大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案管理探析

高康

摘 要：檔案管理作為信息管理的一部分，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普遍應(yīng)用，接受、整合和處理的信息越來越多，管理的方式和方法同樣也需要與時(shí)俱進(jìn)，并不僅僅局限于以前的記錄，整理、擺放的方面，還需要在企業(yè)需要的時(shí)候迅速出現(xiàn)，為企業(yè)的決策和方向提供借鑒和依據(jù)。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案管理;管理趨勢(shì)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代到來之際，企業(yè)開展檔案工作應(yīng)該著眼新的形勢(shì)和任務(wù)，順應(yīng)歷史潮流，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展，針對(duì)產(chǎn)生的新問題新變革，完善應(yīng)對(duì)措施，落實(shí)安全保密和風(fēng)險(xiǎn)防控工作責(zé)任，要著力提升檔案干部隊(duì)伍的專業(yè)化水平，為加快企業(yè)的發(fā)展做出檔案工作積極有效的貢獻(xiàn)。

1 大數(shù)據(jù)的概念

隨著云時(shí)代的到來，我們對(duì)于大數(shù)據(jù)有了一個(gè)更清晰的認(rèn)識(shí)。大數(shù)據(jù)的概念顧名思義就是“大”，一個(gè)龐大的數(shù)據(jù)集，也有人叫作巨型資料。用來形容企業(yè)或者一家公司所創(chuàng)造的大量的、無法統(tǒng)計(jì)的非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)，半結(jié)構(gòu)化的結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)也涵蓋其中。這些數(shù)據(jù)在整理利用的過程中，會(huì)造成企業(yè)大量的金錢損失，也會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間。所以在大數(shù)據(jù)的統(tǒng)籌下，人們得以分工明確，通過分配到多臺(tái)電腦進(jìn)行整理分化，然后重新整合，變成能夠?yàn)槿祟愔苯邮褂没蛘咧苯硬樵兊降挠杏觅Y料。

2 大數(shù)據(jù)的特點(diǎn)

大數(shù)據(jù)主要有4個(gè)特點(diǎn)：Volume（大量），數(shù)據(jù)體量大;Variety（多樣），數(shù)據(jù)類型繁多;Velocity（高速），處理速度快;Value（價(jià)值），合理利用數(shù)據(jù)并對(duì)其進(jìn)行正確、準(zhǔn)確的分析，將會(huì)帶來高價(jià)值回報(bào)，這是大數(shù)據(jù)的核心特征。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代在企業(yè)檔案管理中的作用

1）大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案管理簡(jiǎn)單化。企業(yè)面對(duì)龐大的檔案資源，難以進(jìn)行整理、歸納，可以依托大數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的分類化整理。這樣的好處顯而易見，沒有紙質(zhì)檔案的年限設(shè)置，不需要進(jìn)行保養(yǎng)，并且所占據(jù)的空間很小，一個(gè)小小的U盤就可以輕松儲(chǔ)存，這樣就讓檔案資料在實(shí)際生活中的價(jià)值展現(xiàn)出來。從而提升本身的價(jià)值，也方便了企業(yè)的運(yùn)用。

2）大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案管理對(duì)企業(yè)文化的提升。正是有了檔案的管理和儲(chǔ)存，企業(yè)的文化才能越來越好，公司也才能做大做強(qiáng)。大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)于企業(yè)檔案管理可以說是不可多得的福音，精簡(jiǎn)儲(chǔ)存空間，傳播企業(yè)文化，節(jié)約整理時(shí)間，為企業(yè)文化的沉淀創(chuàng)造了良好的條件。

4 大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案管理的趨勢(shì)

1）定位檔案，深化理念。檔案放置在檔案室里也好，躺在U盤里也罷，還是躲在數(shù)據(jù)云端也罷，都是一潭死水。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，企業(yè)必須革新檔案管理的理念，化資源為財(cái)富，將檔案變得生動(dòng)起來，只有它產(chǎn)生價(jià)值，企業(yè)和員工才會(huì)更加深入地開發(fā)這些檔案資源的潛力。

2）利用人工智能開展信息采集。對(duì)于檔案管理過程中信息采集而言，其對(duì)于檔案來說是非常重要的，同時(shí)對(duì)于檔案的價(jià)值有著決定性作用。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)融入到人們的生活，改變了人們獲取信息的方式，尤其是大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，可以更加高效的對(duì)大量的數(shù)據(jù)進(jìn)行處理。所以，對(duì)于檔案信息采集來說，要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)以及人工智能技術(shù)，這樣才能對(duì)大數(shù)據(jù)進(jìn)行有效篩選勘誤并整合，把有效的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理保存。移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，不僅改變的人們的生活，同樣也改變?nèi)藗儗?duì)于信息的獲取方式，人人都可以利用移動(dòng)設(shè)備隨時(shí)隨地的瀏覽想要的信息，因此，合理使用人工智能設(shè)備對(duì)數(shù)據(jù)信息采集，既能提高數(shù)據(jù)采集效率，又能不斷完善補(bǔ)充檔案信息。

3）提高技術(shù)革新，保證檔案信息安全。對(duì)于檔案管理工作來說，提高技術(shù)改革創(chuàng)新應(yīng)用，不僅可以更加高效的開展檔案管理工作，同時(shí)也能夠保證信息安全。在開展檔案管理的過程中，因?yàn)榧夹g(shù)落后還是存在很多的問題，這些問題都直接或者間接的威脅到檔案信息的安全。特別是那些珍貴的文獻(xiàn)資料，如果因?yàn)楣芾硎韬龆l(fā)生損壞或者遺失等情況，后果將是非常嚴(yán)重。所以，提高檔案管理過程中技術(shù)的改革創(chuàng)新，加強(qiáng)檔案信息安全管理，對(duì)于檔案工作來說非常重要。例如，隨著信息技術(shù)的應(yīng)用，首先要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理，確保檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全。其次，重視信息人才的培養(yǎng)，加強(qiáng)檔案日常管理。

4）強(qiáng)檔案工作者的專業(yè)能力和知識(shí)儲(chǔ)備。在信息化檔案管理的發(fā)展過程中，企業(yè)檔案信息化管理需要相關(guān)專業(yè)人員，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作者的繼續(xù)教育力度，定期設(shè)置培訓(xùn)內(nèi)容，使其逐步掌握專業(yè)的檔案管理技能，充分認(rèn)識(shí)到自身職能的重要性，同時(shí)，更新檔案工作者的知識(shí)儲(chǔ)備也是必要的。目前科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅速，他們不僅限于一段時(shí)間內(nèi)的知識(shí)儲(chǔ)備，而是要不斷更新。通過加強(qiáng)企業(yè)檔案工作者的業(yè)務(wù)能力，不斷學(xué)習(xí)和更新相關(guān)知識(shí)，可以有效、安全的開展企業(yè)檔案工作，對(duì)企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要。

5）瞭望5G，助力騰飛。5G的建設(shè)已經(jīng)進(jìn)入發(fā)展的快車道，相信在不久的將來，5G必定能普遍化、平民化。那么企業(yè)的檔案管理理念如果能夠搭載5G的順風(fēng)車，無疑會(huì)在未來占盡先機(jī)，創(chuàng)造不可估量的價(jià)值。5G的到來將有實(shí)現(xiàn)物聯(lián)網(wǎng)的可能，事實(shí)上各大行業(yè)、各個(gè)領(lǐng)域、各個(gè)企業(yè)在運(yùn)營(yíng)和發(fā)展的過程中，所保留的都是獨(dú)一無二的資料，也可以說是公司的商業(yè)機(jī)密。那么在大數(shù)據(jù)的時(shí)代，5G的風(fēng)暴卷集就會(huì)有可能造成資料的共享。要知道，企業(yè)的檔案資料是隨時(shí)錄入進(jìn)去的，不會(huì)憑空的增加，而大數(shù)據(jù)更加注重資料的時(shí)效性和完整性。那么為了提升檔案管理的效率。資料的儲(chǔ)存和收集后的分類是一個(gè)繁重的任務(wù)。這種情況下，我們可以利用5G的高輸出、高下載、高運(yùn)行的網(wǎng)絡(luò)特性，運(yùn)用計(jì)算機(jī)來處理這些龐大而繁瑣的數(shù)據(jù)。

6）改進(jìn)企業(yè)管理內(nèi)部文件的流程。文件生命周期理論表明，檔案的前身和基礎(chǔ)是文件，所以我們要注重對(duì)文件的管理和前端控制，對(duì)流轉(zhuǎn)階段的文檔處理需要更加及時(shí)。筆者以固定投資建設(shè)項(xiàng)目的管理為例，在建設(shè)的過程中會(huì)出現(xiàn)許多文件，這些文件分別來源于相關(guān)的設(shè)計(jì)單位、施工單位和設(shè)備供應(yīng)商等，需要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行分發(fā)流轉(zhuǎn)。以前的操作是建立在管理程序的基礎(chǔ)之上，再由個(gè)人來進(jìn)行部分分發(fā)以及轉(zhuǎn)發(fā)。當(dāng)項(xiàng)目越來越多時(shí)，文件管理工作就變得更為嚴(yán)峻，很多文件都需要被分發(fā)流轉(zhuǎn)。當(dāng)信息化的水平越來越高時(shí)，隨之積累的數(shù)據(jù)也越來越多，而且同種類型項(xiàng)目的文件無論是在內(nèi)容和分發(fā)單位，還是在編碼規(guī)則上都保持了一致性，所以，把握好大數(shù)據(jù)預(yù)測(cè)的關(guān)鍵，建立一個(gè)可以進(jìn)行數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)的分析模型。這個(gè)模型可以根據(jù)文件的分發(fā)信息來進(jìn)行分析和預(yù)測(cè)性流轉(zhuǎn)，從而有效的提升文件管理的效率。

7）建立完善相關(guān)制度規(guī)則，重視信息安全。隨著互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)檔案管理的工作內(nèi)容和管理對(duì)象都發(fā)生了不同程度的改變，待歸檔數(shù)據(jù)來源繁雜，種類多樣，“如何歸、怎么歸、咋樣用”都是我們急需面對(duì)的問題，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立、完善符合自己實(shí)際情況的相關(guān)制度規(guī)則，優(yōu)化檔案工作流程，以制度作保障來實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的駕馭。要重視信息安全，要對(duì)信息進(jìn)行監(jiān)管，對(duì)于一些非常重要的檔案數(shù)據(jù)，可以直接上級(jí)進(jìn)行把控，首要保證安全性。

5 結(jié)束語

在大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)的檔案管理也不是死氣沉沉，它也擁有豐富多彩的格調(diào)。企業(yè)也應(yīng)該在這個(gè)得天獨(dú)厚的環(huán)境中，將檔案管理和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)深入地結(jié)合起來，來促進(jìn)企業(yè)檔案的豐富、有效的管理、高效的分析、知識(shí)的呈遞，將檔案的作用最大化。同時(shí)，也能革新和豐富企業(yè)的文化。

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