檔案管理推動(dòng)科技創(chuàng)新措施研究

蔣麗萍 楊哲睿 高娜 劉梁

摘? 要：天文學(xué)科研檔案具有一定的科研價(jià)值和收藏價(jià)值，它的規(guī)模和質(zhì)量反映和記錄了不同時(shí)期天文學(xué)的科學(xué)研究水平，是以后從事天文學(xué)研究的重要寶貴參考資料。新形勢(shì)下國(guó)家十分注重天文學(xué)科研課題的申報(bào)工作，要求相關(guān)課題必須做好自身的檔案收集整理，所有有保存價(jià)值的資料都應(yīng)該納入課題歸檔范圍，以便推動(dòng)科技創(chuàng)新進(jìn)步。文章就天文學(xué)科研課題的檔案管理中存在的問題以及信息化背景下的檔案開發(fā)利用進(jìn)行了分析論述，希望能夠?yàn)橥苿?dòng)相關(guān)的科技創(chuàng)新做出貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：信息化建設(shè);天文學(xué);科研檔案;檔案管理

中圖分類號(hào)：G275.3;G271? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-4706（2020）03-0180-03

Abstract：The archives of astronomical scientific research have certain scientific research value and collection value. Their scale and quality reflect and record the scientific research level of astronomy in different periods. They are important and valuable reference materials for later research in astronomy. Under the new situation，the state attaches great importance to the declaration of astronomical scientific research projects，and requires relevant projects to do well in their own archives collection and arrangement. In order to promote the progress of scientific and technological innovation，all valuable materials should be included in the project archive. This paper discusses the problems existing in the archives management of astronomical scientific research and the development and utilization of Archives under the background of informatization，hoping to contribute to the promotion of relevant scientific and technological innovation.

Keywords：information construction;astronomy;scientific research archives;archives management

0? 引? 言

在研究分析紫金山天文臺(tái)（以下簡(jiǎn)稱紫臺(tái)）庫(kù)存科研檔案及2019年新收集的檔案的基礎(chǔ)上，基于最新版STA-集成化檔案管理系統(tǒng)探索科研檔案的管理模式和資源建設(shè)，規(guī)范科研課題研究過程中形成的檔案資料的管理、開發(fā)和利用，在加強(qiáng)檔案管理的同時(shí)，進(jìn)一步促進(jìn)紫金山天文臺(tái)科研檔案管理工作。本文結(jié)合筆者所在單位檔案管理信息化建設(shè)工作的開展，論述了在下一步工作中應(yīng)該如何發(fā)揮既有經(jīng)驗(yàn)創(chuàng)造更多成績(jī)，旨在推動(dòng)檔案管理信息化的進(jìn)一步升級(jí)。

1? 天文學(xué)科研課題檔案管理概述

天文學(xué)科研課題檔案主要是指天文臺(tái)站在具體的科研和觀測(cè)以及學(xué)術(shù)交流活動(dòng)或者是進(jìn)行相關(guān)的天文觀測(cè)儀器研發(fā)過程當(dāng)中形成的各種具有保存價(jià)值的觀測(cè)記錄、文字資料、圖片、錄像等科技材料，因?yàn)樘煳膶W(xué)專業(yè)科研檔案產(chǎn)生于對(duì)天體的觀測(cè)和天文研究的實(shí)踐活動(dòng)當(dāng)中，所以這些材料具有較高的專業(yè)性和保密性特點(diǎn)，也是實(shí)驗(yàn)研究活動(dòng)當(dāng)中取得的第一手系統(tǒng)的參考資料[1]。進(jìn)行天文學(xué)科研課題檔案管理能夠?yàn)榫唧w的課題研究提供系統(tǒng)的參考資料，有利于課題順利的進(jìn)行和結(jié)題。

2? 天文學(xué)科研課題檔案管理中存在的問題與弊端

2.1? 科研檔案管理制度不完善

中國(guó)科學(xué)院天文學(xué)科研課題的管理都是根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及院科研課題管理規(guī)范所制定的，盡管符合檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)，但是各研究所科研檔案的實(shí)際情況千差萬(wàn)別、個(gè)性突出，因此所下達(dá)的科研任務(wù)和提出的科研文件材料歸檔同步難以實(shí)現(xiàn)，上報(bào)等級(jí)和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)科研成果以及科研檔案檢查歸檔情況沒有同步，另外，各科研單位未必能將所有科研檔案納入管理制度或者未納入科研人員工作職權(quán)范圍等，加上缺少配套基礎(chǔ)設(shè)施，對(duì)于科研檔案的收集和管理沒有有效的監(jiān)督機(jī)制，以至于科研檔案管理工作過于隨意，不夠系統(tǒng)[2]。

2.2? 科研文件材料的收集整理不完整

天文學(xué)科研項(xiàng)目的具體負(fù)責(zé)人和參加人員是項(xiàng)目檔案材料的構(gòu)成主體，尤其是原始記錄形成的主體，我國(guó)的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》當(dāng)中明確指出要由科研課題主要負(fù)責(zé)人主持立卷歸檔工作，不過因?yàn)閷?shí)際操作人員檔案管理意識(shí)淡薄，對(duì)檔案材料積累不重視，在科研實(shí)踐活動(dòng)當(dāng)中僅重視申請(qǐng)立項(xiàng)和科研成果的發(fā)表與獎(jiǎng)勵(lì)，忽視了科研檔案的歸檔整理，最終交上來的材料缺頁(yè)嚴(yán)重，或只有立項(xiàng)合同沒有驗(yàn)收材料，導(dǎo)致這種現(xiàn)象出現(xiàn)的原因復(fù)雜，很多情況檔案管理人員也不能強(qiáng)求。

2.3? 科研檔案管理智能化、數(shù)字化建設(shè)程度較低

過去的科研檔案管理主要以紙質(zhì)材料為管理對(duì)象，管理難度大、成本高，僅靠手工管理科研課題檔案的方法已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)前的檔案管理需求。而目前很多天文臺(tái)站點(diǎn)的檔案管理部門也沒有系統(tǒng)地建立起檔案管理平臺(tái)，主要是受制于經(jīng)費(fèi)制約，現(xiàn)代化的儀器設(shè)備配置不全面，甚至沒有規(guī)范的檔案管理系統(tǒng)，檔案查閱效率低，影響了科研檔案管理工作的效率。

3? 信息化檔案管理科研措施

3.1? 借助信息技術(shù)研發(fā)自主管理程序

以筆者所在單位為例，項(xiàng)目建立了紫臺(tái)科研檔案的管理流程，明確了科研檔案管理的職責(zé)分工及資料收集方式，梳理出《紫金山天文臺(tái)科研課題檔案管理辦法（試行）V5》和《紫金山天文臺(tái)科研課題檔案歸檔范圍及整理手冊(cè)（試行）V4》以及MASTA項(xiàng)目的歸檔范圍、工作流程及整理細(xì)則。在項(xiàng)目實(shí)施過程中，以項(xiàng)目組所在的紫臺(tái)信息化建設(shè)中心為核心，聯(lián)合科研處、科研團(tuán)組、人事處共同完善科研課題檔案管理制度，形成了一支科研課題檔案的專兼職管理隊(duì)伍，建立了更為完善的組織架構(gòu)，項(xiàng)目研究過程中以紫臺(tái)科研檔案管理工作為基礎(chǔ)，跟蹤科研課題全過程，通過走訪科學(xué)院內(nèi)外兄弟研究所（上海光機(jī)所、長(zhǎng)春光機(jī)所），了解并分析紫臺(tái)科研檔案形成過程中資料收集整理，乃至后期錄入檔案管理系統(tǒng)時(shí)發(fā)現(xiàn)交接時(shí)案卷目錄和卷內(nèi)目錄存在的問題，結(jié)合國(guó)家、中科院在科研檔案管理辦法以及一系列的舉措和方案，將檔案工作與科研和管理工作相融合，理順了工作流程，完善了工作機(jī)制，明確了歸檔范圍，制定出切實(shí)可行的歸檔流程，并自主研發(fā)了“科研檔案案卷目錄標(biāo)準(zhǔn)化程序V1.5”和“科研檔案卷內(nèi)目錄標(biāo)準(zhǔn)化程序V1.7”用于指導(dǎo)科研檔案的整理并與STA-集成化檔案管理系統(tǒng)對(duì)接;同時(shí)探索了在科研檔案資源建設(shè)過程中，對(duì)紫臺(tái)科研檔案管理發(fā)揮積極作用的方式。如圖1和圖2所示。

3.2? 天文檔案信息資源開發(fā)利用渠道

3.2.1? 給科研選題以及立項(xiàng)申報(bào)奠定基礎(chǔ)

具有科研價(jià)值和較高實(shí)用性是對(duì)一個(gè)好的科研課題的重要評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，作為高新技術(shù)和高層次的研究領(lǐng)域，天文理論研究的科研選題不僅要把握住大方向，也要注意其在該領(lǐng)域當(dāng)中的影響力，所以在選題方面應(yīng)該創(chuàng)新，不能因循守舊。對(duì)此要結(jié)合信息技術(shù)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中的過往天文檔案資料進(jìn)行有效的全面分析，找到歷史天文研究的規(guī)律以及目前的研究熱點(diǎn)和難點(diǎn)，對(duì)科研檔案進(jìn)行充分研究，分析過去未立項(xiàng)檔案沒有進(jìn)行立項(xiàng)的原因，提高科研選題可行性。因?yàn)榱㈨?xiàng)需要全面的數(shù)據(jù)資料，申報(bào)立項(xiàng)要有真實(shí)完整的檔案為前提，其數(shù)據(jù)資料為科研成果的上報(bào)評(píng)審工作奠定理論依據(jù)，但是科研資料收集的完整性是成果立項(xiàng)申報(bào)的基礎(chǔ)。

3.2.2? 利用新技術(shù)提高檔案管理的信息化水平

當(dāng)前就檔案管理工作來說，有很多的互聯(lián)網(wǎng)新興技術(shù)可以應(yīng)用到該項(xiàng)工作當(dāng)中來，比如云計(jì)算、大數(shù)據(jù)以及目前比較流行的區(qū)塊鏈技術(shù)等，加以研究其實(shí)都能夠和天文檔案的管理工作聯(lián)系起來。如對(duì)檔案中的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，建立數(shù)據(jù)庫(kù)，找到數(shù)據(jù)之間的規(guī)律分析天文現(xiàn)象，利用區(qū)塊鏈技術(shù)的去中心化特點(diǎn)防止天文檔案數(shù)據(jù)被非法更改等，以此提高檔案管理的信息化建設(shè)水平，能夠有效推動(dòng)檔案管理水平的提高。

3.2.3? 科研檔案資料開發(fā)利用要保證信息的真實(shí)準(zhǔn)確

情報(bào)信息是為了滿足天文研究、決策參考以及學(xué)術(shù)研討等高水平、高層次研究需要的重要信息化服務(wù)方式，其是通過將相關(guān)的國(guó)內(nèi)外優(yōu)質(zhì)文獻(xiàn)和其他類型的知識(shí)載體當(dāng)中具有較高研究應(yīng)用價(jià)值的信息挖掘出來，形成新的信息產(chǎn)品為檔案使用人員服務(wù)。情報(bào)信息有以下幾種類型：首先是結(jié)合使用人員的需求選擇重點(diǎn)課題，進(jìn)行深入調(diào)查研究，對(duì)研究課題所需要的文獻(xiàn)資料不定期地進(jìn)行搜索檢閱，將得到的結(jié)果傳送給使用者;其次是對(duì)文獻(xiàn)資料進(jìn)行翻譯的服務(wù)，比如有些檔案管理人員的外語(yǔ)水平比較差，難以直接閱讀國(guó)外文獻(xiàn)，所以可以借助文獻(xiàn)檢索翻譯服務(wù)實(shí)現(xiàn)自身對(duì)國(guó)外一手文獻(xiàn)的檢索和使用;最后是對(duì)于檔案管理專題的分類剪輯，及時(shí)將有關(guān)的信息傳送給檔案使用人員，做好信息技術(shù)鑒定工作，比如天文檔案管理工作的很多初始化數(shù)據(jù)的資料都有詳細(xì)的觀測(cè)記錄、實(shí)驗(yàn)分析記錄以及討論論證等資料，為了今后能夠更快速地查找對(duì)應(yīng)的資料和進(jìn)行保管期限的確定，對(duì)于科技含量較高的技術(shù)材料應(yīng)該首先請(qǐng)專業(yè)人士進(jìn)行鑒定，確定其檔案的保存價(jià)值，按照科學(xué)的門類進(jìn)行保管和裝訂，對(duì)于已經(jīng)確定有保存價(jià)值的技術(shù)資料應(yīng)該按照要求申報(bào)項(xiàng)目課題，把獲得的最終批復(fù)和下達(dá)的項(xiàng)目任務(wù)文件資料收集完整，以便以后能夠予以更新使用。

4? 結(jié)? 論

當(dāng)前，天文學(xué)領(lǐng)域是世界上幾個(gè)科技大國(guó)爭(zhēng)相研究的重要科學(xué)領(lǐng)域，我國(guó)作為世界上最大的發(fā)展中國(guó)家也不甘落后，為此要做好和天文學(xué)相關(guān)的配套管理工作，其中相關(guān)科研課題的管理就是一項(xiàng)重要工作，隨著以大數(shù)據(jù)、云計(jì)算以及區(qū)塊鏈為代表的新興技術(shù)興起，科研檔案管理方式又有了新的特點(diǎn)，希望相關(guān)管理者能夠充分利用新技術(shù)為科研檔案管理工作做出創(chuàng)新，推動(dòng)科學(xué)技術(shù)繼續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1] 張磊，包麗敏.高校科研檔案管理中存在的問題及對(duì)策 [J].科技信息，2013（25）：232+261.

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