高校電子檔案規(guī)范化管理的思考

莫文珍

摘 要：各高校的電子檔案數(shù)量、種類越來越多，在管理中出現(xiàn)了不少問題，主要有觀念陳舊，對(duì)電子檔案的理解和重視不足;電子檔案管理的技術(shù)規(guī)范不足;電子檔案配套設(shè)施落后等問題。造成這一后果，主要主要是對(duì)電子檔案重視不夠，缺乏高水平的檔案管理人員，分工不明確，管理失范。要規(guī)范高校的電子檔案，我們應(yīng)當(dāng)立健全電子檔案管理體系，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理知識(shí)水平，采用數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的軟件，嚴(yán)格按規(guī)范開展歸類整理工作。

關(guān)鍵詞：電子檔案;規(guī)范化;高校

電子檔案是指能夠利用信息技術(shù)識(shí)別、處理，存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或者光盤等介質(zhì)上的檔案，從本質(zhì)上來說，電子檔案其實(shí)是數(shù)字代碼序列。與傳統(tǒng)的檔案相比，電子檔案所占的空間更小，傳輸更快，管理更便捷，功能也更強(qiáng)大，極大提高了檔案的工作效率。隨著高校的不斷擴(kuò)招，高校的規(guī)模越來越大，電子檔案不管是種類還是數(shù)量都不斷地增加，電子檔案不規(guī)范已經(jīng)成為高校檔案管理的一個(gè)突出問題，各高校在電子檔案的管理中存在著不少問題，這些問題不僅影響了高校檔案管理工作，而且還影響了高校的未來發(fā)展，我們必須正視這一現(xiàn)實(shí)問題。

一、高校電子檔案管理的不足

1.觀念陳舊，對(duì)電子檔案的理解和重視不足。高校的檔案管理人員包括學(xué)校的檔案館人員和校屬各教學(xué)單位、部門的檔案員，從年齡上看，這兩部分人員普遍存在年齡偏大、對(duì)現(xiàn)代化設(shè)備設(shè)施使用不熟等問題，這些因素影響了電子檔案正常管理。受知識(shí)視野的影響，這部分人員的檔案觀念比較陳舊，對(duì)電子檔案缺乏深入的理解，對(duì)電子檔案的便捷性和高效性認(rèn)識(shí)不足，檔案管理觀念仍然停留在紙質(zhì)檔案管理階段。與傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案的修改、刪除、替換等操作相對(duì)比較簡單，而且不易留下痕跡，這就很容易影響到檔案的真實(shí)性、權(quán)威性。對(duì)于電子檔案的這一特點(diǎn)，如果缺乏專業(yè)的精神，不注意進(jìn)行細(xì)心的觀察、主動(dòng)作備注，那么電子檔案的管理就會(huì)出現(xiàn)很多漏洞，影響到高校各項(xiàng)工作的開展。高校人多事雜，許多工作如職稱評(píng)定、學(xué)籍管理、紀(jì)律處分、學(xué)位評(píng)定等都建立在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)之上，如果電子檔案的管理不規(guī)范，勢(shì)必會(huì)影響學(xué)校的發(fā)展。當(dāng)前，各高校的電子檔案在管理上隨意性、不規(guī)范的現(xiàn)象仍然很突出，由電子檔案管理不規(guī)范引發(fā)的事件不斷出現(xiàn)，這是值得我們反思的。

2.電子檔案管理的技術(shù)規(guī)范不足。電子檔案的管理有其工作流程，從實(shí)際的情況上看，多數(shù)高校的電子檔案都沒有按照電子檔案的操作規(guī)范來進(jìn)行，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。（1）沒有建立電子檔案管理的雙套制。電子檔案具有數(shù)字虛擬性，對(duì)讀寫設(shè)備、軟件有很強(qiáng)的依賴性，我國當(dāng)前的電子檔案普遍實(shí)施電子檔案管理雙套制，在保管電子文檔的同時(shí)也制作保存一份紙質(zhì)檔案，以防不時(shí)之需。從實(shí)際的情況上看，各個(gè)高校多是將電子檔案和紙質(zhì)檔案截然對(duì)立，認(rèn)為兩者是完全不同性質(zhì)的檔案，致使電子檔案單一存放。（2）電子檔案安全管理缺失。電子檔案的安全管理包括有設(shè)定管理權(quán)限、病毒安全檢查、網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)置、機(jī)房安全管理、定時(shí)備份等，這些工作都是日常性的工作，其中一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都可能會(huì)給整個(gè)電子檔案帶來毀滅性的打擊。在實(shí)際的工作中，多數(shù)高校并沒有嚴(yán)格按照電子檔案安全管理要求來做，隨意性很強(qiáng)，有的高校甚至連基本的電子檔案安全制度都沒有建立。（3）電子檔案存檔格式缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。電子檔案對(duì)讀寫機(jī)器都有依賴，而不同的讀寫機(jī)器對(duì)格式有嚴(yán)格的要求，同一內(nèi)容的電子檔案可能會(huì)有多種文件格式，如果讀寫機(jī)器對(duì)文件格式不兼容，很容易造成電子檔案讀寫失敗。目前各高校在電子檔案的管理中普遍是直接存盤，沒有充分考慮電子檔案的可讀性和兼容性，也沒有對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一化的格式轉(zhuǎn)換，這給電子檔案日后的管理留下了諸多隱患。

3.電子檔案配套設(shè)施落后。電子檔案是數(shù)字化的虛擬檔案，它必須借助計(jì)算機(jī)、應(yīng)用軟件等軟硬件設(shè)備才能讀取，隨著網(wǎng)絡(luò)的普遍，它對(duì)網(wǎng)絡(luò)軟硬件也有依賴。在當(dāng)代，不管是計(jì)算機(jī)、應(yīng)用軟件、操作系統(tǒng)還是網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，都處在快速的升級(jí)換代之中，這些設(shè)備、設(shè)施與電子檔案相輔相成，離開了它們，電子檔案很難發(fā)揮其作用。各高校普遍存在重教學(xué)科研輕檔案管理，重建設(shè)輕維護(hù)等現(xiàn)象，這致使電子檔案相關(guān)配套，如計(jì)算機(jī)、掃描儀、磁盤等都遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于時(shí)代，影響了電子檔案的正常管理。

二、高校電子檔案管理不規(guī)范的成因分析

1.對(duì)電子檔案重視不夠。為了規(guī)范電子檔案的管理，1996年我國出臺(tái)了《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》等文件，這些文件對(duì)電子檔案管理提出了具體的要求，應(yīng)該說是我們開展工作的法規(guī)性依據(jù)。然而，在高校的電子檔案管理工作中，這些法規(guī)卻沒有被執(zhí)行，每次檔案檢查，電子檔案都是弊病百出。造成這一現(xiàn)象，從根本上說是我們對(duì)電子檔案重視不足，沒有做到“有法必依”，只是隨便應(yīng)付了事。

2.缺乏高水平的檔案管理人員。電子檔案的管理除了需要掌握檔案管理的基本知識(shí)和技能，還需要掌握計(jì)算機(jī)軟硬件的操作，這是成為電子檔案管理員基本的條件。具備上述條件的人員在高?？芍^鱗毛鳳角，多數(shù)檔案管理人員年齡老化，知識(shí)結(jié)構(gòu)老化，對(duì)當(dāng)前的計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知之甚少，對(duì)現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備設(shè)施使用不熟悉，有些檔案管理人員連基本的接收和保存操作都有問題，更別談其他操作了。另外，高校高職稱檔案管理人才的流失也是一個(gè)突出的現(xiàn)象，這加劇了電子檔案規(guī)范化管理的危機(jī)。

3.分工不明確，管理失范。電子檔案的管理與普遍檔案一樣，一般包括檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究、檔案提供利用等環(huán)節(jié)。高校的電子檔案，應(yīng)該由校屬各部門收集、整理本部門所形成的檔案，然后再交檔案館進(jìn)行整合并處理后續(xù)相關(guān)環(huán)節(jié)。在實(shí)際的工作中，由于各部門的檔案人員多為兼職，學(xué)校檔案館管不了他們，他們檔案員的崗位形同虛設(shè)，在檔案管理上實(shí)為無人管理。這種情況不僅造成檔案管理的失范，而且經(jīng)常造成檔案的丟失。

三、高校電子檔案管理的對(duì)策

1.立健全電子檔案管理體系。大學(xué)擴(kuò)招之后，各高校師生人數(shù)不斷攀升，電子檔案的種類和數(shù)量也隨之不斷增加，檔案管理工作面臨更復(fù)雜的形勢(shì)。為了能夠保證電子檔案管理有序、規(guī)范地開展，我們應(yīng)當(dāng)建立起三級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，把學(xué)校、檔案館、校屬其他部門統(tǒng)一在一個(gè)管理體系之中，形成完整的工作網(wǎng)絡(luò)，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，明確各自的職責(zé)、操作規(guī)范、紀(jì)律要求。在具體操作上，我們可以明確學(xué)校一名副校長統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，檔案館具體負(fù)責(zé)相關(guān)業(yè)務(wù)，定期對(duì)檔案館和校屬其他部門進(jìn)行檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，電子檔案符合相應(yīng)要求后由檔案館集中保管。另外，為了保證電子檔案管理工作健康發(fā)展，我們還應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，對(duì)工作認(rèn)真、作出突出貢獻(xiàn)的人員進(jìn)行物質(zhì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)，提高他們工作的主動(dòng)性和積極性。

2.加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理知識(shí)水平。高校電子檔案不斷增加，電子檔案的管理必然是檔案管理的重頭戲，我們必須加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)。電子檔案管理既涉及到檔案基本知識(shí)和技能，又涉及計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、刻錄機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)，我們應(yīng)當(dāng)在這兩個(gè)方面加強(qiáng)對(duì)檔案工作者的培訓(xùn)。為了保證培訓(xùn)質(zhì)量，我們應(yīng)當(dāng)做好計(jì)劃，可以邀請(qǐng)業(yè)內(nèi)專家定期不定期進(jìn)行培訓(xùn)，在培訓(xùn)中注重理論與實(shí)踐的結(jié)合，突出實(shí)踐能力的培養(yǎng)，努力做到現(xiàn)場(chǎng)教，現(xiàn)場(chǎng)會(huì)。另外，為了保證電子檔案的管理水平，我們還應(yīng)當(dāng)提高高層次人才的待遇，避免高層次人才的流失。

3.采用數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的軟件，嚴(yán)格按規(guī)范開展歸類整理工作。電子檔案有其嚴(yán)格的管理程序，我們應(yīng)當(dāng)根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》等文件進(jìn)行電子檔案的相關(guān)操作。高校檔案有其特殊性，各高校應(yīng)該根據(jù)自身的實(shí)際，在電子檔案收集、整理、存儲(chǔ)、利用等環(huán)節(jié)有針對(duì)性地完善相關(guān)制度，如針對(duì)各高校普遍存在電子檔案丟失、不全等問題，我們可以明確規(guī)定，電子文件歸檔范圍包括：（1）電子文書;（2）電子圖像;（3）圖形文件;（4）影像文件;（5）多媒體文件;（6）聲音文件;（7）數(shù)據(jù)文件;（8）程序文件。不少高校在進(jìn)行電子檔案管理時(shí)只是參照紙質(zhì)檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行簡單的電子化處理，并沒有考慮保存的電子檔案與所用的軟件包是否一致，我們還可以明確歸檔范圍的基礎(chǔ)上進(jìn)一步明確各類電子檔案的文件格式，以便進(jìn)行統(tǒng)一轉(zhuǎn)換。當(dāng)前各高校在電子檔案的歸類整理中普遍存在沒有按電子檔案管理的要求進(jìn)行“雙套制”歸檔，我們應(yīng)當(dāng)將電子檔案與紙質(zhì)檔案的雙套存檔當(dāng)作一個(gè)突出的問題來抓。

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（作者單位：玉林師范學(xué)院）