探究檔案進(jìn)館工作存在的問題及對(duì)策

徐永利

摘要：社會(huì)不斷發(fā)展，在現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程中加強(qiáng)檔案管理，檔案進(jìn)館接收環(huán)節(jié)作為重要組成，需要從各方面進(jìn)行細(xì)致分析，構(gòu)建完整的檔案進(jìn)館以及后續(xù)管理體系，保證檔案資料的安全性，并且為后續(xù)檔案資料調(diào)取提供便利，檔案進(jìn)館接收加強(qiáng)鑒定，保證檔案入館的價(jià)值，進(jìn)而提升檔案管理工作質(zhì)量，真正實(shí)現(xiàn)檔案資源有效整合。本篇文章立足當(dāng)前檔案進(jìn)館實(shí)際問題進(jìn)行分析，提出當(dāng)前社會(huì)條件下進(jìn)行檔案接受鑒定的方法，并且立足檔案進(jìn)館實(shí)際問題提出針對(duì)策略，提升檔案管理的有效性，實(shí)現(xiàn)檔案資料的有效整合，充分發(fā)揮檔案的作用為后續(xù)工作提供參考。

關(guān)鍵詞：檔案進(jìn)館;工作;問題;對(duì)策

一、檔案進(jìn)館的鑒定方法

1.對(duì)檔案進(jìn)館條件進(jìn)行鑒定

在檔案管理過程中檔案進(jìn)館是基礎(chǔ)的、重要的環(huán)節(jié)，在檔案進(jìn)館之前需要設(shè)定嚴(yán)格的條件進(jìn)行鑒定，保證進(jìn)入館內(nèi)的檔案是符合條件的，針對(duì)此項(xiàng)問題，需要檔案管理人員對(duì)檔案形成時(shí)間進(jìn)行檢查，對(duì)檔案時(shí)間進(jìn)行鑒定，不能簡(jiǎn)單的只考慮歸檔日期。在鑒定的過程中，檔案管理人員要對(duì)檔案形成時(shí)間及條件進(jìn)行整體把握，然后立足單位發(fā)展實(shí)際情況，對(duì)各檔案的具體限定條件做適當(dāng)調(diào)整，放松條件把滿足的檔案及時(shí)歸檔。除此之外，檔案進(jìn)館之前進(jìn)行鑒定還需要對(duì)其保存價(jià)值進(jìn)行鑒定，分析到案例具體內(nèi)容判斷檔案價(jià)值，進(jìn)而對(duì)檔案進(jìn)行合理劃分，設(shè)定檔案有效保管期限，根據(jù)檔案保存價(jià)值分類進(jìn)行歸檔。

2.對(duì)檔案齊全性進(jìn)行鑒定

檔案資料進(jìn)管加強(qiáng)鑒定，在此過程中需要考慮進(jìn)管條件，保證檔案符合要求，除此之外，還要根據(jù)檔案具體內(nèi)容判斷其是否齊全，從此方面入手需要檔案管理人員在鑒定過程中主要從以下兩方面開展工作，首先建立檔案門類要參考檔案業(yè)務(wù)范圍，盡可能保持雙方的一致性，這樣才能夠保證檔案管理中建立的類別是有依據(jù)的，從而提升檔案進(jìn)館鑒定科學(xué)性，方便后期的檔案歸類處理。其次，對(duì)拿入館內(nèi)的資料進(jìn)行審查，必須保證檔案資料從內(nèi)容上的全面性，保證檔案以實(shí)際情況為基礎(chǔ)進(jìn)行全面展示，后期調(diào)取檔案可以研究一定時(shí)期內(nèi)的真實(shí)情況，從根本上保證齊全，檔案資料齊全才滿足進(jìn)館要求。

3.對(duì)檔案進(jìn)館質(zhì)量進(jìn)行鑒定

加強(qiáng)檔案管理，保證檔案進(jìn)館各流程順利完成，也需要保證檔案質(zhì)量，在鑒定過程中對(duì)檔案質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格審查，以此為前提開展后續(xù)工作，檔案進(jìn)館之前進(jìn)行質(zhì)量鑒定，了解檔案質(zhì)量實(shí)際狀態(tài)，分析檔案問題，以此為依據(jù)提出針對(duì)性整改措施，這樣才能更好地做好檔案管理工作。從此方面來說，在檔案鑒定過程中需要做到以下幾點(diǎn)：首先，對(duì)進(jìn)館檔案的真實(shí)有效性進(jìn)行判斷，并且認(rèn)真核實(shí)其完整性，處理分析檔案資料具體內(nèi)容還要對(duì)其紙張外形嚴(yán)格要求;其次，鑒定監(jiān)管檔案的安全性，從此方面主要是看檔案資料是否存在破損，或者是紙張是否出現(xiàn)霉變現(xiàn)象等，保證后續(xù)保管的安全性;再次，了解進(jìn)館檔案是否嚴(yán)格按照規(guī)范符合整體系統(tǒng)性要求，此方面主要是對(duì)檔案整理進(jìn)行檢查，鑒定其是否規(guī)范;最后，檢查檔案編目，鑒定器是否準(zhǔn)確。

二、檔案接收進(jìn)館工作存在的問題

1.接收進(jìn)館檔案范圍不完善

檔案館在現(xiàn)在發(fā)展階段變成國(guó)家會(huì)議已經(jīng)組織編寫相關(guān)的具體實(shí)施原則，但具體分析實(shí)施細(xì)則可以了解，由于編制人員自身能力有限并且調(diào)查程度不夠深入，導(dǎo)致檔案進(jìn)館范圍不完善。企業(yè)加強(qiáng)檔案管理，按照具體實(shí)施細(xì)則落實(shí)各項(xiàng)操作，只是對(duì)總部范圍內(nèi)進(jìn)行落實(shí)，下屬各級(jí)單位并沒有被納入其中，導(dǎo)致分公司和其他相關(guān)單位重要檔案沒有在規(guī)定接受范圍內(nèi)，由此而造成管內(nèi)檔案收錄不全面的問題，基于此項(xiàng)實(shí)際問題，導(dǎo)致檔案資源不能有效整合。

2.接收進(jìn)館檔案內(nèi)容不豐富

接收檔案進(jìn)館，由于整理人員沒有全面覆蓋各種各樣的資料，所以檔案管理人員不能對(duì)接收檔案的完整內(nèi)容進(jìn)行了解，從而導(dǎo)致進(jìn)館檔案內(nèi)容不全面，首先，盡管檔案進(jìn)館之后門類眾多但是并不全面，接受的當(dāng)然主要是以文書為主，其他的專業(yè)檔案為輔助，還有一些其他的檔案資料會(huì)在各部門手中掌握。其次，各門類的檔案具體內(nèi)容不全面，比如會(huì)計(jì)當(dāng)然沒缺少移交和保管清冊(cè)，文書方面缺少人事相關(guān)材料。最后，檔案相關(guān)的資料內(nèi)容不全面，一些具體材料在歸檔過程中沒有注意內(nèi)容的全面性，比如全宗卷此類資料。

3.接收進(jìn)館檔案整理質(zhì)量比較低

檔案整理人員自身業(yè)務(wù)能力比較低，在檔案移交進(jìn)館之前沒有做好檢查指導(dǎo)工作，由于此些原因會(huì)導(dǎo)致檔案整體質(zhì)量出現(xiàn)差異，比如接收進(jìn)館的檔案會(huì)出現(xiàn)分類不科學(xué)問題，沒有嚴(yán)格按照要求編制案卷編目，或者是設(shè)定的案卷標(biāo)題不能準(zhǔn)確揭示具體材料內(nèi)容，這些質(zhì)量問題比較突出，目前進(jìn)館檔案數(shù)量不斷增加，所以相關(guān)的檔案整理工作任務(wù)比較繁重，還需逐級(jí)提升質(zhì)量。

4.接收進(jìn)館檔案工作流程不健全

從目前的檔案進(jìn)館接收工作來看，檔案進(jìn)館過程中缺乏完整的工作流程，工作流程缺失導(dǎo)致具體工作沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，不能對(duì)檔案進(jìn)館各項(xiàng)操作進(jìn)行明確指導(dǎo)，從而會(huì)造成檔案質(zhì)量檢查不到位，影響?zhàn)^內(nèi)整體檔案質(zhì)量。有一些檔案在進(jìn)館之前被檢查出不符合要求規(guī)定，需要檔案整理人員重新整理相關(guān)資料再次送館保管，這一過程中或增加人員工作量，而且重復(fù)性操作浪費(fèi)大量的時(shí)間，并且在多次運(yùn)送過程在很容易影響檔案的安全保密性。

三、檔案進(jìn)館的管理辦法

1.明確檔案進(jìn)館接收范圍

檔案管理要嚴(yán)格按照國(guó)家檔案局辦法的規(guī)定要求，并且結(jié)合國(guó)家專業(yè)檔案目錄，不斷深化檔案改革，加強(qiáng)檔案管理讓企業(yè)各部門重視此項(xiàng)工作，深入各單位進(jìn)行細(xì)致調(diào)研，以此為基礎(chǔ)建立檔案門類，根據(jù)實(shí)際情況逐漸完善檔案管理實(shí)施細(xì)則，按照法律規(guī)定對(duì)檔案接收范圍進(jìn)行明確，制定規(guī)范的監(jiān)管檔案目錄，嚴(yán)格按照要求接受，確保檔案接收范圍名錄精確，以此為依據(jù)實(shí)現(xiàn)檔案資源有效整合。

2.強(qiáng)化檔案收集歸檔工作質(zhì)量

加強(qiáng)檔案管理，基于現(xiàn)有的工作現(xiàn)狀進(jìn)行深入思考，在未來發(fā)展中及時(shí)對(duì)檔案資料進(jìn)行歸檔，這是各部門開展工作的基礎(chǔ)。未來發(fā)展中相關(guān)當(dāng)然管理人員有改變?cè)械陌l(fā)展意識(shí)，重視檔案管理工作，日常工作實(shí)踐中收集各項(xiàng)檔案資料，管理人員要發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)作用，引導(dǎo)員工加強(qiáng)檔案歸檔處理，同時(shí)根據(jù)相關(guān)法則和規(guī)定對(duì)歸檔范圍和保管期限進(jìn)行明確，以此為依據(jù)制定辦案管理標(biāo)準(zhǔn)，建立健全相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)表格，把檔案資料歸檔處理納入個(gè)人崗位職責(zé)，各部門人員要對(duì)檔案資料負(fù)責(zé)，有效提升日常工作中的檔案收集工作質(zhì)量，從根源上保證各類檔案的齊全性，從源頭做好各項(xiàng)工作，嚴(yán)格按照規(guī)范進(jìn)行整理，為檔案移交接收提供便利。

3.完善檔案進(jìn)館檢查考核體系

企業(yè)各級(jí)干部工作人員要重視并且支持檔案管理工作，就目前的檔案進(jìn)館實(shí)際情況來看在發(fā)展中需要把接收進(jìn)館環(huán)節(jié)作為重點(diǎn)，構(gòu)建現(xiàn)代檔案資源管理體系，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展。檔案接收進(jìn)館工作過程中設(shè)定專門人員納入個(gè)人工作職責(zé)，嚴(yán)格審核加大檢查力度，構(gòu)建完整的考核體系把檔案工作與績(jī)效掛鉤，各部門考核建立新的考核標(biāo)準(zhǔn)，加上對(duì)檔案管理工作進(jìn)館的監(jiān)督力度，在檢查考核基礎(chǔ)上調(diào)動(dòng)人們對(duì)檔案進(jìn)館相關(guān)工作的積極性，積極人們積極主動(dòng)參與進(jìn)館并且在工作中認(rèn)真負(fù)責(zé)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的整合，充分發(fā)揮到好的作用，為后續(xù)檔案調(diào)用打下基礎(chǔ)。

4.建立健全檔案進(jìn)館工作流程

檔案進(jìn)館接收環(huán)節(jié)需要立足實(shí)際設(shè)計(jì)工作要點(diǎn)，根據(jù)實(shí)際需要完善工作流程，前期以業(yè)務(wù)指導(dǎo)為基礎(chǔ)，后續(xù)發(fā)展過程中對(duì)檔案質(zhì)量和檔案內(nèi)容數(shù)量進(jìn)行嚴(yán)格審查核對(duì)，最終把符合進(jìn)館條件的檔案歸檔，完成整個(gè)檔案進(jìn)館接收工作，此過程中主要在三個(gè)環(huán)節(jié)重點(diǎn)把關(guān)。第一，業(yè)務(wù)指導(dǎo)方面，檔案管理人員要深入到各部門進(jìn)行指導(dǎo)，根據(jù)各部門業(yè)務(wù)情況立足實(shí)際分析檔案問題，并且加強(qiáng)監(jiān)督保證各部門檔案負(fù)責(zé)人員及時(shí)進(jìn)行檔案整改;第二，從檔案質(zhì)量方面來說，檔案管理人員需要嚴(yán)格按照要求檢查各部門整改完成的檔案資料，保證各部門交接資料必須符合標(biāo)準(zhǔn)符合質(zhì)量要求進(jìn)行檔案認(rèn)定，才能接收檔案。第三，從檔案數(shù)量和隊(duì)方面來說，在進(jìn)行檔案交接時(shí)需要管理人員仔細(xì)核對(duì)數(shù)量，保證沒有錯(cuò)誤狀態(tài)下按照流程辦理相關(guān)手續(xù)，此過程中交接雙方需要簽字確認(rèn)，此后對(duì)檔案進(jìn)行歸檔處理。

結(jié)論

由以上論述可知，社會(huì)經(jīng)濟(jì)科技快速發(fā)展，各行業(yè)依托現(xiàn)有技術(shù)向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變，在信息化時(shí)代檔案信息對(duì)發(fā)展非常重要，在發(fā)展過程中需要認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，檔案進(jìn)館加強(qiáng)鑒定，選擇合適的檔案管理模式，提升檔案管理的有效性。企業(yè)在發(fā)展中基于現(xiàn)有的檔案進(jìn)館問題進(jìn)行深入思考，利用現(xiàn)代化手段采取針對(duì)措施提升整體管理水平，發(fā)揮檔案在企業(yè)發(fā)展中的作用，同時(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理工作人員意識(shí)，增強(qiáng)他們的責(zé)任意識(shí)，強(qiáng)化管理重點(diǎn)，從整體上提升檔案管理水平。