信息時代事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思考

成麗霞

摘 要：文章主要對事業(yè)單位檔案管理的目的和作用進行了分析，在以往的檔案管理中，管理設備十分落后，人員素質有高有低、服務觀念落后、管理制度比較陳舊固定，為了解決上述問題，并從這些問題出發(fā)，從提高員工的管理意識，提出了檔案管理的新措施，希望能給相關工作人員提供一些借鑒。

關鍵詞：信息時代;事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新思考

在事業(yè)單位中，人力資源開發(fā)和用人標準的提升都會涉及檔案管理。因此，在信息時代，為了提高檔案管理效率，可以將信息技術應用到檔案管理中，這樣不僅可以體現(xiàn)出檔案管理的科學規(guī)范，還能滿足崗位對事業(yè)單位工作人員的需求，為事業(yè)單位快速找到合適有用的人才。

1 檔案管理的目的和價值

檔案管理是事業(yè)單位管理的一部分，能夠反映出單位的成長以及曾經(jīng)取得的成果，也能衡量單位的發(fā)展水平和地位，人才培養(yǎng)的效率以及人才發(fā)展情況。在信息時代，事業(yè)單位要做好檔案管理工作，發(fā)揮出檔案的作用，促進事業(yè)單位的健康發(fā)展。檔案管理的價值主要體現(xiàn)在兩方面：一方面是參考作用。檔案記錄了事業(yè)的單位活動的數(shù)據(jù)，可以從這些數(shù)據(jù)出發(fā)，對單位的情況提出意見或者建議。另一方面是借鑒作用。檔案與其他資料有很大的不同，檔案中的數(shù)據(jù)都是真實的，具有客觀公正的特點，一定程度上具有法律效力。檔案是比較客觀和公正的，具有說服性和權威性工作人員一定要在遵守法律法規(guī)的基礎上工作。

2 檔案管理工作存在的困境

近些年，事業(yè)單位為了更好地為人民辦事，開始不斷創(chuàng)新檔案管理的方法和模式，讓檔案管理更加規(guī)范，但是管理水平還是比較落后的，存在各種各樣的問題。

1）管理設備落后。隨著信息技術的發(fā)展，很多事業(yè)單位紛紛將信息技術應用到了檔案管理中。但是，也有少部分單位沒有將信息技術應用到檔案管理中，管理設備也比較落后，主要是通過人工完成，沒有整理裝訂成冊，在尋找檔案的時候非常困難，也沒有頭緒?？傊?，檔案管理還存在很多困境，管理的質量也比較低。

近些年，檔案管理逐漸由紙質變?yōu)榱穗娮庸こ?。但是，?shù)字化載體還是需要大量的時間和精力去維護和更新。用戶需要檔案調(diào)動時也非常復雜。特別是工程建設方面的資料，數(shù)字化載體不夠直觀明了，部分事業(yè)單位喜歡運用紙質檔案進行查找，這是數(shù)字化載體就不能凸顯出作用。另外，偏遠欠發(fā)達地區(qū)的事業(yè)單位還在運用紙質檔案，這樣工作效率非常低，工作量也比較大，很多工作人員容易對工作喪失積極性，工作效率慢，載體也比較慢。

2）管理人員素養(yǎng)較低。根據(jù)當前情況，很多事業(yè)單位都沒有重視檔案管理，也沒有聘請專業(yè)人員從事檔案管理工作，很多工作人員都沒有受過專業(yè)的培訓，對檔案管理缺乏認知。在以往的檔案管理過程中，檔案管理都沒有統(tǒng)一的規(guī)范，沒有對檔案進行分類，在查找的時候也會浪費很多的時間和精力，工作效率比較低。工作人員流動性比較大，在離職時不能做好工作交接，這時候檔案就容易丟失。另外，還有些事業(yè)單位為了留住專業(yè)人才，也會安排職工家屬進入到事業(yè)單位，因為這些人員很少是專業(yè)的，沒有專業(yè)知識和培訓，所以工作素養(yǎng)比較低。

3）服務觀念落后。事業(yè)單位和其他單位的交流互動很少，大部分檔案管理部門都是封閉的，沒有和其他部門進行交流，而且工作人員的思想比較陳舊，導致檔案管理工作不能滿足事業(yè)單位的工作需求。如果檔案管理工作人員不知變通，就不能給檔案應用人員提供科學的信息。

很多事業(yè)單位對檔案管理工作并不是很重視，沒有采用適當?shù)闹贫燃罟芾砉ぷ?，工作人員缺乏創(chuàng)新精神，也沒有工作的積極性。另外，事業(yè)單位也沒有科學合理的人才引進制度，沒有激活工作人員的創(chuàng)新思維，工作人員沒有飽滿的學習熱情，創(chuàng)造能力比較差。

4）管理制度沒有做到靈活性。事業(yè)單位必須按照國家的法律法規(guī)執(zhí)行，但是檔案管理龔總也需要按照自身的情況去努力。沒有變通的檔案管理模式并不適合所有的單位，檔案管理模式也需要根據(jù)單位的性質進行變化。因此，事業(yè)單位應該按照自己的情況創(chuàng)新管理模式，凸顯出靈活性的特點。

很多事業(yè)單位的檔案管理制度都不是很科學合理，工作人員也沒有完全落實管理制度。很多事業(yè)單位的管理制度相差不大，沒有充分考量自己單位的情況，一些制度并不適用于本單位，導致沒有取得良好的管理效果，工作人員比較消極，也不利于管理模式的創(chuàng)新。另外，管理制度沒有監(jiān)管部門，檔案管理的正確率并不能充分保證。很多事業(yè)單位還存在泄密、販賣等違法現(xiàn)象，威脅到了單位的形象。

3 檔案管理工作的創(chuàng)新策略

檔案管理一般分為借閱、收集和整理幾個方面，檔案管理工作創(chuàng)新主要體現(xiàn)在管理思想、管理方式、借閱方式和管理平臺的創(chuàng)新。在信息時代下，很多事業(yè)單位都在創(chuàng)新管理模式，緊跟時代發(fā)展的潮流，將現(xiàn)代信息技術應用到事業(yè)單位的檔案管理中，能夠取得良好的管理效果。

1）管理思想的創(chuàng)新。在以往的檔案管理中，檔案管理過程比較復雜，涉及的環(huán)節(jié)比較多，工作時間比較長，效率比較低，越來越不能滿足事業(yè)單位的發(fā)展需求。在信息化時代，檔案管理需要面向客戶、業(yè)務管理人員和系統(tǒng)管理人員同時操作。另外，檔案管理的制度需要逐漸完善，形成監(jiān)督和保障、檔案流轉、信息化操作等體制。

2）管理體系的創(chuàng)新。首先，檔案管理工作人員應該完善自己的認知，做好檔案管理工作。事業(yè)單位的每一個部門都需要對自己以后的發(fā)展，對人才的培養(yǎng)做出貢獻，并意識到檔案管理工作的重要性。另外，事業(yè)單位部門應該健全檔案的管理機制，讓其他部門配合檔案管理部門的工作，不斷創(chuàng)新工作方法推動檔案管理工作的實施，完善檔案的分類，給檔案管理工作人員進行培訓，給他們提供科學的指導。

3）收集方式的創(chuàng)新。在以往的檔案管理中，存檔部門都是定期向管理部門提交檔案，檔案管理部門再對檔案整理、存檔。這種檔案管理方式比較困難，容易出現(xiàn)執(zhí)行不順暢的情況。電子檔案管理方式能夠減輕工作人員的壓力，工作人員能夠運用自動收集檔案的方式將檔案上傳、存檔。

4）借閱方式的創(chuàng)新。檔案借閱是比較重要的步驟，也是檔案管理的因素。一般來說，借閱效率越高，檔案管理工作人員的工作效率越高，人工成本越低。以往的檔案借閱方式都是依靠人工進行的，而且很多檔案在解約后沒有按規(guī)定時間歸還，也沒有達到科學的利用率。在信息時代下，事業(yè)單位可以建立自己的局域網(wǎng)，在局域網(wǎng)里面設置借閱軟件，根據(jù)檔案的涉密程度進行劃分，不同的崗位有不同的查詢權利，這樣能夠簡化借閱的工作流程，而且在任何時間和地點，都能夠提高檔案的利用率。

5）管理平臺的創(chuàng)新。信息化是事業(yè)單位檔案管理的大勢所趨，檔案管理部門也應該及時運用信息技術，更新檔案管理理念。隨著信息時代的到來，檔案管理應該改變紙質辦公的流程，完善一體化管理流程，創(chuàng)新管理平臺。大數(shù)據(jù)能夠幫助事業(yè)單位建立核心數(shù)據(jù)庫，建立檔案管理中心，讓用戶可以在權限范圍內(nèi)隨時隨地查閱和借閱，節(jié)省辦公的時間和精力，提高工作效率。管理平臺也應該增強檢索能力，添加關鍵詞、條件搜索等功能，方便檔案的調(diào)動。

4 結語

以往的檔案管理部門設置不合理、工作人員工作素養(yǎng)低、缺乏合理的管理制度。為了讓檔案管理更好地滿足用戶的需求，可以將信息技術應用其中，這樣不僅能夠建立數(shù)據(jù)庫，還能提高工作人員的辦公效率。要想創(chuàng)新檔案管理工作的管理模式和方法，應該增強管理工作人員的責任意識，完善檔案管理制度，運用信息技術推動檔案管理工作的變革。

參考文獻

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