淺析檔案管理工作中存在的問題及解決對策

趙小茗

摘 要：檔案是一種文化，是對人類文明信息進(jìn)行記錄的一種比較前衛(wèi)的科學(xué)方法。而且整個社會文明和科學(xué)知識的傳承與發(fā)展，都與檔案管理水平息息相關(guān)。檔案管理是檔案管理機(jī)構(gòu)為了人們能快速的查閱所需資料建立的一個便捷橋梁?？茖W(xué)的檔案管理，能有效的促進(jìn)檔案管理模式的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理;高效;思考

檔案管理是一種信息管理形式，它不單單是對檔案進(jìn)行收藏和保存，同時也要對檔案進(jìn)行收集和分類，確保用戶更快速簡便的進(jìn)行信息檢索和檔案的查閱。檔案管理資料是隨時都在增加的，對于檔案管理的機(jī)要人員來說，檔案資料的數(shù)量是相當(dāng)大的，所以他們的工作量也可想而知。并且檔案的管理是對資料的更改和分類的途徑，里面有很多的細(xì)節(jié)工作都是有重復(fù)性的，所以對他們工作的準(zhǔn)確性和管理檔案的工作效率要求都很高。如果不能確保檔案的確切性，所需人員不能搜索出需要的正確資料，那檔案管理也失去了它的意義。

檔案管理體制的運用，是所有相關(guān)部門的建立和治理界限的劃分。各方面的體系和準(zhǔn)則。自新中國成立以來，社會主義市場經(jīng)濟(jì)代替了以往的計劃經(jīng)濟(jì)，這樣的經(jīng)濟(jì)變遷對我國的整體發(fā)展有著及其深遠(yuǎn)的影響。同時也推動了我國每個行業(yè)的整頓與改革。檔案管理體系在我國的行政管理體系中必不可少。新中國成立以來，檔案管理工作就被我國行政部門提上了日程，受到了當(dāng)合國家的重視，并對檔案管理體制進(jìn)行了多次改革，每次改革都有力的推動了檔案事業(yè)的發(fā)展。

一、當(dāng)前我國檔案管理的現(xiàn)狀

上個世紀(jì)七八十年代我國就已經(jīng)設(shè)立了檔案管理體系，也是國際上最早用信息化管理檔案的國家之一，由于社會的迅速發(fā)展，信息化技術(shù)的發(fā)展也不甘示弱，檔案管理方式的改革和數(shù)據(jù)進(jìn)化的進(jìn)程也越來越快，檔案管理對人民大眾的服務(wù)體系也日益完善，檔案管理體制也比較穩(wěn)定可靠了。我國檔案管理系統(tǒng)的建立以社會主義計劃經(jīng)濟(jì)體制為基礎(chǔ)，并且與同統(tǒng)一的的計劃經(jīng)濟(jì)體制相融合。新中國成立后，國家還處于茫然時期，檔案管理體制也沒有得到集中的管理狀態(tài)。就當(dāng)時我國國情來看，國家正處于一塌糊涂的境地，只有高度集中才能積極調(diào)動現(xiàn)有的一切資源，推動我國社會主義的整體發(fā)展的步伐。在行政管理體制的重要組成部分里就有檔案管理體制的存在，因此我國的廣大民眾對此不容忽視。

二、關(guān)于檔案管理的問題因素

1.檔案管理不被大眾和領(lǐng)導(dǎo)重視。當(dāng)今社會很多人對檔案管的認(rèn)識過于片面，還沒有意識到檔案管理對我們的生活所產(chǎn)生的重要影響。在當(dāng)前人們的心中，檔案機(jī)構(gòu)是一個無關(guān)輕重的單位，無所謂有或沒有。其次就是行政部門的各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理在行政管理中和對公民合法權(quán)益進(jìn)行保護(hù)的可行性并不認(rèn)可，對檔案管理的意識比較薄弱。有的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為只要能把經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展搞好就行，檔案工作就無關(guān)大局。正因為檔案管理工作還沒有完全被大眾認(rèn)可，檔案的管理工作才沒有的向更好的方向發(fā)展。

2.檔案管理的法律法規(guī)不盡完善。檔案管理對整個社會的規(guī)范性比較多，檔案管理還保障了整個社會公民的合法權(quán)益。關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)給予廣大群眾權(quán)利和義務(wù)是法律規(guī)范檔案管理的核心內(nèi)容，法律主體享有權(quán)利也必須承擔(dān)義務(wù)。但是，現(xiàn)有的法律法規(guī)對在檔案管理中參與的私人企業(yè)、檔案中介的團(tuán)體和個人等社會和市場主體的權(quán)利和義務(wù)建立的不盡完善。不能有效激發(fā)社會主體、市場主體和公民參與檔案管理的積極性，不利于激發(fā)各檔案管理主體參與協(xié)同治理的內(nèi)在動力。

3.社會公眾對檔案管理認(rèn)識比較片面。社會檔案意識就是要求人們對于檔案和檔案的管理工作的認(rèn)知和重視程度的高低。更是對一個國家和地區(qū)的社會文明成度的一個衡量標(biāo)尺。目前我國公民對于檔案管理的認(rèn)識在一定程度上還處于萌芽階段，認(rèn)為檔案跟自己的生活掛不上鉤，直接忽略了檔案在我們生活中存在的重要性。作為與我們大眾生活息息相關(guān)的民生檔案，民眾自身要學(xué)會利用檔案管理的程度和效率，來反映社會人民對檔案管理的認(rèn)識程度。目前有許多人認(rèn)識不到檔案管理存在的優(yōu)勢和在我們生活中的作用，對檔案的儲存，利用檔案管理解決生活中存在的問題認(rèn)識還不夠高。所以，只有在民眾把檔案運用到我們的生活中，才能真正感受到檔案管理對于我們生活的重要性。這就需要檔案管理的工作者進(jìn)一步的加大檔案管理的宣傳，并適時地對民眾進(jìn)行指導(dǎo)，從而提高整體社會的檔案管理意識。

4.管理不夠靈活，設(shè)備比較落后?？茖W(xué)技術(shù)在不斷發(fā)展，高新技術(shù)也在不斷的研發(fā)與推廣，許多新生事物不斷的涌現(xiàn)出來，這就意味著檔案管理的形式和內(nèi)容不不在單一，檔案的領(lǐng)域也進(jìn)一步擴(kuò)大。但是，還有很多部門的檔案管理系統(tǒng)比較傳統(tǒng)。有很多檔案管理部門尤其是比較低級別的檔案工作室，相應(yīng)的硬件設(shè)備不夠齊全，也可能沒有相應(yīng)的軟件工具，更沒有專業(yè)的應(yīng)用人才。檔案管理部門因沒有應(yīng)用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的條件而不能更好的進(jìn)行檔案管理工作，這樣就導(dǎo)致了檔案工作的宣傳力度不夠廣，不夠大。由于檔案管理工作在社會上的影響不夠大，大多數(shù)人對檔案管理工作的了解不夠全面。而檔案管理工作對整個社會群體所產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，還沒有被大眾所接納。很多人普遍認(rèn)為檔案管理機(jī)構(gòu)就是保管一些資料，是一個無關(guān)痛癢的單位。所以，要想促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展，檔案管理部門一定要改變傳統(tǒng)的工作方式，并且通過各種變革，加大檔案管理工作的宣傳力度，促使檔案管理工作能得到人民群眾的理解和支持，與此同時還要提高檔案管理者自身的檔案管理意識，使之深入大眾，深入社會的各個層次，使得檔案管理工作能有效開展開來。

三、對檔案管理問題的對策分析

1.加強(qiáng)檔案管理意識，拓展服務(wù)領(lǐng)域。要想改變以往的檔案管理方式，就要把知識經(jīng)濟(jì)當(dāng)做核心內(nèi)容，把檔案管理工作的主要內(nèi)容轉(zhuǎn)換為知識經(jīng)濟(jì)和各種事業(yè)的發(fā)展提供高質(zhì)量的服務(wù)日程上來。做到知識經(jīng)濟(jì)與檔案工作的共同進(jìn)步。在提高行政機(jī)構(gòu)檔案工作整體效益的同時，要把企業(yè)和科學(xué)事業(yè)單位作為重點，從而使檔案管理工作穩(wěn)定發(fā)展。

2.完善法律法規(guī)，使檔案管理制度有效開展。檔案管理多元主體的協(xié)同治理必須在法律的框架內(nèi)進(jìn)行，出現(xiàn)的各種問題也必須通過完善法律制度來解決，這也是依法治檔的必要途徑。值得慶幸的是，在社會的不斷發(fā)展中，我國對檔案的法律法規(guī)的設(shè)定也在不斷的改進(jìn)和完善，檔案行政部門在社會群體中的協(xié)調(diào)、監(jiān)督和指導(dǎo)作用在其中明確的體現(xiàn)了出來。同時還要鼓勵信息化產(chǎn)業(yè)和研究單位積極參與檔案的管理和新系統(tǒng)的研究和實施，以實現(xiàn)共同推進(jìn)我國檔案的信息化和現(xiàn)代化建設(shè)的最終目標(biāo)。

3.加大檔案宣傳力度，提高社會群眾的檔案意識。檔案的管理利用反映了檔案社會意識的高低，“以人為本”是檔案管理利用的重點內(nèi)容，同時也社會檔案意識的重點，檔案管理在社會上能否得到重視與檔案部門和檔案工作者有著直接的關(guān)系，而國民檔案意識的高低卻直接反映了檔案管理在社會中的作用價值。檔案工作者和民眾檔案意識的相互影響也會促進(jìn)檔案管理的發(fā)展。所以要提高社會人民對檔案管理的意識程度，首先要提高檔案管理人員對檔案工作的重視度，檔案管理工作看成重中之重。再有就是基于檔案管理人員是與人民群眾直接接觸的群體，更是直接反映了檔案管理機(jī)構(gòu)在外的形象，而且為檔案管理工作形象的傳播有著重要的作用。檔案管理者的服務(wù)素質(zhì)是否良好，會對公民對檔案管理工作的認(rèn)識有著一定的影響。因此，我們的檔案管理人員要時刻樹立自己在公民心目中的良好形象，積極有效的對檔案管理工作進(jìn)行宣傳。在對待服務(wù)對象是要做到得心應(yīng)手、認(rèn)真細(xì)致、溫和耐心的為人民講解，擺正自己的思想位置，全心全意的為人民服務(wù)。最后，檔案管理人員是檔案管理機(jī)構(gòu)的中心人物，提高人民群眾的檔案管理意識對促進(jìn)檔案管理利用的發(fā)展有著及其深遠(yuǎn)的影響。檔案管理者自身業(yè)務(wù)水平和思想素質(zhì)的提高，保障了對人民群眾的服務(wù)質(zhì)量和工作效率。與此同時，人民群眾也要提高自身的檔案管理意識，密切的關(guān)注與自己有關(guān)檔案管理情況，按照檔案管理制度的要求和過程進(jìn)行查詢和運用。兩者之間的相互溝通與配合就能夠推動檔案管理的發(fā)展和利用，從而使檔案管理能更好的服務(wù)大眾。

4.加強(qiáng)對社會公民檔案信息化的思想教育。檔案管理機(jī)構(gòu)人員的檔案主觀思想和適時地接受最新檔案管理思維的意識必須要進(jìn)一步加強(qiáng)，要通過對檔案法律法規(guī)的守法意識、對檔案信息的保密素質(zhì)、宣傳能力，并隨著社會環(huán)境的變化及時的更新檔案管理機(jī)構(gòu)的軟硬件的基礎(chǔ)設(shè)備，廣泛進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)資源的收集，從而使檔案信息的管理向更好的法展方向發(fā)展。

四、結(jié)論

通過對檔案管理法律法規(guī)的不斷完善和檔案管理部門對檔案管理工作的不斷改進(jìn)和重視，我國的檔案管理事業(yè)和對檔案的保密工作都取得了前所未有的成就，并有力的促進(jìn)了檔案管理工作的全面發(fā)展。我國檔案管理體制的發(fā)展必須以現(xiàn)代化行政改革的要求為出發(fā)點，并能與現(xiàn)代化公共行政運營方式相融合，按照科學(xué)發(fā)展的方向指導(dǎo)檔案管理的創(chuàng)新，建立社會主義經(jīng)濟(jì)體制的檔案管理系統(tǒng)，保護(hù)群眾的合法權(quán)益，更好的服務(wù)大眾。

參考文獻(xiàn)：

[1]肖輝娟.關(guān)于我國檔案管理體制改革的研究[D].華東師范大學(xué)，2010

[2]陳 菲.民營企業(yè)檔案管理模式研究[D].廣西民族大學(xué)，2013

（作者單位：洮南市退役軍人服務(wù)中心）