《數(shù)字檔案集中管理研究》書評

文/黃新榮

《數(shù)字檔案集中管理研究》是趙豪邁繼《數(shù)字檔案長期保存研究》出版后的又一關(guān)于數(shù)字檔案管理領(lǐng)域的力作。

“統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理”的集中管理制度是我國檔案工作的基本原則，是我國檔案管理體制創(chuàng)新最根本的組織基礎(chǔ)，具有十分豐富的制度內(nèi)涵和特色。實踐證明，我國傳統(tǒng)檔案集中管理模式是行之有效的，對紙質(zhì)檔案的有效收集、整理、管理和利用服務發(fā)揮了重要作用，其經(jīng)驗值得總結(jié)和繼承。

檔案集中式保管一直是檔案管理理論的主流。古典檔案學集大成者詹金遜認為，檔案就是“官方需要加以保存的文件”，文件是否具有檔案特性是決定其是否需要保管的必要條件，因此他提出了“不間斷保管”的概念。現(xiàn)代檔案管理之父謝倫伯格在詹金遜理論以及美國國家檔案館實踐的基礎(chǔ)之上，提出了“實體保管”和“法律保管”的概念，這兩個概念成為統(tǒng)治美國文件移交的兩大支柱。盡管兩位學者保管思想有許多不同，但是要求對國家檔案實行集中保管卻是共同的。在實踐中，美、英、加、澳等國的國家檔案館對聯(lián)邦（中央）政府文件也均采取集中式保管。直到1980年美國學者杰拉爾德·漢姆對詹金遜和謝倫伯格的保管理論提出了質(zhì)疑。漢姆認為，文件數(shù)量激增和技術(shù)的飛速發(fā)展對檔案機構(gòu)的管理造成了威脅，檔案工作者需要重新考慮他們的保管角色，需要采取更加積極主動的戰(zhàn)略，以適應新的時代需要。他提出了“后保管時代”名詞，并指出，檔案工作者將自己看作“保管者”將成為國家文件有效管理的威脅。漢姆對傳統(tǒng)保管思想的挑戰(zhàn)無疑為后來電子文件保管模式之爭埋下了伏筆。

20世紀90年代以來，數(shù)字檔案管理經(jīng)歷了一場重大的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，主要表現(xiàn)為從機構(gòu)層面向國家層面、從分散式管理模式向集中式管理模式、從環(huán)節(jié)式分段管理向無縫式流程管理的轉(zhuǎn)變。以杜蘭蒂為代表的哥倫比亞學派提出了電子文件集中式保管模式，他們指出，電子文件管理需要經(jīng)過文件形成機構(gòu)和檔案館兩個階段，對于具有檔案價值的電子文件應該交由檔案館保存，只有這樣文件的真實性才能保證。而以戴維·比爾曼為代表的匹茲堡學派提出了電子文件分布式保管模式，他們要求電子文件保存在形成機構(gòu)的信息系統(tǒng)管理部門，而不是集中保管到檔案館。1992年，澳大利亞國家檔案館（NAA）開展了電子文件研究項目并起草了電子文件管理指南，這標志著電子文件分布式保管的開端。1995年3月發(fā)布《管理電子文件：共同的職責》，它明確了政府機構(gòu)和國家館在電子文件分布式保管環(huán)境中各自的職責。NAA認為，電子文件一旦形成就應該被維護和保存在形成機構(gòu)的現(xiàn)行系統(tǒng)中；而國家檔案館應當扮演標準的制定者和建議的提供者，以保證電子文件得到良好的管理，國家檔案館只有在某些特殊的情況下才接收實體電子文件進館保管。從此，分布式保管不再僅是一種技術(shù)背景下的邏輯推演，分散式與集中式之爭也不再是學術(shù)觀點的爭鳴，而是現(xiàn)實中的兩種保管范式。然而，到了2000年，NAA頒布了《聯(lián)邦政府文件保管政策》，它指出，NAA原則上將承擔起對所有具有檔案價值的電子文件的保管責任，不管其形式如何。這標志著NAA電子文件保管模式又開始從分布式向集中式轉(zhuǎn)變。

綜觀西方發(fā)達國家檔案館對電子文件的管理模式之爭，究其原因，是因為面對電子文件的日益盛行，圍繞文件生命周期理論和文件連續(xù)體理論，學者們產(chǎn)生了不同的看法，主張文件生命周期理論的學者們支持數(shù)字檔案集中管理模式，主張文件連續(xù)體理論的學者們多支持電子文件分布式管理模式?，F(xiàn)在，全世界學者們和檔案管理實踐界終于達成了共識：數(shù)字檔案應該集中管理。那么，我們?nèi)绾螌崿F(xiàn)數(shù)字檔案的集中管理呢？

現(xiàn)在，這個難題終于有了一個初步的“解”，那就是趙豪邁研究館員呈現(xiàn)給我們的《數(shù)字檔案集中管理研究》一書。本書在分析數(shù)字檔案的內(nèi)涵、特點和發(fā)展狀況的基礎(chǔ)上，從集中管理概念、歷史、前沿和現(xiàn)狀等方面對數(shù)字檔案集中管理進行了深入探討，論述了數(shù)字檔案集中管理理論、技術(shù)、方法和機制，提出數(shù)字檔案集中管理制度與策略，提煉出了適合我國國情的幾種數(shù)字檔案集中管理模式。

可以看出，面對前述數(shù)字檔案管理模式的諸多紛爭，作者是嚴謹?shù)?，并沒有提煉出一個絕對的管理模式，只提供了幾種集中管理模式和思路，供大家參考，而創(chuàng)新性的基于工作流模型，提出了模塊化的思路。這種把模式和模塊相結(jié)合的集中管理思路，無疑是參考了軟件開發(fā)的思想，對檔案集中管理，確是一種管理上的創(chuàng)新。