淺析如何加強企業(yè)合同管理

汪亞紅

摘 要 在激勵競爭的市場環(huán)境中，加強企業(yè)的合同管理，是做好現代企業(yè)經營管理的重要因素，也是實現企業(yè)資產增值保值的重要途徑。本文圍繞紹興水處理發(fā)展有限公司（以下簡稱“公司”）合同管理中所存在的問題進行分析，并提出相應的管理措施，從而使公司的合同管理工作取得既定的效果，進一步提升企業(yè)內控管理的水平，保障企業(yè)整體運行質量的提升。

關鍵詞 合同管理 內部控制 問題 對策

一、緒論

合同是企業(yè)與自然人、法人及其他組織等平等主體之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協(xié)議。企業(yè)的種種經濟往來，多數是通過合同形式進行的。企業(yè)經營好壞與合同特別是合同的管理有著密不可分的關系。企業(yè)合同管理是指企業(yè)對以自身為當事人的合同依法進行訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱。其中訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止是合同管理的內容 ;審查、監(jiān)督、控制是合同管理的手段。合同管理必須是全過程的、系統(tǒng)性的、動態(tài)性的。

市場經濟從本質上說就是一種契約經濟。企業(yè)與客戶簽訂的各類合同，反映企業(yè)的主要經營活動，企業(yè)通過履行合同規(guī)定的各項權利與義務，追求經濟目標的實現。合同管理近幾年被上級審計部門多次提到，成為公司內部控制的重要組成部分，也是內審工作的核心點。以內審工作為契機，進一步探討合同管理的深層次意義，找出目前公司的合同管理存在的各類問題，提出改進合同管理建議，在不斷地找出問題，解決問題的過程中，使合同管理和內控管理更加緊密地結合在一起，真正讓財務部在合同管理中發(fā)揮出應有的管理、監(jiān)督作用。

二、公司合同管理現狀

公司主營生活、工業(yè)廢水污水處理的國有企業(yè)，設置10個職能部門，根據業(yè)務性質及需求，各個部門需簽訂采購合同、工程管理合同、技術服務等合同，全年簽訂書面合同約500份。合同管理流程主要為：職能部門提出需求，擬定標書，通過集體討論后，經公共資源交易中心平臺后開標確認中標單位，并簽訂合同，并對合同進行執(zhí)行、結算等。

三、合同管理主要存在的問題與風險

對公司前幾年簽訂的所有經濟合同進行分類整理，并對簽訂、履行、考核等環(huán)節(jié)進行重點分析，發(fā)現主要存在以下幾方面的問題：

（一）合同規(guī)范管理意識較薄弱

合同管理是一項知識面廣、專業(yè)性強的綜合管理工作，合同管理員需在熟悉公司業(yè)務基礎上，掌握一定的法律、財務等知識，有效規(guī)范管理公司合同。結合目前公司管理現狀，對規(guī)范合同管理的認識、重視程度均較為薄弱，主要體現為：沒有建立統(tǒng)一集中的管理部門，出現每個部門“各自為政”的局面;各部門職責不明確，合同存在多頭管理或無人管理的盲區(qū);合同審核沒有統(tǒng)一的流程，導致出現招標文件與合同文本“兩張皮”的局面;合同管理制度不健全，同一性質、類型的合同，出現不同版本、不同付款方式及考核條款的情況，合同簽訂較隨意，并時常出現先發(fā)生經濟業(yè)務后簽訂合同的情況。

（二）合同履行、考核力度有待進一步加強

合同的履約管理是合同管理的重中之重，合同履行期間，經辦人員應認真分析履行情況，并及時跟蹤監(jiān)督。經過分析，主要存在以下幾方面的問題：

一是工程維修合同工程量確認不夠規(guī)范，有些項目不能提供工程量明細，有些雖然提供了工程量明細，但時間、期限等事項填寫錯誤，且根據公司《公共資源交易管理辦法》 中“項目完工后須及時進行審計，價款在10萬元以上的項目必須審計，審計結果作為雙方結算依據”的規(guī)定不符，無審計結果作為結算依據。

二是合同有違約條款或相關質量、工期考核條款，但無實際相關考核記錄或收取相應的違約金，導致違約條款“形同虛設”，沒有真正得落到實處。

三是缺少在效溝通或信息不共享的現象，如采購合同中到貨驗收、質量檢測、供貨期考核等信息均存在不同程度的信息不對稱或無相關考核條款。

（三）合同管理的信息化程度較低

目前公司的合同管理基本是采取人工管理的方式，而且以紙質合同為主，輔以EXCEL表格記錄。但公司的業(yè)務種類多，需要管理的合同多，在查詢信息、進行數據匯總、合同進度控制等方面手工管理的方式就會體現出它的弊端：效率低下，耗費大量人力、物力和精力，沒有完善的預警機制，無法對合同進度和合同款的支付缺乏有效的控制。合同的流轉、執(zhí)行由于涉及多部門的協(xié)作，手工管理的模式下效率較為低下，也容易出現因部門間溝通不暢，降低合同管理水平。

四、加強合同管理的對策措施

（一）梳理流程，加強學習，提升合同管理效益

公司一方面梳理流程，簡化審批流程，對公司所有費用報銷流程進行梳理，并用表格的形式，將各項費用報銷時所需提供的依據詳細列明，為責任部門或經辦人報銷少走彎路，同時也明確經辦人在日常合同管理中應該如何考核提供依據。另一方面提高合同管理人員的業(yè)務水平，定期開展合同法律法規(guī)的學習，各類業(yè)務知識的培訓，使合同管理人員更加專業(yè)化，加強合同管理人員的防風險意識。以制度化、標準化、信息化，建立合同管理臺賬，詳細記錄合同簽訂、履行、變更等情況，多部門協(xié)同工作，使合同管理準確、高效的運行。

（二）規(guī)范管理，制度先行

公司修訂完善了《合同管理辦法》，明確財務部門作為合同集中管理部門，并明確了合同管理部門、承辦部門職責要求，合同簽訂、審核流轉、合同專用章管理管理，重點對公司工程類、貨物采購類、服務類、維修類合同付款條款、發(fā)票開具情況等作了詳細規(guī)定，以制度形式統(tǒng)一、固定下來，減少集體討論時間;同時新增合同管理專項考核條款，規(guī)定考核方式及考核內容、獎扣條款等，建立考核體系，激勵先進，鞭策落后，提升部門對規(guī)范合同管理意識。

同時參照《合同管理辦法》《公共資源管理辦法》《零星工程管理辦法》等管理制度，按照合同的分類和業(yè)務特點，修訂或編制新的標準化合同。規(guī)范合同編制，細化合同條款，提高合同編制效率，降低合同法律風險，保障公司的合法權益。

（三）以內審為平臺，提升財務參與度，擴大財務管控面

以自查自糾、規(guī)范管理為目的，公司新建立由財務部牽頭負責的內審工作小組，出臺《內審管理辦法（試行）》，更為有效管理合同提供良好的平臺。財務部通過內審這一平臺，從采購計劃、招標文件確定，開標全程參與，以及到合同簽訂（付款、違約條款確定）、付款履行期間審核的，使得合同管理全過程均有財務參與，讓財務由原先僅對支付審核事后管理向事前、事中管理前移，拉升財務管控面，從進一步加強財務監(jiān)督力度。同時，在合同簽訂或款項支付審核時，財務部均需對相關資料進行審核，重點對審核藥劑、設備設施采購、驗收入庫、供貨期以及工程建設聯(lián)系單增加管理等環(huán)節(jié)，是否存在違約職責等等。

2019年通過完成外協(xié)維修、財務收支、物資采購管理專項內審工作，出具審計報告和專項審計調查報告3篇;審計提出涉及16個方面33條內審意見，提出審計建議14條，審計促進整改落實有關問題21個，收回金額1萬元，并要求相關部門限期整改，使得公司合同管理真正做到了全員參與，各部門協(xié)作、全過程監(jiān)管，極大程度的減少公司廉政、法律風險。

（四）加強考核監(jiān)督力度

經辦部門要加強對合同的履行階段的監(jiān)管，及時發(fā)現問題，對于存在質量問題或者逾期到貨或逾期完工的等違約事項，嚴格按照合同條款，依約處理，保證公司的合法權益。財務部在合同簽訂或合同款項支付審核過程中，若發(fā)現與招標文件存在較大差異或對合同執(zhí)行過程中未按合同約定要求做的，在拒付款項的同時，按《合同管理辦法》當中考核要求，對責任部門負責人、經辦人同時進行考核;同時，由于財務審核把關不嚴，被公司領導或上級部門發(fā)現問題的，公司將視情節(jié)輕重，對財務部給予處罰。

2019年財務部多次在合同審核過程中或款項支付審核時發(fā)現問題，并多次向公司經濟責任制考核小組提交考核意見，這種“捆綁式”考核模式，即加大了財務考核監(jiān)督能力，又提高員工工作責任性，從而提升合同管理整體水平。

（五）建立合同信息化平臺，全面提升管理水平

建立合同信息化平臺，可以進一步優(yōu)化合同管理，提高管理效率，實現合同精細化管理。明確各部門職責，使各部門之間形成互相監(jiān)督的局面，有利于各部門之間互相協(xié)調與配合。根據業(yè)務需求選擇對應的標準化合同，起草、編號、保存、提交、審批全過程控制;合同電子化存儲，通過權限控制，方便、安全的查詢;實時監(jiān)督合同進度，對比合同計劃與實際執(zhí)行情況，隨時反饋信息給相關人員;通過與財務軟件相關聯(lián)，使合同管理與財務的預算管理、資金管理、發(fā)票結算、費用支付等內容有效結合在一起;利用信息化平臺的數據，為相關管理人員提供多角度、個性化的信息統(tǒng)計、查詢，提高管理水平和效率。

總之，通過上述對策措施，公司目前已建立完善合同管理體系，設置合同專項管理部門，成立專項或兼職合同管理員，加強與合同管理相關知識培訓、考核及監(jiān)督能力，提高合同管理規(guī)范性。建立重大經濟合同從源頭到結束全流程閉環(huán)管理，建立會審、評審機制，明確合同管理各環(huán)節(jié)規(guī)范管理要求、工作流程、審批權限，即提升了部門之間的溝通與協(xié)調能力，又有效防范各類合同風險。同時以“內審工作”為平臺，重視合同管理的內部監(jiān)督審計機制，實現“自查自糾”管理模式，使得監(jiān)督的內容從合同結算審計向合同履行過程審計延伸，確保合同實施全過程合法合規(guī)，提高合同項目經濟效益，提升企業(yè)增值效益。

五、結語

合同作為企業(yè)經濟業(yè)務的最小單元，提高合同內控管理水平將利于幫助企業(yè)規(guī)避風險、減少損失。公司的發(fā)展離不開水處理管理者不斷地創(chuàng)新求索，合同管理和公司內控管理已經深入到公司日常的管理中，并取得了不小的成就。但業(yè)務的多樣性、復雜性要求公司在優(yōu)化管理的道路上繼續(xù)前行。本文通過對公司合同管理的全方位分析，指出在合同各個方面仍存在的若干問題，分析原因，并嘗試性的提出建議，使公司合同管理更加完善，內控管理水平進一步提升。

（作者單位為紹興柯橋水務集團有限公司）

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