推動協(xié)同辦公軟件常態(tài)化應(yīng)用的幾點(diǎn)建議

鐘新龍 王菲 黃文鴻

在抗擊新冠肺炎疫情過程中，遠(yuǎn)程辦公無疑是復(fù)工復(fù)產(chǎn)的重要手段。然而，在大范圍常態(tài)化應(yīng)用過程中，我國協(xié)同辦公軟件還存在產(chǎn)品性能亟需提高、數(shù)據(jù)安全機(jī)制有待完善、信任機(jī)制亟待建立等問題。要進(jìn)一步推動協(xié)同辦公軟件的常態(tài)化應(yīng)用，就必須完善其產(chǎn)品功能、加強(qiáng)數(shù)據(jù)保護(hù)、引入保險機(jī)制、加強(qiáng)平臺監(jiān)管。

協(xié)同辦公軟件發(fā)展趨勢

當(dāng)前，我國數(shù)字經(jīng)濟(jì)與各行業(yè)的融合發(fā)展不斷加快。傳統(tǒng)工業(yè)經(jīng)濟(jì)時代在固定時間、固定場所進(jìn)行大量重復(fù)勞動的模式已無法滿足數(shù)字經(jīng)濟(jì)時代對知識與創(chuàng)造力的要求，能激發(fā)自主創(chuàng)新的遠(yuǎn)程辦公模式逐漸成為數(shù)字經(jīng)濟(jì)發(fā)展的時代選擇。協(xié)同辦公軟件作為實(shí)現(xiàn)工作體系數(shù)字化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵工具，其發(fā)展趨勢主要呈現(xiàn)三個特征。

協(xié)同辦公軟件“開發(fā)端融合、應(yīng)用端耦合”的發(fā)展特征實(shí)現(xiàn)了工作遠(yuǎn)程化、協(xié)同化。在開發(fā)端，企業(yè)積極應(yīng)用大數(shù)據(jù)、人工智能等新興信息技術(shù)搭建開發(fā)環(huán)境，通過技術(shù)融合不斷優(yōu)化算法、強(qiáng)化穩(wěn)定性、豐富功能模塊，提升了產(chǎn)品組件功能。在應(yīng)用端，企業(yè)基于傳統(tǒng)的平臺產(chǎn)品和新一代信息技術(shù)產(chǎn)品，以統(tǒng)一賬號體系和開放集成應(yīng)用手段推動功能深度耦合集成，通過打通工作流，實(shí)現(xiàn)未來數(shù)據(jù)的集成、業(yè)務(wù)系統(tǒng)的連接和企業(yè)管理的滲透。比如，Welink具有自動捕捉功能，通過集成小微AI工作助手等應(yīng)用實(shí)現(xiàn)智慧辦公;百度Hi企業(yè)智能遠(yuǎn)程辦公平臺引入語音、視覺和機(jī)器學(xué)習(xí)等AI技術(shù)支持遠(yuǎn)程辦公，通過智能客服和智能機(jī)器人提供人文服務(wù)。

協(xié)同辦公軟件市場競爭格局不斷演進(jìn)。當(dāng)前，我國協(xié)同辦公軟件產(chǎn)品種類、應(yīng)用類型、適用場景已進(jìn)入細(xì)分商業(yè)格局。騰訊、阿里、華為、字節(jié)跳動等互聯(lián)網(wǎng)和科技巨頭，以平臺與流量優(yōu)勢全面布局遠(yuǎn)程辦公領(lǐng)域的服務(wù);一些A股上市公司，如金山辦公、泛微網(wǎng)絡(luò)、致遠(yuǎn)互聯(lián)、齊心集團(tuán)、蘇州科達(dá)、會暢通訊等，也在集中精力深耕垂直細(xì)分領(lǐng)域，以整體解決方案服務(wù)各類企業(yè)。騰訊、阿里攜手泛微、石墨，互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)與傳統(tǒng)OA融合，市場從單一競爭走向“競爭+合作”模式，企業(yè)微信、釘釘和云之家等互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)，在團(tuán)隊(duì)協(xié)同、人力資源、企業(yè)培訓(xùn)、財(cái)務(wù)報(bào)銷等方面，不斷加強(qiáng)與泛微、致遠(yuǎn)等傳統(tǒng)OA企業(yè)以及石墨、道一等創(chuàng)新企業(yè)的合作。

開發(fā)企業(yè)的跨界融合成為推動協(xié)同辦公軟件發(fā)展的主要動力。目前，傳統(tǒng)OA軟件企業(yè)基于自身的協(xié)同辦公軟件基礎(chǔ)，不斷拓展云、管、端三大技術(shù)能力，推動線上業(yè)務(wù)發(fā)展，向著即時通信、遠(yuǎn)程作業(yè)、多場景協(xié)同的服務(wù)化方向轉(zhuǎn)型。比如，泛微基于自主OA軟件，開發(fā)了新e-cology、e-office、泛微云OA（e-teams），以及e-mobile等新型平臺產(chǎn)品，并支持考勤、會議與協(xié)作等遠(yuǎn)程辦公功能。微軟通過Teams將團(tuán)隊(duì)對話、文件、會議和應(yīng)用集中在共享工作區(qū)，全面實(shí)現(xiàn)了遠(yuǎn)程協(xié)同軟件的轉(zhuǎn)型。互聯(lián)網(wǎng)巨頭企業(yè)不再局限于原有互聯(lián)網(wǎng)市場，意在借助用戶流量優(yōu)勢與豐富的第三方應(yīng)用服務(wù)，從ToC服務(wù)延伸至企業(yè)管理全過程的ToB服務(wù)，以遠(yuǎn)程協(xié)同辦公的形式，通過數(shù)據(jù)流、信息流帶動業(yè)務(wù)流、知識流，在傳統(tǒng)辦公領(lǐng)域延展相關(guān)業(yè)務(wù)。企業(yè)微信、釘釘，就是從即時通信、社交服務(wù)等方面向協(xié)同辦公不斷轉(zhuǎn)化，構(gòu)建起移動端遠(yuǎn)程辦公與管理體系。

協(xié)同辦公軟件常態(tài)化應(yīng)用的

三點(diǎn)不足

今年2月以來，全國上下遠(yuǎn)程辦公如火如荼，協(xié)同辦公軟件更成為各行業(yè)實(shí)現(xiàn)停工不停產(chǎn)的必選項(xiàng)。然而，在大規(guī)模常態(tài)化應(yīng)用之后，也暴露出來的一些不足，亟待改進(jìn)。

產(chǎn)品性能仍需提高。從產(chǎn)品性能測試和大規(guī)模應(yīng)用的反饋情況看，在移動辦公門戶方面，由于用戶操作不熟練，飛書、泛微等產(chǎn)品存在使用者找不到功能選項(xiàng)、對協(xié)同辦公界面不適應(yīng)，以及UI設(shè)計(jì)不實(shí)用等問題;企業(yè)微信也出現(xiàn)了多客戶端協(xié)同程度較差、難以同步的問題。2月3日，企業(yè)集中遠(yuǎn)程復(fù)工第一天，迅速激增的遠(yuǎn)程辦公需求導(dǎo)致包括釘釘、企業(yè)微信、華為WeLink在內(nèi)的在線辦公軟件先后崩潰，出現(xiàn)了無法登錄、應(yīng)用卡頓、無法收發(fā)消息、視頻會議中斷等問題。此外，由于各企業(yè)間的組織文化、管理模式、協(xié)作流程不同，通用的協(xié)同辦公軟件難以滿足不同企業(yè)的差異需求。

數(shù)據(jù)安全機(jī)制有待完善。企業(yè)工作資料安全上云的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)安全防護(hù)，中間環(huán)節(jié)涉及大量文檔、數(shù)據(jù)的共享與交換，數(shù)據(jù)安全防護(hù)力度也需相應(yīng)加大。一是企業(yè)網(wǎng)盤需加強(qiáng)數(shù)據(jù)泄露防范。2017年百度網(wǎng)盤曾爆出因公開分享導(dǎo)致資源被第三方網(wǎng)盤搜索抓取發(fā)生數(shù)據(jù)泄露事件。二是協(xié)同文檔需升級加密技術(shù)手段。文檔協(xié)同產(chǎn)品加密手段原始，企業(yè)辦公加密意識薄弱，勢必帶來資料傳輸?shù)倪z失和泄露風(fēng)險。三是網(wǎng)絡(luò)連接安全保障力度需進(jìn)一步加強(qiáng)。企業(yè)網(wǎng)絡(luò)連接安全防護(hù)程度不高，易導(dǎo)致遠(yuǎn)程控制、文件竊取、病毒入侵等網(wǎng)絡(luò)攻擊風(fēng)險，使企業(yè)數(shù)據(jù)和資產(chǎn)安全遭受嚴(yán)重威脅。

信任機(jī)制亟需建立。調(diào)研發(fā)現(xiàn)，企業(yè)對協(xié)同辦公軟件常態(tài)化應(yīng)用的信任機(jī)制尚未完全建立。一是企業(yè)決策層習(xí)慣于傳統(tǒng)的面對面交流方式，認(rèn)為視頻會議在工作布置與項(xiàng)目開展方面存在傳達(dá)效率和質(zhì)量不高問題。二是制定適合自身的遠(yuǎn)程辦公管理制度和條例尚需時日。三是針對管理者對協(xié)同辦公軟件常態(tài)化應(yīng)用的疑慮，亟需出臺相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)損失保險補(bǔ)償機(jī)制。

推動協(xié)同辦公軟件

常態(tài)化應(yīng)用的四點(diǎn)建議

我國協(xié)同辦公軟件已從起步期的不可用、不好用發(fā)展到如今的基本可用，并能滿足基本的辦公需求，但要推動其常態(tài)化應(yīng)用，成為現(xiàn)代工作體系的重要手段，避免疫情過后束之高閣的尷尬局面，還需各方共同努力。

完善產(chǎn)品性能，提升協(xié)同辦公軟件的穩(wěn)定性。一是鼓勵協(xié)同辦公產(chǎn)品研發(fā)企業(yè)以需求為導(dǎo)向，持續(xù)完善即時溝通、日歷、音視頻會議、在線文檔、云盤、工作臺，以及協(xié)作office、移動辦公平臺等主要功能模塊，不斷豐富在線辦公、診斷、教育等應(yīng)用場景。二是做好產(chǎn)品容量規(guī)劃，提升產(chǎn)品承載和抗壓能力，保障產(chǎn)品使用連接的穩(wěn)定性。三是搭建友好的用戶界面，不斷降低用戶使用門檻。

加強(qiáng)數(shù)據(jù)保護(hù)，為遠(yuǎn)程辦公提供安全保障。一是倡導(dǎo)協(xié)同辦公軟件產(chǎn)品與國產(chǎn)密碼進(jìn)行深度融合和整體應(yīng)用，打造包括登錄、身份認(rèn)證、鏈路傳輸、數(shù)據(jù)存儲等全流程端到端的加密移動工作平臺。二是鼓勵在數(shù)據(jù)傳輸過程中使用VPN與安全桌面的形式，杜絕終端數(shù)據(jù)泄密問題。三是通過數(shù)據(jù)本地化部署、管理端操作系統(tǒng)加固和數(shù)據(jù)通信加密等方式，加大數(shù)據(jù)安全保護(hù)力度。

加強(qiáng)平臺監(jiān)管，推動協(xié)同辦公產(chǎn)業(yè)健康有序發(fā)展。一是在疫情期間，有關(guān)部門應(yīng)針對協(xié)同辦公軟件的廣泛使用，進(jìn)一步加大對協(xié)同辦公平臺存儲數(shù)據(jù)的安全監(jiān)管力度和數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險的防范力度。二是應(yīng)立足“網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)國”建設(shè)的戰(zhàn)略要求，強(qiáng)化“網(wǎng)絡(luò)安全法”和“個人信息安全規(guī)范”在數(shù)據(jù)監(jiān)管與安保方面的權(quán)威性，進(jìn)一步規(guī)范法律和政策的適用場景，細(xì)化相應(yīng)處罰、賠償以及糾紛等判決條例，防范可能出現(xiàn)的數(shù)據(jù)安全監(jiān)管漏洞和大規(guī)模數(shù)據(jù)隱私泄露風(fēng)險。

引入保險機(jī)制，加快協(xié)同辦公軟件的應(yīng)用推廣。部分企業(yè)和組織機(jī)構(gòu)因顧慮隱私泄露和數(shù)據(jù)流出等問題，對協(xié)同辦公軟件常態(tài)化應(yīng)用產(chǎn)生了信任危機(jī)，因此，探索建立協(xié)同辦公軟件推廣試用的保險兜底機(jī)制亟需提上日程。協(xié)同辦公軟件試用保險兜底機(jī)制可參考美國相關(guān)商業(yè)軟件的做法，同時結(jié)合地方已有的政策，比如山東省的《關(guān)于支持首版次高端軟件加快推進(jìn)軟件產(chǎn)業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的指導(dǎo)意見》，鼓勵商業(yè)保險公司采取軟件首版次質(zhì)量安全責(zé)任保險等探索性舉措，將部分優(yōu)秀的協(xié)同辦公軟件納入保險補(bǔ)償范圍，消除用戶顧慮，加快協(xié)同辦公軟件的應(yīng)用普及。