水文監(jiān)測系統(tǒng)建設工程的檔案管理技術(shù)與應用探討

張忠科 于 鵬 孫振玉

(泰安市水文局，山東 泰安 271000)

“十四五”水文監(jiān)測系統(tǒng)建設工程規(guī)劃中，擬對山東省5629座小型水庫進行水文監(jiān)測設施設備規(guī)劃建設，按照規(guī)劃要求這些小型水庫都需要新建、改擴建水文監(jiān)測系統(tǒng)工程。這些擬建小型水庫的特點是建設站點眾多；單一站點建設內(nèi)容少，投資少；站點建設標準高、設備安裝調(diào)試要求嚴；站點與站點高度分散、距離跨度大，建設難度大。由于這些工程建設特點決定了工程建設檔案歸檔項目多，任務繁瑣，尤其是工程檔案的收集整理，既要按照水利工程建設檔案規(guī)范執(zhí)行，又要參照水文監(jiān)測系統(tǒng)建設規(guī)范整理歸檔。從工程規(guī)劃設計開始到建設完工整個階段，檔案資料收集整理難度高，工作量大且資料繁瑣。因此，亟需對原始收集檔案資料方式進行改革，實現(xiàn)水文監(jiān)測系統(tǒng)建設檔案管理的現(xiàn)代化、信息化和數(shù)字化，盡快實現(xiàn)檔案管理的全程電子化，從而減輕工作量，滿足快速查詢工程建設過程中的施工情況要求，為水文監(jiān)測系統(tǒng)建設工程提供快速準確的決策依據(jù)，為將來水文監(jiān)測系統(tǒng)建設工程收集整理歸檔提供借鑒。

1 現(xiàn)狀分析

水文監(jiān)測系統(tǒng)工程建設檔案收集整理流程、內(nèi)容及形式與普通的工民建工程基本相同。由于水文監(jiān)測系統(tǒng)建設工程具有其自身行業(yè)特點，因此其檔案資料的收集整理既要服從于國家建設工程文件歸檔整理規(guī)范要求，又要遵從水利水電工程建設項目檔案管理規(guī)定的要求。水文監(jiān)測系統(tǒng)工程建設主要以河道、水庫監(jiān)測工程為主，按照這些建設工程的設施設備建設內(nèi)容及建設流程中檔案資料歸檔管理，水文監(jiān)測系統(tǒng)建設工程檔案收集整理要求和工民建工程檔案是截然不同的。

水文監(jiān)測系統(tǒng)工程建設過程中檔案收集的管理主要為：建設單位資料由工程建設單位具體項目檔案管理人負責收集整理；中標的施工項目由施工建設單位收集整理；中標的設計項目由水利勘察設計單位收集整理；中標的監(jiān)理項目由監(jiān)理公司負責收集整理；中標的遙測設備項目由設備單位負責收集整理設備的安裝調(diào)試、培訓等資料；施工過程中資料由監(jiān)理公司負責審核，報建設單位審批。整個工程結(jié)束后，所有工程的檔案資料由工程建設單位檔案管理人員負責審核，按照省級指定的監(jiān)理公司負責整體審核、裝訂等工作，達到檔案管理要求后，送交省級工程建設單位統(tǒng)一按照水文監(jiān)測系統(tǒng)的檔案歸檔要求整理成紙質(zhì)版存檔管理。

目前，整個檔案收集管理流程為工程規(guī)劃、設計、工程開工、施工過程及工程驗收，水文監(jiān)測系統(tǒng)工程一般情況下都是按照這個流程開展工作的。多數(shù)情況卻是工程檔案資料始終不能和工程建設同步，工程檔案收集整理落后于工程建設進度；設計單位、監(jiān)理單位、施工單位檔案收集資料過程中不能相互配合、未及時協(xié)調(diào)溝通，也沒有統(tǒng)一標準；建設單位負責人對檔案收集整理資料不重視，甚至部分檔案資料到了工程驗收階段都沒有整理成冊，有些單位臨時招聘檔案管理人員進行整理，致使諸如隱蔽工程和重要施工環(huán)節(jié)過程檔案缺失，甚至到工程驗收后檔案也無法收集完善。

2 存在問題

2.1 對工程檔案管理重視度不夠

水文監(jiān)測系統(tǒng)工程建設單位在工程的規(guī)劃、設計、施工及工程驗收整個流程中，對工程的建設質(zhì)量、建設進度、資金撥付控制、工程安全、工程協(xié)調(diào)等方面比較重視，但對工程建設過程中的檔案收集整理工作重視度不夠。很多建設單位都是工程結(jié)束后才開始統(tǒng)一整理檔案，甚至有些建設單位工程結(jié)束后還未安排檔案管理人員，違背了工程建設過程中建設與檔案同步進行的要求，導致工程完工后資料無法收集齊全，無法完善整個工程建設過程中的資料檔案。尤其是最基本的施工圖像資料和隱蔽工程及重要施工節(jié)點的影像資料缺失后無法補全，對工程的驗收及后期工作極為不利。

2.2 檔案管理人員業(yè)務能力有待加強

水文監(jiān)測系統(tǒng)建設工程單位指派的檔案管理人員大部分不具備專業(yè)檔案管理能力，他們往往既缺少檔案管理的基本能力，又缺乏對水文監(jiān)測系統(tǒng)工程建設檔案的相關(guān)了解。雖然經(jīng)過培訓，但也需要經(jīng)過很長時間才能勝任審核設計單位、監(jiān)理公司、施工單位建設檔案的工作標準。

2.3 對水文檔案管理要求不統(tǒng)一

水文監(jiān)測系統(tǒng)建設單位由建設單位、設計單位、監(jiān)理單位、施工單位、儀器設備供應單位等組成。這些單位對水文監(jiān)測系統(tǒng)檔案管理的要求理解程度不同，有些甚至沒有接觸過水文監(jiān)測系統(tǒng)工程，因此在平時的歸檔整理工作中，對工程建設檔案的整理要求和驗收標準不統(tǒng)一。此外，有些單位檔案管理人員不固定，一旦出現(xiàn)人事變動，就容易使檔案資料出現(xiàn)丟失或混亂等問題，影響了資料的整體性和連貫性。水文檔案沒有統(tǒng)一的行業(yè)標準，導致收集的檔案資料五花八門，缺失比較嚴重。

3 研究目標

充分運用現(xiàn)代化高科技管理手段，研發(fā)形成一套先進實用的數(shù)字化、網(wǎng)絡化構(gòu)建理論和技術(shù)體系。通過模型研究，結(jié)合工程建設過程中檔案管理整個流程，對電子化檔案的管理技術(shù)和查詢服務的各種方案進行模擬與實踐應用，利用現(xiàn)代計算機網(wǎng)絡化等技術(shù)手段，虛擬現(xiàn)實技術(shù)和信息化技術(shù)，實現(xiàn)檔案電子化管理。針對水文監(jiān)測系統(tǒng)建設檔案管理的特點，開發(fā)出數(shù)字化管理平臺及檔案視頻會商平臺，同時建立山東省級、市級水文監(jiān)測系統(tǒng)建設整個過程及其相關(guān)區(qū)域的數(shù)字化研究環(huán)境，實現(xiàn)全程電子化建檔管理、查詢服務一體化的專業(yè)信息化平臺，運用通信技術(shù)實現(xiàn)整個流程及會商溝通技術(shù)支持。

4 檔案管理技術(shù)

水文監(jiān)測系統(tǒng)建設檔案管理技術(shù)是以數(shù)據(jù)、圖像為關(guān)鍵要素的數(shù)字檔案管理技術(shù)。建設現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)平臺離不開大數(shù)據(jù)發(fā)展和應用：以省級核心服務器為主要存儲對象，地市級核心服務器為輔助存儲設備；以專用網(wǎng)絡化為主要傳輸對象，省、市級管理員權(quán)限身份為登錄訪問方式；設計AO數(shù)字化管理平臺及軟件；加快發(fā)展數(shù)字檔案管理技術(shù)平臺及檔案視頻會商技術(shù)平臺建設，推動工程建設整個過程中和竣工驗收后的數(shù)字檔案管理技術(shù)平臺融合發(fā)展。推動互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、智能化同水文監(jiān)測系統(tǒng)建設檔案管理技術(shù)深度融合，做好信息化和檔案管理技術(shù)深度融合技術(shù)平臺，推動紙質(zhì)版檔案管理加速向數(shù)字化、網(wǎng)絡化、信息化發(fā)展，實現(xiàn)水文監(jiān)測系統(tǒng)檔案管理技術(shù)創(chuàng)新發(fā)展，推進水文監(jiān)測系統(tǒng)工程基礎設備建設和檔案整理收集工作同步進行、同步推進。

對已有的紙質(zhì)版水文監(jiān)測系統(tǒng)建設檔案資料及部分音像圖表等資料全部進行歸類掃描成電子版，按照檔案管理目錄存放在工程檔案管理服務器中。將設計單位、監(jiān)理單位、施工單位及各種遙測設施設備單位的檔案電子流程、技術(shù)表格及管理目錄都錄入管理技術(shù)平臺，各單位按照管理權(quán)限訪問服務器，按照本單位的要求收集整理檔案資料。

省、市級建設管理單位的檔案管理技術(shù)原理見圖1。

圖1 檔案管理技術(shù)原理

根據(jù)以上檔案管理技術(shù)平臺設計要求，基本能夠?qū)崿F(xiàn)水文監(jiān)測系統(tǒng)建設工程的檔案管理目標，實現(xiàn)工程建設的全程電子化檔案目標要求，快捷、高效運轉(zhuǎn)檔案資料的收集整理工作。在推廣該管理技術(shù)平臺過程中，為了能順利實現(xiàn)檔案技術(shù)培訓、交流及溝通協(xié)調(diào)等辦公職能，可以利用網(wǎng)絡化視頻會商會議的模式，建立省、市兩級視頻檔案會商平臺。

檔案管理交流、溝通的視頻會商網(wǎng)絡原理圖見圖2。

圖2 視頻會商網(wǎng)絡原理

通過以上檔案管理視頻會議網(wǎng)絡化傳播模式，實現(xiàn)了省級主管單位管理檔案的管理目標要求、會議要求及檔案培訓，實現(xiàn)了市級主抓單位的檔案管理落實及溝通協(xié)調(diào)。通過視頻檔案會商平臺，為水文監(jiān)測系統(tǒng)建設工程檔案管理準確、可靠、高效的辦理流程打下堅實基礎。

5 技術(shù)平臺的使用分析

該水文監(jiān)測系統(tǒng)建設工程的檔案管理技術(shù)平臺建設與檔案視頻會商平臺技術(shù)建設，彌補了省、市兩級技術(shù)平臺由紙質(zhì)化向全程電子化轉(zhuǎn)變的空白，滿足了水文監(jiān)測系統(tǒng)建設檔案管理技術(shù)的需要。從根本上解決了水文監(jiān)測系統(tǒng)建設工程的檔案管理資料收集不全及不同步的問題；工程建設單位管理人員可以及時調(diào)取施工單位、監(jiān)理單位、設計單位及遙測設備單位的資料收集情況，發(fā)現(xiàn)問題后可以及時督促落實整改，時刻監(jiān)督水文監(jiān)測系統(tǒng)工程的建設進度與檔案資料收集的同步性；建設單位時刻監(jiān)督水文監(jiān)測系統(tǒng)工程的建設進度與檔案資料收集的缺失性，及時糾正檔案資料的漏項。該技術(shù)管理平臺的建成，將實現(xiàn)水文監(jiān)測工程建設檔案資料的信息采集、傳輸、存儲的自動化，大大提高水文監(jiān)測系統(tǒng)建設工程檔案資料信息的時效性和利用率，為實現(xiàn)水文監(jiān)測工程的全面優(yōu)質(zhì)服務提供技術(shù)保證。

通過水文監(jiān)測系統(tǒng)建設工程的檔案管理技術(shù)平臺建設與檔案視頻會商技術(shù)平臺的實時數(shù)據(jù)信息，滿足了設計單位、監(jiān)理單位、施工單位及遙測設備等單位的檔案資料信息需求。相關(guān)單位可以根據(jù)工程進度情況及時快捷地按照電子化程序進行檔案收集整理，對于有疑問的問題，可以通過視頻會商系統(tǒng)對檔案中的問題進行咨詢，也可以通過電話等傳統(tǒng)技術(shù)手段進行溝通交流。檔案管理技術(shù)平臺為各建設單位提供可靠、準確的檔案收集、整理依據(jù)，解決了工程建設過程中檔案資料不會整理、有疑問不及時解決的弊端。該水文監(jiān)測系統(tǒng)建設工程的檔案管理技術(shù)平臺建設與檔案視頻會商平臺技術(shù)的建成及運行，為水文檔案管理形成更加準確、可靠的工程檔案管理流程做保障，為水文工程檔案管理節(jié)省了大量的時間和管理經(jīng)費。

6 檔案管理技術(shù)的展望

水文監(jiān)測系統(tǒng)建設工程的檔案管理技術(shù)平臺和檔案視頻會商平臺建設，將為工程建設單位、設計單位、施工單位、設備供應商等單位節(jié)省大量的人力、物力、財力，使傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案資料向全程電子化檔案邁出了重要一步。在具體的運行實踐過程中，這兩個平臺可能會出現(xiàn)各種疑難問題，需要管理人員根據(jù)工作實際情況具體問題具體分析。對建設內(nèi)容繼續(xù)補充完善；對規(guī)范要求類的表格及音像資料及時填充；對平臺技術(shù)方面的維護維修及時進行升級改進，最后逐步完善平臺的各項功能。隨著網(wǎng)絡化、信息化、智能化、科技化的發(fā)展，將會開發(fā)出更加完善的水文監(jiān)測系統(tǒng)檔案管理技術(shù)平臺，從而實現(xiàn)檔案管理技術(shù)平臺和視頻會商平臺的合二為一，使其操作更加簡單化、智能化，為實現(xiàn)水文監(jiān)測系統(tǒng)建設工程檔案管理的電子化做出貢獻。

7 結(jié) 語

水文監(jiān)測系統(tǒng)建設工程的檔案管理技術(shù)平臺與檔案視頻會商平臺的建設，成功解決了水文檔案管理由紙質(zhì)版向現(xiàn)代化的全程電子化過渡的技術(shù)難題，縮短了收集整理時間，提高了工作效率，節(jié)能環(huán)保；成功解決了水文檔案管理的標準化、程序化、統(tǒng)一化、規(guī)范化，提高了檔案管理的高效性，減輕了檔案管理者的勞動強度，為單位節(jié)約了管理經(jīng)費，真正實現(xiàn)了工程建設與檔案資料的同步性，取得了良好的社會效益和經(jīng)濟效益。