低值易耗品采購存在的問題及解決對策

潘禎 鄭廣全 王建國 司麗娟

摘 要：低值易耗品的采購是保證部門正常運轉(zhuǎn)的重要組成部分，雖然每年涉及到的金額不多，但若管理不善、流程不規(guī)范也會導致采購成本的浪費。本文對本部門近幾年低值易耗品采購中存在的問題進行了深度剖析，并提出解決對策。最后介紹了問題解決后所帶來的成效及體會。

關(guān)鍵詞：低值易耗品;采購;成本

1.什么是低值易耗品，目前的采購模式

（1）低值易耗品的定義

低值易耗品是指單項價值在規(guī)定限額以下并且使用期限不滿一年，能多次使用而基本保持其實物形態(tài)的勞動資料。低值易耗品與固定資產(chǎn)都是企業(yè)中的勞動資料，所不同的是固定資產(chǎn)是主要勞動資料。

對于我們單位來說，常見的低值易耗品主要有：廚房常用的工具、食品袋、衛(wèi)生紙、擦手紙等等。

（2）目前的采購模式

各個需求部門根據(jù)工作需要，隨時向采購人員提交申請，采購人員進行詢價和采購。

2.低值易耗品采購存在的問題

（1）物品名稱不固定

對于同一種物品，各個需求部門的叫法不同。例如：客用抽紙實際也叫餐巾紙、塑料菜牌又稱做桌牌等。

（2）規(guī)格型號模糊

對于一種物品，在采購申請上沒有寫清楚明確的規(guī)格型號，例如：大號食品袋的規(guī)格型號只標注了長度是35厘米，但是沒有標注一包含多少只食品袋，有的供貨商按40只/包來報價，有的供貨商按50只/包來報價，這樣供貨商在報價時就有空子可鉆，也會導致報價不準確，這樣的報價也可能會導致采購的物品不一定是最低價。

（3）供貨商送貨不及時，退換貨頻率高

由于頻繁出現(xiàn)緊急采購，導致供貨商不能在規(guī)定的時間送貨;再加上規(guī)格型號不明確，經(jīng)常出現(xiàn)送貨后發(fā)現(xiàn)物品不符合要求需要退換的情況。

（4）采購沒有計劃性，導致成本過高

由于采購時間分散隨意，沒有計劃性，經(jīng)常出現(xiàn)緊急采購，今天提申請，明天就要用的情況。例如在某一個月產(chǎn)生了15筆訂單，平均2天就有一個采購申請，甚至有的采購申請只買一種物品。這種隨時提采購申請的情況大大降低了采購效率，使采購人員被迫天天應(yīng)對緊急的采購任務(wù)，而無暇顧及其他的工作。緊急采購由于沒有充分的時間詢價，又不得不采購，最終導致著急用，但買不到，或者即使買到，但成本難以控制。這樣既不規(guī)范，又存在很大的審計風險。

3.解決對策

（1）梳理并規(guī)范常用低值易耗品的名稱

首先將常用的低值易耗品進行分類，按照用途分成廚用工具設(shè)備類、客房易耗品類、臨時采購類。每一類中的物品名稱都經(jīng)過采購人員、庫管和使用人員集體梳理商定，排除掉同一物品多個名稱的情況，為每一種物品確定一個規(guī)范的常用名稱。

（2）明確規(guī)格型號

在規(guī)范了低值易耗品名稱的基礎(chǔ)上，由使用部門（需求部門）結(jié)合供貨商提供的商品條目進一步明確每一種物品的規(guī)格型號。例如;將大號食品袋的規(guī)格設(shè)置為長度35厘米，40只/包;將黑色圓形皂碟的規(guī)格設(shè)置為亞克力，高2厘米直徑8.5厘米;擦手紙的規(guī)格規(guī)定好每包紙的克重和抽數(shù)，甚至一些常用物品規(guī)定上指定的品牌，這樣為采購到符合使用要求的物品提供了堅實的基礎(chǔ)。

（3）給供貨商提出明確要求

為了保證供貨商送貨的及時性，發(fā)訂單的同時給供貨商規(guī)定合理的送貨時間，并將供貨商的送貨時間與供應(yīng)商評價掛鉤，一旦出現(xiàn)送貨不及時或者物品出現(xiàn)退換貨情況，都會在“送貨異常記錄表”中進行記錄，并三方簽字。送貨異常記錄表將作為對供應(yīng)商進行季度考核的重要依據(jù)。

（4）明確采購周期，規(guī)范審批手續(xù)，控制采購流程

規(guī)范低值易耗品的請購和采購流程。主要的做法為：為庫管人員提供了規(guī)范的請購單模板，每月的5日、15日集中辦理兩次低值易耗品的常規(guī)采購。庫管可以在這兩個日期前做好物品的請購計劃，如果物品為每月報價的常規(guī)物品則直接填寫請購單，如果物品為非常規(guī)物品第一次購買，則需要提前將品牌和規(guī)格型號告知采購人員，采購人員根據(jù)需求進行詢價，詢價結(jié)束后將價格提供給庫管，庫管再將其填寫至請購單中。

這里要求庫管人員一定要規(guī)范填寫請購單，規(guī)格型號填寫詳細，格式整齊，數(shù)據(jù)計算準確，這將作為供貨商送貨后驗貨的重要依據(jù)。請購單填寫好后，要經(jīng)過各級領(lǐng)導審核并簽字后，交至采購人員，然后進入到采購階段。

采購人員根據(jù)請購單，結(jié)合每月的詢價和報價，為每種物品選擇價格最低者作為該物品的供貨商。最后將請購單中的物品根據(jù)不同的供貨商分成不同的訂單發(fā)送至供貨商，并規(guī)定合理的送貨日期，然后進入到易耗品的驗收階段。

一旦供貨商按規(guī)定日期來送貨，則會填寫驗收單，同時庫管、使用部門、采購人員都參與驗貨并在驗收單上簽字。物品驗收時要與請購單中要求的物品規(guī)格型號數(shù)量一致，價格不能高于報價。物品驗收后，則由庫管人員進行入庫。至此采購過程完成。

整個低值易耗品的采購流程如下圖所示：

4.問題解決后帶來的效果

（1）退換貨頻率有了顯著降低

由于明確了低值易耗品的規(guī)格型號，規(guī)范了請購單的填寫，提高了采購的及時性;供貨商獲取的商品信息更加清晰明確，送貨的準確性有了很大的提高，退換貨的頻率有了顯著降低。退換貨由以前的每月發(fā)生變成現(xiàn)在每年僅有1次退換貨情況出現(xiàn)。

（2）提升管理水平，降低采購成本

由于低值易耗品的采購流程規(guī)范了，不再像以前經(jīng)常出現(xiàn)緊急采購的情況，采購人員有了充分的詢價時間，能做到貨比三家，采購的物品不僅符合需要而且保證價格最低，大大降低了采購成本。由于明確了采購周期，采購物品相對就集中了，采購次數(shù)也有了明顯的下降，提升了采購人員的管理水平。

（3）需求部門的工作更有計劃性

規(guī)范低值易耗品的請購和采購流程后，低值易耗品的使用部門工作計劃性有了顯著的提高，由以前的非到迫在眉睫的時候才提需求，到現(xiàn)在的每個月都會根據(jù)實際工作提前制定采購計劃報送至庫管。

5.體會

低值易耗品的采購是保證部門正常運轉(zhuǎn)的重要組成部分，雖然每年涉及到的金額不多，但若管理不善、流程不規(guī)范也會導致采購成本的浪費。通過對低值易耗品采購存在的問題進行深入挖掘，并及時提出解決對策，規(guī)范采購流程，增強對其的重視度，進而可在整體上提升企業(yè)資產(chǎn)管理水平，減少不必要的浪費。同時也保證了低值易耗品采購前、采購中、采購后的各個環(huán)節(jié)均符合相關(guān)規(guī)定，確保采購工作的透明，大大降低了采購成本，提高了工作的計劃性和管理水平，更有利于接受各方的監(jiān)督，杜絕腐敗。

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