基于現(xiàn)代信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理建設(shè)策略

中共大安市委黨校

在以電子信息技術(shù)為代表的信息環(huán)境下，事業(yè)單位檔案管理工作形式也在不斷變化。目前，我國電子政務(wù)建設(shè)已成為國家信息化建設(shè)的重點(diǎn)，因此，事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展也是一項(xiàng)重要的工作項(xiàng)目。但目前，事業(yè)單位檔案管理信息化還處于發(fā)展階段，存在著許多問題。因此本文探討電子信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、現(xiàn)代信息在檔案管理建設(shè)中的優(yōu)勢

（一）信息錄入高效準(zhǔn)確

電子檔案信息錄入的模式主要是通過辦公自動(dòng)化文件流轉(zhuǎn)、掃描儀等方式將文件錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的檔案管理模塊，然后再對其進(jìn)行處理，大大地降低了人為的操作失誤，同時(shí)節(jié)省了時(shí)間，提高了工作效率。

（二）文件信息易于補(bǔ)充和改進(jìn)

檔案管理的過程實(shí)際上是一個(gè)不斷改進(jìn)和補(bǔ)充的過程。在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，遇到這種情況時(shí)，往往需要將紙質(zhì)檔案展開，再重新整理整理，既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，工作煩瑣。采用電子檔案管理時(shí)，輸入關(guān)鍵字后，可以方便快捷地查找到相應(yīng)的檔案，并可以添加、編輯需要修改檔案信息的地方。

（三）永久保存有關(guān)檔案資源

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在管理過程中容易受到溫度、濕度等環(huán)境問題的影響，造成霉變和損壞，從而無法永久保存檔案，甚至丟失檔案。建設(shè)信息管理可以將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換為數(shù)字文件，并將它們存儲(chǔ)在電腦磁盤,這不僅可以有效地利用檔案的存儲(chǔ)空間，而且可以實(shí)現(xiàn)檔案資源的永久存儲(chǔ)，避免損壞檔案的問題造成的不良環(huán)境。

（四）提高檔案管理效率

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在管理過程中的工作比較復(fù)雜，相應(yīng)的程序也比較多，不容易給工作人員查詢和整理。通過信息化建設(shè)，檔案查詢可以通過專門的查詢系統(tǒng)進(jìn)行有效的查詢，提高了相關(guān)人員查詢的效率，管理流程相對簡單，可以大大提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

（五）轉(zhuǎn)變管理方式

傳統(tǒng)的檔案管理以紙張為媒介，通過手工輸入方式進(jìn)行管理，而信息檔案管理則以網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)為媒介，通過電子輸入方式進(jìn)行管理。檔案管理信息化建設(shè)，將傳統(tǒng)檔案的儲(chǔ)存和利用功能轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔①Y源的管理、儲(chǔ)存、收集等功能，從而提高檔案管理的有效性的同時(shí)，促進(jìn)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

二、信息化建設(shè)在檔案管理中的現(xiàn)狀

（一）平臺(tái)使用率過低

在檔案管理信息化建設(shè)過程中，事業(yè)單位需要根據(jù)實(shí)際情況建立相應(yīng)的信息檔案管理平臺(tái)，使相關(guān)管理者能夠利用該平臺(tái)對檔案資源進(jìn)行管理。然而，在當(dāng)前信息化建設(shè)過程中，盡管一些機(jī)構(gòu)已經(jīng)建立了信息管理平臺(tái)，但在實(shí)際使用過程中，信息管理平臺(tái)的利用率很低，嚴(yán)重影響了檔案管理的信息化建設(shè)，然后限制機(jī)構(gòu)的發(fā)展。

（二）管理人員素質(zhì)欠缺

事業(yè)單位檔案信息化管理的成效與檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和能力密切相關(guān)。管理者自身的操作技術(shù)能力和信息技術(shù)能力對檔案管理信息化建設(shè)具有重要影響。在實(shí)際的文檔管理信息化的過程中，部分文件的管理人員專業(yè)素質(zhì)能力不好，沒有意識(shí)到文檔管理信息化的重要性，嚴(yán)重影響檔案管理的信息化建設(shè)。

（三）不夠重視

在當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)過程中，單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理信息化建設(shè)重視不夠，已成為制約事業(yè)單位信息化建設(shè)的主要因素之一。雖然一些事業(yè)單位已經(jīng)建立了相關(guān)的檔案信息管理平臺(tái)，但沒有意識(shí)到定期更新和維護(hù)的重要性，導(dǎo)致平臺(tái)經(jīng)常崩潰。此外，一些事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理信息化建設(shè)不能對單位的發(fā)展起到實(shí)質(zhì)性作用，所以選擇忽視檔案管理信息化建設(shè)，將嚴(yán)重影響信息化建設(shè)。

（四）檔案管理信息安全性低

文件信息的安全性不高。事業(yè)單位電子檔案管理最重要的內(nèi)容是檔案信息。首先，事業(yè)單位電子檔案管理的職責(zé)之一就是保證檔案信息的安全。具體來說，電子信息資源的安全分為兩個(gè)方面：一是檔案信息的保留，即檔案信息不會(huì)丟失；二是檔案信息的保密性，即檔案信息不外泄或被盜?？删S護(hù)性和保密性是檔案信息安全的特點(diǎn)，這也對信息化條件下的檔案管理提出了更高的要求。其次，當(dāng)使用互聯(lián)網(wǎng)收集、獲取和保存信息時(shí)，重要的電子文件需要保密，犯罪分子經(jīng)常通過互聯(lián)網(wǎng)連接訪問文件，對于單位來說，很難發(fā)現(xiàn)犯罪分子，因?yàn)楹茈y留下痕跡。檔案信息紙質(zhì)版本的特性和安全性與電子版本不同。檔案信息的紙質(zhì)版往往會(huì)隨時(shí)間發(fā)生物理變化，易受濕度、干燥等環(huán)境條件的影響，安全性相對較低。

（五）員工的工作能力較弱

在傳統(tǒng)意義上，事業(yè)單位電子檔案的管理主要包括收集、整理、記錄和儲(chǔ)存。工作方法相對簡單，檔案人員的技術(shù)水平相對較低。因此，事業(yè)單位電子檔案管理人員往往比較老。隨著社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步,電子記錄的管理和技術(shù)都發(fā)生了很大變化，如果文件管理器不專業(yè)或不及時(shí)跟進(jìn)研究，將無法跟進(jìn)電子檔案管理的改革進(jìn)程，因此，有必要加快電子檔案管理的開發(fā)過程。

三、提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的有效途徑

（一）強(qiáng)化檔案管理信息化的理念

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案管理工作在信息化環(huán)境下發(fā)生了巨大的變化，檔案管理信息化的發(fā)展與創(chuàng)新已成為一種必然趨勢。在這種環(huán)境背景下，檔案管理必須從服務(wù)社會(huì)的角度出發(fā)，做好信息化建設(shè)。同時(shí)，要做好檔案管理理念的創(chuàng)新和優(yōu)化工作。在具體工作中，有必要從制度體系，最好是規(guī)范和秩序的實(shí)現(xiàn)文件管理工作，同時(shí)及時(shí)處理問題，通過獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰機(jī)制的制定明確個(gè)人的管理責(zé)任。在制度上可以突出優(yōu)化節(jié)約、儲(chǔ)存等相關(guān)工作，盡量規(guī)范管理措施。

（二）推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

在信息時(shí)代的環(huán)境下，提高信息化水平顯得尤為重要。正是因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)的發(fā)展，才會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作的相關(guān)內(nèi)容不斷增加，管理工作的煩瑣不斷改善，這也會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作的壓力不斷增加。在這方面,在檔案管理的時(shí)期，有必要搞好基本投資擔(dān)保，從技術(shù)、設(shè)備和其他方面保障與社會(huì)協(xié)調(diào)發(fā)展，每年需要做一份好工作在相應(yīng)的設(shè)備資金擔(dān)保，以確保操作的可靠性相關(guān)信息設(shè)備。同時(shí)，加強(qiáng)信息管理工作的力度，對于不同部門來說，需要不斷提高檔案的信息參與水平。強(qiáng)調(diào)二次信息處理和檔案管理的應(yīng)用價(jià)值，加強(qiáng)信息化建設(shè)技術(shù)水平的服務(wù)終端，繼續(xù)創(chuàng)新管理軟件和信息設(shè)備，并加強(qiáng)檔案管理的信息技術(shù)水平。

（三）健全制度機(jī)制

常言道“無規(guī)矩，不成方圓”，事業(yè)單位需要健全信息化管理機(jī)制，以此將檔案信息化管理朝著制度化、規(guī)范化方向不斷發(fā)展。因此，在實(shí)際建設(shè)過程中，首先，事業(yè)單位需要以自身實(shí)際發(fā)展情況為基礎(chǔ)，不斷完善管理制度機(jī)制。例如，事業(yè)單位需要重視檔案管理信息化建設(shè)中管理人員與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員之間的關(guān)系，針對該制度，要求檔案管理人員與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員進(jìn)行高效合作交流，以此為檔案管理信息化建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。其次，事業(yè)單位可以結(jié)合實(shí)際情況，實(shí)施績效考核制度，并與管理人員的薪資報(bào)酬相關(guān)聯(lián)，以此來調(diào)動(dòng)管理人員的工作積極性，提高信息化檔案管理建設(shè)的有效性。

（四）注重對檔案信息資源的安全防護(hù)

事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)具有耗時(shí)短、效率高以及準(zhǔn)確率高等優(yōu)勢。但是在當(dāng)下實(shí)際建設(shè)過程中，無論是單位領(lǐng)導(dǎo)人還是相關(guān)管理人員，都容易忽視檔案信息資源安全性的問題，進(jìn)而嚴(yán)重影響檔案管理信息化建設(shè)。因此，在實(shí)際建設(shè)過程中，首先，需要加強(qiáng)相關(guān)管理人員的安全意識(shí)，對檔案資源進(jìn)行安全鑒定，明確檔案的開放范圍與安全密保程度，以此來提升檔案安全管理的有效性。其次，對存儲(chǔ)檔案資源的計(jì)算機(jī)進(jìn)行殺毒，以實(shí)際情況為基礎(chǔ)，裝設(shè)相關(guān)殺毒軟件、防火墻，注重對相關(guān)硬件設(shè)備進(jìn)行升級維護(hù)。在信息化檔案建設(shè)過程中，以《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》為基礎(chǔ)，充分利用數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)以及防火墻等功能來提升檔案管理的安全性。

（五）完善體制制度

俗話說“無規(guī)不成方圓”，事業(yè)單位需要完善信息化管理機(jī)制，才能使檔案信息化管理朝著制度化、規(guī)范化的方向不斷發(fā)展。因此，事業(yè)單位在實(shí)際建設(shè)過程中，首先需要根據(jù)自身的實(shí)際發(fā)展情況，不斷完善管理體制和機(jī)制。例如，事業(yè)單位在檔案信息化管理建設(shè)中，需要注意管理人員與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員的關(guān)系。針對該系統(tǒng)，要求檔案管理人員與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員進(jìn)行有效的合作與溝通，為檔案信息化管理的建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。其次，事業(yè)單位可以結(jié)合實(shí)際情況，實(shí)施績效考核制度，并與管理者的工資報(bào)酬相關(guān)，以調(diào)動(dòng)管理者的積極性，提高信息檔案管理建設(shè)的有效性。

（六）注意檔案信息資源的安全保護(hù)

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)具有時(shí)間短、效率高、準(zhǔn)確性高等優(yōu)點(diǎn)。然而，在當(dāng)前的實(shí)際建設(shè)過程中，無論是單位領(lǐng)導(dǎo)還是相關(guān)管理人員，都很容易忽視檔案信息資源的安全問題，這將嚴(yán)重影響檔案管理信息的建設(shè)。因此，在實(shí)際的施工過程中，首先，必須加強(qiáng)相關(guān)管理人員的安全意識(shí)，明確檔案開放和安全保護(hù)的程度，以提高檔案安全管理的有效性。其次，存儲(chǔ)計(jì)算機(jī)殺毒檔案資源，根據(jù)實(shí)際情況，安裝相關(guān)殺毒軟件、防火墻，注意對相關(guān)硬件設(shè)備進(jìn)行升級和維護(hù)。在檔案信息化建設(shè)過程中，根據(jù)《國家檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，充分利用數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)、防火墻等功能，增強(qiáng)檔案管理的安全性。在此過程中需要注意的是，僅靠相關(guān)的安全軟件對檔案資源進(jìn)行保護(hù)并不能保證檔案資源的絕對安全。因此，事業(yè)單位需要根據(jù)自身實(shí)際情況，建立有效的檔案信息管理安全體系，對安全問題和風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別、監(jiān)控、處理和上報(bào)，確保檔案資源的安全管理。

四、結(jié)語

隨著信息時(shí)代的發(fā)展，我國事業(yè)單位的檔案管理迎來了新的挑戰(zhàn)，雖然電子化的便捷和快速確實(shí)給人事檔案管理帶來了一定的紅利，但在新時(shí)代面前，我國人事檔案管理開始暴露出諸多問題，為了改善這一狀況，需要對我國人事電子檔案管理進(jìn)行進(jìn)一步分析及研究，借此來規(guī)避科技進(jìn)步帶來的風(fēng)險(xiǎn)與挑戰(zhàn)。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)對提升檔案管理質(zhì)量、效率，促進(jìn)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展具有重要的作用和影響。因此，在實(shí)際建設(shè)過程中，事業(yè)單位需要認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，明確當(dāng)下信息化建設(shè)中存在的問題，結(jié)合有效方式來提升信息化建設(shè)的有效性，進(jìn)而為事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。