關(guān)于新時(shí)期人事檔案開發(fā)利用研究

鄭偉

摘 要：隨著社會(huì)的發(fā)展和國際競(jìng)爭(zhēng)的加劇，人力資源成為新時(shí)期最重要的資源，加強(qiáng)人事檔案的開發(fā)利用，對(duì)于實(shí)現(xiàn)人力資源高效配置，促進(jìn)人才發(fā)展，提升國家競(jìng)爭(zhēng)力具有重要意義。本文闡述了新時(shí)期加強(qiáng)人事檔案開發(fā)利用的重要性，分析了目前人事檔案開發(fā)利用中存在的問題，并對(duì)加強(qiáng)人事檔案開發(fā)利用對(duì)策進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：人事檔案;開發(fā)利用;研究

人事檔案是記錄個(gè)人工作經(jīng)歷、品德作風(fēng)、政治面貌等情況的材料，是個(gè)人身份、工作經(jīng)歷、職稱學(xué)歷等方面的重要證據(jù)，是個(gè)人的綜合記錄，具有重要的參考、依據(jù)和憑證作用。人事檔案管理是中國人事管理制度的特色內(nèi)容，隨著人才競(jìng)爭(zhēng)的加劇，大數(shù)據(jù)和信息化時(shí)代的到來，做好人事檔案管理，尤其是人事檔案信息的開發(fā)利用，有利于加強(qiáng)人才培養(yǎng)開發(fā)，實(shí)現(xiàn)人力資源高效配置和人才高質(zhì)量發(fā)展，促進(jìn)國家競(jìng)爭(zhēng)力提升。

一、新時(shí)期做好人事檔案開發(fā)利用的重要性

1.有利于用人單位科學(xué)選人用人

人事檔案是對(duì)個(gè)人情況進(jìn)行全面的綜合記錄，做好人事檔案的開發(fā)利用，有利于對(duì)個(gè)人的德能勤績(jī)廉等各方面進(jìn)行全面了解，同時(shí)通過個(gè)人過往的學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷及績(jī)效表現(xiàn)等情況，對(duì)個(gè)人進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，在選人用人過程中，有助于用人單位判斷其是否符合崗位需要，是否能高效實(shí)現(xiàn)人崗事相匹配，促進(jìn)用人單位科學(xué)選人用人，將合適的人選任到合適的崗位，實(shí)現(xiàn)管理水平的提升。

2.有利于助推人事檔案工作發(fā)展

做好人事檔案信息開發(fā)利用是人事檔案工作的重要內(nèi)容，人事檔案只有進(jìn)行開發(fā)利用才能真正發(fā)揮其價(jià)值，才能更好地服務(wù)于國家經(jīng)濟(jì)中心工作。人事檔案開發(fā)利用程度越高越充分地發(fā)揮其價(jià)值，越能促進(jìn)人事檔案工作水平提升。

3.有利于實(shí)現(xiàn)人才的開發(fā)利用

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，對(duì)信息數(shù)據(jù)的挖掘和開發(fā)利用尤為重要，加強(qiáng)人事檔案的開發(fā)利用，有利于發(fā)現(xiàn)人才關(guān)鍵信息，有針對(duì)性地進(jìn)行人員配置和培養(yǎng)開發(fā)，促進(jìn)人事工作的開展，實(shí)現(xiàn)人力資源的高效配置。

二、人事檔案開發(fā)利用工作中存在的問題

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，做好人事檔案的開發(fā)利用能夠掌握工作主動(dòng)權(quán)，實(shí)現(xiàn)人力資源高效配置，促進(jìn)國家和社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。但由于開發(fā)利用意識(shí)薄弱、人事檔案材料不完整、開發(fā)利用手段落后、專業(yè)化人才隊(duì)伍建設(shè)不足等諸多原因，人事檔案開發(fā)利用仍然存在諸多困難。

1.人事檔案開發(fā)利用意識(shí)薄弱制約開發(fā)利用

由于檔案工作量大且不容易出成績(jī)，對(duì)檔案工作重視程度不夠現(xiàn)象并不少見。人事檔案的開發(fā)利用由于無法預(yù)計(jì)工作成果，因此，對(duì)人事檔案開發(fā)利用工作重視度不夠，主動(dòng)思考、主動(dòng)作為、主動(dòng)創(chuàng)新不足，存在不求有功但求無過思想，重視人事檔案的安全保管，而忽視開發(fā)利用。此外，個(gè)人及社會(huì)對(duì)人事檔案認(rèn)識(shí)不足，個(gè)人棄檔現(xiàn)象常有存在，對(duì)人事檔案重視程度不夠，意識(shí)薄弱，使得人事檔案開發(fā)利用變得尤為困難。

2.人事檔案基礎(chǔ)材料不完整制約開發(fā)利用

一是人事檔案收集歸檔制度不健全，未形成有效的收集歸檔機(jī)制，人事檔案管理部門與人事檔案材料形成部門聯(lián)系不夠，未有效開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)，造成人事檔案材料未歸檔或歸檔不及時(shí)，人事檔案內(nèi)容不完整，檔案材料缺失。二是人事檔案材料收集的保障與考核機(jī)制不完善，未對(duì)人事檔案收集歸檔情況進(jìn)行考核，造成對(duì)該項(xiàng)工作重視程度不夠，人事檔案收集歸檔工作缺乏保障。三是人事檔案材料鑒定不嚴(yán)格，由于把關(guān)不嚴(yán)，收集到的人事檔案材料不符合歸檔要求，收集到的人事檔案質(zhì)量不高，造成人力物力的浪費(fèi)，制約了后續(xù)人事檔案的開發(fā)利用。

3.開發(fā)利用手段落后制約開發(fā)利用

一是開發(fā)利用理念落后，人事檔案重保管輕利用，未能將大數(shù)據(jù)思維和信息化管理手段運(yùn)用到人事檔案開發(fā)利用中，人事檔案信息共享程度低。二是利用方式單一，目前主要的開發(fā)利用方式仍主要表現(xiàn)為查（借）閱、復(fù)印等傳統(tǒng)方式，對(duì)信息深度開發(fā)的利用較少，未真正發(fā)揮其價(jià)值。三是信息化水平落后，目前多數(shù)人事檔案管理機(jī)構(gòu)仍通過excel等方式進(jìn)行人事檔案著錄，沒有專門的人事檔案管理系統(tǒng)，也未進(jìn)行人事檔案數(shù)字化工作，人事檔案管理中人事信息系統(tǒng)落后，制約了信息資源的共享和有效利用。

4.專業(yè)化開發(fā)利用人才不足制約開發(fā)利用

根據(jù)《干部人事檔案工作條例》每管理1000卷檔案一般應(yīng)當(dāng)配備1名專職工作人員。但實(shí)際工作中，許多人事檔案管理機(jī)構(gòu)并未配置專職工作人員，多為兼職人員，檔案專業(yè)度不足。兼職工作人員由于自身存在多項(xiàng)工作，人事檔案往往只是他們投入極少精力和時(shí)間的工作，且往往是進(jìn)行基礎(chǔ)的管理，在開發(fā)利用上的投入幾乎沒有，工作人員配置的不足及專業(yè)化人才的缺失嚴(yán)重制約了人事檔案開發(fā)利用工作的開展。

三、關(guān)于新時(shí)期加強(qiáng)人事檔案開發(fā)利用的對(duì)策思考

1.轉(zhuǎn)變觀念，增強(qiáng)人事檔案開發(fā)利用意識(shí)

人事檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)認(rèn)識(shí)到做好人事檔案開發(fā)利用有利于促進(jìn)檔案工作水平提升，有利于實(shí)現(xiàn)檔案工作根本目的，更好地服務(wù)于中心工作，有利于促進(jìn)人才培養(yǎng)發(fā)展。要加強(qiáng)檔案開發(fā)利用重要性和開發(fā)利用成果案例宣傳，促使從業(yè)人員轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的重保管輕利用的理念，促使個(gè)人認(rèn)識(shí)到人事檔案的重要性，積極營造全員加強(qiáng)人事檔案開發(fā)利用的良好氛圍。同時(shí)要轉(zhuǎn)變開發(fā)利用理念，能夠推陳出新，將新思路新理念運(yùn)用到人事檔案開發(fā)利用工作中。

2.豐富內(nèi)容，夯實(shí)人事檔案開發(fā)利用基礎(chǔ)

人事檔案資料齊全完整且質(zhì)量較高是開展人事檔案開發(fā)利用的基礎(chǔ)和前提，是發(fā)揮人事檔案價(jià)值的保障。因此，要多措并舉豐富人事檔案基礎(chǔ)材料。一是建立健全人事檔案收集歸檔制度，形成有效的收集歸檔機(jī)制，加強(qiáng)與人事檔案材料形成單位及個(gè)人的定期聯(lián)系，確保檔案材料及時(shí)歸檔。根據(jù)人事檔案歸檔內(nèi)容要求及分類規(guī)定，不斷豐富人事檔案內(nèi)容，尤其是應(yīng)重點(diǎn)加強(qiáng)“三齡二歷一身份”等相關(guān)人事材料的收集歸檔。二是加強(qiáng)對(duì)歸檔材料的審核鑒定，確保收集歸檔材料的質(zhì)量，要做好人事檔案材料的移交手續(xù)，根據(jù)分類要求和檔案材料要求，對(duì)材料的手續(xù)質(zhì)量進(jìn)行鑒定，例如材料是否真實(shí)有效，時(shí)間落款是否存在前后不一致，是否為歸檔要求材料等，加強(qiáng)細(xì)節(jié)審核，確保收集檔案質(zhì)量。三是加強(qiáng)對(duì)人事檔案收集歸檔的考核，制定人事檔案收集歸檔考核目標(biāo)，將考核指標(biāo)分解到材料形成機(jī)構(gòu)，明確考核要求，并將考核結(jié)果與績(jī)效工資及評(píng)先評(píng)優(yōu)等掛鉤，實(shí)現(xiàn)考核結(jié)果有效運(yùn)用，確保人事檔案收集歸檔工作高質(zhì)量開展，為人事檔案開發(fā)利用奠定良好基礎(chǔ)。

3.創(chuàng)新方式，提升人事檔案開發(fā)利用水平

在信息化時(shí)代和大數(shù)據(jù)時(shí)代，人事檔案管理部門要發(fā)揮人事檔案價(jià)值，不斷提升檔案開發(fā)利用水平，需要主動(dòng)思考，創(chuàng)新方式。一是拓展人事檔案開發(fā)利用方式，由傳統(tǒng)的查閱復(fù)制，轉(zhuǎn)變?yōu)楦嗟貙?duì)信息二次加工開發(fā)利用，通過信息數(shù)據(jù)分析，挖掘更多有價(jià)值的信息，為人才選用培養(yǎng)提供參考，實(shí)現(xiàn)人力資源高效配置。二是建立現(xiàn)代化開發(fā)利用平臺(tái)，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化管理，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)數(shù)字信息資源的收集歸檔，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化資源的開發(fā)利用。加強(qiáng)人事檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，利用現(xiàn)代化技術(shù)建立信息共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息資源的有效整合和共享，促進(jìn)人事檔案資源在更廣的平臺(tái)利用。

4.加強(qiáng)培訓(xùn)，提升從業(yè)人員綜合素質(zhì)

新時(shí)期人事檔案開發(fā)利用離不開一支高素質(zhì)人才隊(duì)伍。一是人事檔案管理機(jī)構(gòu)要結(jié)合業(yè)務(wù)發(fā)展對(duì)人才的需要，統(tǒng)籌規(guī)劃，加強(qiáng)人員配置，選聘具有新理念既懂業(yè)務(wù)又懂技術(shù)的人員充實(shí)到檔案從業(yè)隊(duì)伍中，為人事檔案開發(fā)利用提供人才保障。二是加強(qiáng)對(duì)從業(yè)人員的指導(dǎo)和培訓(xùn)，要積極營造良好的學(xué)習(xí)氛圍，通過交流學(xué)習(xí)、參觀學(xué)習(xí)、深造學(xué)習(xí)等方式為工作人員提供更多學(xué)習(xí)教育機(jī)會(huì)，促進(jìn)他們的思想理念和知識(shí)體系得到更新，調(diào)動(dòng)工作積極性，以學(xué)促思、以學(xué)促干，營造干事環(huán)境。

結(jié)束語

綜上所述，新時(shí)期人事檔案開發(fā)利用是一項(xiàng)系統(tǒng)復(fù)雜的工程，機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存，需要加強(qiáng)人事檔案從業(yè)人員隊(duì)伍建設(shè)，需要從業(yè)人員轉(zhuǎn)變思想觀念，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，不斷探索創(chuàng)新方式方法，需要國家政策層面的支持，實(shí)現(xiàn)資源的整合和共享，從而高效地實(shí)現(xiàn)信息化時(shí)代人事檔案開發(fā)利用，充分發(fā)揮人事檔案價(jià)值，更好地服務(wù)于人才建設(shè)和國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

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（作者單位：福建省寧德市福鼎市人力資源和社會(huì)保障局）