信息化時代煤礦企業(yè)文秘工作的技能探析

鄭鑫

摘 要： 隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，文秘工作者工作性質(zhì)已不僅僅是傳統(tǒng)意義上的助理，更是連接各個部門，聯(lián)系內(nèi)外，溝通左右的紐帶。作為新時代下的文秘人員，自身的工作技能必須要得到一定的提升，才能更好的為煤礦企業(yè)的管理者提供參謀?；诖耍疚膶⒅攸c針對信息化時代煤礦企業(yè)文秘工作的技能進行分析與解讀，以期能為同行產(chǎn)生幾點啟發(fā)。

關(guān)鍵詞： 信息化時代;煤礦企業(yè);文秘工作者;技能

【中圖分類號】C931.46 ? ? 【文獻標(biāo)識碼】A ? ? 【文章編號】1674-3733（2020）05-0294-01

信息化時代，深深的改變了各行各業(yè)的發(fā)展，煤礦企業(yè)作為高技術(shù)集中的機構(gòu)也不例外。在如此大的社會背景下，對于文秘工作者而言，自身的工作技能相較于以往，必須要有所擴展，尤其是計算機操作技能。要想更好的勝任文秘工作，首先需要明確自身所面臨的工作挑戰(zhàn)，依照新時代下的要求，有針對性的提升自身的工作技能，并在不斷的工作中積累經(jīng)驗，只有這樣才能更好的為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)。

1 信息化時代煤礦企業(yè)文秘工作者面臨的挑戰(zhàn)

自古以來，秘書一直是輔佐上級的得力助手?？梢哉f，文秘工作開展的好壞，能夠直接影響領(lǐng)導(dǎo)工作的質(zhì)量與效率。隨著信息化對企業(yè)運營的影響越來越大，

文秘工作者需將下屬上傳的文件進行科學(xué)的分類后，在向上級進行報告，可見當(dāng)今文秘工作者所起到的作用越來越大。信息時代下，文秘工作者面臨著如下挑戰(zhàn)：

第一，工作的效率需得到提升[1]。我國正處于社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展的初級階段，各大煤礦企業(yè)間的競爭日漸加劇，為了有效的提升煤礦企業(yè)的競爭力，文秘工作者需不斷的提升自身的工作能力，提升工作效率與工作質(zhì)量，為上級領(lǐng)導(dǎo)工作的開展提供更多的便利;第二，自身工作素養(yǎng)需得到同步的提升。煤礦企業(yè)屬于較為特殊的行業(yè)，日常經(jīng)營中將會發(fā)生較多的突發(fā)事件及其他類型事件。因此，文秘工作者的工作性質(zhì)也不僅僅局限于文字的處理上，更需要輔助領(lǐng)導(dǎo)處理各種突發(fā)的事件，方便上級領(lǐng)導(dǎo)開展后續(xù)工作;第三，優(yōu)質(zhì)服務(wù)的開展。文秘工作者，需要時刻向領(lǐng)導(dǎo)提供最優(yōu)的服務(wù)，以領(lǐng)導(dǎo)為中心，圍繞領(lǐng)導(dǎo)開展工作。因此，信息時代下，文秘工作者需具備一定察言觀色、工作預(yù)判的能力，能夠根據(jù)上級領(lǐng)導(dǎo)的一言一行，準確的執(zhí)行下一步的工作，不斷的提升自身開展優(yōu)質(zhì)服務(wù)的能力。

2 信息化時代文秘工作者所應(yīng)具備的工作素質(zhì)及能力

2.1 自身有序處理各類事物的能力

對于煤礦企業(yè)的文秘工作者而言，考慮到日常涉及到的工作內(nèi)容較為瑣碎，但又需全面有序的處理好各類事物。因此，需在保證自身工作效率的同時，也能夠?qū)Ω黜椆ぷ鞯拈_展最求更高的質(zhì)量。舉例，文秘需處理好企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營過程中產(chǎn)生的各類檔案，在準確歸檔的同時，應(yīng)保證檔案管理的保密性、安全性及準確性;因此在檔案管理工作中，應(yīng)先保證檔案內(nèi)容齊全的同時，在保證工作效率?？紤]到煤礦企業(yè)日常人員流動性較大，涉及到的人事檔案變動較為繁多，且需要在短時間內(nèi)歸檔完畢[2]。因此，作為新時代的文秘人員來說，工作質(zhì)量與效率須同時具備。最后，要求文秘人員能有序的應(yīng)對突發(fā)事件，并能夠做好公關(guān)的角色，妥善的處理好突發(fā)事件發(fā)生后的各項事務(wù)，采取正確的決策，最大限度的降低企業(yè)及領(lǐng)導(dǎo)的影響與損失。

2.2 熟練掌握并應(yīng)用現(xiàn)代化辦公軟件

文秘每天需處理大量的文件，隨著現(xiàn)代化辦公軟件的應(yīng)用，為其工作的開展提供了極大的便利;其次，在文書處理方面，則要求文秘人員應(yīng)熟練操作并應(yīng)用視頻會議軟件、打印機、傳真機等，同時能夠針對設(shè)備常見的故障自主解決;最后，要求文秘人員能對OFFICE、PS、圖文排版處理軟件靈活的應(yīng)用，只有具備上述技能，才能更為得心應(yīng)手的處理好領(lǐng)導(dǎo)交付的工作。

2.3 自身需具備良好的人際溝通能力及組織協(xié)調(diào)能力

文秘工作人員在煤礦企業(yè)中承擔(dān)著承上啟下的作用。是上級領(lǐng)導(dǎo)與下級員工有機聯(lián)系的紐帶。因此，人際溝通能力，即情商，是文秘工作著自身首要具備的能力之一，只有與員工打好交道，日后的工作才可順利的開展[3]。其次，組織能力的體現(xiàn)。領(lǐng)導(dǎo)下發(fā)指令需要執(zhí)行，在這期間，文秘工作者需準確無誤的將上級領(lǐng)導(dǎo)的意見傳達給下級，同時也能夠通過與員工定期的交流，及時的了解工作開展的最新動向，將結(jié)果向上級反饋。在這一環(huán)節(jié)中既要與各部門打好關(guān)系，又要保證上級領(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù)順利的開展，于文秘人員情商上是極大的挑戰(zhàn)，但卻是新時代下所必須的職業(yè)技能之一。

2.4 自身需具備一定的言語表述能力

無論處在何時，言語表達能力一直都將是文秘工作者需掌握的核心技能之一。在信息化時代，領(lǐng)導(dǎo)間交付任務(wù)均是通過企業(yè)微信、釘釘?shù)姆绞较掳l(fā)的[4]。因此，要求文秘人員能準確的理解領(lǐng)導(dǎo)的意思，并能用自己的語言將要求清晰無誤進行完整的陳述;同時言語表達能力的體現(xiàn)，也體現(xiàn)在會議紀要及簽訂合同整理等方面。文秘人員需在短時間準確的把控會議的中心思想，并能用詳略得當(dāng)?shù)恼Z言予以記錄。在合同簽訂時，文秘人員需用正式的語言與客戶進行溝通，在保證公司形象的同時，也能夠提供高水準的服務(wù)。總而言之，文秘工作者言語能力的訓(xùn)練既離不開自身扎實的文字功底，也離不開日常工作的人際交流形成的語言積累。

結(jié)束語：言而總之，文秘工作者要以領(lǐng)導(dǎo)為工作重心，盡自己的工作才能分擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)的工作。信息時代下，對文秘工作人員的要求不僅僅是服務(wù)能力、言語表達能力、協(xié)調(diào)能力等方面，更要求其有著精湛的計算機操作技能，信息化時代不同于以往，只有具備了多學(xué)科知識的儲備，才能更好的適應(yīng)時代的發(fā)展需求，為煤礦企業(yè)的發(fā)展做出自己的一份貢獻。

參考文獻

[1] 徐院院.信息化時代煤礦企業(yè)文秘工作探析[J].現(xiàn)代企業(yè)文化，2018，（29）：272.

[2] 吳歡，董超.信息化時代煤礦企業(yè)文秘工作探析[J].價值工程，2017，36（13）：32-34.

[3] 代培.信息化時代煤礦企業(yè)文秘工作探析[J].建筑工程技術(shù)與設(shè)計，2019，（23）：3948.

[4] 費勇軍.淺談提升國有企業(yè)辦公室文秘職業(yè)綜合素養(yǎng)的途徑[J].山西經(jīng)濟管理干部學(xué)院學(xué)報，2020，28（1）：7-10.