現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作信息化建設(shè)探究

靳永新

摘 要：如今的社會已經(jīng)步入了全面信息化數(shù)字化的階段，互聯(lián)網(wǎng)的高速發(fā)展對很多行業(yè)都產(chǎn)生了巨大的沖擊力，銀行、醫(yī)院、學(xué)校等行業(yè)都采取了電子信息的方式來儲存必要的檔案。在這種背景下就對現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作提出了新要求，建設(shè)信息化數(shù)字化的企業(yè)檔案是企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的基本保障，目前我國現(xiàn)代企業(yè)的信息化檔案管理工作還存在著很多不足，因此現(xiàn)代企業(yè)必須要根據(jù)企業(yè)未來的發(fā)展方向建設(shè)屬于自己的信息檔案管理體系，采取積極的措施讓現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理工作向信息化檔案管理方向發(fā)展。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代企業(yè)制度;檔案管理;信息化

目前我國大部分企業(yè)的管理制度已經(jīng)越來越完善，由于市場競爭激烈，這就要求我國企業(yè)必須要走信息化現(xiàn)代發(fā)展的道路。企業(yè)信息化對于未來在市場的核心競爭力有非常大的影響，而企業(yè)信息化最重要的一部分就是檔案信息化。對于現(xiàn)代企業(yè)而言，檔案記錄著企業(yè)發(fā)展的重要信息，對企業(yè)在執(zhí)行重大決策時有很大的參考意義，因此企業(yè)應(yīng)該充分認(rèn)識到檔案管理工作信息化的重要性，以此來為企業(yè)的未來發(fā)展和經(jīng)濟效益提供良好的幫助。本文從企業(yè)檔案管理工作信息化建設(shè)的重要性入手，詳細(xì)解析了目前檔案信息化建設(shè)工作所存在的諸多問題，并提出了相應(yīng)的解決方案。

1 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作信息化建設(shè)的必要性

現(xiàn)代企業(yè)的檔案信息化建設(shè)主要是讓檔案管理工作從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案改變成現(xiàn)代化的電子信息化的方式，主要管理方式是不完全的摒棄傳統(tǒng)檔案信息工作，知識讓傳統(tǒng)檔案信息工作與數(shù)字化管理相結(jié)合，產(chǎn)生新型的企業(yè)檔案信息管理體系。現(xiàn)代企業(yè)檔案信息化的管理模式主要是以信息技術(shù)為主要管理手段，以科學(xué)合理的管理方法為基礎(chǔ)，能夠更好的對企業(yè)檔案的資源和信息進行最優(yōu)化管理，與企業(yè)其他部門的信息實現(xiàn)資源共享，減少查詢資料檔案所用的時間，從而更好的為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。其次，隨著企業(yè)的快速發(fā)展，所保存的檔案信息也越來越多，如果只采用紙質(zhì)檔案的方式保存很容易磨損，不易查詢，而企業(yè)檔案信息化可以完美的解決這個問題，檔案的信息化建設(shè)不僅僅為檔案管理工作減輕了負(fù)擔(dān)，更推動著企業(yè)從傳統(tǒng)的管理模式往現(xiàn)代化管理的轉(zhuǎn)變。

企業(yè)運營中產(chǎn)生的檔案信息非常重要，這不僅僅是企業(yè)的內(nèi)部資料，更是在預(yù)測企業(yè)未來發(fā)展的重要數(shù)據(jù)，只有改變傳統(tǒng)檔案的管理模式，采用信息技術(shù)對管理方式進行革新，才能夠保證檔案信息管理工作朝向網(wǎng)絡(luò)化、信息化的方向發(fā)展，才能更完全的適應(yīng)于企業(yè)未來的現(xiàn)代信息化發(fā)展模式。目前我國大部分的企業(yè)檔案管理工作主要是記錄保存、整理歸納這幾個方面的需求，很多企業(yè)對檔案管理工作的重視程度不夠，導(dǎo)致檔案管理工作發(fā)展受阻。傳統(tǒng)企業(yè)家的思想對于檔案的管理相對較為保守，不能夠理解如今全面信息化的時代，導(dǎo)致企業(yè)各部門資料不能夠互通，更加阻礙了企業(yè)在市場上的發(fā)展。

2 目前企業(yè)檔案管理工作信息化建設(shè)所存在的問題分析

1）檔案信息化建設(shè)意識薄弱。由于現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展速度比較快，會產(chǎn)生大量的檔案資料，這些資料的保存有助于企業(yè)下個階段的發(fā)展。大部分企業(yè)檔案管理工作的人員都沒有意識到檔案信息化管理的重要性，有大部分企業(yè)雖然具有電子信息檔案管理的意識，但是還只是停留在檔案信息的錄入查詢階段，并不具備完善的企業(yè)信息化檔案管理的體系。由于企業(yè)缺乏對檔案管理工作的重視，很多檔案管理部門得不到充足的資金來更新檔案管理設(shè)備，進而影響到檔案信息化管理在企業(yè)中發(fā)揮的重大作用。

2）信息化管理制度不完善，管理行為不規(guī)范。目前現(xiàn)代化企業(yè)并沒有一套完整的檔案信息化管理的機制，這也成為企業(yè)逐步走向現(xiàn)代化的阻力。我國在企業(yè)信息檔案這方面的研究還不夠，對于如何建設(shè)完整的信息化管理模式還不夠熟悉。在企業(yè)實際工作的過程中，很多管理人員不知道該如何進行檔案的信息化管理，對工作人員缺乏一定的培訓(xùn)和管理，因此長久以來必然滿足不了對檔案管理的高需求。如果現(xiàn)代化企業(yè)沒有一定的檔案管理工作的完整制度，那么企業(yè)在未來的規(guī)劃和各部門的監(jiān)管都會出現(xiàn)問題，從而導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部混亂，發(fā)展速度緩慢。

3）檔案管理部門硬件設(shè)施落后，儲存效果不理想。檔案管理工作的信息化需要企業(yè)高層足夠的重視和足夠的資金，只有革新檔案部門的電子化設(shè)施，才能夠進一步提升檔案室的儲存容量和效果。目前大部分企業(yè)都存在著硬件設(shè)施落后的問題，對檔案中的信息識別時間較長，且保存時間較短，不能夠滿足現(xiàn)代化企業(yè)對檔案管理工作的高要求。

4）檔案管理高技術(shù)人才缺失，總體管理水平差。企業(yè)的檔案管理工作最基礎(chǔ)的是需要有信息技術(shù)的全能人才，目前企業(yè)大部分的檔案管理室都沒有高技術(shù)型的人才，導(dǎo)致整體管理水平下降。因為企業(yè)的不重視，大部分檔案管理人員對于新興的管理軟件不去深入學(xué)習(xí)，只能夠完成簡單的查詢和錄入功能，很多檔案資料在各部門都沒有實現(xiàn)資源共享，更不能夠上升到科學(xué)管理檔案資料的高度，技術(shù)型人才的缺失嚴(yán)重影響著目前信息化檔案管理在企業(yè)中的發(fā)展。

3 如何加強現(xiàn)代企業(yè)中檔案管理工作的信息化建設(shè)

1）實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案全面信息化、數(shù)據(jù)化。企業(yè)要想實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案的全面信息化、數(shù)據(jù)化就必須建立完整的檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)備，檔案信息化基礎(chǔ)的設(shè)施就是具有效率高、操作簡單的檔案信息管理平臺。企業(yè)檔案管理部門可以利用信息技術(shù)來將傳統(tǒng)的檔案資料經(jīng)過篩選分類、收集加工之后錄入信息化管理平臺，創(chuàng)建成完整的電子化檔案，這種將傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)變成電子化檔案的方式可以減輕后期管理人員的負(fù)擔(dān)，對企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展有很大的幫助。其次，除了管理平臺還可以使用軟件來進行傳統(tǒng)檔案的全覆蓋，但是這種方式需要考慮到目前的軟件管理平臺還不夠統(tǒng)一，在進行企業(yè)或部門之間的資源共享時可能會出現(xiàn)問題，這也是檔案信息化管理的障礙，更約束了企業(yè)檔案電子化的進程，因此對于現(xiàn)代企業(yè)傳統(tǒng)檔案實現(xiàn)全面信息化還有很長的路要走。

2）利用現(xiàn)代信息技術(shù)可以加快檔案管理的信息化。面對著企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理的一系列問題，企業(yè)可以采取現(xiàn)代化更加有效的信息化管理模式，目前我國的信息技術(shù)行業(yè)飛速發(fā)展，越來越多的行業(yè)利用信息技術(shù)實現(xiàn)了電子化辦公、電子化管理等等，在這種背景下利用現(xiàn)代信息技術(shù)進行檔案管理也就應(yīng)運而生了。信息技術(shù)處理數(shù)據(jù)的能力是人工的幾百倍甚至幾千倍，處理數(shù)據(jù)的速度非?？?，精確度和判斷力以及儲存資料的能力都非常強。利用信息技術(shù)可以在文件管理平臺上通過計算機進行資料的統(tǒng)計、發(fā)送、整合等操作，是擁有全面功能的信息化管理系統(tǒng)。利用信息技術(shù)可以加快檔案管理的信息化進程，能夠更有效的讓企業(yè)查找出有用的檔案信息，加快企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展的速度。

3）招募高技術(shù)人才，提升團隊的管理水平。企業(yè)檔案的信息化管理需要高技術(shù)的人才對管理軟件進行實時維護和監(jiān)管，對于出現(xiàn)的問題能夠迅速解決，不影響檔案管理的工作進程。企業(yè)對于現(xiàn)在的管理人員應(yīng)該進行關(guān)于檔案信息化重要性的培訓(xùn)課程，讓他們意識到檔案信息化的重要性，且能夠掌握一些簡單的計算機檔案資料的技能。另外，企業(yè)在招聘人才的時候要盡可能招募高技術(shù)型計算機人才，能夠加強檔案管理團隊的整體水平。

4 結(jié)語

總的來說，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的信息化建設(shè)之路是非常漫長的，但是在企業(yè)的發(fā)展中又占有重要的地位，因此企業(yè)應(yīng)該更加重視檔案信息化對未來企業(yè)的發(fā)展和影響，進一步的革新檔案管理工作的設(shè)備和管理制度。檔案信息化在企業(yè)的生產(chǎn)部門、市場營銷部門等都有著重要的作用，在進行大型企業(yè)決策的時候就要非常重要的參考意義。因此，企業(yè)高層管理人員應(yīng)該重視對檔案部門的投資，將檔案管理的硬件設(shè)施革新，不斷提升檔案管理人員的技術(shù)水平，從而推動企業(yè)現(xiàn)代化信息化的發(fā)展進程。

參考文獻

[1]羅翠賢.淺析企業(yè)檔案管理工作的信息化建設(shè)[J].科技風(fēng)，2011（24）：255.

[2]韓繼紅.現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的信息化建設(shè)淺談[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，No.297（16）：65.

[3]郭禹青.淺談企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)[J].黑龍江檔案，2014，000（001）：95.