探究新時期檔案信息化建設(shè)與檔案管理思考

朱俊平

摘 要：針對檔案信息化建設(shè)與檔案管理，從應(yīng)用價(jià)值、問題與解決方案三個方面分別論述，明確信息技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的必要性，實(shí)現(xiàn)檔案管理升級與轉(zhuǎn)型。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè);檔案管理;硬件設(shè)備

信息化時代下我國各個行業(yè)紛紛開始轉(zhuǎn)型，應(yīng)用信息技術(shù)創(chuàng)新管理方法，加快信息化建設(shè)。檔案管理也是如此，面對新時期對檔案管理工作提出的諸多要求，遵循與時俱進(jìn)原則，將檔案管理模式與信息化緊密融合，開展檔案信息化建設(shè)的同時，創(chuàng)新檔案管理方法。在實(shí)踐管理期間不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，明確信息技術(shù)對于檔案管理工作的積極影響，從檔案整理、儲存、查詢等多個環(huán)節(jié)著手，切實(shí)提升管理工作的效率與質(zhì)量，解決傳統(tǒng)管理模式存在的問題，這是檔案管理信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。

1 檔案信息化管理的應(yīng)用價(jià)值

對比信息化檔案管理與傳統(tǒng)管理，前者在實(shí)踐應(yīng)用中有非常高的價(jià)值，有利于提高檔案管理質(zhì)量與效率[1]。第一，檔案信息化建設(shè)與管理直接提升了服務(wù)水平。因?yàn)樾畔⒒芾響?yīng)用數(shù)字化、信息化技術(shù)整理資料，所以資料采集與整理的效率也因此而提升，通過信息技術(shù)也可以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，為檔案管理服務(wù)增加更多的附加價(jià)值;第二，檔案信息化建設(shè)有利于節(jié)省管理成本。全面實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的過程中，將實(shí)體檔案資料轉(zhuǎn)換為數(shù)字形式，具有虛擬性特點(diǎn)，憑借這一特征節(jié)省了紙張與檔案資料存儲需要的空間，同時也降低檔案管理硬件的成本支出;第三，減少檔案管理工作量。檔案管理的信息化轉(zhuǎn)型，減少管理工作量，降低了勞動強(qiáng)度，這也是提高檔案管理效率的重要前提。

2 檔案信息化建設(shè)與檔案管理問題

1）管理觀念缺乏創(chuàng)新。檔案管理工作作為企事業(yè)單位中的基礎(chǔ)工作，并沒有得到足夠的重視，甚至處在企業(yè)管理工作的邊緣地帶。雖然當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)被提上日程，但是在實(shí)施進(jìn)度上并不統(tǒng)一，導(dǎo)致這一問題的原因之一便是管理觀念缺乏創(chuàng)新[2]。一方面，部分管理人員工作態(tài)度不認(rèn)真，在檔案信息化管理過程中沒有投入充足的精力;另一方面，檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程受阻，想要查詢檔案資料不方便，也增加了管理難度。

2）檔案信息管理面臨安全性問題。檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化轉(zhuǎn)型的過程中，憑借信息技術(shù)的諸多優(yōu)勢提高了管理效率，但是信息技術(shù)面臨的安全問題，也同樣存在于檔案管理中。第一，網(wǎng)絡(luò)病毒。病毒是互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)中常見的安全性問題之一，會破壞檔案數(shù)據(jù)，影響檔案數(shù)據(jù)完整性，也會阻礙后續(xù)管理工作的開展;第二，網(wǎng)絡(luò)黑客。黑客的存在會威脅到檔案信息安全性，有可能會面臨檔案庫內(nèi)儲存數(shù)據(jù)泄露與被破壞的風(fēng)險(xiǎn)，嚴(yán)重威脅到企業(yè)利益。

3）檔案管理人才不足。檔案信息化管理工作的實(shí)施，需要培養(yǎng)專業(yè)水平高的管理人才，解決管理過程中可能出現(xiàn)的突發(fā)性問題，并且?guī)椭渌芾砣藛T熟悉檔案信息化操作要領(lǐng)，加快完成檔案信息化建設(shè)。另外，管理人員還需要熟練操作計(jì)算機(jī)，將檔案信息輸入到系統(tǒng)中，建設(shè)檔案管理信息庫。但是當(dāng)前面臨的問題是，檔案管理復(fù)合型人才數(shù)量有限，限制了檔案信息化建設(shè)工作的有序開展。

4）檔案管理缺乏經(jīng)費(fèi)保障。檔案信息化建設(shè)與管理的順利實(shí)施，必須要有充足的資金作為保障，才能夠引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，提高管理服務(wù)水平，這也是檔案管理發(fā)展的主要趨勢。為了能夠滿足新時期對檔案管理的要求，還需要在管理模式創(chuàng)新期間及時更新技術(shù)與設(shè)備，并且按照高標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行維護(hù)、保養(yǎng)。為了實(shí)現(xiàn)以上目標(biāo)，需要充足的經(jīng)費(fèi)[3]。在檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)方面，主要的問題是資金籌措難度大，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)資金需求較大，加之信息技術(shù)與電子產(chǎn)品更新?lián)Q代的速度非?？?，維修與升級也會支出大量費(fèi)用，對于一些中小型企業(yè)而言難度較大。

5）檔案信息化管理進(jìn)程不統(tǒng)一。檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)，主要依托信息技術(shù)，尤其是在信息化時代下管理模式的轉(zhuǎn)變也是非常重要的推動力。正因?yàn)闄n案信息化管理、信息技術(shù)、先進(jìn)設(shè)備之間的密切聯(lián)系，所以在開展檔案信息化建設(shè)期間，也難免會受到地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展因素的影響，從而導(dǎo)致信息化管理進(jìn)程不統(tǒng)一的現(xiàn)象。一些經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)在信息技術(shù)與設(shè)備的使用方面存在限制，而經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)與之相反，這樣一來便會影響到信息化管理價(jià)值的體現(xiàn)。

3 檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)建議

1）加強(qiáng)對信息化檔案管理的重視。檔案管理部門員工，需要從思想觀念上加強(qiáng)重視，認(rèn)識到信息化管理對于檔案管理工作的重要性，只有樹立信息化管理觀念，才能夠拓寬檔案管理的空間，提高信息化檔案建設(shè)效率[4]。另外，管理人員積極創(chuàng)新檔案管理理念，在新時期環(huán)境下探索檔案管理模式，在檔案管理現(xiàn)有模式的基礎(chǔ)上，尋求與信息化融合效果更為理想的解決方案，幫助企業(yè)盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)。

2）完善檔案信息化安全管理機(jī)制。為了解決檔案管理面臨的安全性問題，需要完善檔案信息化安全管理機(jī)制，針對信息化建設(shè)過程中可能出現(xiàn)的安全問題，提出針對性的解決方法。信息化管理制度的完善，一方面可以幫助管理人員明確有效的管理方法，切實(shí)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的安全性，另一方面也能夠使檔案和信息技術(shù)充分融合，幫助檔案管理工作的創(chuàng)新。同時，在檔案安全管理方面，所有管理人員可以交流經(jīng)驗(yàn)，根據(jù)以往參與信息化建設(shè)總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)，制定安全問題的解決方案，優(yōu)化信息化安全管理機(jī)制，這也有利于完善檔案管理結(jié)構(gòu)。

3）同步落實(shí)檔案管理人才引進(jìn)與培養(yǎng)。提升檔案管理信息化水平，不僅要組織現(xiàn)有管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，還應(yīng)該深入落實(shí)人才引進(jìn)機(jī)制，吸引更多專業(yè)人才，組建管理能力強(qiáng)、信息化管理經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理團(tuán)隊(duì)，加快實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)。此外，企業(yè)在創(chuàng)新檔案管理模式的過程中，還應(yīng)該為檔案管理部門所有工作人員創(chuàng)建在線學(xué)習(xí)系統(tǒng)，通過人員之間的在線交流，掌握更為豐富的信息化檔案管理技能，提高管理水平。

4）提供資金支持。檔案管理需要大量資金支持，建議提供資金支持，一方面堅(jiān)持撥款，另一方面可以和同級單位交流學(xué)習(xí)先進(jìn)理念，對現(xiàn)有的設(shè)備設(shè)施升級改造。管理部門要加強(qiáng)對檔案部門的重視，將檔案管理信息化建設(shè)歸納到信息化戰(zhàn)略中，增加資金的投入，幫助其解決預(yù)算方面的問題，引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備與技術(shù)，進(jìn)一步提升檔案管理能力。

5）改善檔案信息化條件。面對檔案信息化管理進(jìn)程不統(tǒng)一的問題，建議從檔案信息化條件入手，體現(xiàn)信息化管理的作用，拓寬這一管理模式的覆蓋范圍，加強(qiáng)各個地區(qū)檔案信息化建設(shè)平衡性。第一，檔案管理部門需要積極落實(shí)信息化管理模式的創(chuàng)新，從信息技術(shù)、硬件設(shè)備方面追加投入，使得落后地區(qū)也可以切實(shí)提高檔案信息化管理能力;第二，管理部門致力于組建高水平的管理隊(duì)伍，精通信息化檔案管理技術(shù)，消除檔案信息化建設(shè)期間存在的影響因素。

4 結(jié)束語

綜上所述，針對檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)施，其一需要及時轉(zhuǎn)變觀念，剔除傳統(tǒng)認(rèn)知，加快融合信息技術(shù)與檔案管理工作，其二則要加強(qiáng)管理，規(guī)避檔案管理安全問題，保證檔案信息與資料的完整性，滿足新時期檔案管理要求。

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