新冠肺炎疫情防控下的醫(yī)院檔案管理思考與實(shí)踐

文/田 野

在新冠肺炎疫情防控中，醫(yī)院檔案部門肩負(fù)重任，為助力疫情防控和患者救治，持續(xù)完善疫情檔案資料，應(yīng)全力做好醫(yī)院疫情防控中的檔案管理工作。本文通過對疫情防控工作下醫(yī)院檔案工作的思考與實(shí)踐，對新冠肺炎疫情防控檔案管理進(jìn)行了探索，更為今后各類突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理和檔案作用發(fā)揮提供了有益借鑒

2020年1月20日，國家衛(wèi)健委發(fā)布公告，將新型冠狀病毒感染的肺炎納入《中華人民共和國傳染病防治法》規(guī)定的乙類傳染病，并采取甲類傳染病的預(yù)防、控制措施[1]。此次新冠肺炎疫情，是新中國成立以來發(fā)生的傳播速度最快、感染范圍最廣、防控難度最大的一次重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件。

疫情防控工作中，醫(yī)院產(chǎn)生的相關(guān)檔案資料里蘊(yùn)藏著大量的有價值的信息、經(jīng)驗(yàn)、甚至教訓(xùn)，其中形成的檔案資料是重要的歷史記錄，對于體現(xiàn)醫(yī)院應(yīng)急管理能力和今后開展疫情防控、臨床診療、公共衛(wèi)生體系建設(shè)等都具有重要參考價值。

1.新冠肺炎疫情防控檔案管理的特點(diǎn)

1.1 檔案內(nèi)容的多樣性

新型冠狀病毒感染的肺炎疫情防控工作檔案資料，是指在防控疫情工作過程中形成的有價值的各種門類與載體的文件材料和數(shù)據(jù)等。[2]疫情防控檔案內(nèi)容多樣，既有上級文件、應(yīng)急預(yù)案、隔離病區(qū)建設(shè)、發(fā)熱門診設(shè)置、患者救治、捐贈接收、先進(jìn)人物事跡、一線人員保障等方面的資料，也有各級各類網(wǎng)站、微信、微博、抖音、報紙等媒體宣傳形成的照片、聲像等數(shù)據(jù)材料。正是這些來自不同方面、不同載體的材料構(gòu)成了一個有機(jī)整體，客觀全面反映了醫(yī)院科學(xué)規(guī)范應(yīng)對、眾志成城抗擊疫情的全過程。

1.2 檔案管理的復(fù)雜性

新冠肺炎疫情防控檔案不同于普通檔案，具有復(fù)雜性和難以預(yù)測性，醫(yī)院很難在短時間內(nèi)精準(zhǔn)預(yù)測新冠肺炎疫情的發(fā)生規(guī)模和危害程度，隨著國內(nèi)外疫情蔓延和防控工作開展，會出現(xiàn)各種不可預(yù)知的情況。疫情防控檔案資料主要來源于疫情防控的諸多方面，且隨著疫情的發(fā)展而動態(tài)變化，這必然對檔案資料的形成產(chǎn)生影響。在這種情況下，以往檔案管理中的收集、整理、保管和利用等常規(guī)流程已不完全適用，需要完善疫情防控檔案管理體系，應(yīng)對持續(xù)增長的檔案工作量和檔案管理的復(fù)雜性。

1.3 檔案管理的專業(yè)性

新冠肺炎疫情防控檔案管理作為突發(fā)公共衛(wèi)生事件專項(xiàng)檔案，具有一定的專業(yè)性，需要檔案管理人員掌握一定的突發(fā)公共衛(wèi)生事件專業(yè)知識，能從應(yīng)急管理和傳染病救治的專業(yè)角度出發(fā)，對紛繁復(fù)雜的諸多資料進(jìn)行收集和分類。醫(yī)院檔案管理人員要運(yùn)用疫情防控專業(yè)知識和檔案管理技能對疫情防控檔案進(jìn)行科學(xué)管理，才能切實(shí)做好疫情防控檔案管理。

2.新冠肺炎疫情防控檔案管理的意義

2.1 記錄歷史，提供檔案利用

新冠肺炎疫情防控檔案是黨和政府領(lǐng)導(dǎo)人民抗擊疫情的重要?dú)v史記錄，通過對疫情防控檔案的整理，能進(jìn)一步豐富醫(yī)院檔案資源，使醫(yī)院今后應(yīng)對類似重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件進(jìn)行檔案利用提供基礎(chǔ)資料。醫(yī)院管理部門可以利用疫情防控檔案進(jìn)行分析總結(jié)，采取相應(yīng)措施開展疫情防控工作，有效地遏制疫情的擴(kuò)散和蔓延。此次疫情防控中，武漢火神山醫(yī)院得以快速建成投用，就是通過查閱2003年抗擊“非典”時小湯山醫(yī)院的設(shè)計(jì)圖紙，使設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)不到24小時就繪制出了武漢火神山醫(yī)院設(shè)計(jì)圖。由此可見，疫情防控檔案管理對后期檔案利用的重大意義。

2.2 總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，規(guī)范應(yīng)急決策

新冠肺炎疫情防控檔案在應(yīng)急決策中發(fā)揮著重要的參考作用。在疫情防控期間，醫(yī)院可利用以往形成和當(dāng)前收集的檔案信息資源，研究突發(fā)疫情防控的發(fā)展及可能產(chǎn)生的后果，做出正確的應(yīng)急決策，降低決策失誤風(fēng)險。事后醫(yī)院還可總結(jié)決策工作經(jīng)驗(yàn)，形成完整的檔案資料，為以后處理類似突發(fā)公共衛(wèi)生事件提供借鑒。

2.3 服務(wù)大眾，提高健康素養(yǎng)

新冠肺炎疫情防控檔案客觀、真實(shí)地反映了疫情防控的發(fā)生、發(fā)展及造成的影響，總結(jié)了醫(yī)院在應(yīng)對突發(fā)公共衛(wèi)生事件中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。這些檔案資料是向廣大群眾開展突發(fā)公共衛(wèi)生事件宣傳教育的重要素材，通過編寫新冠疫情抗擊志，以疫情防控專題宣傳展覽等形式推向大眾，有利于提高廣大群眾應(yīng)對突發(fā)公共衛(wèi)生事件的法律意識、防范意識，對服務(wù)大眾健康，提升全民健康素養(yǎng)起到積極作用。

3.新冠肺炎疫情防控檔案管理的實(shí)踐

3.1 完善管理制度，規(guī)范工作開展

新冠肺炎疫情發(fā)生時，以往檔案管理環(huán)節(jié)的一些流程方法已不完全適應(yīng)實(shí)際。為了加強(qiáng)醫(yī)院對重大活動、重要事件檔案的管理，確保檔案的完整與安全，在依據(jù)并參考部分省市《重大活動和重要事件檔案管理辦法》的基礎(chǔ)上，結(jié)合實(shí)際制定了醫(yī)院相應(yīng)管理辦法。明確了各部門分工和職責(zé)，提高了檔案工作效率，規(guī)范了檔案管理，為疫情防控檔案管理提供了制度保障。

3.2 提早謀篇布局，管理貫穿始終

醫(yī)院在疫情防控工作開展的同時，第一時間啟動了疫情防控檔案資料的收集工作，組建了由專兼職檔案管理員共同構(gòu)成的疫情防控檔案工作小組，積極開展防疫期間各類檔案的收集工作，并將檔案管理工作貫穿于醫(yī)院整個防疫過程。醫(yī)院黨政辦與援鄂醫(yī)療隊(duì)員保持密切聯(lián)系，及時收集匯總醫(yī)療隊(duì)員工作生活的有關(guān)文字、圖片及視頻資料。醫(yī)院檔案室專職檔案管理員與各職能部門兼職檔案員通過微信、郵箱、電話等多種形式，溝通交流疫情期間各項(xiàng)檔案的收集工作，指導(dǎo)及時收集相關(guān)材料。通過大家通力協(xié)作，使檔案管理貫穿疫情防控始終，共同確保檔案資料的收集、完整、齊全。

3.3 明確歸檔范圍，做到有的放矢

在疫情防控工作中，國家檔案局、陜西省檔案局分別印發(fā)了《關(guān)于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》，為全國、全省各級檔案部門在疫情防控期間做好檔案工作提出了明確要求。醫(yī)院檔案室根據(jù)要求制定了適應(yīng)本院情況的檔案歸檔范圍及分類辦法，將新冠肺炎疫情防控檔案分為綜合類、防疫救治類、物資保障類、宣傳報道類以及其他類。通過明確歸檔范圍，使檔案做到分門別類，歸檔有的放矢。

3.4 謀劃疫后管理，挖掘更大價值

重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案利用的價值，在于檔案記載了歷史發(fā)生的全過程，通過對以往疫情的防治措施、防治成效進(jìn)行分析，得出事物發(fā)展的聯(lián)系規(guī)律，能夠?qū)ξ磥淼囊咔榉乐翁峁┛茖W(xué)依據(jù)。此次新冠肺炎疫情防控行動規(guī)模之大、影響之遠(yuǎn)，將成為我國突發(fā)公共衛(wèi)生事件管理和傳染病防治的重要案例，醫(yī)院要積極謀劃疫后檔案管理，建設(shè)疫情防控專題檔案，系統(tǒng)地收集、整理、保管此次事件中的各類檔案資料，協(xié)助后續(xù)各類調(diào)研、專題報告的撰寫，促進(jìn)醫(yī)院衛(wèi)生健康事業(yè)發(fā)展，使更多人認(rèn)識到檔案的價值，提升檔案工作的影響力。