的保險(xiǎn)號(hào)以查詢本人繳費(fèi)情況，方便用戶查詢。

（二）規(guī)范檔案管理工作，提高檔案管理水準(zhǔn)

為了進(jìn)一步改善我國(guó)新型農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的管理，確保檔案的完整性，真實(shí)性和安全性，有必要規(guī)范檔案管理工作，提高檔案管理水準(zhǔn)。我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入老齡化社會(huì)，老齡化人口在增長(zhǎng)，這就要求養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理職員不斷補(bǔ)充，糾正和完善檔案，以確保檔案信息的完整性。

（三）提高有關(guān)管理人員的整體素質(zhì)

增強(qiáng)管理檔案隊(duì)伍建設(shè)，農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理者的整體素質(zhì)不高，有必要進(jìn)一步對(duì)管理人員的培訓(xùn)，擬定培訓(xùn)計(jì)劃，并按期對(duì)管理者培訓(xùn)專業(yè)才能和職業(yè)素質(zhì)，做到結(jié)合實(shí)際工作性質(zhì)，加強(qiáng)管理人員之間的溝通，不時(shí)進(jìn)行集思廣益會(huì)議，交流管理工作經(jīng)驗(yàn)，以實(shí)質(zhì)去做事，繼續(xù)學(xué)習(xí)，充分利用新方法和新技術(shù)，做好農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作，將盡早實(shí)現(xiàn)新型農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

（四）為新農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理建立健全的新規(guī)章制度

為了更好地依法開展檔案管理，更好地促進(jìn)農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的發(fā)展，有必要建立健全的規(guī)章制度，國(guó)家人力資源和社會(huì)保障廳與國(guó)家檔案局共同擬定了《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》應(yīng)落實(shí)到實(shí)處，依法治檔。在發(fā)展農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案時(shí)，數(shù)據(jù)收集，分類和整理都應(yīng)遵守相應(yīng)的法律，法規(guī)和規(guī)章，并應(yīng)根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度的約束管理，使新型農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)制度檔案管理工作越發(fā)科學(xué)，規(guī)范，為人民群眾提供了可靠的社會(huì)保障。

（五）政府增加資金投入，重視硬件設(shè)備的投資

完整的設(shè)備是做好管理工作的前提，實(shí)現(xiàn)具有現(xiàn)代先進(jìn)科學(xué)技術(shù)水平，各種檔案的集中分類管理是新型農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的基礎(chǔ)。購(gòu)買先進(jìn)的設(shè)備來改善檔案室的設(shè)備，做好檔案管理工作，真正實(shí)行檔案管理的數(shù)字化和信息化。

四、結(jié)束語

由于社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)的快速發(fā)展，它在促進(jìn)當(dāng)今社會(huì)的穩(wěn)定與發(fā)展中起著決定性的作用。農(nóng)村社保的發(fā)展與當(dāng)前社保檔案管理的規(guī)范化和嚴(yán)謹(jǐn)性息息相關(guān)。當(dāng)然，目前農(nóng)村地區(qū)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)的檔案管理仍然存在一些問題，面對(duì)變革的困境，必須與時(shí)俱進(jìn)，正確解決和積極解決這些問題，使農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)能夠?yàn)樯鐣?huì)和諧發(fā)展做出更大的進(jìn)步與貢獻(xiàn)。