簡析信息化背景下的行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化

斯琴

摘 ?要：現(xiàn)代科技發(fā)展迅速，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)應(yīng)用到人們生活的方方面面。在信息化管理的潮流下，行政事業(yè)單位的檔案管理已經(jīng)廣泛應(yīng)用現(xiàn)代信息化技術(shù)，來提高工作效率。這樣的科學(xué)化管理同時也給傳統(tǒng)檔案管理方式帶來了一定打擊，基于此，本文以內(nèi)蒙古赤峰市紅山區(qū)市場監(jiān)督管理局為例，探討了行政事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，并對如何進行科學(xué)化管理提出幾點有效方案。

關(guān)鍵詞：信息化;行政事業(yè)單位;檔案管理;科學(xué)化

引言：

現(xiàn)階段我國社會已經(jīng)全面步入信息化時代，互聯(lián)網(wǎng)廣泛應(yīng)用于事業(yè)單位的管理工作當(dāng)中，特別是在檔案管理工作上面起到了很大的作用。在傳統(tǒng)的檔案管理當(dāng)中，工作者往往不重視檔案的科學(xué)管理，忽視技術(shù)在工作中的需要。所以通過互聯(lián)網(wǎng)來提高管理事業(yè)單位檔案管理工作的效率，在很大程度上也推動了有關(guān)部門的進一步發(fā)展。

一、現(xiàn)階段行政事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

1、事業(yè)單位管理檔案現(xiàn)代化技術(shù)水平低下

以內(nèi)蒙古赤峰市紅山區(qū)市場監(jiān)督管理局為例，雖然為了適應(yīng)社會發(fā)展的步伐，在檔案管理工作中引入了先進的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備以及其他技術(shù)，但這些先進設(shè)備與技術(shù)在日后的應(yīng)用中，并沒有得到充分利用，還是主要以人力為主，從而導(dǎo)致事業(yè)檔案管理效率低下，并且產(chǎn)生資源浪費。事業(yè)單位設(shè)置檔案管理機構(gòu)也較為混亂，沒有科學(xué)地工作安排，工作人員工作時容易盲目隨意地對待，從而無法充分利用檔案資料。雖然檔案管理工作看似工作任務(wù)簡單，但其實其中有很多學(xué)問，并且科學(xué)合理的管理檔案，可以同時提高其他工作的效率[1]。

2、管理人員綜合素質(zhì)低下

由于很多事業(yè)單位都沒有意識到檔案管理的重要性，從而沒有科學(xué)完善的人員培養(yǎng)方案，對于管理檔案而招聘的工作人也相對放低了門檻，導(dǎo)致從而檔案管理的工作人員綜合素質(zhì)低下，無法滿足現(xiàn)代檔案館的根本需要。特別是對于像內(nèi)蒙古這類偏遠地區(qū)的行政事業(yè)單位來說，所從事該類工作的人員文化素質(zhì)較為低下，也不熟悉現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用，依舊是沿用傳統(tǒng)的以人力為主的管理模式，這樣往往會導(dǎo)致檔案管理水平低下。并且很多從事檔案管理工作的人員通常不是專業(yè)人員，可能會身兼數(shù)職，這樣就無法一心一意來管理單位檔案，造成檔案利用度不高。

3、檔案管理工作缺少相應(yīng)重視

我國很多事業(yè)單位都不重視檔案管理工作，認為其難度小，任務(wù)簡單，甚至不安排專業(yè)的工作人員處理該項事務(wù)，所以導(dǎo)致我國檔案管理工作的水平遠遠落后于發(fā)達國家。行政事業(yè)單位缺少科學(xué)完善的檔案管理機制，并且也沒有足夠的理論支持和重視意識，是的管理水平處于低下位置，很多資料都得不到及時整理和歸納，當(dāng)需要調(diào)動檔案進行處理的時候，往往會產(chǎn)生手忙腳亂的現(xiàn)象，從而降低了其他工作的處理效率[2]。

4、檔案管理資金投入較少

因為相關(guān)部門對于單位檔案管理部門不重視，從而相應(yīng)的，對該方面的資金支持就要少很多。所以檔案管理部門工作所需要的先進設(shè)備也會因為沒有足夠的資金支持，而無法更新?lián)Q代，依然沿用老舊的機器設(shè)備。工作設(shè)備的簡陋、環(huán)境的破舊、人員工資待遇不高、領(lǐng)導(dǎo)的不重視等一系列問題，都會導(dǎo)致行政事業(yè)單位檔案管理效率低下，同時也會降低其他工作的實行效率。像上述所說的食品監(jiān)督管理所的檔案管理部門，很多環(huán)節(jié)依舊仍然在沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)處理模式，缺少足夠的現(xiàn)代化管理設(shè)備，這樣就大大降低了工作效率。同時較低的工資以及復(fù)雜工作都減少了工作人員的積極性，慢慢就更加懈怠檔案管理工作[3]。

二、實施行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的重要價值

檔案管理其實是一門綜合性很強的工作，需要結(jié)合服務(wù)型、管理型與政治性于一體。隨著社會和科學(xué)的進步發(fā)展，人們走進了智能化時代，各類信息技術(shù)都被廣泛應(yīng)用在工作和學(xué)習(xí)當(dāng)中，并且也取得了較好的成就。隨著事業(yè)單位的不斷改革，對提高檔案科學(xué)化管理水平，充分利用檔案資料，保證單位工作運行能夠高效、協(xié)調(diào)和有序進行也提出了新方法，那就是充分利用現(xiàn)代技術(shù)，可見，科學(xué)化檔案管理時行政事業(yè)單位發(fā)生轉(zhuǎn)型的重要保障。

三、科學(xué)管理事業(yè)單位檔案的有效策略

（一）增加檔案管理投資資金，提高管理環(huán)境

行政事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)需要充分意識到檔案管理的重要價值，并且增加在該工作方面的資金投入，改善工作環(huán)境，讓工作人員在安靜舒適的辦公區(qū)進行工作，這樣才可以提高工作質(zhì)量和效率。資金投資是必不可少的事情，需要引進先進的設(shè)備，例如配備電腦、打印機、傳真機等，更換老舊的文件儲藏柜，同時為了保證檔案管理的安全性，必須要配備好滅火器，有條件的事業(yè)單位還可以在辦公區(qū)頂部安裝噴水裝置和防水警報，一旦發(fā)生火災(zāi)危險，就立刻進行施救，從而可以將資料損失和人員傷亡減少到最小。良好的辦公環(huán)境不僅可以提高工作人員的積極性，還可以促進工作效率提高，人們在合適的條件下工作，可以激發(fā)工作熱情，這樣就有助于提高行政事業(yè)單位的整體工作效率[4]。

（二）完善管理制度，重視檔案管理工作

行政事業(yè)單位需要重視檔案管理工作，從根本上提高對該項工作的關(guān)注程度，再來完善管理體制。對于承擔(dān)該項工作的人員，單位需要提前就做好有關(guān)檔案管理相關(guān)法律法規(guī)以及基本知識的詳細講解，讓管理人員可以充分認識到自身工作的重要性以及專業(yè)性。其次相關(guān)人員需要根據(jù)自身單位的特點，制定科學(xué)合理的檔案管理制度，不僅是要加強對管理檔案人員的強制管理，還需要對高層人員強加一定的約束力，將管理責(zé)任劃分給個人。還可以對檔案管理人員進行定期測評和考核，以確定其能夠做到科學(xué)合理歸納整理檔案，滿足工作的實際需要。對于一些沒有履行良好工作條例的人員，相關(guān)部門需要做出懲罰，減少工資或者直按照具體情況可以進行開除。

（三）培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才

行政事業(yè)單位需要加強對檔案管理部門人才的引進和培養(yǎng)，因為雖然檔案管理工作看似簡單，但其實需要人員具備技術(shù)專業(yè)性和耐心，才能更好地完成工作。單位需要定期開展專業(yè)知識以及技術(shù)的培訓(xùn)課堂，鼓勵工作人員積極參與，制定科學(xué)的考核方案進行考試，以此來提高工作人員對于工作的重視程度。與此同時，還需要注意不斷提醒工作人員提高自身素質(zhì)，充分意識到自己工作的價值，不懈怠每一個環(huán)節(jié)，真正投身于檔案管理工作當(dāng)中。事業(yè)單位可以向高等院校文書管理相關(guān)專業(yè)的畢業(yè)生拋出“橄欖枝”，以優(yōu)越的工資條件和環(huán)境吸引他們注意到相關(guān)工作，以此來拓展招聘人才的平臺。

（四）提高檔案管理信息化程度

實現(xiàn)科學(xué)化管理檔案就要實現(xiàn)檔案管理全面信息化，這樣才可以滿足現(xiàn)代社會對于行政事業(yè)單位提出的新要求。在加大投入資金后，還需要制備一套科學(xué)合理的檔案管理方案，將檔案信息精準(zhǔn)導(dǎo)入，鼓勵工作人員將信息技術(shù)應(yīng)用到各個管理方面，從而充分發(fā)揮現(xiàn)代技術(shù)的優(yōu)勢。

四、結(jié)束語

綜上所述，在信息化的大背景下，行政事業(yè)單位檔案想要得到科學(xué)化管理，就需要通過多個環(huán)節(jié)的細致完善，才可以發(fā)展到新的高度。事業(yè)單位的高層人員需要采取多種措施，例如通過引進先進設(shè)備和培訓(xùn)人才，提高自身的專業(yè)素養(yǎng)，來做好檔案管理工作。檔案管理制度還需要得到進一步的提升和創(chuàng)新，并且充分結(jié)合現(xiàn)代化信息技術(shù)，從而來為行政事業(yè)單位發(fā)展奠定牢固的基礎(chǔ)。

參考文獻

[1] ?孟雪青.信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（23）：125+127.

[2] ?范榮.信息化背景下如何優(yōu)化事業(yè)單位文書檔案管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（22）：130.

[3] ?于愛平.信息化背景下的行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化[J].科技經(jīng)濟導(dǎo)刊，2019，27（22）：230.

[4] ?劉兆麗.信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新探索[J].科技風(fēng)，2019（13）：221.