大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理工作創(chuàng)新

陳青嬌

[摘 要]在大數(shù)據(jù)時代，互聯(lián)網(wǎng)平臺中蘊藏的大量數(shù)據(jù)受到各行各業(yè)的廣泛關(guān)注，給我國各個行業(yè)的發(fā)展帶來了重大影響?，F(xiàn)階段，高校檔案管理工作既迎來了機遇，也面臨一定的挑戰(zhàn)?；诖?，本文首先探討了大數(shù)據(jù)技術(shù)對高校檔案管理工作的影響，然后指出大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理工作創(chuàng)新的意義，最后提出了大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理工作創(chuàng)新的措施，希望能夠為我國高校檔案管理工作的高效發(fā)展提供參考。

[關(guān)鍵詞]大數(shù)據(jù);高校;檔案管理;創(chuàng)新

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.12.083

[中圖分類號]G270.7[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2020）12-0-02

0 ? ? 引 言

大數(shù)據(jù)指覆蓋的資料或數(shù)據(jù)等規(guī)模巨大，以至于不能通過現(xiàn)今的軟硬件工具，在合理的時間內(nèi)篩選、管理、分析、統(tǒng)計有效信息的資料。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的過程中，數(shù)據(jù)逐漸成為一個不可或缺的生產(chǎn)要素。隨著高校的不斷發(fā)展，檔案已成為高校不可或缺的資料，高校檔案管理的地位不斷提升。在高校檔案管理中應(yīng)用數(shù)據(jù)化技術(shù)，能夠促進資料文獻類型的多元化發(fā)展，但也帶來一定的壓力和挑戰(zhàn)。在實際工作中，高校借助大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠提高檔案管理效率，促進檔案管理工作創(chuàng)新和發(fā)展，促使其工作水平持續(xù)提升，讓檔案管理在高校發(fā)展中凸顯最大的價值和效能。

1 ? ? 大數(shù)據(jù)技術(shù)對高校檔案管理工作的影響

1.1 ? 資料收集方式改變

在大數(shù)據(jù)時代，高校檔案資料的收集需要考慮兩大要素，即結(jié)構(gòu)類型和時效性。對于結(jié)構(gòu)類型來說，指高校檔案工作人員需要掌握多元化的資料收集技術(shù);對于時效性來說，指及時響應(yīng)，并收集和獲取不斷變化的資料數(shù)據(jù)。具體來說，檔案工作人員需要具備“前端控制”思維，有針對性地控制教學(xué)、科研等檔案資料生成過程，將檔案管理的要求與教學(xué)科研、學(xué)籍管理等工作融合，確保檔案信息的完整性和準確性。另外，還需要積極收集一些外部數(shù)據(jù)，如微博、公眾號、論壇等蘊藏的價值大、多元化的數(shù)據(jù)，擴大高校檔案信息數(shù)據(jù)的覆蓋面，為高效開展教學(xué)活動提供指導(dǎo)和幫助。

1.2 ? 資料加工方式改變

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷應(yīng)用，檔案信息無論數(shù)量還是類型都使傳統(tǒng)高校檔案管理加工方式受到了一定的沖擊，盡管人工鑒別在檔案數(shù)據(jù)的加工質(zhì)量上具備明顯優(yōu)勢，但也存在人員緊缺、效率低下等問題。因此，需要借助新技術(shù)、新方式對大量數(shù)據(jù)實施規(guī)范化、專業(yè)化加工，提煉一些有價值的資料，明確信息和信息之間的相關(guān)性，由此高效利用數(shù)據(jù)，使數(shù)據(jù)增值，為全面開展高校檔案信息管理工作奠定穩(wěn)固基礎(chǔ)。

1.3 ? 資料儲存方式改變

數(shù)據(jù)量的大幅度提增、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的多元化轉(zhuǎn)變，對高校傳統(tǒng)檔案管理造成極大的影響。因此，高校檔案存儲空間一定要構(gòu)建服務(wù)于巨量異構(gòu)數(shù)據(jù)的底層存儲、分布式系統(tǒng)架構(gòu)，同時檔案平臺的信息存儲一定要具備擴展性、可用性等特點。另外，若要促進異地資源同建同享，存儲空間一定要設(shè)置外端接口與通道，由此實現(xiàn)分布式數(shù)據(jù)庫內(nèi)的數(shù)據(jù)高效融合和高效分析。

1.4 ? 資料利用方式改變

檔案數(shù)據(jù)的價值通過利用實現(xiàn)，在傳統(tǒng)管理模式的作用下，高校檔案管理工作者對資料挖掘、數(shù)據(jù)分析、關(guān)系研究、趨勢預(yù)測等方面的要求并不嚴格。而現(xiàn)今，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷應(yīng)用，檔案管理人員對此提出的了新的要求和期望。隨著如信息集成、信息存儲、信息整理、信息分析、可視數(shù)據(jù)挖掘等新技術(shù)等不斷推出和應(yīng)用，檔案信息和用戶需求逐漸高度融合。因此，高校檔案管理人員需要分析各部門的相關(guān)需求，利用新技術(shù)、新手段等創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫，對巨量數(shù)據(jù)實施聚類、分析等，總結(jié)不同信息之間的內(nèi)在關(guān)系，達到智能服務(wù)、準確預(yù)測等目的。

2 ? ? 大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理工作創(chuàng)新的意義

在高校管理工作中，檔案管理是一項最基本的工作，能夠提高高校管理水平、促進高校穩(wěn)定發(fā)展。在大數(shù)據(jù)時代，高校檔案管理工作一定要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)提高工作效率。與傳統(tǒng)的管理模式相比，高校檔案管理工作呈現(xiàn)任務(wù)量大、數(shù)據(jù)海量等特點。目前，高校檔案管理工作遭遇到不少的挑戰(zhàn)和沖擊，具體表現(xiàn)為資料類型及存儲方式多元化等，導(dǎo)致檔案管理工作中出現(xiàn)了不少問題。傳統(tǒng)的管理模式一般以“直接識別法”面對電子文檔，但是目前需要調(diào)整，因為檔案管理人員無法認真閱覽所有電子文檔，會通過“宏觀識別法”進行鑒定，不僅能夠從整體上評估文檔價值，這能夠大大提高工作效率?；诖?，通過這種方法能夠確定管理對象——電子文檔，再對其進行搜索，提取其中一些有價值的文件。在信息化技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，收集電子文檔工作變得更容易，但是，如何從中挑選一些有價值的文檔及如何對其進行歸類、存儲等，這些是值得高校探究的關(guān)鍵問題。在高校檔案管理工作中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，能夠提高數(shù)據(jù)收集效率、節(jié)約更多時間，且大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠為搜索一些特定的資料、信息等建立獨立索引，提升檔案管理人員的工作效率。所以，與傳統(tǒng)的高校檔案管理方式相比，這種管理方式的效率更高，且能夠為高校檔案管理工作全面、有效發(fā)展帶來極大的推動力。

3 ? ? 大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理工作創(chuàng)新的措施

加強高校檔案管理創(chuàng)新需要積累更多的新知識、新方法，以便于能夠優(yōu)化管理體系、挖掘檔案新資源，滿足社會發(fā)展對新知識、新技能的需求。高校檔案管理工作只有在不斷滿足時代發(fā)展需求的前提下，才能實現(xiàn)全面創(chuàng)新和變革，進而構(gòu)建海量的數(shù)據(jù)庫，便于從中挖掘更多有價值的檔案資料，為高校檔案管理工作全面發(fā)展提供高水平服務(wù)。

3.1 ? 培養(yǎng)樹立大數(shù)據(jù)觀念

在大數(shù)據(jù)時代，西方預(yù)言家維克托曾指出：大數(shù)據(jù)是對全部數(shù)據(jù)展開研究，并非隨機研究，由此看來，大數(shù)據(jù)具備較強的說服力和代表性。大數(shù)據(jù)整合了全部資料和信息，具備較強的價值。這一概念具有全新性特點，很多人沒有深入了解，在理念、思維等方面還存在一定的偏差，大數(shù)據(jù)并非表面理解的“大”，分析的數(shù)據(jù)或信息并非是巨量的，幾百個GB的數(shù)據(jù)也能稱為“大數(shù)據(jù)”。另外，還需要關(guān)注其他維度，例如時間、速度等，這種表述更具有合理性和科學(xué)性，能夠?qū)?shù)據(jù)進行高效整合、優(yōu)化和分析。在當前的發(fā)展背景下，數(shù)據(jù)即信息，單一信息并無任何意義，但單一信息在全部信息中具有獨特的價值和意義，因此高校檔案管理人員需要逐漸形成檔案“大數(shù)據(jù)觀念”。

3.2 ? 培養(yǎng)樹立大檔案觀念

針對“大檔案觀念”的分析，一般包括兩大內(nèi)容：一是全部數(shù)據(jù)都能夠歸檔，歸檔的標準并不嚴格，但內(nèi)容多樣，包含所有具有保存及利用價值的數(shù)據(jù);二是網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)更迅速，能夠快速收集一切能夠收集的數(shù)據(jù)，一定要重視一些零碎資料的整合和收集。對于人們的傳統(tǒng)思想來說，只有存儲在檔案室里的資料才能稱為檔案，但現(xiàn)今在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的作用下，檔案數(shù)據(jù)不斷更新和優(yōu)化，覆蓋面越來越廣，大部分并未存儲在檔案館中，因此，應(yīng)用人員需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思維，正確地意識到只要是能夠搜索到的資料，都具有存在價值，能夠在人們?nèi)粘Ｉ钪械母鱾€角落挖掘出來。

3.3 ? 培養(yǎng)樹立構(gòu)建大服務(wù)觀念

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案管理工作的地位不斷提升。“以人為本”的服務(wù)理念已成為檔案管理工作的一個重要遵循原則。檔案管理工作者一定要摒棄“守財奴”思維，真正承擔(dān)起國家或單位賦予的責(zé)任，維護國家或單位的正當利益。目前，高校檔案管理部門的職責(zé)并非不斷挖掘有價值的資料，還需要對用戶的行為習(xí)慣、興趣愛好等進行統(tǒng)籌分析，提升檔案服務(wù)質(zhì)量，為廣大師生提供精準、客觀、完整的數(shù)據(jù)服務(wù)。因此，在高校提供檔案管理服務(wù)的過程中，一定要對有價值的數(shù)據(jù)進行精細化管理，動態(tài)地提供“問題—信息—處理策略”的全面服務(wù)，增強用戶的體驗感和滿意度。

3.4 ? 建立大平臺機制

在大數(shù)據(jù)技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，檔案管理信息越來越豐富和多樣。傳統(tǒng)的檔案管理方式相對滯后，不符合大數(shù)據(jù)時代檔案管理的基本需求。因此，高校檔案管理部門在加強創(chuàng)新的過程中，一定要建立大平臺機制，以搜集大量數(shù)據(jù)、提高操作效率及服務(wù)質(zhì)量。例如：南京、北京等在創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)平臺方面積累了不少經(jīng)驗，構(gòu)建的平臺主要包括：微信公眾號、在線搜索平臺、電子文檔管理數(shù)據(jù)庫等，為檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)研發(fā)指明了方向。但是，我國高校在創(chuàng)建檔案管理系統(tǒng)平臺的過程中，創(chuàng)建的局域網(wǎng)要實現(xiàn)“上傳下達”“同級共享”等;外界數(shù)據(jù)要借助附屬軟件直接輸入，達到數(shù)據(jù)統(tǒng)一整合的目的，促進辦公電子化、自動化發(fā)展，真正凸顯大數(shù)據(jù)的獨特性和優(yōu)越性，提高高校各部門之間的互動效率。例如，高校的不同部門在管理業(yè)務(wù)檔案的過程中，要利用這一平臺對檔案進行歸類，例如學(xué)籍類、財會類等，并對其實施精細化管理。檔案管理工作者要借助這一平臺對內(nèi)部資料進行梳理、歸檔、分析等，確保高校各個部門都能在這一平臺上實現(xiàn)資源共享。

4 ? ? 結(jié) 語

在大數(shù)據(jù)時代，高校檔案管理工作需要不斷創(chuàng)新，以全新的思維、方法等收集、篩選、甄別、分析和歸納數(shù)據(jù)。這對提高高校管理質(zhì)量、促進高校工作順利推進等發(fā)揮積極作用。

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