淺析辦公自動化系統(tǒng)應用

李寧云

摘要：隨著計算機技術的飛速發(fā)展和廣泛應用，我們已將其成功地應用于現代化辦公方式，傳統(tǒng)的辦公模式已向自動化辦公系統(tǒng)過渡，本文就辦公自動化系統(tǒng)的特征，當前辦公自動化過程中出現的問題及防治對策，辦公自動化系統(tǒng)發(fā)展趨勢進行了分析和探討。

關鍵詞：計算機技術;辦公自動化系統(tǒng);特征;問題;對策;趨勢

辦公自動化系統(tǒng)是以計算機技術為主，通訊技術等其他高新技術為輔的辦工方式，主要包括：電子郵件、視聽、文字處理、共享信息庫、智能網絡辦公軟、硬件等若干部分，主要進行數據處理，對各類信息實施科學、有效地管理，根據需要為企事業(yè)單位搭建快速、便捷、高效的工作流，其目的是最大限度提高辦公效率和改進辦公質量，改善辦公環(huán)境和條件，輔助決策，減少或避免各種差錯，縮短辦公處理周期，通過科學的管理方法，借助于先進技術，提高管理和決策的科學化水平，從而實現辦公業(yè)務自動化，降低企業(yè)發(fā)展成本，提高工作效率，創(chuàng)造更多的效益。

一、辦公自動化系統(tǒng)的特征

1.建立工作流，自動進行工作交接

辦公自動化系利用自動化辦公軟件，建立工作流，當工作中的一個步驟進行完以后，可以自動進行工作交接。

2.協同性

辦公活動是有組織的需要分工協作的團體活動，辦公自動化系統(tǒng)為一個組織機構內的所有工作人員能夠進行協同工作提供完整的技術支持。

3.多學科融合

辦公自動化系統(tǒng)的建立和發(fā)展是相關的現代科學技術多方面交叉融合的結果，是以計算機科學、信息科學、行為科學、管理科學、系統(tǒng)工程學和現代通信技術等作為支撐平而進行構建的。

4.網絡化

辦公自動化系統(tǒng)是基于計算機網絡的，包括局域網、因特網、內聯網和外聯網等。

5.面對對象的多樣化

對于事物處理型辦公自動化系統(tǒng)，應用對象的需求相對比較一致，表現在有通用的商品化應用軟件。而在信息管理型辦公自動化系統(tǒng)和決策支持型辦公自動化系統(tǒng)層次，則呈現出應用對象多樣化的特征，表現在商品化OAS應用軟件的行業(yè)性和專業(yè)性。

二、目前企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)應用的現狀及問題

1.目前企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)發(fā)展的現狀

我國的辦公自動化系統(tǒng)建設經歷了一個較長的發(fā)展階段，目前根據發(fā)展程度及應用情況可以劃分為以下四類：

（1）起步晚，發(fā)展緩慢，還處在使用沒有聯網的計算機狀態(tài)，使用簡單的文字編輯軟件等對信息進行單一的處理;

（2）已經建立了自己的intranet網絡，但沒有好的應用系統(tǒng)來進行支持協同工作，仍然處于個人辦公狀態(tài)。網絡處于閑置狀態(tài)，設備更新、技術投資沒有產生相應的效益。

（3）已經建立了自己的intranet網絡，企業(yè)員工通過內部電子郵件進行信息交流和共享，實現了有限的協同工作，但沒有達到預期應有的效益和結果。

（4）已經建立了自己的intranet網絡，使用經二次開發(fā)的，技術發(fā)展較完善，功能較齊全的通用辦公自動化系統(tǒng)。能很好地支持信息共享和協同工作，與外界聯系的信息渠道暢通;通過互聯網發(fā)布，宣傳企業(yè)的產品、技術服務;intranet網絡已經對企業(yè)的經營產生了積極的效益。現在正著手開發(fā)或已經在使用針對業(yè)務定制的綜合辦公自動化系統(tǒng)，實現科學的管理和決策，增強企業(yè)的競爭能力，使企業(yè)不斷發(fā)展壯大。

2.實現現代辦公自動化面l臨的問題

隨著計算機技術的發(fā)展，辦公自動化系統(tǒng)已從最初的漢字輸入、排版編輯、查詢檢索等單機應用軟件逐漸發(fā)展成為現代化的網絡集成辦公系統(tǒng)，通過聯網將單項辦公業(yè)務系統(tǒng)構建成一個辦公系統(tǒng)。再通過遠程網絡將多個系統(tǒng)聯結成更廣范圍的辦公自動化系統(tǒng)。建立企業(yè)內部網、外部網，已經成為辦公自動化發(fā)展的必然趨勢。目前，在實現辦公自動化的進程中還有以下問題需要注意：

（1）效率。辦公人員并非都是專業(yè)的計算機人員，計算機知識相對匱乏，計算機技術的發(fā)展可謂一日千里，軟硬件的升級換代更是頻繁，造成辦公人員在使用過程中因為操作不當等原因會遇到多種問題，導致辦公效率的降低。同時也造成系統(tǒng)管理員工作量的增大，如系統(tǒng)維護、防毒治毒、軟件升級等。

（2）安全性。隨著計算機知識的普及，人們對信息的價值有了更深層次的認識和了解，對信息的存儲、保密更加重視。但是，隨著病毒的破壞性越來越強大、變化多端，黑客的入侵攻擊越來越頻繁，這都將對系統(tǒng)信息及整個辦公系統(tǒng)以致命的打擊，防止重要部門的重要信息被竊或流失，保障系統(tǒng)的安全運行已成為工作中的當務之急。

三、針對當前辦公自動化系統(tǒng)出現的問題的應對措施

1.設置嚴格的用戶使用權限、建立層次分明的管理制度

根據信息保密性和安全性的需要，對自動化辦公系統(tǒng)的各個用戶，采取按部門、職務、崗位職能，進行優(yōu)先等級、權限、功能模塊的設定。系統(tǒng)管理員有權進入所有的模塊，查看所有的文檔，但為了防止誤操作，應禁用有些不會用到的修改功能。企業(yè)最高領導有權簽發(fā)、查閱人事資料等與本部門有關的工作。每個用戶都設定的有相應的密碼，密碼不正確就不能進入系統(tǒng);進入系統(tǒng)，對沒有設置使用權限的部分功能，用戶將不能對它進行任何操作;根據需要，有些功能對部分用戶沒有開啟，在系統(tǒng)桌面上顯示為不可見或以灰色顯示。信息化部門要把握好角色、權限和密碼的設定，這樣，才能保證辦公自動化系統(tǒng)的數據安全。此外，應建立辦公自動化系統(tǒng)管理制度，明確相關的責任領導、責任部門和直接責任人的工作職責和任務，推行一套融管理、監(jiān)督、激勵相一致的有效機制。

2.樹立信息安全意識

（1）牢固樹立網絡安全意識。要樹立保密意識，高度重視網絡安全工作，不得將內部涉密的計算機、設備和網絡接入互聯網，不準在網上傳輸和存放涉密信息。

（2）做好計算機網絡技術安全管理工作。信息化部門要加強技術及管理知識的學習和專業(yè)培訓，經常對單位網絡進行檢查，及時發(fā)現問題、并做出相應的處理，務必確保安全。建立完善的安全事件報告制度，一旦發(fā)現網絡安全事件，必須在第一時間向信息化部門報告并進行詳細記錄。

（3）加強網絡設備的管理。凡安裝、維護、連接和設置，均由信息化部門安排專人統(tǒng)一負責，嚴禁他人隨意更換、改變其物理位置、形態(tài)、性能，連接關系、運行狀態(tài)及系統(tǒng)的設置。

3.提高辦公人員計算機操作能力

自動化辦公系統(tǒng)在初始使用時，需要輸入大量的資料，因此許多表結構需要進行相應的設置。根據實際工作需要，從用戶的角度考慮，應通過培訓提高辦公人員的計算機操作能力與基本維護能力，使他們能夠熟練地操作辦公自動化系統(tǒng)，保證辦公自動化系統(tǒng)的正常、安全運行。

4.經常維護、保養(yǎng)，使辦公自動化系統(tǒng)處于最佳的運行狀態(tài)中

辦公自動化系統(tǒng)是辦公人員的辦公平臺，經常使用，難免會出現問題，因此我們應該認真對待每一個問題，小心謹慎地解決操作中的失誤，及時處理系統(tǒng)的瑕疵點。網絡管理維護人員要進行定期的程序整理、數據的定期備份等工作，有利于辦公自動化系統(tǒng)的良好運行。

四、未來辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展趨勢

隨著網絡通訊技術、計算機技術和數據庫技術的不斷發(fā)展和成熟，辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展已步入了新的階段，呈現出以下的發(fā)展趨勢：

1.實現隨時隨地辦公

現代辦公自動化系統(tǒng)應用先進的辦公軟件，采用B/S結構，只要具有上網設備，與互聯網連接，就可以實現隨時隨地，不受時間和空間的限制進行辦公，為需要處理緊急事務，享受SOSO辦公樂趣的人提供了新的辦公渠道，更方便、更快捷，符合現代社會的發(fā)展需要，滿足人們生活、工作模式多樣性變化的需求。

2.性能全面卓越

應用先進的自動化辦公軟件及設備，采用先進的.NET技術，SQL數據庫及應用最廣泛的微軟平臺，保證系統(tǒng)有良好的可開發(fā)性、兼容性和穩(wěn)定性。

3.實用性更強

廣泛適用于部隊、政府部門及企、事業(yè)單位，可對系統(tǒng)進行設置和修改使其最大限度的適應使用單位現有的辦公習慣，順利快速穩(wěn)定地完成從有紙辦公到無紙辦公的巨大變革。

4.應用功能更全面

辦公自動化系統(tǒng)涉及到郵件系統(tǒng)、日程安排、通訊錄、文檔管理、公文管理、辦公用品管理、圖書管理、車輛管理、會議室管理、資產管理、人事管理、工作論壇、電子投票、文本編輯等各類工作，范圍更廣，功能更齊全，全面實行工作科學有效地實施、調整、安排。

五、結論

隨著計算機技術水平的不斷發(fā)展，用戶對現代化辦公系統(tǒng)的需求不斷變化，辦公自動化系統(tǒng)已經由原來簡單的信息處理擴展到整個企事業(yè)單位的信息交換平臺，其功能已經有了極大的飛躍，辦公自動化系統(tǒng)也將越來越完善，更好地為現代化企業(yè)的發(fā)展服務。