如何有效提高企業(yè)辦公室服務(wù)能力

趙鵬飛

摘要：辦公室在企業(yè)中具有極其重要的作業(yè)，既是企業(yè)內(nèi)部各部門關(guān)系協(xié)調(diào)的職能部門，也是企業(yè)對(duì)外形象創(chuàng)口，因此辦公室的服務(wù)能力和服務(wù)水平對(duì)企業(yè)的發(fā)展具有極其重要的影響和促進(jìn)作用。為此，本文從增強(qiáng)辦公室的服務(wù)意思、提高辦事效率、創(chuàng)新服務(wù)觀念、培養(yǎng)奉獻(xiàn)精神等方面就如何有效提高企業(yè)辦公室的服務(wù)能力進(jìn)行分析，以供參考。

關(guān)鍵詞：辦公室;服務(wù)能力;提升研究

辦公室是企業(yè)的核心部門，承擔(dān)著承上啟下、協(xié)調(diào)內(nèi)外和聯(lián)系左右的重要作用，是企業(yè)對(duì)外交流和開展活動(dòng)的窗口，同時(shí)也是協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部各部門之間關(guān)系的紐帶。因此，企業(yè)辦公室工作人員必須具有良好的政治素質(zhì)和職業(yè)素質(zhì)、扎實(shí)的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)以及較強(qiáng)的溝通協(xié)調(diào)和對(duì)外交往能力，在現(xiàn)代信息技術(shù)條件下，不斷提升服務(wù)水平和服務(wù)能力，推動(dòng)企業(yè)辦公室工作的健康發(fā)展[1]。

1 增強(qiáng)企業(yè)辦公室的服務(wù)意思

服務(wù)是企業(yè)辦公室的核心工作，企業(yè)辦公室的一切工作都必須圍繞企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理所開展的，企業(yè)辦公室不僅要為管理人員提供服務(wù)，同時(shí)要為相關(guān)的職能部門提供服務(wù)。因此，企業(yè)辦公室必須時(shí)刻牢記自己的職能、地位和工作性質(zhì)，擺正自己在企業(yè)的位置，全面做好服務(wù)工作。

1.1 充分發(fā)揮參謀助手作用

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，尤其是信息技術(shù)的普及和辦公自動(dòng)化的廣泛應(yīng)用，無論是企業(yè)還是各部門，對(duì)市場(chǎng)信息的需求量都非常大，并且非常迫切[2]。因此辦公室要積極主動(dòng)，通過各種渠道和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段，加強(qiáng)對(duì)市場(chǎng)信息的收集、分析和整理并提供給相關(guān)職能部門，為企業(yè)及各部門的經(jīng)營、管理和決策提供詳實(shí)的信息和參考資料，為領(lǐng)導(dǎo)和各部門提供具有前瞻性的參考性意見，使參謀助手作用得到充分發(fā)揮，成為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和部門的得力助手。

1.2 優(yōu)化服務(wù)內(nèi)容

企業(yè)辦公室是企業(yè)的窗口，辦公室辦事效率的高低和服務(wù)態(tài)度的優(yōu)劣，對(duì)企業(yè)的運(yùn)營管理具有直接的影響作用，尤其是對(duì)外交往的形象。在日常工作中，辦公室人員應(yīng)根據(jù)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展變化及各部門階段性的工作內(nèi)容和工作重點(diǎn)，不斷優(yōu)化服務(wù)內(nèi)容，提供積極主動(dòng)、熱情周到的服務(wù)，時(shí)刻牢記辦公室工作沒小事的服務(wù)理念，及時(shí)、保質(zhì)、保量的完成各項(xiàng)服務(wù)，任何工作工作都不能忽視，無論大小。企業(yè)辦公室只有提供全方位的服務(wù)，并不斷優(yōu)化服務(wù)內(nèi)容，提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，才能更好的提升企業(yè)形象。

2 提高工作效率

2.1 明確企業(yè)的核心業(yè)務(wù)和工作重點(diǎn)

作為上傳下達(dá)、統(tǒng)籌內(nèi)外的核心部門，辦公室在企業(yè)工作的重要性是顯而易見的，企業(yè)的發(fā)展與辦公室的工作與服務(wù)具有直接關(guān)系。辦公室工作必須緊緊圍繞企業(yè)各個(gè)時(shí)期的重點(diǎn)工作，明確自己工作重點(diǎn)和服務(wù)的核心，不等不靠，積極主動(dòng)的為企業(yè)和各部門提供全方位的支持和服務(wù)。辦公室不緊要及時(shí)和高質(zhì)量的完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的各種事情，準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，同時(shí)要在紛繁雜亂的日常事務(wù)中厘清各項(xiàng)事務(wù)的重要程度和輕重緩急，緊緊抓住和處理好核心問題，以此帶動(dòng)其他工作的全面開展[3]。

2.2 提高工作效率

工作效率是辦公室開展各項(xiàng)工作的重要標(biāo)志，無論是領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作，還是各部門需要協(xié)調(diào)的工作，必須雷利風(fēng)行，迅速辦理，這是辦公室提高服務(wù)能力的重要標(biāo)志。辦公室在開展服務(wù)工作中，要明確工作的重點(diǎn)，劃分責(zé)任并落實(shí)到具體環(huán)節(jié)，各項(xiàng)工作要有序銜接，提高工作和服務(wù)效率。

3 創(chuàng)新辦公室工作和服務(wù)理念

3.1 增強(qiáng)辦公室工作的凝聚力

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，辦公室工作必須從傳統(tǒng)的工作和服務(wù)方式中解脫出來，創(chuàng)新工作和服務(wù)理念，通過不斷創(chuàng)新，開闊視野，增強(qiáng)全體工作人員的團(tuán)結(jié)合作意識(shí)和凝聚力。在工作和所提供的服務(wù)中，辦公室工作人員要顧大局、識(shí)整體、團(tuán)結(jié)協(xié)作、相互配合，緊密圍繞企業(yè)中心工作，努力提高辦事效率和工作服務(wù)質(zhì)量。這就要求辦公室全體工作人員無論在任何情況下，都必須具有大局意識(shí)和整體意識(shí)，將企業(yè)的利益放在首位，自覺維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威性，與企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展目標(biāo)保持一致。

3.2 樹立榮譽(yù)感

企業(yè)辦公室的組成人員要時(shí)刻樹立榮譽(yù)感，將能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)、為各部門提供服務(wù)以及承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)內(nèi)外的工作職責(zé)看作是一種榮譽(yù)感，只有這樣才能主動(dòng)擔(dān)當(dāng)、做好自己的本職工作，發(fā)揮表率作用。這就要求時(shí)刻加強(qiáng)對(duì)辦公室組成人員進(jìn)行職業(yè)道德教育、責(zé)任感、使命感和榮譽(yù)感教育，使全體工作人員能夠正確的樹立自己的“三觀”，在日常工作中提供全方位、全過程的溫馨服務(wù)。

4 全面樹立樂于風(fēng)險(xiǎn)的敬業(yè)精神

4.1 樹立樂于奉獻(xiàn)精神

由于工作性質(zhì)所決定，辦公室工作的核心就是服務(wù)，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及各部門提供服務(wù)。服務(wù)即意味著奉獻(xiàn)，為此，辦公室工作人員必須樹立整體意識(shí)和大局觀念，將服務(wù)放在首位。辦公室工作事無巨細(xì)，既枯燥又瑣碎，很容易讓人產(chǎn)生倦怠感，辦公室工作人員只有樹立樂于奉獻(xiàn)的敬業(yè)精神，才能完全消除倦怠感和心里緊張情緒，做好各項(xiàng)服務(wù)工作。這就要求在加強(qiáng)對(duì)辦公室人員敬業(yè)奉獻(xiàn)教育的同時(shí)，開展多種形式的文體活動(dòng)，調(diào)整工作人員的精神據(jù)昂泰和心理情緒，提高服務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)量[4]。

4.2 樹立敬業(yè)精神

企業(yè)辦公室人員要樹立敬業(yè)精神，腳踏實(shí)地，全身心的投入到工作和服務(wù)之中。辦公室的日常工作十分繁重且比較零散，只有服務(wù)智商和愛崗敬業(yè)精神，才能完成好自己的本職工作。工作中，要相互關(guān)心、相互幫助、團(tuán)結(jié)協(xié)作、共同進(jìn)取，才能提高服務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)量，才能取得各部門的支持與配合，使辦公室的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平得到有效提高。

5 結(jié)語

企業(yè)辦公室工作的核心是服務(wù)和溝通聯(lián)絡(luò)，因此，辦公室工作人員只有努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代科技及信息技術(shù)知識(shí)，熟練掌握和運(yùn)用以計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)為基礎(chǔ)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，開拓創(chuàng)新、銳意進(jìn)取，對(duì)服務(wù)方式進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化，以現(xiàn)代信息技術(shù)為手段，以辦公自動(dòng)化為載體，以企業(yè)和部門需求為目標(biāo)，全面提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳瑞平.如何提高辦公室的服務(wù)能力和水平[J].現(xiàn)代企業(yè)文化，2011（35）：103.

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[3]王斌.淺議如何提升企業(yè)辦公室管理工作水平[J].東方企業(yè)文化，2014（10）：148-149.

[4]李薇.提高辦公室綜合服務(wù)水平探討[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2014（13）：85.