淺談如何有效提升當(dāng)代企業(yè)辦公室工作的服務(wù)內(nèi)涵

曾暉

【摘要】一直以來，大家一談到辦公室工作就是辦文、辦事、辦會(huì)，很多人更是認(rèn)為辦公室工作就是重復(fù)性、機(jī)械性的收發(fā)文件、信息上傳下達(dá)、組織對內(nèi)對外會(huì)議，甚至包括后勤管理等層面。這樣一種慣性思維方面的認(rèn)知偏差不僅容易讓很多人對辦公室工作人員的綜合素質(zhì)定位有誤，而且在一定程度上削弱了辦公室工作職能的發(fā)揮?？陀^來講，一般在辦公室從事服務(wù)工作的人員都有較強(qiáng)的綜合能力素質(zhì)，辦公室工作也并不是重復(fù)性、機(jī)械性的工種。筆者認(rèn)為，在當(dāng)前我國經(jīng)濟(jì)邁入高質(zhì)量發(fā)展的新階段，企業(yè)辦公室工作理應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的實(shí)際需要，不斷提升和延伸辦公室工作的服務(wù)內(nèi)涵，圍繞企業(yè)安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理等重點(diǎn)任務(wù)開展好工作，承擔(dān)好服務(wù)發(fā)展、服務(wù)決策、服務(wù)落實(shí)的角色。

【關(guān)鍵詞】當(dāng)代企業(yè);辦公室工作;服務(wù)內(nèi)涵;有效提升

一、前言

在我國社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體制改革不斷深入的當(dāng)下，很多計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期具有行業(yè)領(lǐng)先優(yōu)勢的企業(yè)市場競爭力呈現(xiàn)出逐步下降的趨勢，失去了政策的支撐和面對來自更廣闊的市場競爭的時(shí)候，難免有力不從心之感。而現(xiàn)代企業(yè)管理制度已經(jīng)被我國眾多企業(yè)接納并開始了中國化的應(yīng)用。在這樣一種時(shí)代背景下，企業(yè)辦公室工作如果還是僅僅局限于被動(dòng)服務(wù)的層面上，必然會(huì)與企業(yè)經(jīng)營與發(fā)展的實(shí)際需求不相匹配，工作人員的才華也不能得到最大限度地發(fā)揮，更不要說什么服務(wù)發(fā)展、服務(wù)決策了。鑒于此，筆者認(rèn)為，當(dāng)代企業(yè)辦公室工作必須以創(chuàng)新精神不斷提升服務(wù)內(nèi)涵，才能更好地發(fā)揮好自身職能作用。筆者在長期實(shí)踐工作中歸納總結(jié)認(rèn)為，在企業(yè)安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理面臨新形勢的歷史時(shí)期，辦公室工作有效提升服務(wù)內(nèi)涵應(yīng)當(dāng)從如下幾個(gè)方面做起：

二、熱愛辦公室工作，甘當(dāng)企業(yè)干部職工的勤務(wù)員

從整個(gè)辦公室職能定位看，辦公室居于企業(yè)樞紐位置，是參謀部，智囊團(tuán)，是中樞機(jī)構(gòu)，是核心部門，負(fù)責(zé)企業(yè)各項(xiàng)信息內(nèi)容交互與上傳下達(dá)，面對的是上下、內(nèi)外各個(gè)層面的服務(wù)對象，因此，首先必須樹立服務(wù)意識(shí)。

不可否認(rèn)，辦公室的工作頭緒多，服務(wù)對象多，方方面面需要交流溝通的也多，哪一方面做得稍有不周，不是上級(jí)不滿意，就是員工有意見。同時(shí)，在競爭類企業(yè)中，行政類崗位薪酬收入低于安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理類崗位，而且在個(gè)人成長和上升空間上也存在差距。因此，在一些國有企業(yè)和大型企業(yè)中，很多優(yōu)秀的年輕職工在有選擇的情況下，都不會(huì)首選辦公室崗位。面對這些情況，筆者認(rèn)為，在現(xiàn)代企業(yè)管理制度對辦公室工作提出了更高要求的當(dāng)下，一方面企業(yè)要重視辦公室隊(duì)伍建設(shè)，合理制定薪酬標(biāo)準(zhǔn)，拓寬辦公室人員成長空間，保持整體隊(duì)伍穩(wěn)定。另一方面，辦公室人員要始終保持良好心態(tài)，既然從事了這項(xiàng)工作，就要安下心來并全身心地投入，在做好本職工作中展示自己能力并鍛煉成長。特別是在個(gè)人鍛煉方面，辦公室還有一個(gè)得天獨(dú)厚的條件，就是長期接觸企業(yè)高級(jí)管理者，可以近距離學(xué)習(xí)他們的分析研判能力、協(xié)調(diào)方法、溝通技巧以及文字綜合能力等。可以說，如果能夠以積極的心態(tài)對待辦公室工作，用心去學(xué)習(xí)提升，自身的全面素質(zhì)會(huì)得到全方位的快速提升。因此，辦公室人員要珍惜崗位、把握契機(jī)，在工作中學(xué)習(xí)，在學(xué)習(xí)中提升，在提升中進(jìn)步，真正使自身的全部聰明才智在辦公室崗位上得以充分發(fā)揮。

三、轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，創(chuàng)新工作方法

企業(yè)辦公室的工作千頭萬緒，每一項(xiàng)工作都與全局有著密切的聯(lián)系。要做好辦公室工作，首先要理清思路，抓大事，抓工作中的主要矛盾，分清輕重緩急、統(tǒng)籌兼顧、合理安排，才能做到忙而不亂、緊張有序。同時(shí)，要善于思考，不斷摸索工作規(guī)律，防止埋于事務(wù)堆中。

其次，要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感，增強(qiáng)工作時(shí)效性。工作要腳踏實(shí)地真抓實(shí)干，力戒浮夸。尤其是在遇到工作任務(wù)較多的情況下，一定要冷靜思考、分清輕重緩急，一件一件落實(shí)并排出時(shí)間表。匯報(bào)工作要敢于講真話、報(bào)實(shí)情，不能報(bào)喜不報(bào)憂，投其所好。

再次，特別注意的是辦公室工作要以事業(yè)為重，不能過多地?fù)诫s個(gè)人感情、憑個(gè)人意志辦事，做到對待上級(jí)與下級(jí)一樣，對待領(lǐng)導(dǎo)與一般員工一個(gè)樣。為職工辦實(shí)事、辦好事，杜絕“門難進(jìn)、臉難看、話難聽、事難辦”的衙門作風(fēng)。更不能利用手中權(quán)利謀私利。要堂堂正正做人、清清白白做官、踏踏實(shí)實(shí)做事。

最后，辦公室工作要有嚴(yán)格規(guī)范的工作制度、辦事程序，這是做好辦公室工作的基礎(chǔ)和保證。俗話說“無規(guī)矩不成方圓”，辦公室工作必須要明確每個(gè)崗位的工作職責(zé)、辦事程序、工作目標(biāo)和工作要求。使辦公室工作納入制度化、規(guī)范化和科學(xué)化的管理軌道，以提高辦公室整體工作效率。

四、加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)

辦公室工作涉及面廣，特別是又擔(dān)負(fù)著為領(lǐng)導(dǎo)輔助決策的任務(wù)，日常不注意加強(qiáng)學(xué)習(xí)和不斷更新知識(shí)，就無法勝任工作。必須把學(xué)習(xí)擺在一個(gè)很重要的位置上，日常要注意政治、經(jīng)濟(jì)理論學(xué)習(xí)，還要研究政策法規(guī)，學(xué)習(xí)有關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)以及熟練掌握辦公自動(dòng)化。學(xué)習(xí)的途徑很多，除了理論學(xué)習(xí)外，還可以向身邊的領(lǐng)導(dǎo)和同事學(xué)，可以深入基層加強(qiáng)調(diào)查研究，從基層吸取營養(yǎng)，要使理論與實(shí)踐緊密地結(jié)合起來并加以靈活運(yùn)用，才能取得學(xué)習(xí)的效果。

提高自身素質(zhì)，除了加強(qiáng)學(xué)習(xí)外，還應(yīng)當(dāng)注意自身個(gè)人形象的塑造。在辦公室要有一個(gè)好的精神風(fēng)貌、待人接物要大方禮讓，談吐要自然和諧，辦事要穩(wěn)沉干練。因辦公室接觸的人來自各方面、各人性格脾氣、辦事作風(fēng)不盡相同，情況比較復(fù)雜，要靈活而又妥善地處理好各方面關(guān)系和工作，尤其是面臨突發(fā)性事件，沒有一個(gè)良好的心理素質(zhì)就無法冷靜地處理問題、做好工作。因此要注意加強(qiáng)心理素質(zhì)的訓(xùn)練，不斷提高處理突發(fā)事件的應(yīng)變能力。遇事要“ 三思而后行”，處理問題要果斷、迅速，不要優(yōu)柔寡斷、拖泥帶水，以致延誤工作。

五、結(jié)論及建議

綜上所述，辦公室作為當(dāng)代企業(yè)的重要機(jī)構(gòu)，對內(nèi)承擔(dān)著企業(yè)各項(xiàng)工作上傳下達(dá)的作用，要通過從這里發(fā)出的一系列文件，組織的一系列主體事項(xiàng)體現(xiàn)相關(guān)人員的工作水平，對外承接著展示企業(yè)形象，代表企業(yè)組織溝通協(xié)調(diào)等工作的責(zé)任，必須在新的歷史時(shí)期主動(dòng)且具有創(chuàng)新性地提升自身工作的服務(wù)內(nèi)涵，才能更好地順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的腳步，成為企業(yè)經(jīng)營管理工作的好幫手。