六西格碼理論在疾控檔案精細(xì)化管理中的應(yīng)用

劉寧

摘 要：疾控檔案管理需要消除檔案管理中的無附加值，提升檔案管理效率，增強(qiáng)服務(wù)對(duì)象滿意等，引入六西格瑪先進(jìn)管理理念于疾控檔案管理中有其現(xiàn)實(shí)必要性，有效提升疾控檔案管理的精細(xì)化水平。本文通過六西格瑪DMAIC分析方法討論了疾控檔案管理現(xiàn)狀，并以疾控檔案案卷質(zhì)量精細(xì)化管理為例，簡(jiǎn)要介紹六西格瑪理論在疾控檔案精細(xì)化管理中的具體應(yīng)用，對(duì)做好新時(shí)期疾控檔案管理進(jìn)行了有益探索。

關(guān)鍵詞：疾控檔案;六西格瑪;檔案質(zhì)量

一、概述

2004年9月，臨沂市疾病預(yù)防控制中心成立。承擔(dān)全市疾病預(yù)防控制、公共衛(wèi)生監(jiān)測(cè)、健康教育及預(yù)防醫(yī)學(xué)科研、教學(xué)培訓(xùn)等工作，是全市疾病預(yù)防控制和衛(wèi)生檢測(cè)檢驗(yàn)工作的指導(dǎo)中心。疾病預(yù)防和控制檔案（以下簡(jiǎn)稱“疾控檔案”）是在疾病預(yù)防、實(shí)驗(yàn)室分析、衛(wèi)生監(jiān)測(cè)、公共衛(wèi)生事件應(yīng)急處置、健康宣傳教育等業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的歷史記錄，是公共衛(wèi)生事業(yè)的重要組成部分。加強(qiáng)疾控檔案質(zhì)量管理，既是不斷提升疾控工作質(zhì)量、強(qiáng)化規(guī)范化建設(shè)的需要，也能夠提高檔案管理水平、不斷促進(jìn)疾控檔案工作再上新臺(tái)階。

六西格瑪管理方法是基于統(tǒng)計(jì)過程的一種持續(xù)質(zhì)量改進(jìn)方法，其核心是強(qiáng)調(diào)從整體角度出發(fā)，站在服務(wù)對(duì)象的立場(chǎng)持續(xù)改善質(zhì)量。疾控檔案管理需要消除檔案管理中的無附加值，提升檔案管理效率，增強(qiáng)服務(wù)對(duì)象滿意等，可見，引入六西格瑪先進(jìn)管理理念于疾控檔案管理中有其現(xiàn)實(shí)必要性。

二、六西格瑪理論下疾控檔案管理現(xiàn)狀分析

六西格瑪管理方法具有明確流程性，通過管理內(nèi)容的系統(tǒng)流程分析，實(shí)現(xiàn)管理過程是無漏洞設(shè)計(jì)，并對(duì)當(dāng)前疾控檔案管理過程進(jìn)行過程界定（Define）、測(cè)量（Measure）、分析（Analyze）、改進(jìn)（Improve）、控制（Control），簡(jiǎn)稱DMAIC分析。

1.界定階段

疾控檔案管理有其自身特點(diǎn)和規(guī)律，從流程來看主要包括檔案收集、檔案整理、檔案保管、檔案檢索、檔案利用、檔案編研、檔案鑒定和檔案登記等（見圖1）。從疾控檔案工作流程來看，8項(xiàng)內(nèi)容構(gòu)成了疾控檔案全生命周期體系。除“檔案鑒定”“檔案統(tǒng)計(jì)登記”外，疾控檔案收集、整理、保管、檢索、利用和編研構(gòu)成流程性檔案管理過程。其中，疾控檔案“收集”是前提和基礎(chǔ)，“整理”是關(guān)鍵和核心，“利用”是目的和意義，也是疾控檔案管理的重要環(huán)節(jié)。

2.測(cè)量階段

利用六西格瑪法改善疾控檔案管理質(zhì)量，先要對(duì)不合理評(píng)估以數(shù)據(jù)形式體現(xiàn)出來，重點(diǎn)是將疾控檔案收集、整理、利用作為一種流程，采用量化法分析流程影響質(zhì)量因素基礎(chǔ)上，收集并確認(rèn)數(shù)據(jù)，分析疾控檔案工作流程合理性、隱含因素。如針對(duì)疾控檔案歸檔存在延遲問題，開展《提高衛(wèi)生防疫按時(shí)歸檔率》的六西格瑪統(tǒng)計(jì)，根據(jù)歸檔現(xiàn)狀，首先定義“衛(wèi)生防疫檔案”存在問題，延遲歸檔率達(dá)65%。其次對(duì)延遲項(xiàng)目進(jìn)行量化，收集分析數(shù)據(jù)。再次，選取魚骨圖法（見圖2）找出延遲歸檔的時(shí)間因素，如衛(wèi)生防疫需要各級(jí)審批、疾控檔案軟硬件設(shè)備、政策性因素等。對(duì)影響疾控檔案因素進(jìn)行改進(jìn)分析，優(yōu)化歸檔流程，提高歸檔效率。最后，制定《疾控檔案歸檔管理規(guī)定》等，固化流程，實(shí)現(xiàn)持續(xù)改善疾控歸檔效率成果。

3.分析階段

根據(jù)疾控檔案管理過程中需要改善的問題，結(jié)合疾控檔案管理特點(diǎn)，采用PDCA循環(huán)理論，以疾控檔案管理需求為分析的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，采用定性指導(dǎo)為先、定量依據(jù)為后，核心是要分析疾控檔案收集、疾控檔案整理及疾控檔案利用質(zhì)量的影響因素，以及影響疾控檔案管理流程及質(zhì)量管理的的主要原因、次要原因。

4.改進(jìn)階段

遵從六西格瑪流程，破除疾控檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理模式和習(xí)慣，堅(jiān)持服務(wù)公共衛(wèi)生事業(yè)，以及疾控檔案科學(xué)、規(guī)范管理為目標(biāo)，完善疾控檔案歸檔、管理、利用流程及制度，提高疾控檔案信息化水平，改進(jìn)疾控檔案管理方式。設(shè)置意見征集欄（箱），跟蹤改進(jìn)利用效果，改進(jìn)疾控檔案工作方案，消除疾控檔案流程管理中的缺陷，持續(xù)改進(jìn)疾控檔案管理流程內(nèi)容。

5.控制階段

疾控中心指定相應(yīng)的疾控檔案改進(jìn)方案， 明確整改內(nèi)容及方式，并將流程改進(jìn)與流程方式融入疾控檔案管理全過程，全程監(jiān)督控制整改落實(shí)情況，定期進(jìn)行改進(jìn)效果的總結(jié)、完善，逐步構(gòu)建相應(yīng)的防差錯(cuò)體制機(jī)制，從而制定支持疾控檔案管理質(zhì)量提升的長(zhǎng)期目標(biāo)。

三、六西格瑪理論下疾控檔案精細(xì)化管理應(yīng)用

新時(shí)代，疾控檔案精細(xì)化管理的目標(biāo)：健全的疾控檔案管理體系;完善的疾控檔案管理制度;疾控檔案質(zhì)量達(dá)標(biāo);符合需求的疾控檔案信息化水平;便捷的疾控檔案檢索，以及安全的疾控檔案管理。下面以疾控檔案案卷質(zhì)量精細(xì)化管理為例，簡(jiǎn)要介紹六西格瑪理論在疾控檔案精細(xì)化管理中的具體應(yīng)用。

1.界定

疾控檔案案卷質(zhì)量精細(xì)化管理是指疾控檔案在規(guī)章制度約定的歸檔時(shí)間內(nèi)，按照制度所規(guī)定的范圍、期限、要求、份數(shù)等要求，以正確的組卷、分類、排列、電子信息錄入等方法所形成的疾控檔案。

2.測(cè)量

從完整、系統(tǒng)、有效、電子版及特殊載體測(cè)量疾控檔案案卷質(zhì)量（見表1），以及影響疾控檔案案卷質(zhì)量主要因素。

3.分析

通過賦予影響疾控檔案案卷質(zhì)量各因素不同權(quán)重，可知：完整、系統(tǒng)、有效、分類及電子文件是影響案卷質(zhì)量最為關(guān)鍵的因素，也是疾控檔案精細(xì)化管理需要重點(diǎn)改進(jìn)和完善的內(nèi)容。

4.改進(jìn)

在分析了影響疾控檔案案卷質(zhì)量精細(xì)化管理存在的問題及相關(guān)因素后，制定持續(xù)改進(jìn)措施：1）時(shí)刻掌握疾控業(yè)務(wù)檔案范圍，分析往年疾控檔案歸檔情況，提出有針對(duì)性地收集、質(zhì)量控制建議。2）完善疾控檔案歸檔移交流程，從疾控檔案歸檔特點(diǎn)及可操作性方面，明確疾控檔案歸檔范圍、材料、附近、移交目錄等各個(gè)步驟質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和要求。3）制定完善的疾控檔案整理業(yè)務(wù)流程，明確疾控檔案組卷、裝訂、編目及后期信息化質(zhì)量要求。4）及時(shí)完善疾控檔案管理制度;5）收集疾控檔案利用服務(wù)效果，發(fā)放征求意見表，完善疾控檔案管理內(nèi)容;6）加強(qiáng)館藏疾控檔案宣傳，解決信息不對(duì)稱。

5.控制

（1）將疾控檔案案卷質(zhì)量納入各部門績(jī)效考核指標(biāo);（2）明確疾控檔案收集責(zé)任人;（3）按照《疾控檔案歸檔范圍和保管期限表》，檢查疾控檔案移交是否完整;（4）按照完整、系統(tǒng)、有效、分類及材料質(zhì)量評(píng)價(jià)疾控檔案歸檔案卷質(zhì)量，不符合要求的，退回完善。

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（作者單位：臨沂市疾病預(yù)防控制中心（臨沂市預(yù)防醫(yī)學(xué)研究院））