信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新

何綺敏

摘 要：隨著信息時代的不斷發(fā)展與進(jìn)步，每個行業(yè)的工作方式也在變化和更新，辦公室文書檔案管理工作也不例外，傳統(tǒng)的收集和整理模式已經(jīng)無法滿足廣大工作人員的需求，必須要制定科學(xué)合理的管理模式和先進(jìn)方式，保障檔案管理工作的順利進(jìn)行。本文針對辦公室文書檔案管理工作的問題和創(chuàng)新進(jìn)行分析和整理，提出具體策略，希望能夠為相關(guān)人員提供參考與建議。

關(guān)鍵詞：信息社會;時代發(fā)展;文書檔案管理;改革與創(chuàng)新

在信息化時代，科學(xué)技術(shù)和信息產(chǎn)業(yè)飛速發(fā)展，這些技術(shù)已經(jīng)慢慢滲入到社會活動的每一個環(huán)節(jié)，并對人們的生活和工作帶來極大的改變和影響，這其中也包括各個企業(yè)、事業(yè)單位的辦公環(huán)境和管理工作。最為重要的辦公室文書檔案管理工作面臨著傳統(tǒng)人工操作和創(chuàng)新方式的考驗，只有抓住新時代整改的潮流，才能提升辦公室檔案管理水平，順利解決文書檔案管理工作中遇到的各類難題，讓管理工作順應(yīng)信息時代的發(fā)展。

1 辦公室文書檔案管理工作面臨的主要問題

從目前的情況來看，辦公室文書檔案管理工作的問題主要是在工作人員配置和管理制度兩個方面，首先是工作人員的配置上有所不足，大多數(shù)企業(yè)、事業(yè)單位的工作人員對檔案管理工作的重視程度比較低，認(rèn)為這是屬于常規(guī)工作，并不會帶來高效益，加之在分配人員時會壓低該工作的合理資源，從而導(dǎo)致檔案管理工作的經(jīng)費、待遇水平普遍偏低，工作者對職積極性不高，這對工作質(zhì)量也有一定的影響。

其次是檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力偏低，很多事業(yè)單位會把這項工作安排給年紀(jì)偏大、技術(shù)欠缺的員工來負(fù)責(zé)，這些工作人員對信息技術(shù)的掌握水平不高，對新事物的接受比較慢，所以其工作的方式比較陳舊，也沒有創(chuàng)新的積極性。久而久之會導(dǎo)致文書檔案管理工作的效率停滯不前，遇到問題不能及時解決而堆積著，等到有需要時再來重新處理，在資源和時間上造成浪費和低效率。

在管理制度上的不足則體現(xiàn)在大多數(shù)單位并未制定科學(xué)合理的檔案管理工作制度，在資料的裝訂歸檔、電子檔案的格式等方面沒有規(guī)定的形式，導(dǎo)致后期浪費大量時間在整理上。加之大部分事業(yè)單位的文書檔案是以紙質(zhì)為主的，在收集和處理上十分麻煩，用信息化的方式來管理比較有難度，長期用人工操作致使工作效率低下。

2 辦公室文書檔案管理工作的重要性

對于企業(yè)和事業(yè)單位來說，每個活動的舉辦都需要以文書檔案的方式記錄并保存，為后續(xù)活動的開展和日常管理工作提供證明和參考，同時對培養(yǎng)人才也有一定的作用，讓新人在文書檔案中學(xué)習(xí)活動的開展流程，全面認(rèn)識其中的優(yōu)勢與不足，以保證新工作的順利開展。無論是紙質(zhì)文件或是電子檔案，每一份文件都是一個活動或者會議的重要記錄，工作人員在做文書檔案時要以專業(yè)的態(tài)度面對，保障文件的完整記錄與內(nèi)容真實性，它也是事業(yè)單位后期的發(fā)展和創(chuàng)新提供真實可靠的工作依據(jù)，更是一個單位管理水平和企業(yè)規(guī)范的重要體現(xiàn)，所以說做好文書檔案管理工作是很有必要的。

3 辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新

對于辦公室文書檔案管理工作中存在的問題，我們需要對其展開針對性的改革，并在改革的基礎(chǔ)上不斷創(chuàng)新，為傳統(tǒng)的文書檔案管理工作注入信息化時代的處理方式，充分提升其使用率和工作效率，讓管理人員和管理制度在改革中進(jìn)步，充分展現(xiàn)文書檔案管理工作在企業(yè)和事業(yè)單位中的重要性。

3.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想

要從傳統(tǒng)思想上轉(zhuǎn)變到對辦公室文書檔案管理工作上，提高其重視程度，我們都知道思想是萬物的起源，只有從思想上改變，才能對整個事件的行動、結(jié)果發(fā)揮積極作用，從而得出最為正確的判斷和處理方式。首先，單位領(lǐng)導(dǎo)干部必須摒棄陳舊的觀念，充分認(rèn)識到文書檔案管理工作的開展是對單位文化的宣揚(yáng)，也是對其發(fā)展歷史和策略的傳承，是一個單位最有利的名片，必須做好管理工作;其次，檔案管理工作人員必須端正態(tài)度，積極做好文書檔案的整理、分類，用合理有效的方式對所有檔案進(jìn)行歸檔，以方便其他人員的查閱，不斷學(xué)習(xí)新的方式方法，改進(jìn)文書檔案工作中的不足，有問題有想法及時向上級反映，努力成為一名優(yōu)秀的檔案管理者。

3.2 提高工作者素質(zhì)

積極鼓勵年輕人才，提升工作者的整體素質(zhì)，目前大部分企業(yè)和事業(yè)單位的檔案管理工作是比較枯燥無味的，有很多年輕人并不愿意從事這個工作，沒有新鮮血液和思想的注入，這也是管理工作無法進(jìn)行創(chuàng)新的重要因素。所以，要積極鼓勵年輕員工投身到檔案管理事業(yè)中，定期組織檔案管理知識的培訓(xùn)或講座，拓展工作者的知識面。另外，要注重培養(yǎng)工作人員的創(chuàng)新意識，在學(xué)習(xí)中提高管理水平和經(jīng)驗，可以把薪酬待遇和福利作為獎勵方式，提高工作者的積極性。

3.3 規(guī)范檔案管理工作制度

經(jīng)過對多家企業(yè)的觀察后發(fā)現(xiàn)，大部分單位對文書檔案管理工作并沒有正規(guī)的工作制度和規(guī)范，都是按照最傳統(tǒng)的整理和歸檔方式進(jìn)行操作，員工之間也沒有明確的分工和職責(zé)。針對這個問題，企業(yè)要規(guī)范文書檔案管理工作的制度，從文書的制定到入檔，都必須通過制度來執(zhí)行，包括資料的制定格式、如何呈報、借閱期限以及丟失的責(zé)任處理等，要制定相應(yīng)的制度來規(guī)范工作者的行為，從而促進(jìn)檔案管理工作的有序進(jìn)行。

3.4 引進(jìn)先進(jìn)的辦公管理系統(tǒng)

傳統(tǒng)的人工操作歸檔經(jīng)常有紕漏或者遺失，有的文件年份久遠(yuǎn)，要從大量的文書文件中找到資料是一件難度比較大的事情?？梢栽趩挝粭l件支持的情況下引進(jìn)先進(jìn)的辦公系統(tǒng)，把文書文件以智能的方式進(jìn)行儲存，只需要在系統(tǒng)中搜索就能找到，減少人工尋找的時間。同時也可以按照安保系統(tǒng)，只有內(nèi)部資源才有資格登錄系統(tǒng)進(jìn)行處理，保障文書檔案信息的安全和資料外泄的風(fēng)險，讓文書檔案管理更加便捷有效，從根本上解決文書管理工作的問題，進(jìn)而讓其的用處發(fā)揮到最大化。

3.5 定期清理過期文檔

眾所周知辦公室中經(jīng)常會堆積大量的文件，其中很大一部分是短期使用或者打印錯誤的，因工作人員沒有及時清理而混淆在一起，長期積累下來會很難辨認(rèn)文件的作用，也會造成資源浪費，不利于文書檔案管理工作的進(jìn)行。所以，檔案管理工作者必須定期對單位文件進(jìn)行清理，對所有資料文件做好分類和歸檔，對于失效或過期的文件及時清理，不要過多占用辦公空間，讓單位的工作效率得到提升。

3.6 優(yōu)化文書檔案管理的工作方式

相比傳統(tǒng)的管理工作中，會有人員職責(zé)不清晰導(dǎo)致文件出現(xiàn)疏忽的問題，所以對檔案管理工作的優(yōu)化刻不容緩。當(dāng)工作人員在工作過程中接收文件資料后，要對文件內(nèi)容和信息有準(zhǔn)確的定位和了解，通過辦公室內(nèi)部的分工系統(tǒng)明確到具體負(fù)責(zé)人上，保障文書檔案信息的安全，再對其進(jìn)行整理、分類和歸檔，科學(xué)規(guī)劃管理工作。

4 結(jié)束語

如今的信息化時代發(fā)展迅速，各行各業(yè)都在順應(yīng)時代發(fā)展的腳步不斷進(jìn)行改革和創(chuàng)新，辦公室文書檔案管理工作一直被認(rèn)為是基礎(chǔ)工作，可卻對一個企業(yè)和單位的發(fā)展有著重大影響，而信息化社會也對檔案管理工作有更高的要求。只有對辦公室文檔管理工作進(jìn)行積極的改革和創(chuàng)新，提高工作人員的業(yè)務(wù)能力和思想素質(zhì)，才能在一定程度上提高工作效率，完善單位和企業(yè)的辦公職能，從而促進(jìn)辦公室文書檔案管理工作的不斷發(fā)展。

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