現(xiàn)代檔案管理制度下電子文件管理的問題和對策

韓麗麗

摘 要：隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理不斷出現(xiàn)一些新情況、新問題，一些檔案管理制度已經(jīng)不適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，電子文件管理已成為現(xiàn)代檔案管理一個(gè)新的課題。本文分析了現(xiàn)代檔案管理制度下電子文件管理的問題和對策，以期對大家以后的工作起到一定的借鑒和參考作用。

關(guān)鍵詞：電子文件管理;問題;對策

現(xiàn)代電子文件檔案是新時(shí)代工作的重要工作方式和工具，是工作正常運(yùn)行的保障，還是現(xiàn)代文明的標(biāo)志。我國要堅(jiān)持走可持續(xù)發(fā)展的道路，就必須要把現(xiàn)代 電子文件檔案的管理工作放在重要地位，保證它能在進(jìn)行工作建設(shè)時(shí)處于首要地位，因此加強(qiáng)現(xiàn)代電子文件檔案的管理是十分重要的，要找到管理中的問題并予以解決。

1 電子文件檔案概念分析

1）電子文件。指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。

2）電子文件檔案。指具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子文件。

2 電子文件檔案與紙質(zhì)文件檔案的差異

1）電子文件檔案與紙質(zhì)文件檔案管理對象的差異。紙質(zhì)文件檔案管理的對象是紙質(zhì)文件“原件”;電子文件檔案管理的對象是則是“原始電子記錄”。管理對象的差異，決定了電子文件檔案與紙質(zhì)文件檔案管理方法的不同。

2）電子文件與紙質(zhì)文件特性的差異。（1）紙質(zhì)文件與電子文件屬性的差異。紙質(zhì)文件“原件”是紙張與記錄材料二合一的實(shí)體，體現(xiàn)的是物質(zhì)屬性;電子文件“原始電子記錄”是記錄在磁帶、磁盤、光盤等載體中的“原始電子記錄信息”，體現(xiàn)的是信息屬性，無法直接閱讀的。（2）紙質(zhì)文件獨(dú)立性與電子文件設(shè)備依賴性的差異。紙質(zhì)文件的存儲(chǔ)和利用是獨(dú)立的，可以不依賴于任何設(shè)備;而電子文件的生成、處理、傳輸、利用，都要依賴計(jì)算機(jī)硬件、軟件和外部設(shè)備。也就是說，缺少相關(guān)設(shè)備就無法利用存儲(chǔ)在載體中的電子文件信息。電子計(jì)算機(jī)更新周期通常是幾年，而耐久刻錄光盤中的電子文件信息可以保存百年以上。設(shè)備老化和頻繁更新，給電子文件長期保存/利用帶來的問題，遠(yuǎn)比電子文件載體本身壽命長短更為嚴(yán)重。（3）紙質(zhì)文件標(biāo)準(zhǔn)與電子文件標(biāo)準(zhǔn)的差異，紙質(zhì)文件標(biāo)準(zhǔn)可分為檔案制成材料標(biāo)準(zhǔn)和文件編制標(biāo)準(zhǔn)兩種類型;與之相比，電子文件標(biāo)準(zhǔn)要復(fù)雜得多。電子文件的運(yùn)行環(huán)境對標(biāo)準(zhǔn)化的要求很高。例如，制作生成要有代碼標(biāo)準(zhǔn)，存儲(chǔ)要有機(jī)讀載體格式標(biāo)準(zhǔn)、信息壓縮存儲(chǔ)算法標(biāo)準(zhǔn)，傳輸要有網(wǎng)絡(luò)通訊協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)，查找要有檢索語言標(biāo)準(zhǔn)等。熟悉和建立電子文件的標(biāo)準(zhǔn)化體系，是保證電子文件歸檔和電子檔案管理的重要課題。（4）紙質(zhì)文件信息與載體不可分離性與電子文件信息與載體可分離性的差異，紙質(zhì)文件“原件”是由記錄在紙張上的字跡材料構(gòu)成的，字跡與紙張是不可分離的，而電子文件信息卻可以與其載體相分離，從一個(gè)載體轉(zhuǎn)移到另一個(gè)載體中，或者通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)傳輸電子文件信息。這就意味著電子文件信息可以不再依賴特定的載體而存在。

3 電子文件管理原則

1）全程管理原則。根據(jù)電子文件的特點(diǎn)和管理要求，建立一個(gè)完整的管理體系，對電子文件從產(chǎn)生到永久保存或銷毀的整個(gè)生命周期進(jìn)行全程管理。

2）前端控制原則。文件生命周期理論認(rèn)為：文件的形成是前端，處理、鑒定、整理、編目等具體管理活動(dòng)是中端，永久保存或銷毀是末端。前端控制原則就是以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，以電子文件的形成為前端，對電子文件的管理實(shí)行前端控制。

3）真實(shí)性保障原則

真實(shí)性是指對電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息進(jìn)行鑒定后，確認(rèn)其與形成時(shí)的原始狀況一致。

4）有效性保障原則。有效性是指電子文件應(yīng)具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。

4 電子文件管理問題分析

1）規(guī)章制度不健全。目前，針對電子文件的起草、修改、收發(fā)、傳閱等環(huán)節(jié)都沒有具體的規(guī)章制度進(jìn)行專業(yè)性的管理。尤其是針對電子文件的存儲(chǔ)問題，相對于傳統(tǒng)的文件出現(xiàn)的字跡模糊、老化、破損等問題，電子文件會(huì)出現(xiàn)電腦病毒以及電腦自身故障等問題。針對這些問題，電子文件很難出臺相應(yīng)的規(guī)章制度進(jìn)行管理。在某種程度上甚至?xí)绊憜挝蝗粘９ぷ鞯拈_展。目前，我國的實(shí)際情況是在電子文件管理方面沒有出臺相應(yīng)的法律法規(guī)，同時(shí)也很難通過相應(yīng)的法律法規(guī)進(jìn)行有效的規(guī)范，這成為電子文件管理最大的一個(gè)問題。

2）信息安全問題。隨著當(dāng)今社會(huì)科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，人們的工作生活已經(jīng)難以離開計(jì)算機(jī)，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用大大提高了人們在工作時(shí)的效率，但是，計(jì)算機(jī)的信息安全問題仍然是一項(xiàng)非常難以解決的問題，由此帶來的電腦病毒問題嚴(yán)重影響電子文件的安全性問題。尤其電腦病毒會(huì)侵入到電子文件管理系統(tǒng)，導(dǎo)致電子文件出現(xiàn)無法打開以及破損毀壞等問題，從而導(dǎo)致電子文件信息的不準(zhǔn)確和不完整，從而影響到工作的開展。

3）缺乏專業(yè)人員。目前，我國政府、企業(yè)中使用電子文件的部門之間缺乏有效的溝通和聯(lián)系，這些工作人員并沒有認(rèn)識到電子文件管理的重要性，也并不理解電子文件管理的重要作用和意義。同時(shí)，一些從事電子文件管理的工作人員綜合素質(zhì)不高，并沒有進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，缺乏專業(yè)的技術(shù)和能力，這樣會(huì)在從事電子文件的管理過程中出現(xiàn)一定的問題。最后，單位中的工作人員如果出現(xiàn)工作調(diào)動(dòng)或者調(diào)離的現(xiàn)象，很難將電子文件全部進(jìn)行上傳或者移交，這就會(huì)出現(xiàn)文件丟失的現(xiàn)象，從而會(huì)影響單位工作的開展。

5 電子文件管理對策

1）標(biāo)準(zhǔn)化的管理。電子文件是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作，這就需要出臺相應(yīng)的規(guī)章制度，才能科學(xué)有效地對電子文件進(jìn)行管理。由于我國電子文件管理工作是近幾年剛剛興起的管理方式，因此需要學(xué)習(xí)國外一些先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)，制定規(guī)章制度進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的管理，會(huì)讓工作人員按照規(guī)章制度開展工作，按照規(guī)章制度在電腦上收發(fā)和查詢文件，從根本上克服紙質(zhì)文件制作難、查詢難、傳遞難的問題，使辦公手段產(chǎn)生質(zhì)的飛躍。

2）加強(qiáng)信息安全。信息安全是電子文件管理中一項(xiàng)非常重要的工作。如果信息安全出現(xiàn)問題，將會(huì)導(dǎo)致電子文件的數(shù)據(jù)被刪除、篡改、偽造、泄密，造成非常嚴(yán)重的損失。當(dāng)今，人們的生活和工作都依賴計(jì)算機(jī)，對于電子文件的依賴性越來越強(qiáng)，加強(qiáng)信息安全，能夠保障人們?nèi)粘５纳詈凸ぷ鞲玫亻_展，這也應(yīng)該成為當(dāng)今社會(huì)最重要的一項(xiàng)工作。

3）提高人員綜合素質(zhì)。隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公自動(dòng)化已經(jīng)成為未來社會(huì)的發(fā)展趨勢，電子文件的信息化、數(shù)字化都對我國文件管理人員提出了更高的要求。首先，作為電子文件管理人員，要掌握一定的計(jì)算機(jī)知識和技能，能夠熟練操作電腦。其次，還要具備一定的電子文件管理知識，這樣才能更好地去從事電子文件工作。同時(shí)，電子文件管理人員要加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)，管理部門要定期對電子文件管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓他們熟悉系統(tǒng)和輕松完成電子文件的整理、編輯、歸檔工作，能夠更好地應(yīng)用到工作中。

6 結(jié)語

總之，為了保持對現(xiàn)代電子文件檔案的管理，保證現(xiàn)代電子文件檔案的安全，對現(xiàn)代電 子文件檔案的管理存在的主要問題進(jìn)行探析并提出解決對策變得極其重要。

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