管輸企業(yè)檔案管理存在的問題及解決對(duì)策

管道運(yùn)輸是運(yùn)用管道作為運(yùn)輸工具的一種長距離輸送液體和氣體資源的運(yùn)輸方式。在管道輸送的運(yùn)行過程中，對(duì)于能源的安全輸送是重中之重，一旦發(fā)生事故，其后果是非常嚴(yán)重的。為此，管輸企業(yè)需要建立基建檔案，其是對(duì)管道輸送建設(shè)工程的全程真實(shí)記錄，而妥善的檔案管理能為輸送管道工程提供有效的參考依據(jù)，協(xié)助企業(yè)準(zhǔn)確、快速地解決好關(guān)鍵問題

一、管道輸送企業(yè)檔案管理中出現(xiàn)的問題

（一）工程檔案的編號(hào)和記錄不清晰，檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)欠缺

管道輸送的建設(shè)過程中，通常采用業(yè)主、施工方和監(jiān)理一起進(jìn)行現(xiàn)場管理。而輸送管道建設(shè)工程檔案是由施工單位進(jìn)行記錄存檔，監(jiān)理單位以及業(yè)主進(jìn)行檢驗(yàn)和驗(yàn)收的。但也存在一些工程進(jìn)度趕工期等因素而將檔案信息的記錄和采集進(jìn)行簡化處理，再加上監(jiān)理單位對(duì)建檔信息指導(dǎo)存在忽略現(xiàn)象，這就造成檔案記錄不清晰的情況發(fā)生。若是工程檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不強(qiáng)，對(duì)檔案就無法進(jìn)行有效的記錄和檢查，從而對(duì)檔案的準(zhǔn)確性和專業(yè)性造成了影響。

（二）工程檔案的收集整理松散，歸檔分類不明確

不管是哪一個(gè)行業(yè)的檔案或者哪一個(gè)類型的檔案，都需要進(jìn)行合理地分類，這是對(duì)檔案能否快速地查找和調(diào)閱最基本的管理。在管道輸送企業(yè)的管道建設(shè)工程檔案管理中，并沒有進(jìn)行精確地分類，只是按照工程的時(shí)間段來進(jìn)行分類，如此簡單的檔案劃分造成了檔案的分散和種類不清晰的問題出現(xiàn)，如果想要進(jìn)行某一類型的檔案調(diào)閱，只能逐個(gè)去查找，浪費(fèi)了大量的時(shí)間，嚴(yán)重降低工作效率，也對(duì)新工程的施工造成時(shí)間成本的損耗。管道建設(shè)檔案會(huì)涉及到很多城市、縣和鄉(xiāng)村，每一段工程布線都需要多次的申請(qǐng)批復(fù)才能夠進(jìn)行工程施工，并且工程經(jīng)常會(huì)分給多個(gè)參建單位進(jìn)行共同建設(shè)，每一段工程完成施工的時(shí)間都不同，這就給檔案管理工作在整理時(shí)制造了很大的障礙。

二、針對(duì)管道輸送企業(yè)檔案管理問題的解決對(duì)策分析

（一）對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)和職業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)

要想使工程檔案記錄專業(yè)詳細(xì)、準(zhǔn)確合理，就需要提升檔案管理人員的工作能力和職業(yè)素質(zhì)。

第一，要做好檔案管理人員相關(guān)技術(shù)專業(yè)的培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容要求包含專業(yè)知識(shí)、專業(yè)技能的學(xué)習(xí)和實(shí)踐，適當(dāng)?shù)剡M(jìn)行思想教育，提高檔案管理人員的職業(yè)道德修養(yǎng)和政治思想。

第二，作為專業(yè)從事管道輸送工程建設(shè)檔案建檔和管理的工作人員，必須要建立有極高的崗位責(zé)任感和積極的學(xué)習(xí)態(tài)度，要對(duì)檔案管理知識(shí)做到專業(yè)和熟練，并且要具備較高的電腦操作能力，以提高管道輸送建設(shè)工程的信息化應(yīng)用水平。

（二）搜集詳細(xì)的數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案建立，制定清晰的檔案類別以便準(zhǔn)確調(diào)閱

不管哪個(gè)企業(yè)都要將檔案管理進(jìn)行科學(xué)的搜集與合理的分類。檔案的搜集是否詳細(xì)，分類的清晰與否，直接影響著工程對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)的調(diào)閱質(zhì)量。具體做法是：

第一，檔案的搜集要做到詳細(xì)、清楚、信息數(shù)據(jù)準(zhǔn)確詳細(xì)，并且在進(jìn)行檔案建立的過程中，要對(duì)檔案建立項(xiàng)目做到有始有終，從項(xiàng)目的建立到項(xiàng)目驗(yàn)收完成，對(duì)項(xiàng)目的內(nèi)容要做到詳盡、真實(shí)，每一個(gè)施工環(huán)節(jié)都要記錄準(zhǔn)確，并將其中涉及到的文件、設(shè)計(jì)方案、施工流程、管理制度、責(zé)任人、工作團(tuán)隊(duì)名單、財(cái)務(wù)信息、單據(jù)以及整體施工過程中所發(fā)生的事件都要做到按照事實(shí)進(jìn)行檔案記錄。這也要求檔案建立人員需要具備實(shí)事求是的精神，對(duì)責(zé)任的重視以及對(duì)工作的認(rèn)真態(tài)度。

第二，要從檔案歸檔范圍和保管期限著手，準(zhǔn)確地記錄檔案文件的搜集區(qū)域，將整個(gè)工程的文件檔案按照類別、參建單位和工程期限進(jìn)行完整、準(zhǔn)確的管理。

第三，從管道輸送工程的基礎(chǔ)開始，對(duì)工程的施工情況進(jìn)行有效分類，其分類可以是線路工程、站場工程、穿越無損檢測工程等。重點(diǎn)關(guān)注：不同類別的檔案要根據(jù)不同的情況進(jìn)行組合歸檔，比如說線路工程要按照每一段線路進(jìn)行標(biāo)注，以便于檔案信息的準(zhǔn)確查找。

檔案的建立和存儲(chǔ)并不僅僅是作為一種記錄，其還可以為之后進(jìn)行的項(xiàng)目提供數(shù)據(jù)參考。將檔案按照類別并利用信息技術(shù)設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，調(diào)閱時(shí)只要進(jìn)行關(guān)鍵詞檢索就能夠進(jìn)行檔案的準(zhǔn)確查詢和調(diào)閱。管輸企業(yè)的輸送工程規(guī)模逐漸擴(kuò)大，其在施工方面常會(huì)遇到一些問題，而以前項(xiàng)目的檔案信息可以為這些問題的解決方案提供參考，這也是檔案建立的另一重要功能。

管道輸送企業(yè)檔案管理對(duì)于工程企業(yè)而言是極具參考價(jià)值的信息數(shù)據(jù)，是工程能否順利施工建成的重要依據(jù)。希望本文在優(yōu)化管道輸送企業(yè)檔案管理方法上能夠提供有效的參考，起到促進(jìn)管道輸送工程建設(shè)發(fā)展的作用。