大數(shù)據(jù)視角的高職院校檔案管理改革研究

趙娟

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)和科技的不斷發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)得到了廣泛的應(yīng)用。高職院校的檔案管理工作也應(yīng)用了信息技術(shù)的手段。將信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于高職院校的檔案管理中既是一個(gè)機(jī)遇也是一個(gè)挑戰(zhàn)。這項(xiàng)技術(shù)的應(yīng)用會(huì)給我們的檔案管理工作帶來很多的問題，因此我們要對(duì)大數(shù)據(jù)視角下的高職院校檔案管理進(jìn)行改革，本文對(duì)目前高職院校檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行了闡述，并提出了大數(shù)據(jù)視角下的高職院校檔案管理改革的措施。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);高職院校;檔案管理改革;措施

信息技術(shù)的發(fā)展對(duì)各行各業(yè)的發(fā)展都產(chǎn)生了很大的影響，已經(jīng)成為人們生產(chǎn)、生活和工作中不可缺少的一部分。所謂的大數(shù)據(jù)就是具有巨大容量的數(shù)據(jù)源，它具有種類多樣、真實(shí)可靠以及較高的利用價(jià)值等特點(diǎn)[1]。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷發(fā)展的過程中，人們正在尋求著一種能夠有效運(yùn)用豐富且復(fù)雜的數(shù)據(jù)資源的方法，從而達(dá)到更好發(fā)展的目的。高職院校是我國高等教育中的一個(gè)重要部分，提高高職院校檔案管理的效率，能夠推進(jìn)高職院校綜合管理工作的開展。

1 高職院校檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 工作模式落后

現(xiàn)階段，在許多高職院校的檔案管理工作中，仍然主要采用的是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的保管方法，盡管有一部分高校已經(jīng)開始了信息化檔案建設(shè)工作，但是也還只是處于局域網(wǎng)和單機(jī)收集信息的層面，并沒有利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行整理和加工，造成了檔案需求工作多余管理工作的現(xiàn)象產(chǎn)生，使得高職院校的檔案管理工作給人留下簡單、落后的不良印象。

1.2 宣傳力度不足

從以往檔案管理工作的實(shí)際情況和檔案管理工作的體系來看，缺乏對(duì)高職院校領(lǐng)導(dǎo)層和決策層宣傳方面的機(jī)制，使得他們都檔案管理工作的重視程度比較低下。除此之外，也缺乏對(duì)高職院校師生的宣傳機(jī)制，使得高職院校的老師和學(xué)生在檔案資料的收集、使用和保存方面都很欠缺，長期這樣下去，會(huì)嚴(yán)重制約高職院校檔案管理工作的發(fā)展。

1.3 管理工作方法陳舊

從高職院校檔案管理工作的實(shí)際中我們不難看出，高職院校的檔案管理工作還存在忽視社會(huì)因素和忽視教育環(huán)境等表面的問題[2]。從深層面分析，這些都告訴我們高職院校的檔案管理工作方法和大數(shù)據(jù)時(shí)代的工作需求不匹配。沒有在大數(shù)據(jù)平臺(tái)下建立數(shù)據(jù)庫資源和信息庫，很難對(duì)高職院校的檔案管理工作進(jìn)行平衡和結(jié)構(gòu)優(yōu)化，使得高職院校的檔案管理工作產(chǎn)生了諸多問題。除此之外，高職院校在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，還主要是以人工和機(jī)械的方式來進(jìn)行收集和整理，給大數(shù)據(jù)背景下的高職院校檔案管理改革帶來和很大的阻礙。

1.4 缺乏檔案管理的專業(yè)人才

一方面，高職院校檔案管理人員的大數(shù)據(jù)技能不能適應(yīng)工作和科技發(fā)展的新需要，不能將高職院校檔案管理工作準(zhǔn)確而系統(tǒng)地建立在大數(shù)據(jù)平臺(tái)之上，導(dǎo)致高職院校檔案管理工作的效率、質(zhì)量、服務(wù)等方面出現(xiàn)了一系列問題。另一方面，高職院校檔案管理工作人員在數(shù)量上存在較大缺口，具備檔案管理能力和大數(shù)據(jù)操作能力的人才非常稀少，嚴(yán)重影響了高職院校檔案管理工作的質(zhì)量。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代高職院校進(jìn)行檔案管理改革的措施

2.1 創(chuàng)建大數(shù)據(jù)背景下高職院校檔案管理工作的新模式

大數(shù)據(jù)技術(shù)正改變著社會(huì)、教育、生活的方方面面，人工智能系統(tǒng)、電子地圖等新一代媒體正在高職院校的教育教學(xué)中廣泛應(yīng)用。檔案管理工作也應(yīng)借助大數(shù)據(jù)時(shí)代帶來的科技推動(dòng)作用和資源保障功能來實(shí)現(xiàn)對(duì)工作體系和管理模式的創(chuàng)新。同時(shí)，要建立起高職院校檔案管理工作的新模式。在日常高職院校檔案管理工作中應(yīng)利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案資料和信息數(shù)據(jù)進(jìn)行全面收集、記錄和加工，確保高職院校檔案的準(zhǔn)確性、真實(shí)性和連貫性，從而建立起數(shù)字化、信息化檔案管理工作的新模式和新策略[3]。此外，要借助大數(shù)據(jù)平臺(tái)重點(diǎn)發(fā)展高職院校檔案管理工作的服務(wù)能力和專業(yè)能力，解決傳統(tǒng)高職院校檔案管理工作中低效率、低準(zhǔn)確性的實(shí)際問題，使高職院校檔案管理工作在實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和信息化的過程中獲得新動(dòng)能和新平臺(tái)。

2.2 加大高職院校檔案管理工作的宣傳力度

可將大數(shù)據(jù)時(shí)代的各維度資料和信息都看作是可以深層次加工和系統(tǒng)利用的資源。作為高職院校的檔案管理人員，要立足于檔案服務(wù)、管理和加工，加強(qiáng)宣傳工作，要使各高職院校、各群體看到大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作的價(jià)值，使高職院校檔案管理工作在大數(shù)據(jù)時(shí)代能獲得越來越多主體和組織的認(rèn)可。首先，宣傳工作要面向高職院校的管理層和決策層，應(yīng)讓他們認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代高職院校發(fā)展與改革的重要意義，使其能為高職院校檔案管理工作的數(shù)字化發(fā)展和大數(shù)據(jù)平臺(tái)建設(shè)提供更多的支持，要站在更高的維度和層面上探尋大數(shù)據(jù)背景下高職院校檔案管理工作變革和創(chuàng)新的新路徑。其次，宣傳工作必須面向廣大師生，要結(jié)合教師教學(xué)、學(xué)生學(xué)習(xí)、實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)、校園生活等各主要環(huán)節(jié)和過程構(gòu)建起高職院校檔案管理工作改革的大環(huán)境，為高職院校檔案管理工作的信息化、智能化、數(shù)字化建設(shè)提供最普遍、最穩(wěn)定的基礎(chǔ)。

2.3 對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)條件下的檔案管理方法進(jìn)行變革

首先，高職院校檔案管理工作的創(chuàng)新應(yīng)充分考慮到社會(huì)環(huán)境、教育環(huán)境、技術(shù)條件和經(jīng)濟(jì)條件等方面的特點(diǎn)和情況，將大數(shù)據(jù)技術(shù)、模塊化建設(shè)、資源庫建設(shè)引入到高職院校檔案管理工作之中。其次，將現(xiàn)有檔案工作與現(xiàn)代管理思想進(jìn)行平衡、優(yōu)化和整合，創(chuàng)建起適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化的高職院校檔案管理工作新方法。要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的基礎(chǔ)優(yōu)勢(shì)詳細(xì)規(guī)范高職院校檔案管理工作的各主要內(nèi)容和各工作環(huán)節(jié)。再次，通過系統(tǒng)建設(shè)構(gòu)建高職院校檔案管理工作的數(shù)字化指導(dǎo)調(diào)控平臺(tái)，強(qiáng)化高職院校檔案信息的收集、加工、整理和歸檔，在機(jī)制上和基礎(chǔ)上打造高職院校檔案管理工作的新模式。

2.4 提高高職院校檔案管理工作人員的專業(yè)技能

要想進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)、高效的高職院校檔案管理工作，檔案管理人員必須具備對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的基本應(yīng)用能力和操作水平。因此，高職院校要不斷提升檔案管理人員的數(shù)字化水平、信息化能力和大數(shù)據(jù)技能，使其能更好地為高職院校檔案管理工作的數(shù)字化和系統(tǒng)化發(fā)展提供幫助，進(jìn)而確保高職院校檔案管理的安全性、高效性。高職院校要將檔案管理人員納入技能和素質(zhì)發(fā)展的體系之中，為他們提供技能學(xué)習(xí)的發(fā)展機(jī)遇和培訓(xùn)課程，從而使高職院校檔案管理人員在大數(shù)據(jù)時(shí)代掌握更系統(tǒng)、更專業(yè)的技能和素養(yǎng)。同時(shí)，高職院校要將具備大數(shù)據(jù)素養(yǎng)的檔案管理類和操作類人才引入到檔案管理工作之中，建立起高職院校檔案管理階梯式發(fā)展的人才隊(duì)伍，從而促進(jìn)高職院校檔案管理工作在大數(shù)據(jù)時(shí)代能夠更穩(wěn)定、更健康、更專業(yè)地發(fā)展。

3 結(jié)束語

在大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景下，加強(qiáng)高職院校檔案管理的信息化建設(shè)已是必然的趨勢(shì)。高職院校必須積極面對(duì)大數(shù)據(jù)帶來的檔案管理的難題，充分合理地利用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案管理模式進(jìn)行有效的改革，推動(dòng)高職院校的檔案管理向著現(xiàn)代化和智能化的方向發(fā)展，滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展要求，從而提高高職院校的檔案管理質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

[1]吳暉.大數(shù)據(jù)時(shí)代高職院校檔案信息化建設(shè)思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（19）：67+70.

[2]王穎.大數(shù)據(jù)時(shí)代高職院校檔案管理中的問題與對(duì)策[J].納稅，2018，12（22）：158.

[3]孫紅梅.大數(shù)據(jù)視角下的高職院校檔案管理研究[J].才智，2018（14）：250.