基層單位檔案規(guī)范化管理工作探析

馬榮

摘 要：檔案管理工作是單位內(nèi)部管理工作的重要組成部分，隨著檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案管理效率和水平有所提高，但是在檔案規(guī)范化管理中仍存在著一些問題，對單位及檔案事業(yè)的發(fā)展造成了一定的影響，為了進一步提高檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量，發(fā)揮檔案管理工作的作用，需要對檔案規(guī)范化管理工作進行研究。本文就檔案規(guī)范化管理的重要性以及管理中存在的問題進行了研究，并對有效提高規(guī)范化管理的方法進行了探索。

關(guān)鍵詞：基層單位;檔案規(guī)范化管理;探析

隨著社會的發(fā)展和環(huán)境的變化，要做好檔案管理工作，必須按照新時期對檔案工作的要求，查找工作需要、社會需求與工作現(xiàn)狀之間存在的問題，對檔案規(guī)范化管理的環(huán)節(jié)進行分析、研究，找出存在的問題和癥結(jié)，制定相應(yīng)的解決對策，提高檔案規(guī)范化管理水平，確保檔案的功用能夠全面有效地發(fā)揮。

一、基層單位檔案規(guī)范化管理重要性

1.為規(guī)范檔案材料豐富資源資源奠定基礎(chǔ)。檔案的基礎(chǔ)來源是檔案的資源，實行規(guī)范化管理的單位，在制度環(huán)節(jié)已經(jīng)明確了檔案收集的范圍和標準，能夠保障檔案材料收集的齊全、完整、規(guī)范，為檔案資源的豐富提供了保障，為檔案的存憑、留史、資政、育人作用發(fā)揮奠定了基礎(chǔ)。

2.為領(lǐng)導(dǎo)決策和各項工作服務(wù)。檔案記載和反映的內(nèi)容真實、系統(tǒng)、全面，利用相關(guān)檔案材料，可以為單位加強資產(chǎn)資金管理、質(zhì)量管理、成本管理提供有效服務(wù);可以為科研選題、立項、研究、成果出讓、合作開發(fā)提供咨詢服務(wù);可以為市場定位、營銷研究、需求預(yù)測、廣告促銷、售后服務(wù)提供準確信息;可以為政務(wù)公開等民主管理提供有效憑證。

3.促進單位發(fā)展。檔案是社會實踐活動的真實記錄，綜合反映了單位各個階段組織、機構(gòu)、人事、科技等的發(fā)展狀況，是一部單位的發(fā)展史、奮斗史。檔案中有豐富的資源可以享用，有成果可以轉(zhuǎn)化應(yīng)用，有研究方法可以借鑒，發(fā)揮好利用好這些檔案資源，避免重復(fù)勞動，可以節(jié)約資源，提高效率，更好的推動工作，促進單位的健康、持續(xù)發(fā)展。

4.提高檔案工作的質(zhì)量和效益。檔案的規(guī)范化管理有利于檔案的接收與征集，有利于檔案的安全與保管，有利于準確查找和檢索利用，有利于編研開發(fā)，有利于檔案的順利移交，能夠提高檔案工作的質(zhì)量和效益。

二、基層單位檔案規(guī)范化管理基本要求

1.檔案收集要齊全。檔案收集是檔案管理工作的初始階段，直接影響著檔案管理質(zhì)量，一旦檔案材料收集不齊全、不完整、不規(guī)范，將對后期的檔案整理、鑒定、提供利用、編研等工作的順利開展造成影響。因此在檔案收集階段，檔案管理相關(guān)人員要與其它部門加強聯(lián)絡(luò)、協(xié)作，明確收集的范圍和內(nèi)容，提出質(zhì)量要求及標準，確保材料收集全面、系統(tǒng)、真實、完整。

2.檔案整理要規(guī)范。對收集的所有材料利用科學(xué)的分類方法進行編制、整理，使檔案具備條理性、完整性、規(guī)范性。檔案整理的規(guī)范化直接影響著檔案信息的查找和利用，影響著檔案價值的實現(xiàn)，是檔案資源開發(fā)利用的基礎(chǔ)。因此在進行檔案整理時，必須采取規(guī)范化的整理方法進行整理。

3.檔案鑒定要準確。隨著時間的推移，檔案的種類和數(shù)量在不斷增加，為了保障檔案系統(tǒng)的高效有序運轉(zhuǎn)，需要對到期檔案進行重新鑒定，對失去價值的檔案進行銷毀。檔案價值的鑒定，首先要樹立正確的觀念，用全面的觀點、歷史的觀點、發(fā)展的觀點來對待檔案價值鑒定工作;其次要建立健全機構(gòu)，明確工作人員及職責(zé)分工;第三要注重質(zhì)量，嚴格按照上級檔案業(yè)務(wù)主管部門審批的“檔案保管期限表”對標對表;第四要注重程序，嚴格履行鑒定制度、登記制度、審批制度、銷毀制度，切不可敷衍了事，馬馬虎虎，把有保存利用價值的珍貴檔案材料銷毀，為以后的工作造成不可彌補的損失。

4.檔案保管要安全?；鶎訂挝坏臋n案管理水平一定程度上可以通過檔案保管水平來體現(xiàn)，檔案保管水平越高，檔案材料越安全，使用壽命越長。因此，在檔案保管環(huán)節(jié)，檔案室建設(shè)必須標準化，應(yīng)該合理配置檔案業(yè)務(wù)工作室、庫房、閱檔室;應(yīng)該圍繞影響檔案壽命的自然因素、環(huán)境因素、人為因素建立人防、物防、技防的安全防范體系;應(yīng)該加強管理，建立健全保密制度，積極的開展自查和檢查，發(fā)現(xiàn)問題，堵塞漏洞，嚴防檔案的損毀和失密事件的發(fā)生，維護檔案的實體安全與信息安全。

三、影響基層單位檔案規(guī)范化管理的原因

1.認識不足。部分基層單位的領(lǐng)導(dǎo)和管理層對檔案規(guī)范化管理的重要性缺乏正確的認識，存在錯誤的偏見，把檔案管理等同于檔案保管，簡單的認為只要檔案有個地方存放就可以了，忽視了檔案管理的專業(yè)性、技術(shù)性，以至于在實際工作中對檔案管理工作不重視、不理解、不支持，檔案管理的硬件條件得不到解決，影響制約了檔案工作的發(fā)展。

2.重視不夠。由于對檔案工作認識不足，導(dǎo)致對檔案事業(yè)發(fā)展不重視，檔案工作沒有納入單位的重要議事日程。檔案管理崗位常常不被重視：在崗位設(shè)置上，沒有設(shè)置專人專崗;在人員配備上，多為兼職;在素質(zhì)能力上，不是按照檔案專業(yè)人員的標準來衡量，而是把一些能力不強素質(zhì)不高的人員安排在這個崗位上。

3.能力不強。在基層單位中，受管理層不夠重視的影響，普遍存在著檔案專業(yè)管理隊伍建設(shè)力度不足，人員整體綜合素質(zhì)較低，創(chuàng)新意識缺乏等問題。檔案隊伍人員不穩(wěn)定，檔案崗位不被重視，對檔案隊伍人才培養(yǎng)不重視，檔案工作人員知識老化、年齡偏大、工作方法簡單陳舊等，加之檔案工作人員自我要求不嚴，導(dǎo)致檔案管理工作水平以及服務(wù)能力偏低。

四、提升基層單位檔案規(guī)范化管理的方法

為了更好地適應(yīng)新形勢，解決新問題，實現(xiàn)新跨越，針對基層單位檔案管理工作中存在的問題，應(yīng)該重點從以下幾個方面進行突破：

1.強化素質(zhì)提升。在檔案管理中，檔案管理人員的綜合素質(zhì)決定著檔案規(guī)范化管理程度的高低，提高管理人員綜合素質(zhì)是檔案規(guī)范化管理水平提高的重要途徑。應(yīng)結(jié)合檔案規(guī)范化管理中出現(xiàn)的新情況和新問題，對檔案管理人員進行科學(xué)、合理的培訓(xùn)，針對檔案工作的不同崗位、不同階段，組織各層級人員進行相關(guān)理論知識、法律法規(guī)、計算機知識以及服務(wù)意識、責(zé)任意識、職業(yè)道德等方面的培訓(xùn)。通過系統(tǒng)化的培訓(xùn)，提升檔案工作人員的問題解決能力和服務(wù)能力。

2.強化隊伍建設(shè)。人才是事業(yè)發(fā)展的保障，搞好檔案規(guī)范化管理工作應(yīng)該從源頭上抓起，不斷優(yōu)化檔案管理隊伍的知識結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)，通過加強檔案管理隊伍建設(shè)，使檔案管理的標準化、規(guī)范化、科學(xué)化得以實現(xiàn)。強化隊伍建設(shè)，要把好選人用人關(guān)，在崗位人員的選擇配備上，一是引進專業(yè)人才，加強檔案管理專業(yè)人才的招聘、引進，充實檔案專業(yè)化隊伍;二是用好現(xiàn)有人才，優(yōu)先使用懂專業(yè)、會管理、事業(yè)心、責(zé)任心強的干部，把他們放到檔案管理工作崗位上。

3.強化條件改善。工欲善其事，必先利其器。要做好檔案規(guī)范化管理工作，必須增加硬件投入，滿足開展檔案工作的必要條件，添置必須的檔案工作設(shè)備設(shè)施，配備計算機、打印機、復(fù)印機、掃描儀、刻錄機、攝（錄）像機、影碟機、錄像編輯機、硬盤、檔案管理軟件、檔案裝具等必要的辦公用具。

4.強化科學(xué)管理。管理不嚴、作風(fēng)不實是檔案管理工作質(zhì)量不高的主要原因，要改變這種現(xiàn)象，一是把檔案管理工作納入重要議事日程，納入發(fā)展規(guī)劃和工作計劃，納入管理人員崗位責(zé)任制;二是要高度重視單位的建章立制工作，依據(jù)檔案法律法規(guī)，按照簡單實用、便于操作的原則，結(jié)合單位的職能性質(zhì)，全面系統(tǒng)的建立檔案收集、整理、立卷、歸檔、借閱、利用、防火、保密、鑒定、銷毀、管理等各項規(guī)章制度。同時，強化制度的貫徹力、落實力，用制度來約束、規(guī)范檔案管理工作中的行為;三是加強監(jiān)督，合理構(gòu)建監(jiān)督管理體系，加強對檔案歸檔保管、文書處理、檔案安全管理等環(huán)節(jié)的監(jiān)督檢查，使檔案管理規(guī)范化程度進一步提高。

5.強化服務(wù)利用。計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠增強檔案管理自動化程度，提升工作效率，拓寬服務(wù)面，要把計算機、互聯(lián)網(wǎng)與檔案有機結(jié)合，一是要加強對各類標準規(guī)范的落實，確保檔案信息化規(guī)范;二是要加快檔案數(shù)字化進程，建成以館藏檔案為主體的檔案全文數(shù)據(jù)庫;三是要促進資源共享，按照標準、規(guī)范和保密要求，把可公開的檔案信息及時予以開放，使檔案公共服務(wù)的范圍與覆蓋面增加，滿足人民群眾日益增長的檔案利用需求，讓檔案的作用惠及更多的人民群眾;四是發(fā)現(xiàn)、挖掘檔案資源的潛在價值，編輯更多更有價值的信息，把“死檔案”變成“活信息”，為單位決策提供更多更好的參考和指導(dǎo)，為社會和人民群眾提供更多更好的服務(wù)。

五、結(jié)束語

在基層單位檔案規(guī)范化管理工作中，需要從單位自身發(fā)展狀況出發(fā)，對檔案規(guī)范化管理工作中存在問題加強分析，采取多層面的解決對策，使檔案標準化、規(guī)范化管理得以實現(xiàn)，使檔案管理質(zhì)量和效率有效提高，使檔案信息的快速、高效、穩(wěn)定利用得以強化，對單位及檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展起到有效推動作用。

參考文獻：

[1]付艷杰.機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀及對策研究[J].檔案天地，2017

（作者單位：陜西省安康市農(nóng)業(yè)科學(xué)研究院）