財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在大型物業(yè)服務(wù)企業(yè)的實(shí)施探討

馬劍英

摘 要：財(cái)務(wù)共享服務(wù)近幾年在很多跨國本土企業(yè)、地產(chǎn)企業(yè)都得到了很多應(yīng)用與實(shí)施。本文將對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在大型物業(yè)服務(wù)企業(yè)實(shí)施的優(yōu)劣勢(shì)、實(shí)施的難點(diǎn)及對(duì)策進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：物業(yè)服務(wù)企業(yè)? 財(cái)務(wù)共享? 可行性

傳統(tǒng)的大型物業(yè)服務(wù)企業(yè)可分三級(jí)管控：總部-區(qū)域-項(xiàng)目。管理半徑長，且項(xiàng)目分散，企業(yè)財(cái)務(wù)人員散點(diǎn)化，信息化程度低，數(shù)據(jù)歸集效率低，質(zhì)量參差不齊。面對(duì)這一現(xiàn)狀，很多大型物業(yè)服務(wù)企業(yè)都開始建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，以提高企業(yè)整體運(yùn)營效率，保障數(shù)據(jù)的及時(shí)準(zhǔn)確。下面將從實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)的優(yōu)劣勢(shì)、實(shí)操的難點(diǎn)及對(duì)策進(jìn)行探討。

一、實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)的優(yōu)劣勢(shì)

財(cái)務(wù)共享服務(wù)是依托信息技術(shù)為基礎(chǔ)，以優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)、規(guī)范流程、提升流程效率、降低運(yùn)營成本或創(chuàng)造價(jià)值為目的，以市場(chǎng)視角為內(nèi)外部客戶提供專業(yè)化生產(chǎn)服務(wù)的分布式管理模式。下面我們分析一下傳統(tǒng)大型物業(yè)服務(wù)企業(yè)實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)的優(yōu)劣。

（一）S（優(yōu)勢(shì)）：優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)、規(guī)范流程、提升流程效率，降低運(yùn)營成本或創(chuàng)造價(jià)值

財(cái)務(wù)共享服務(wù)的確能解決大型物業(yè)服務(wù)企業(yè)普遍存在的問題：

（1）財(cái)務(wù)人員分散，業(yè)務(wù)質(zhì)量參差不齊，數(shù)據(jù)歸集效率低。

（2）財(cái)務(wù)人員冗余，成本效率不匹配。下面舉一個(gè)例子：某企業(yè)共有3000個(gè)項(xiàng)目，每個(gè)項(xiàng)目平均配置2名財(cái)務(wù)人員（會(huì)計(jì)/出納），每名平均年薪5萬。根據(jù)Deloitte調(diào)查表明，財(cái)務(wù)共享服務(wù)項(xiàng)目的投資回報(bào)率（ROI）平均為27%，員工人數(shù)可以減少26%。照此計(jì)算，在不考慮利息成本以及投資回報(bào)期的情況下，企業(yè)實(shí)施財(cái)務(wù)共享后一年可節(jié)約5*2*3000*26%=7800萬元。

（3）信息化程度低，數(shù)據(jù)雜亂。傳統(tǒng)的大型物業(yè)服務(wù)企業(yè)的信息化程度低，日常分析主要依據(jù)手工統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)口徑雜亂，難為公司挖掘有價(jià)值的數(shù)據(jù)。

（二）W（劣勢(shì)）：系統(tǒng)建設(shè)成本較高

財(cái)務(wù)共享服務(wù)，不僅僅關(guān)聯(lián)財(cái)務(wù)記賬軟件，還需打通業(yè)務(wù)系統(tǒng)，合同系統(tǒng)，采購系統(tǒng)等等，即是在企業(yè)完善的ERP系統(tǒng)上進(jìn)行。一般情況，我們使用用友NC系統(tǒng)，但隨著用戶數(shù)量的增多，賬套體量的增大，對(duì)系統(tǒng)的穩(wěn)定性等要求很高。因此在實(shí)踐過程中，要更換系統(tǒng)，進(jìn)而選擇SAP等國際軟件，成本隨之提升。

二、實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的難點(diǎn)及對(duì)策

在實(shí)踐過程中，在建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的初期，不會(huì)立馬體現(xiàn)增效降本的效果，相反，在建設(shè)初期，由于要籌備項(xiàng)目等原因，人員會(huì)出現(xiàn)不減反增的現(xiàn)象。因此需要企業(yè)管理層做好長期規(guī)劃的準(zhǔn)備，切不能急功近利。

（一）業(yè)務(wù)流程梳理，優(yōu)化設(shè)置

實(shí)際操作中，業(yè)務(wù)流程的梳理的結(jié)果體現(xiàn)在每個(gè)業(yè)務(wù)的審批流程上，而業(yè)務(wù)的審批流程節(jié)點(diǎn)的設(shè)置來源于各業(yè)務(wù)的制度規(guī)范。因此，在梳理業(yè)務(wù)流程的時(shí)候同樣也在檢驗(yàn)各業(yè)務(wù)制度規(guī)范。

一般情況下，建議流程抓住關(guān)鍵，從簡(jiǎn)，切忌流程過長。舉個(gè)例子，例如業(yè)務(wù)招待費(fèi)的審批，業(yè)務(wù)招待費(fèi)一般由行政部門制定，但費(fèi)用出款審批的時(shí)候不需行政部審批，盡量簡(jiǎn)化，縮短流程。

另外，慎重考慮，不要設(shè)置過于“復(fù)雜”的流程。在實(shí)際過程中，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)考慮的非常“詳細(xì)全面”的制度，反而給流程設(shè)置帶來很大的困惑。比如說，某一個(gè)費(fèi)用的出款，不僅有額度考慮，還要考慮是誰發(fā)起的，任意一個(gè)因子發(fā)生改變，整個(gè)審批流程都會(huì)有所不同，這樣給流程設(shè)置時(shí)，帶來了諸多不便。從而，使得我們會(huì)反思一個(gè)問題：是否需要如此的 “復(fù)雜”？因此，建議在制度設(shè)置時(shí)，也應(yīng)該盡量簡(jiǎn)化變量因子，學(xué)會(huì)適當(dāng)?shù)姆艡?quán)，抓住重點(diǎn)，這樣也許會(huì)帶來更好的管理效果。

（二）企業(yè)組織架構(gòu)優(yōu)化，財(cái)務(wù)人員的分層管理

財(cái)務(wù)共享服務(wù)的實(shí)施，是企業(yè)組織架構(gòu)變革的一大契機(jī)。企業(yè)需要從提高整體公司運(yùn)營效率的角度出發(fā)，對(duì)整個(gè)公司架構(gòu)重新審視。可以從以下方面進(jìn)行思考：第一，職能上有交叉地帶，或者有著高度類似的部門是否可以進(jìn)行職能上的合并;第二，項(xiàng)目管理片區(qū)化，資源共享，減少散點(diǎn)式的無序分布。通過片區(qū)化管理，項(xiàng)目上管理職能進(jìn)一步合并，精簡(jiǎn)。

另外，財(cái)務(wù)共享服務(wù)的實(shí)施，勢(shì)必會(huì)將財(cái)務(wù)人員進(jìn)一步分層，亦即基礎(chǔ)核算職能與管理職能會(huì)明顯的分離。一方面，釋放了財(cái)務(wù)人員效能，從繁雜基礎(chǔ)工作中脫離出來;另外一方面，對(duì)財(cái)務(wù)人員的管理要求也更高。財(cái)務(wù)人員要往業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)與管理財(cái)務(wù)去發(fā)展，這樣才能助力企業(yè)發(fā)展，不至于淘汰。

（三）系統(tǒng)的改造工程量浩大，耗時(shí)長

相信有企業(yè)工作經(jīng)驗(yàn)的人都知道系統(tǒng)更換，幾乎是“脫層皮”的工程。更何況，如果要同時(shí)啟動(dòng)幾個(gè)系統(tǒng)的改造、更換。因此，必須要做好心理準(zhǔn)備，從企業(yè)管理層層面進(jìn)行宣貫，做好打持久戰(zhàn)的準(zhǔn)備。

為了能順利完成財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的搭建，可以從以下幾方面進(jìn)行考慮：

第一，設(shè)置相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，保障工程的推進(jìn)落地。

第二，制定工作計(jì)劃完成節(jié)點(diǎn)，責(zé)任到人。

第三，要借助外界專家力量，為財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的搭建提供實(shí)用有效的方案、建議。

三、結(jié)束語

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的搭建，首先要從組織架構(gòu)上進(jìn)行設(shè)置，這也是關(guān)鍵的一步，非常重要。一般情況下，在大型物業(yè)服務(wù)企業(yè)的總部職能需要從以下4個(gè)方面進(jìn)行設(shè)置：

業(yè)務(wù)管理方面。包括往來業(yè)務(wù)、費(fèi)用業(yè)務(wù)等會(huì)計(jì)核算、資金結(jié)算業(yè)務(wù)，構(gòu)建分析體系，同時(shí)要注重質(zhì)量與效能的管理提升，注重“客戶”滿意度（業(yè)務(wù)部門）。

運(yùn)營管理方面。包括審視共享業(yè)務(wù)運(yùn)作質(zhì)量、效率;流程控制測(cè)試，流程管理機(jī)制，進(jìn)一步優(yōu)化流程。

政策合規(guī)方面。結(jié)合財(cái)稅政策制定符合企業(yè)需要的會(huì)計(jì)核算政策，財(cái)務(wù)基礎(chǔ)工作提升與風(fēng)險(xiǎn)防范管理。

創(chuàng)新應(yīng)用方面。主要是對(duì)標(biāo)用戶需求及人均效能提升，挖掘創(chuàng)新應(yīng)用價(jià)值與業(yè)務(wù)優(yōu)化專項(xiàng);人工智能創(chuàng)新研究及交流學(xué)習(xí)，提升業(yè)務(wù)管理運(yùn)營效率;跨中心業(yè)務(wù)溝通與協(xié)同，驅(qū)動(dòng)前端業(yè)務(wù)改造與管理變革。

我們應(yīng)認(rèn)識(shí)到，只有充分考慮到企業(yè)實(shí)際情況，并有綜合且長遠(yuǎn)的規(guī)劃，財(cái)務(wù)共享服務(wù)建設(shè)才能夠?yàn)槠髽I(yè)發(fā)展助力。

參考文獻(xiàn)

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