試論我廠檔案集約化管理的探索與實踐

楊璐銘

摘要：隨著我國檔案事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展，面對新形勢、新任務(wù)、新要求，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能滿足油田企業(yè)檔案工作的發(fā)展需求。本文論述了油田企業(yè)在探索檔案集約化管理新模式的進程，分析了集約化管理對檔案三大體系建設(shè)的促進及存在的問題，并提出了部分對策。

關(guān)鍵詞：集約化管理;三大體系建設(shè);探索與創(chuàng)新

隨著時代的發(fā)展，新時期檔案工作的管理手段由傳統(tǒng)手工管理向計算機管理轉(zhuǎn)變，由檔案資料的收藏者向資源建設(shè)者轉(zhuǎn)變，由檔案資料保管員向檔案保護者轉(zhuǎn)變，由檔案提供利用者向檔案信息整合轉(zhuǎn)變，這些變化使我們的服務(wù)手段、方式和方向都發(fā)生很大的變化，現(xiàn)有管理方式的弊端越來越明顯。

1、檔案集約化管理

1.1什么是檔案集約化管理

檔案集約化管理就是把各部門、各單位檔案集中到各級綜合檔案館進行統(tǒng)一整理、保管和利用，減少運行成本，實現(xiàn)檔案資源優(yōu)化配置和檔案信息共享共用，方便社會和民眾查閱利用。

1.2我廠實施檔案集約化管理的背景與探索

以往我廠實行公司、廠、作業(yè)區(qū)（大隊）三級管理的傳統(tǒng)模式。我廠各基層單位檔案室的功能是不完善的，從基礎(chǔ)業(yè)務(wù)保密安全管理的角度、歷年檔案利用角度、從檔案工作的發(fā)展核心和方向角度，檔案管理水平的低下，且已成為當前檔案工作發(fā)展的瓶頸，不能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的需要。

2、實施集約化管理對檔案三大體系建設(shè)的促進

我廠于2014年開展檔案集約化工作，截至2019年，實行檔案集約化管理已有5年多。實施檔案集約化管理以后，我廠的檔案工作管理水平有了顯著的提高，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

2.1實施集約化管理，有利于檔案資源體系建設(shè)

實施檔案集約化管理的核心目的就是提高工作效率，其最主要的表現(xiàn)形式就是減員增效。實施集約化管理以后，雖然檔案工作人員數(shù)量巨幅減少，但是檔案工作的質(zhì)量有了顯著的提高，檔案人員的綜合素質(zhì)得到了大幅提升。

2.1.1人員數(shù)量減少

實施集約化前，全廠有30名專兼職檔案人員，其中，中心檔案室8人全部為專職檔案員，基層單位11人為兼職檔案員。集約化后，與原來相比，檔案管理人員減少20人，只有原來的三分之一，卻完成了原來近2倍的工作量，真正實現(xiàn)了減員增效。

2.1.2業(yè)務(wù)素質(zhì)提升

實施集約化前，全廠18個基層單位檔案人員素質(zhì)參差不齊，管理質(zhì)量差異較大，且更換頻繁。雖然中心檔案室經(jīng)常開展業(yè)務(wù)培訓，但收效甚微。集約化后，我們在全廠公開選聘3名優(yōu)秀人員充實到中心檔案室，其中1人為研究生，2人為大學本科。目前，中心檔案室專職檔案管理人員平均年齡40歲，全部為大專以上學歷，其中2人為研究生、7人為本科。中心檔案室的整體業(yè)務(wù)水平有了很大的提高。

2.2實施集約化管理，有利于檔案利用體系建設(shè)

實施檔案集約化管理的表現(xiàn)形式為變分散管理為統(tǒng)一管理，就我廠而言就是變“1+18”模式為“1個檔案綜合體”。集約化使整個館藏結(jié)構(gòu)更加清晰、更為可控，工作標準更為統(tǒng)一，為檔案更好服務(wù)企業(yè)發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。

2.2.1剔除冗余檔案

實施集約化前，基層單位檔案的重復量、缺失量、數(shù)字化量等數(shù)據(jù)不是十分清晰，館藏資源是不可控的。所以，在檔案集約化工作推進過程中，我們核查出廠屬兩級檔案部門各類重復檔案14620卷、88143件;保管期滿需要銷毀檔案5798卷、27597件;需要集中數(shù)字化的檔案12127卷、131421件。對于重復和保管期滿檔案，我們按照檔案相關(guān)制度要求，履行嚴格的審批流程，做好期滿和重復檔案的鑒定、解密工作，填寫檔案銷毀清冊，保證了館藏檔案結(jié)構(gòu)更加科學合理、價值更加突出、服務(wù)更加高效。

集約化后，重復的檔案就不需要再存檔，大大簡化了基層單位的歸檔范圍，不僅減少存檔工作量，還提高了工作效率。

2.2.2盤活檔案資源

實施集約化前，由于檔案保管較為分散，有些工作開展起來需要很長的時間，例如各類檔案的科學鑒定、銷毀、解降密、數(shù)字化、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、查借閱、編研查考等工作，既費時費力，又可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)不準確的情況。集約化后，由于全廠檔案都集中到中心檔案室統(tǒng)一管理，各項工作都能統(tǒng)一、及時、高效地開展。企業(yè)檔案信息資源也得到了有效整合和利用，企業(yè)檔案管理工作真正按其規(guī)律納入科學管理軌道，管理水平不斷提高。

2.3實施集約化管理，有利于檔案安全體系建設(shè)

實施檔案集約化管理的突出成效就是降低資金投入的同時，還能確保各項工作穩(wěn)步有序的開展。集約化后，我們看到雖然硬件資金投入大幅減低，但是我們的庫房管理水平反而明顯提高，各項指標均優(yōu)于檔案評價標準。

2.3.1庫房面積減少

實施集約化前，中心檔案室有檔案庫房19個，館室總面積1200.8平方米。其中，庫房面積804.6平方米，密集架7007.4沿米，已使用3074沿米，余量3933.4沿米。各基層單位有檔案庫房22個，館室總面積1405平方米。其中，庫房面積814.5平方米。集約化后，中心檔案室增加1個前磁檔案庫房，共有檔案庫房20個。其中，庫房面積828.6平方米，密集架7252.2沿米。與原來相比，庫房數(shù)量大大減少，有利于檔案的集中規(guī)范化管理。

2.3.2成本投入減低

在檔案集約化過程中，我們將基層單位配備性能完好的加濕機20臺、除濕機18臺、消毒機18臺設(shè)備，全部集中到廠中心檔案室重新分配使用，減少了資金投入。集約化后，也不再需要對18個基層檔案室重復投入、重復建設(shè)。設(shè)備、設(shè)施的更新和維護費用由原來的平均每年39萬元，下降到現(xiàn)在的平均每年22萬元，大大減少了庫房的管理資金投入，實現(xiàn)了降本增效。

2.3.3檔案保管規(guī)范

實施集約化前，各基層單位檔案室功能相對不完善，從基礎(chǔ)業(yè)務(wù)保密安全管理的角度來說，不符合保密管理規(guī)定，缺少相應(yīng)的制約機制。另外，全廠22個基層檔案庫房的管理條件各不相同，客觀因素致使一些庫房沒有達到“八防”標準。集約化后，所有檔案全部移交到中心檔案室保管，不僅保管設(shè)施、辦公環(huán)境得到改善，庫房管理水平低問題得到消除，還有效規(guī)避了檔案安全風險，為檔案的長期保存提供了有力條件。

3、結(jié)論

在檔案管理的新形勢下，檔案工作人員應(yīng)該與時俱進，不斷開拓創(chuàng)新，探索新的管理模式。加強檔案資源體系、利用體系和安全體系建設(shè)，提升檔案服務(wù)企業(yè)的能力，提高檔案整體管理水平，為油田發(fā)展提供有力保障。

參考文獻

[1]《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》[Z]，國務(wù)院辦公廳印發(fā)，2014-5.

[2]韓家翼.《關(guān)于推行檔案集約化管理的思考》，中國檔案報，2018年11月.