圖書管理系統(tǒng)決策圖書采購(gòu)功能分析與建議

摘 要：本文以金盤圖書集成管理系統(tǒng)為例，在簡(jiǎn)單分析圖書管理系統(tǒng)在圖書館圖書智能化管理作用的基礎(chǔ)上，著重分析了圖書管理系統(tǒng)在圖書館決策圖書采購(gòu)中的作用，并對(duì)目前圖書管理系統(tǒng)決策圖書采購(gòu)功能提出了幾點(diǎn)初淺的建議。

關(guān)鍵詞：圖書管理系統(tǒng);金盤;圖書采購(gòu);決策;智能化

在百度百科上，對(duì)圖書管理系統(tǒng)是這樣定義的：圖書館管理系統(tǒng)綜合運(yùn)用了管理科學(xué)，系統(tǒng)科學(xué)，運(yùn)籌學(xué)，統(tǒng)計(jì)學(xué)，計(jì)算機(jī)科學(xué)等學(xué)科的知識(shí)?？梢酝ㄋ椎暮?jiǎn)化的描述圖書館管理系統(tǒng)的三要素：系統(tǒng)的觀點(diǎn)、數(shù)學(xué)的方法以及計(jì)算機(jī)的應(yīng)用。圖書館管理系統(tǒng)概念結(jié)構(gòu)主要由四大部分組成即信息源、信息處理器、信息用戶、信息管理者組成?；谏鲜龆x，可以分析出，可以利用圖書管理系統(tǒng)中計(jì)算機(jī)、數(shù)學(xué)、統(tǒng)計(jì)等智能化的管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)圖書館圖書過去和現(xiàn)在數(shù)據(jù)的科學(xué)分析，即現(xiàn)代意義上的大數(shù)據(jù)分析，從而為圖書館圖書管理、采購(gòu)、統(tǒng)計(jì)等提出科學(xué)的決策[1]。

1 圖書管理系統(tǒng)決策圖書采購(gòu)現(xiàn)實(shí)功能體現(xiàn)

圖書管理系統(tǒng)決策圖書采購(gòu)現(xiàn)實(shí)功能貫穿于它智能管理圖書館圖書的整個(gè)過程，基于系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)分析所做的圖書采購(gòu)決策，節(jié)約了采購(gòu)的人力和物力，也提高了圖書利用的績(jī)效。主要體現(xiàn)在 ：在圖書館制定采購(gòu)決策時(shí)提供館內(nèi)已有圖書使用情況的大數(shù)據(jù)作為參考依據(jù);執(zhí)行圖書采購(gòu)時(shí)提供實(shí)時(shí)網(wǎng)絡(luò)推薦、館內(nèi)已有數(shù)據(jù)查重、館內(nèi)已有圖書類別結(jié)構(gòu)比例等大數(shù)據(jù)作為采購(gòu)決策基點(diǎn)。

1）圖書管理系統(tǒng)為決策圖書采購(gòu)規(guī)劃提供大數(shù)據(jù)支持。當(dāng)今，大數(shù)據(jù)分析已成為時(shí)代潮流，成為各行各業(yè)做整體規(guī)劃，決策其發(fā)展的重要依據(jù)。圖書館的圖書采購(gòu)規(guī)劃，很大程度上是基于讀者需求和讀者使用的大數(shù)據(jù)分析二制定的，而這個(gè)大數(shù)據(jù)分析可以通過圖書管理系統(tǒng)完成。通過圖書流通數(shù)據(jù)，系統(tǒng)相關(guān)管理人員可以自定義時(shí)間區(qū)間段，看到本館讀者借還各類別圖書的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，而且系統(tǒng)會(huì)對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)比例和圖表分析。根據(jù)這些數(shù)據(jù)和分析，圖書館相關(guān)管理者和工作人員可以對(duì)圖書采購(gòu)做長(zhǎng)期的規(guī)劃，也可以做年度采購(gòu)計(jì)劃，甚至于某些活動(dòng)（例如“你選書，我買單”活動(dòng)）的圖書采購(gòu)計(jì)劃[2]。

2）圖書管理系統(tǒng)為決策具體圖書采購(gòu)提供依據(jù)。圖書館的圖書采購(gòu)是持續(xù)不斷的過程，整體的采購(gòu)規(guī)劃需要一次次具體的采購(gòu)行動(dòng)去完成，要使每一次圖書采購(gòu)都切合本館讀者需求，參考讀者使用圖書具體情況就尤為重要。圖書管理系統(tǒng)不僅能進(jìn)行讀者整體借還圖書的大數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，也能精確查詢到每一本書的外借及評(píng)價(jià)數(shù)據(jù)，這為圖書館執(zhí)行圖書具體采購(gòu)提供了依據(jù)。在每一次具體的采購(gòu)中，圖書館采訪人員也是離不開運(yùn)用圖書管理系統(tǒng)中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)的，主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面。（1）圖書管理系統(tǒng)為圖書采訪人員每次采購(gòu)圖書提供整體查重功能，保證每次采購(gòu)圖書館內(nèi)無館藏。系統(tǒng)提供的整體查重有按照ISBN、書名、作者三項(xiàng)特征查重的功能，通過這三種方式，基本可以把館內(nèi)已有圖書排除在采購(gòu)訂單外，避免不必要的重復(fù)采購(gòu)，節(jié)約采購(gòu)成本，提高館內(nèi)圖書建設(shè)的質(zhì)量。當(dāng)然，圖書采購(gòu)不能完全依靠智能化的系統(tǒng)整體查重，把系統(tǒng)查重與采訪人員采購(gòu)時(shí)人為決策相結(jié)合，才能作出科學(xué)的采購(gòu)決策。（2）圖書管理系統(tǒng)為圖書采訪人員決策是否采購(gòu)館內(nèi)已有圖書提供具體數(shù)據(jù)憑證。圖書管理系統(tǒng)不僅提供整體查重功能，它也提供單本精確圖書查重功能。在單本圖書查重功能時(shí)，若存在重復(fù)情況，采訪人員可以對(duì)比即將采購(gòu)的圖書與館內(nèi)已有圖書在版本、內(nèi)容等方面是否有區(qū)別，還可以看到已有館藏圖書的館藏冊(cè)數(shù)和外借次數(shù)，而這為是否再次采購(gòu)重復(fù)圖書提供了數(shù)據(jù)上的支持。（3）圖書管理系統(tǒng)成為圖書采訪人員具體決策采購(gòu)圖書時(shí)采訪讀者需求的重要工具。在圖書管理系統(tǒng)的后臺(tái)，可以看到系統(tǒng)網(wǎng)頁(yè)窗口（如金盤系統(tǒng)的非書資源查詢系統(tǒng)）上讀者推薦購(gòu)買的圖書需求，采訪人員可以根據(jù)這些需求，推斷讀者可能需求的圖書的類別方向，從而決策圖書采購(gòu)的具體計(jì)劃。

2 思考改進(jìn)圖書管理系統(tǒng)中圖書采訪模塊的建議

雖然圖書管理系統(tǒng)為決策圖書采購(gòu)提供了科學(xué)的大數(shù)據(jù)依據(jù)，但任何系統(tǒng)都應(yīng)該隨著事物的發(fā)展變化而變化，尤其是在網(wǎng)絡(luò)化、媒體化、智能化高速發(fā)展的今天，更應(yīng)如此。在分析圖書管理系統(tǒng)采訪功能的過程中，筆者也發(fā)現(xiàn)了一些問題，并提出了幾點(diǎn)筆者自己的初淺建議，以供同行參考與交流。

1）改善圖書管理系統(tǒng)的圖書數(shù)據(jù)采集功能?，F(xiàn)在大部分圖書管理系統(tǒng)的主要功能是集成化、智能化管理館內(nèi)數(shù)據(jù)，也實(shí)現(xiàn)了館內(nèi)數(shù)據(jù)與中國(guó)國(guó)家圖書館（通過Z39.50協(xié)議）圖書著錄編目數(shù)據(jù)、Calis著錄編目數(shù)據(jù)的對(duì)接。這些功能雖然在一定程度上實(shí)現(xiàn)了圖書資源的共建共享，但更傾向圖書館圖書數(shù)據(jù)的著錄編目，對(duì)圖書采購(gòu)決策作用不是很大。為了改善、擴(kuò)大圖書管理系統(tǒng)在圖書采購(gòu)決策中的功能，筆者建議從以下三個(gè)方面加以改進(jìn)。（1）以圖書管理系統(tǒng)為紐帶，增加各圖書館之間圖書采購(gòu)之間的聯(lián)系。進(jìn)一步改進(jìn)挖掘圖書管理系統(tǒng)功能，可以考慮在采購(gòu)模塊增加通過圖書的ISBN、題名途徑呈現(xiàn)本館采選圖書在其他圖書館是否有收錄，有多少圖書館有收錄，收錄復(fù)本等功能，這可以為本館采購(gòu)人員在采購(gòu)圖書時(shí)作為決策參考的重要外部對(duì)比因素。（2）以圖書管理系統(tǒng)為橋梁，使圖書館、讀者、圖書供應(yīng)商三者之間在采購(gòu)圖書書目互通。圖書書目是圖書采購(gòu)決策中最主要的因數(shù)，現(xiàn)在圖書館采購(gòu)圖書可能存在這樣一種困局：讀者推薦購(gòu)買的圖書有限，有很大的原因是讀者看不到大量選購(gòu)圖書書目，因而無法進(jìn)行推薦購(gòu)買，這直接導(dǎo)致采訪人員可能無法準(zhǔn)確采訪到讀者的需求動(dòng)向;采訪人員在進(jìn)行采購(gòu)圖書書目采訪時(shí)需要到圖書網(wǎng)絡(luò)銷售平臺(tái)、各大出版社去收集圖書書目，這些大大增加了圖書采購(gòu)決策的難度。

2）完善、增加圖書管理系統(tǒng)圖書采購(gòu)模塊中的統(tǒng)計(jì)功能。完善圖書管理系統(tǒng)各項(xiàng)采購(gòu)統(tǒng)計(jì)功能，為決策圖書采購(gòu)提供更全面的參考數(shù)據(jù)。如采購(gòu)中如何控制各類別圖書采購(gòu)數(shù)量分析問題，鑒于很多采購(gòu)圖書書目我中圖分類號(hào)，因而筆者建議除了用圖書分類號(hào)進(jìn)行各類圖書采購(gòu)比例分析外，還可以抽取題名主題詞進(jìn)行采購(gòu)比例分析，使圖書采購(gòu)人員能比較準(zhǔn)確的把握各類圖書的采購(gòu)比例。再如采購(gòu)經(jīng)費(fèi)統(tǒng)計(jì)問題，能增加通過Marc數(shù)據(jù)的010字段中的@d字段進(jìn)行經(jīng)費(fèi)統(tǒng)計(jì)方式，結(jié)合已有的采購(gòu)模塊統(tǒng)計(jì)方式會(huì)使采購(gòu)經(jīng)費(fèi)統(tǒng)計(jì)更準(zhǔn)確，便于采購(gòu)人員在采購(gòu)金額上決策采購(gòu)。

3）提升圖書管理系統(tǒng)的其他接入功能。近年來，也有很多提升圖書管理系統(tǒng)功能的應(yīng)用工具產(chǎn)生并應(yīng)用于系統(tǒng)的實(shí)踐中，如RFID 系統(tǒng)[3]、按鍵精靈輔助操作[4]，它們都大大提高了圖書著錄編目、流通、盤點(diǎn)等方面的智能化。建議把這些工具也改善應(yīng)用于圖書采購(gòu)決策中，或者開發(fā)新的應(yīng)用工具應(yīng)用于系統(tǒng)的采購(gòu)決策模塊中，從而增加圖書采購(gòu)決策的績(jī)效。

3 結(jié)語(yǔ)

圖書管理系統(tǒng)系統(tǒng)在向著愈來愈智能化的方向發(fā)展，在這個(gè)過程中，系統(tǒng)的圖書采購(gòu)決策模塊的變革相對(duì)于其他模塊來說要薄弱一些，希望借助信息技術(shù)迅速發(fā)展的東風(fēng)，讓系統(tǒng)的采購(gòu)決策模塊更趨完善。

參考文獻(xiàn)

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[3]耿麒麟，劉楠.關(guān)于圖書館RFID系統(tǒng)運(yùn)行中若干問題的探析[J].中國(guó)市場(chǎng)，2015（33）：206+208.

[4]陳靖，陳娟.按鍵精靈輔助操作下的快速編目法——可適用于金盤、金華、圖騰、亞德等多圖書管理系統(tǒng)[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2017（05）：66-67.

作者簡(jiǎn)介

徐文昭（1973-），男，碩士，講師，研究方向：計(jì)算機(jī)軟件與開發(fā)。