事業(yè)單位檔案管理大數(shù)據(jù)應(yīng)用探微

胡建軍

摘 要：隨著事業(yè)單位檔案工作日趨復(fù)雜，檔案數(shù)量不斷增加，傳統(tǒng)管理方式已無(wú)法滿足當(dāng)前需要，檔案工作中引入大數(shù)據(jù)管理思維，就能提高工作速度，降低工作難度，提升整體的工作效率。本文通過(guò)對(duì)當(dāng)前檔案管理面臨的挑戰(zhàn)以及當(dāng)前管理的困境進(jìn)行分析，提出了大數(shù)據(jù)應(yīng)用事業(yè)單位檔案管理的策略。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);事業(yè)單位;檔案管理

當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)普及速度加快，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等科學(xué)技術(shù)得到廣泛運(yùn)用，人們工作生活越來(lái)越便捷。然而，一些工作管理中的新科技滲透還不全面。事業(yè)單位檔案管理，仍然運(yùn)用傳統(tǒng)手段，紙質(zhì)存檔的傳統(tǒng)管理方式比較普遍，雖然word等電子文本處理已被廣泛運(yùn)用，但這種方法查尋功能滯后，使用也不方便。而將大數(shù)據(jù)運(yùn)用在檔案管理上，就能夠利用網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)平臺(tái)快速查找到所需檔案和數(shù)據(jù)。從未來(lái)發(fā)展來(lái)看，檔案功能開(kāi)發(fā)日益深度，數(shù)據(jù)和內(nèi)容也將呈指數(shù)級(jí)增加，這一切需要人們?cè)诠ぷ髦羞\(yùn)用大數(shù)據(jù)思維和技術(shù)，以提升工作效率和管理精準(zhǔn)。

一、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

1.大數(shù)據(jù)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理產(chǎn)生新沖擊。目前而言，我國(guó)大多數(shù)事業(yè)單位都還沿用著傳統(tǒng)的檔案管理模式，其中主要方式為依靠紙質(zhì)存檔或者是利用word等簡(jiǎn)單工具進(jìn)行存檔。這種方式已顯得落伍。其主要問(wèn)題為：一是對(duì)于紙質(zhì)來(lái)說(shuō)容易遺失，而且查找起來(lái)耗時(shí)耗力。二是由于空間不足，有可能無(wú)法對(duì)以前的檔案進(jìn)行保存。三是不能實(shí)現(xiàn)共享。由于沒(méi)有建立在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上，使得事業(yè)單位檔案很容易因電腦的損壞而丟失或損壞所有文件。同時(shí)，當(dāng)前事業(yè)單位很多檔案資料都是需要共享的，但是不同單位之間因受傳統(tǒng)管理方式的限制，導(dǎo)致在共享上十分不便，往往需要多部門(mén)協(xié)調(diào)配合、來(lái)回不停奔波才能實(shí)現(xiàn)。大數(shù)據(jù)管理理念的出現(xiàn)，給傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理工作帶來(lái)了很大沖擊，這種網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)平臺(tái)以及其快速的操作性，滿足了當(dāng)前社會(huì)對(duì)檔案管理工作的需求。繼續(xù)沿用傳統(tǒng)管理方式，已經(jīng)不能適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需要。

2.大數(shù)據(jù)給檔案存儲(chǔ)帶來(lái)新變化。大數(shù)據(jù)的引入，對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位檔案存儲(chǔ)管理帶來(lái)了全新變化，推動(dòng)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理變得越來(lái)越智能化。大數(shù)據(jù)滲入檔案管理能夠?qū)Ξ?dāng)前的多種檔案，諸如文字、圖像與視頻等信息進(jìn)行存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)其數(shù)字化存儲(chǔ)管理。從整體工作上來(lái)看，這種大數(shù)據(jù)引入的方式對(duì)當(dāng)前的整體管理工作進(jìn)行了優(yōu)化，大大節(jié)省了查找過(guò)程、管理過(guò)程的時(shí)間，也提升了工作效率。

3.大數(shù)據(jù)對(duì)檔案管理人員提出新要求。大數(shù)據(jù)是基于網(wǎng)絡(luò)信息科技技術(shù)上的，不僅需要管理人員具有一定的技術(shù)知識(shí)儲(chǔ)備，更需要掌握當(dāng)前復(fù)雜、交叉性的問(wèn)題處理思維。如果工作人員在當(dāng)前的管理工作中不具備相應(yīng)的素質(zhì)要求，就會(huì)影響整體工作的有效推進(jìn)，甚至造成不可挽回的損失。因此，為確保檔案管理工作的有序開(kāi)展，確實(shí)提升工作效率，就需要對(duì)工作人員進(jìn)行相應(yīng)的技能培訓(xùn)，進(jìn)一步強(qiáng)化他們的專(zhuān)業(yè)知識(shí)技能，從而保障大數(shù)據(jù)運(yùn)用的準(zhǔn)確性、規(guī)范性和及時(shí)性，確保工作質(zhì)量得到提升。

二、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理面臨的困境

1.檔案資源開(kāi)發(fā)利用不盡合理。從目前事業(yè)單位的檔案管理情況看，大多數(shù)單位沒(méi)有將大數(shù)據(jù)技術(shù)很好地運(yùn)用在管理檔案之中，阻礙了檔案管理工作信息化的發(fā)展，特別是在檔案資源的開(kāi)發(fā)利用上，還有很多不合理的地方。從當(dāng)前國(guó)家檔案資源分析看，如果整個(gè)管理工作沒(méi)有信息化，就無(wú)法做到檔案管理的全面化，從而導(dǎo)致出現(xiàn)這樣那樣的問(wèn)題，對(duì)今后檔案事業(yè)的發(fā)展也會(huì)造成一定的影響。因此，事業(yè)單位在自身發(fā)展的過(guò)程中，必須高度重視檔案管理工作，特別是要做好與大數(shù)據(jù)技術(shù)的融合，努力做到合理開(kāi)發(fā)檔案資源，高效利用檔案資源。大量研究表明，檔案管理與大數(shù)據(jù)技術(shù)交互融合，能夠促使單位之間實(shí)現(xiàn)信息共享，簡(jiǎn)化辦理程序，方便數(shù)據(jù)查詢，從而實(shí)現(xiàn)工作質(zhì)量與效率的提升。

2.檔案管理缺乏安全措施。檔案信息大多涉及密級(jí)管理，也在很大程度上涉及群眾的個(gè)人隱私。從目前的檔案管理工作來(lái)看，整個(gè)檔案管理工作缺乏安全性，很多工作人員對(duì)群眾檔案的私密性重視程度不夠，工作中時(shí)常出現(xiàn)信息泄露的情況，這不僅會(huì)造成很大的經(jīng)濟(jì)損失，也有可能給群眾帶來(lái)諸多危險(xiǎn)。另一方面，目前有些事業(yè)單位即使意識(shí)到在檔案管理工作中需要采取必要的安全措施，但因未能認(rèn)真仔細(xì)分析整個(gè)管理過(guò)程中的安全漏洞，導(dǎo)致制定的安全措施不系統(tǒng)、不全面、不到位，也不具有針對(duì)性，使得安全措施形同虛設(shè)，未能起到應(yīng)有的作用。特別是在向大數(shù)據(jù)檔案管理的轉(zhuǎn)化過(guò)程中，由于受多種因素的影響，造成許多檔案信息不全或者丟失，給事業(yè)單位的發(fā)展帶來(lái)不可估量的損失。與此同時(shí)，由于大數(shù)據(jù)檔案管理是基于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)的，極易受到來(lái)自全球各類(lèi)互聯(lián)網(wǎng)黑客的威脅，給檔案管理工作帶來(lái)一定的風(fēng)險(xiǎn)。因此，事業(yè)單位在檔案管理過(guò)程中，必須充分認(rèn)識(shí)檔案信息安全的極端重要性，進(jìn)一步強(qiáng)化安全措施，落實(shí)安全責(zé)任，確保檔案信息的安全完整。

三、大數(shù)據(jù)在當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用

1.實(shí)現(xiàn)信息化管理與傳統(tǒng)管理的有機(jī)結(jié)合。大數(shù)據(jù)的引入是當(dāng)前工作改革的重大機(jī)遇。因此，在對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行改革時(shí)，一定要將傳統(tǒng)的管理工作與大數(shù)據(jù)信息化管理工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化和系統(tǒng)化。與此同時(shí)，要強(qiáng)化檔案管理工作人員的思想意識(shí)，不僅要通過(guò)開(kāi)展專(zhuān)業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，讓他們掌握必備的專(zhuān)業(yè)技術(shù)知識(shí)，更要一以貫之地注重檔案管理工作人員整體素質(zhì)的教育和培養(yǎng)，讓他們?cè)谌粘９ぷ魇冀K堅(jiān)持把兩種管理方式有效結(jié)合的理念，以保持工作整體具有可持續(xù)發(fā)展的潛力和效率。

2.解決信息化管理中的安全問(wèn)題。大數(shù)據(jù)時(shí)代安全問(wèn)題很容易發(fā)生。因此，在推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理信息化過(guò)程中，需要注意對(duì)當(dāng)前檔案信息資源進(jìn)行安全管理工作。目前來(lái)看，檔案工作已經(jīng)逐步向電子化系統(tǒng)管理轉(zhuǎn)化，但是在轉(zhuǎn)化過(guò)程還是容易發(fā)生問(wèn)題，比如紙質(zhì)文件的丟失，信息被偷看等等，因此，在推進(jìn)檔案管理信息工作前，首先需要對(duì)傳統(tǒng)管理工作中采用的紙質(zhì)檔案進(jìn)行全面保護(hù);其次，對(duì)其中的重要檔案信息要做好加密處理，從而保障轉(zhuǎn)化過(guò)程中的檔案信息安全;再次，在檔案完成整體的轉(zhuǎn)化工作后，還需要重視留下來(lái)的全部紙質(zhì)檔案，保障其安全性，確保在后期的網(wǎng)絡(luò)查找中能提供有效的依據(jù);最后，為了防止網(wǎng)絡(luò)黑客的出現(xiàn)，工作人員還需要在電腦上安裝相關(guān)系統(tǒng)，以抵御攻擊，嚴(yán)防信息泄露。

3.利用信息化管理優(yōu)勢(shì)挖掘檔案資源。當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理另一個(gè)重要內(nèi)容是挖掘檔案信息中各個(gè)資源的使用情況，以提高整體的管理質(zhì)量。大數(shù)據(jù)信息化管理模式的出現(xiàn)，使得整個(gè)管理工作變得十分高效，特別是單位之間網(wǎng)絡(luò)的信息共享，還能夠更加便捷地服務(wù)群眾需求 。這種方式在一定程度上對(duì)檔案的資源進(jìn)行了有效開(kāi)發(fā)，防止了信息資源的浪費(fèi)，比如關(guān)鍵詞查找這一功能，就能夠迅速地查找到相似的文章類(lèi)型，大大提高了工作效率。因此，在傳統(tǒng)檔案管理向信息化管理轉(zhuǎn)換之后，事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)充分利用信息化管理方式的優(yōu)勢(shì)，挖掘各種檔案信息資源，最大化地發(fā)揮好檔案信息資源的應(yīng)有作用，為事業(yè)單位的發(fā)展提供強(qiáng)有力的支撐和保障。

4.打造專(zhuān)業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，傳統(tǒng)的管理人員已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)前檔案管理工作的需要，為了跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，需要不斷加強(qiáng)對(duì)當(dāng)前檔案管理人才的專(zhuān)業(yè)化培養(yǎng)，充實(shí)調(diào)整檔案管理隊(duì)伍的人才結(jié)構(gòu)，具體可以從以下三個(gè)方面進(jìn)行。首先，需要對(duì)當(dāng)前的管理系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)設(shè)計(jì)，使其更規(guī)范、更合理，更貼合工作實(shí)際，從而更加符合當(dāng)前工作人員從事日常檔案管理的實(shí)際需要。其次，要制定相應(yīng)的培訓(xùn)計(jì)劃，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案工作人員的教育培訓(xùn)，不斷提檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，使他們不僅具備一定的管理知識(shí)和管理能力，更要熟悉大數(shù)據(jù)的有關(guān)知識(shí)結(jié)構(gòu)，并將兩者有機(jī)結(jié)合起來(lái)，靈活地應(yīng)用于工作之中，才能滿足當(dāng)下對(duì)檔案管理人才的素質(zhì)要求。再次，除了有計(jì)劃地對(duì)內(nèi)部管理人才進(jìn)行培訓(xùn)外，還需要不斷補(bǔ)充新鮮血液，引進(jìn)新的技術(shù)人才充實(shí)到現(xiàn)有檔案管理人才隊(duì)伍之中，這樣不僅能快速改善人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，提升工作效能，而且也能大大減少培訓(xùn)費(fèi)用，降低運(yùn)行成本。只有合理使用專(zhuān)業(yè)化的人才，對(duì)大數(shù)據(jù)系統(tǒng)進(jìn)行合理的管理，才能使事業(yè)單位檔案管理工作更加符合事業(yè)發(fā)展的需要。

四、結(jié)語(yǔ)

近十年來(lái)，隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，人們?nèi)粘Ｉ钪兴鶑氖碌母鞣N活動(dòng)都變得十分便捷，特別是當(dāng)前大數(shù)據(jù)的運(yùn)用，給各個(gè)行業(yè)的工作與生活帶來(lái)了極大的便利。大數(shù)據(jù)與當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作的結(jié)合，大大降低了工作難度，提升了工作效率，有利于促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作朝著現(xiàn)代化的發(fā)展方向快速前行，從而提升事業(yè)單位檔案管理水平。

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（作者單位：中國(guó)電子科技集團(tuán)公司第二十八研究所）