事業(yè)單位檔案管理工作中存在的突出問(wèn)題與解決措施思路總結(jié)

何偉光

摘要：檔案管理在事業(yè)單位的發(fā)展中具有重要的作用，在經(jīng)濟(jì)體制全面改革的背景下，事業(yè)單位應(yīng)該強(qiáng)化對(duì)檔案管理的重視，并通過(guò)利用新的檔案管理模式，有效的開(kāi)發(fā)和利用檔案信息，提升檔案管理的質(zhì)量。本文分析了目前事業(yè)單位在檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，并提出了相關(guān)的解決思路。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;問(wèn)題;檔案管理;思路

在新時(shí)期隨著事業(yè)單位的改革，事業(yè)單位的檔案管理迎來(lái)了更高的要求，傳統(tǒng)紙質(zhì)化的管理方式很容易導(dǎo)致檔案的丟失和破損，不利于檔案的長(zhǎng)期保存與開(kāi)發(fā)利用，因此事業(yè)單位應(yīng)該充分的使用信息技術(shù)，構(gòu)建出集歸檔、整理、保管、統(tǒng)計(jì)以及檢索為一體的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，方便檔案的管理與查詢，同時(shí)也能夠確保檔案管理的穩(wěn)定性與安全性。

一、事業(yè)單位檔案管理工作中存在的突出問(wèn)題

目前很多事業(yè)單位對(duì)檔案管理的關(guān)注程度并不高，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理在事業(yè)單位發(fā)展以及改革中的重要性，由于事業(yè)單位具有一定的特殊性，本身就缺乏完善的檔案管理制度，檔案管理的流程不合理，加上部分檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)有待提升，大多數(shù)年齡比較偏長(zhǎng)，對(duì)新技術(shù)以及新方式的使用效率不強(qiáng)，在檔案管理中缺少創(chuàng)新能力，仍然會(huì)使用比較傳統(tǒng)的管理方式，進(jìn)而影響了檔案管理質(zhì)量的提升。其次，雖然很多事業(yè)單位都在嘗試構(gòu)建信息化的管理方式，但是在實(shí)際的工作中，并沒(méi)有結(jié)合本單位檔案管理的特色來(lái)構(gòu)建適合的數(shù)據(jù)庫(kù)，具有很大的盲目性，數(shù)據(jù)庫(kù)的建立不合理，同時(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性比較弱，管理人員缺少安全意識(shí)，很容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)的丟失，反而會(huì)影響到檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。同時(shí)很多事業(yè)單位對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)不夠重視，相關(guān)的制度體系不夠完善，不利于檔案管理水平的提升。

二、事業(yè)單位檔案管理工作問(wèn)題的解決措施

隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，在檔案管理中也應(yīng)該充分的借鑒信息技術(shù)的便利性和廣泛性，構(gòu)建出數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)，結(jié)合檔案管理的特征以及實(shí)際的情況，對(duì)檔案的類型有清晰的梳理和劃分，這樣更有助于檔案的索引和保存。檔案管理是一項(xiàng)比較繁瑣和細(xì)致的工作，需要將事業(yè)單位在運(yùn)行中的各種檔案進(jìn)行歸檔和儲(chǔ)存，并有效的開(kāi)發(fā)檔案信息，為后期的發(fā)展提供科學(xué)的參考，因此這就需要開(kāi)展分層次的管理方案，將檔案的原件使用掃描的方式上傳到檔案庫(kù)中，在管理數(shù)據(jù)庫(kù)的同時(shí)，還要將紙質(zhì)檔案完整的保存下來(lái);同時(shí)要對(duì)具有保密性質(zhì)的檔案特殊管理，設(shè)置管理員權(quán)限、防火墻、身份驗(yàn)證等方式，防止檔案遭到破壞，確保檔案的可靠性。對(duì)紙質(zhì)檔案管理的環(huán)境也應(yīng)該有全面的控制，除了要分類防止之外，還需要防火、防水以及防盜，確保檔案信息的安全，避免帶來(lái)巨大的損失。

事業(yè)單位的檔案管理涉及很多方面的內(nèi)容，同時(shí)涵蓋的領(lǐng)域也比較廣，包含了個(gè)人信息，業(yè)務(wù)發(fā)展，人事信息，工作情況以及獎(jiǎng)懲情況等，因此在檔案管理中還需要有完備的制度加以保證，讓管理人員能夠有據(jù)可依，檔案管理的主要程序是整理和搜集資料、建立檔案并保存檔案，在每個(gè)環(huán)節(jié)中都需要有清晰的工作流程，采用精細(xì)化以及統(tǒng)一化的方法進(jìn)行管理，節(jié)約檔案管理的資源并減低管理成本，讓檔案管理的效率最大化，同時(shí)檔案管理人員應(yīng)該緊跟時(shí)代的步伐，及時(shí)更新在檔案管理中比較陳舊的方式和理念，嚴(yán)格按照《檔案法》的規(guī)定和要求，開(kāi)展檔案管理事務(wù)，對(duì)自身的職責(zé)要有清晰的界定和認(rèn)識(shí)。此外，事業(yè)單位還應(yīng)該構(gòu)建監(jiān)督機(jī)制，對(duì)檔案管理中的各個(gè)環(huán)節(jié)加以監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)在檔案管理中存在的不足，并通過(guò)績(jī)效考核、獎(jiǎng)勵(lì)等方式，調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性;同時(shí)事業(yè)單位還應(yīng)該滿足在新時(shí)期下，檔案管理在軟件以及硬件等方面的投入，購(gòu)置掃描儀、計(jì)算機(jī)等設(shè)備，確定檔案管理的目標(biāo)。

三、事業(yè)單位檔案管理工作中提升對(duì)檔案人員的重視

檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和創(chuàng)新能力會(huì)在很大的程度上影響到檔案管理的效率，事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)管理人員素質(zhì)的提升，通過(guò)組織檔案管理的研討會(huì)以及交流會(huì)等，增強(qiáng)管理人員的專業(yè)素質(zhì)，在培訓(xùn)中還應(yīng)該融入新的管理技術(shù)以及新的模式，鼓勵(lì)管理人員積極學(xué)習(xí)新技術(shù)，優(yōu)化檔案管理的各個(gè)流程;或者事業(yè)單位還可以派遣管理人員到高校或者企業(yè)學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理方法，并結(jié)合事業(yè)單位的特殊性，構(gòu)建出針對(duì)性的管理措施。此外，還應(yīng)該增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任感，引導(dǎo)管理人員銳意進(jìn)取，加強(qiáng)對(duì)信息化檔案管理的理解、應(yīng)用以及相關(guān)的技術(shù)技能等。同時(shí)還應(yīng)該對(duì)檔案管理人員加以考核，如：數(shù)據(jù)庫(kù)的操作、歸檔、查詢、檔案開(kāi)發(fā)和利用等，同時(shí)檔案管理的審核機(jī)制還應(yīng)該滲透到日常管理的各個(gè)層面中，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理人員的行為。

新時(shí)期下，事業(yè)單位要優(yōu)化檔案管理的各項(xiàng)制度，首先應(yīng)該全面的分析檔案管理中遇到的問(wèn)題，然后從檔案管理的特征出發(fā)，借助信息化的管理模式，構(gòu)建出完整的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將檔案信息涵蓋其中，并依據(jù)檔案的類型將其分類管理和保存，為后期的查詢與開(kāi)發(fā)奠定基礎(chǔ);同時(shí)還需要定期對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行升級(jí)，修補(bǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)的漏洞，設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，讓檔案管理更加安全。其次，在檔案管理中還應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)人員的教育工作，增強(qiáng)管理人員的綜合素質(zhì)，并引進(jìn)具備創(chuàng)新能力的人才，為檔案管理注入新活力，同時(shí)還應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理的監(jiān)督，提升管理質(zhì)量，營(yíng)造良好的檔案管理氛圍。