檔案管理在計(jì)劃生育服務(wù)站的有效應(yīng)用研究

宋敬業(yè)

摘要：計(jì)劃生育關(guān)系每一個(gè)中國(guó)人的生活。在計(jì)劃生育管理中，檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。但長(zhǎng)期以來(lái)缺乏足夠重視，檔案管理存在不足，比如重視度不夠，缺乏管理意識(shí)和技能，沒(méi)有形成一套科學(xué)高效的檔案管理模式，而且缺乏專業(yè)人員，嚴(yán)重制約計(jì)劃生育工作的全面開(kāi)展?？傊?，為促進(jìn)計(jì)劃生育檔案管理水平提高，促進(jìn)計(jì)劃生育檔案得到有效開(kāi)發(fā)和利用，明確相關(guān)人員職責(zé)，嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)制度措施，為群眾提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

關(guān)鍵詞：計(jì)劃 ;生育;檔案管理;信息技術(shù);應(yīng)用

當(dāng)前我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，如何應(yīng)用新型技術(shù)手段進(jìn)行檔案管理，是擺在每一個(gè)檔案管理人員面前的主要問(wèn)題。隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，信息在社會(huì)生活中的重要越來(lái)越明顯，信息資源是經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要條件，在單位各項(xiàng)工作開(kāi)展中，信息化建設(shè)工作是重中之重。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理模式已與當(dāng)前快速發(fā)展的時(shí)代嚴(yán)重脫節(jié)，要求在檔案管理工作中應(yīng)用電子檔案，這種狀況對(duì)檔案管理人員提出了新的要求。要求檔案管理部門要及時(shí)轉(zhuǎn)變工作思路，將工作重點(diǎn)放在迅速將文件、圖片、錄音和錄像轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)用信息方面，并對(duì)信息需求者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

一、計(jì)劃生育檔案管理的重要性

1、計(jì)劃生育檔案為辦理相關(guān)保險(xiǎn)理賠提供依據(jù)。近年，我們法律建設(shè)越來(lái)越完善，人們也逐步提高了自己的維權(quán)意識(shí)，認(rèn)真管理計(jì)劃生育檔案，有利于進(jìn)一步貫徹實(shí)施計(jì)劃生育政策，在開(kāi)展計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)當(dāng)中，如服務(wù)對(duì)象遭受了人身侵害，那么計(jì)劃生育檔案則可以作為有效的證據(jù)。最近幾年，人們的生活水平也越來(lái)越高，社會(huì)保障制度日趨完善，人們參加了各種各樣的保險(xiǎn)，在保險(xiǎn)項(xiàng)目的理賠過(guò)程中，計(jì)劃生育檔案發(fā)揮了重要的作用，可以在生殖健康保險(xiǎn)取證促裁和醫(yī)療事故中提供各種證據(jù)。

2、計(jì)劃生育檔案能夠?yàn)闆Q策提供參考依據(jù)。在計(jì)劃生育檔案中，記錄了大量有關(guān)人口計(jì)劃生育的統(tǒng)計(jì)數(shù)字，利用分析和研究計(jì)劃生育檔案中的各種數(shù)據(jù)，可以為管理作出正確決策提供資料。再有，計(jì)劃生育檔案中的各種數(shù)據(jù)也可以促進(jìn)計(jì)劃生育工作的發(fā)展，確定工作重點(diǎn)，有利于推進(jìn)計(jì)劃生育政策的實(shí)施，有利于控制我國(guó)人口數(shù)量，使計(jì)劃生育工作穩(wěn)定開(kāi)展，有利于建設(shè)社會(huì)主義和諧社會(huì)。

二、當(dāng)前計(jì)劃生育檔案管理存在問(wèn)題

1、責(zé)任意識(shí)淡薄?，F(xiàn)有計(jì)劃生育檔案管理制度不健全，忽視制定完善的管理制度和相關(guān)措施，難以及時(shí)規(guī)范檔案管理的各項(xiàng)工作，影響檔案管理的制度化和規(guī)范化進(jìn)程。再加上責(zé)任制沒(méi)有嚴(yán)格落實(shí)，一些管理人員的責(zé)任意識(shí)淡薄，不注重激發(fā)他們?nèi)谌霗n案管理工作的興趣和熱情。獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制、管理培訓(xùn)制度不健全，難以有效提升檔案管理水平，對(duì)計(jì)劃生育檔案管理水平提升產(chǎn)生了不利影響。

2、計(jì)劃生育檔案管理方法落后，管理制度有待完善。在計(jì)劃生育檔案管理過(guò)程中不具備完善的管理制度，也缺乏大量的檔案保管設(shè)備，在很多情況下只能一房多用，存在著嚴(yán)重的檔案資料丟失和損壞現(xiàn)象。因?yàn)橛?jì)劃生育檔案資料數(shù)量眾多，而在管理計(jì)劃生育檔案過(guò)程中沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，有的雖然收集了大量的計(jì)劃生育資料但缺乏必要的檔案立卷規(guī)范，如不能正確組卷，使用不規(guī)范的檔案號(hào)，一卷多冊(cè)等。在收集、整理、編目等工作中還是較多應(yīng)用手工勞動(dòng)，管理人員不具備專業(yè)管理能力，不認(rèn)真對(duì)待管理工作，應(yīng)用過(guò)舊的檔案管理手段，不能隨著時(shí)代的發(fā)展而進(jìn)行創(chuàng)新，在計(jì)劃生育檔案管理過(guò)程中不能應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段，因此計(jì)劃生育檔案管理水平在較長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)沒(méi)有得到提高。

三、加強(qiáng)信息技術(shù)服務(wù)計(jì)劃生育檔案管理方法

1、配備計(jì)劃生育檔案管理科技設(shè)備。信息技術(shù)在計(jì)劃生育檔案管理中的應(yīng)用， 需要依靠高性能的管理設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)，將紙質(zhì) 檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息， 讓紙質(zhì)檔案文件轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案資源。首先 ，要配齊數(shù)據(jù)采集設(shè)備?？衫糜?jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備，將要存檔的紙質(zhì)檔案文件及資料進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)錄人，形成電子檔案 ，以便保存和快速查閱。其次，要配備高容量的存儲(chǔ)載體。隨著人口數(shù)量的變化，計(jì)劃生育檔案數(shù)量的快速增長(zhǎng)，大量的計(jì)劃生育檔案資料面臨著保存保管 困難等問(wèn)題。 利用高容量的存儲(chǔ)設(shè)備、移動(dòng)硬盤和光盤等就可 以有效緩解存儲(chǔ)壓力 ，減輕檔案管 理人員的工作量。

2、規(guī)范計(jì)劃生育檔案管理信息化工作流程。計(jì)劃生育檔案管理單位要結(jié)合工作實(shí)際， 細(xì)化相關(guān)的技術(shù)環(huán)節(jié)，通過(guò)研發(fā)計(jì)劃生育檔案管理軟件實(shí)現(xiàn)電子檔案信息的自動(dòng)分類、編目、排序， 再利用辦公網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)隨時(shí)檢索到需要的計(jì)劃生育電子檔案文件及資料，以提高工作效率。同時(shí)，要建立健全計(jì)劃生育檔案管理信息化工作新標(biāo)準(zhǔn)，明確責(zé)任，嚴(yán)格管理步驟。要設(shè)置專職人員統(tǒng)一保管計(jì)劃生育電子檔案，明確電子檔案管理過(guò)程中操作性、業(yè)務(wù)性、技術(shù)性等標(biāo)準(zhǔn) ，以便確保計(jì)劃生育檔案信息的真實(shí)性、安全性。

3、提高計(jì)劃生育檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)。首先 ，要提高檔案管理人員的重視程度，才能有效的開(kāi)展工作， 使其充分認(rèn)識(shí)到計(jì)劃生育檔案管理工作的重要性， 其工作完成的質(zhì)量直接關(guān)乎到廣大計(jì)生家庭的切身利益。其次，除了使用高性能的科技設(shè)備、 制定先進(jìn)的工作方法之外，要想真正發(fā)揮信息技術(shù)在計(jì)劃生育檔案管理中的應(yīng)用效果， 提高檔案管理人員的信息技術(shù)水平就迫在眉睫。檔案的登記、歸檔、查詢等都要利用計(jì)算機(jī)、管理軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)，如果檔案管理人員的科技水平達(dá)不到要求，將影響到檔案管 理工作的有效開(kāi)展。 因此，要積極組織檔案管理人員學(xué)習(xí)、掌握、熟練操作相關(guān)科技設(shè)備， 熟悉電子檔案的管理流程， 確保電子檔案管理工作能夠有效進(jìn)行。最后， 還要培養(yǎng)檔案管理人員具有創(chuàng)新精神， 要善于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題，以便有效應(yīng)對(duì)各類新情況?？傊?信息技術(shù)在計(jì)劃生育檔案管理中的應(yīng)用， 是適應(yīng)新時(shí)期計(jì)劃生育檔案管理現(xiàn)代化的必然要求。 因此，作為計(jì)劃生育檔案管理人員要轉(zhuǎn)變思維方式和觀念，正確面對(duì)現(xiàn)階段計(jì)劃生育檔案管理中存在的問(wèn)題 ，充分應(yīng)用科技設(shè)備和管理軟件， 進(jìn)一步規(guī)范管理機(jī)制， 積極應(yīng)對(duì)各類新的挑戰(zhàn)，推動(dòng)我國(guó)人口和計(jì)劃生育工作健康發(fā)展。

檔案管理是計(jì)劃生育管理工作中的重要一環(huán)。計(jì)劃生育作為我國(guó)的一項(xiàng)長(zhǎng)期以來(lái)堅(jiān)持的基本國(guó)策，是由我國(guó)的基本國(guó)情決定的，也是加快中國(guó)優(yōu)化發(fā)展、高效發(fā)展的關(guān)鍵性舉措之一。計(jì)劃生育檔案具有重要的保存和查閱價(jià)值，能為相關(guān)工作開(kāi)展和決策提供參考和依據(jù)。計(jì)劃生育檔案實(shí)際上是計(jì)劃生育管理工作的集中反映，是制定人口和計(jì)劃生育政策的重要資料記錄，是搞好人口和計(jì)劃生育工作不可缺少的基礎(chǔ)信息。但在實(shí)行計(jì)劃生育政策過(guò)程中，計(jì)劃生育檔案工作卻沒(méi)有得到人們的重視，為了進(jìn)一步做好計(jì)劃生育檔案管理工作，應(yīng)該明確計(jì)劃生育過(guò)程中存在的缺點(diǎn)，及時(shí)處理計(jì)劃生育檔案中存在的主要問(wèn)題，只有這樣才能使計(jì)劃生育工作深入人心。

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