大數(shù)據(jù)背景下檔案管理價(jià)值提升策略初探

蘇莉

摘 要：在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)新時(shí)代。本文主要對(duì)在大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理進(jìn)行分析與研究，探求檔案管理在大數(shù)據(jù)時(shí)代將要面臨的挑戰(zhàn)，并提出大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案的價(jià)值提升及管理策略，力求提升檔案管理的價(jià)值。

關(guān)鍵詞：檔案管理;管理價(jià)值;大數(shù)據(jù)時(shí)代

因?yàn)闄n案管理能夠保障人們的智力勞動(dòng)，所以逐漸成為一種潮流，但是在大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理依然面臨許多挑戰(zhàn)。因此，分析與探討大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理具有重大的意義。

1 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

我國(guó)在大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理主要面臨三種挑戰(zhàn)：第一種，檔案管理思維要有新突破。自從社會(huì)的發(fā)展邁入大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作相比傳統(tǒng)以精確的小數(shù)據(jù)為主的檔案管理，更加注重?fù)碛型暾?、混雜性、多樣性的檔案數(shù)據(jù)。第二種，檔案館需依賴大數(shù)據(jù)技術(shù)融進(jìn)智慧城市。第三種，檔案館需借助大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)處理文件。自從進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，電子文件、數(shù)字化資源就依賴大數(shù)據(jù)技術(shù)呈幾何速度增長(zhǎng)，這不僅給檔案文件鑒定、處理帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)，也為檔案管理人員如何對(duì)信息進(jìn)行存儲(chǔ)、備份提供了新的難題。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案的價(jià)值提升及管理策略

2.1 樹(shù)立檔案管理新理念

能與社會(huì)保持同步發(fā)展的優(yōu)質(zhì)檔案管理理念是企業(yè)以及組織長(zhǎng)期發(fā)展的關(guān)鍵。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理人員要想對(duì)實(shí)際檔案管理工作的開(kāi)展有明確的方向，就需改善并更新數(shù)據(jù)檔案的方式、方法、方面，仔細(xì)研討檔案管理的現(xiàn)狀，做到具體問(wèn)題具體分析，在充分了解檔案管理存在問(wèn)題的基礎(chǔ)上，嚴(yán)格把控對(duì)檔案的管理以及開(kāi)發(fā)的程序。針對(duì)傳統(tǒng)檔案，需要對(duì)檔案的交接、管理?xiàng)l例開(kāi)展數(shù)字化轉(zhuǎn)換以及精細(xì)化管理工作，保證檔案管理的科學(xué)性。在此種情況下，檔案管理人員需培養(yǎng)自身的發(fā)散思維以及主動(dòng)服務(wù)的思想，全力促進(jìn)轉(zhuǎn)變檔案的使用價(jià)值，即由藏向用。檔案管理人員需借助大數(shù)據(jù)來(lái)啟發(fā)新的思維以及注重學(xué)習(xí)對(duì)相關(guān)思維進(jìn)行合理的運(yùn)用，發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)性，努力挖掘數(shù)據(jù)、信息、知識(shí)背后的價(jià)值，以提高對(duì)大數(shù)據(jù)的認(rèn)知水平。例如，檔案管理人員利用“大數(shù)據(jù)”對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行粗放采集和精確管理，從而為企業(yè)以及組織的發(fā)展提供更加科學(xué)化、合理化的建議，提高企業(yè)防范風(fēng)險(xiǎn)的能力，促進(jìn)幫助智慧型企業(yè)具有更強(qiáng)的戰(zhàn)略文化。

以此同時(shí)，還要革新檔案數(shù)據(jù)化管理意識(shí)。例如：購(gòu)進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件，建立科學(xué)、系統(tǒng)的檔案信息檢索存儲(chǔ)系統(tǒng)，保障檔案管理工作具有積極主動(dòng)的特點(diǎn)。健全檔案管理制度是保障管理工作有效開(kāi)展的基礎(chǔ)。因此，企業(yè)或組織需建立完善且規(guī)范的檔案管理制度，密切關(guān)注檔案的登記、收集以及追補(bǔ)的相關(guān)制度。比如，對(duì)檔案管理制度進(jìn)行高效的宣傳，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行宣講，使其樹(shù)立起責(zé)任感以及事業(yè)心。聯(lián)系實(shí)際工作需求對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，幫助他們不斷改進(jìn)工作態(tài)度以及方法，確保管理人員能夠準(zhǔn)確的把握檔案收集、保管、咨詢以及整理環(huán)節(jié)。因此，在對(duì)明確檔案使用權(quán)限的基礎(chǔ)上，樹(shù)立檔案管理新理念不僅能加快在大數(shù)據(jù)背景下的檔案數(shù)據(jù)化、信息化進(jìn)程，還能實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理，促使檔案管理工作能夠不斷發(fā)展。

2.2 統(tǒng)一規(guī)劃?rùn)n案管理資源

大數(shù)據(jù)技術(shù)的出現(xiàn)，地方企業(yè)或組織更方便進(jìn)行對(duì)海量數(shù)據(jù)的統(tǒng)一存儲(chǔ)與備份，在真正意義上實(shí)現(xiàn)了區(qū)域數(shù)據(jù)規(guī)?；l(fā)展，如部分地區(qū)建立了數(shù)據(jù)庫(kù)產(chǎn)業(yè)園，大規(guī)模開(kāi)發(fā)數(shù)據(jù)庫(kù)。此舉不但使相關(guān)的檔案管理人員能有效參考數(shù)據(jù)資源，還提升了檔案的安全水平以及綜合管理、掌控檔案資源的能力。因而檔案管理人員要是想從海量的信息中獲取重要的信息資源，必須要做到以下三點(diǎn)：第一點(diǎn)，對(duì)電子文件進(jìn)行宏觀鑒定時(shí)要合理有效的利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，提高檔案管理人員判斷文件價(jià)值的方法和能力，為信息資源的進(jìn)一步利用夯實(shí)基礎(chǔ)。第二點(diǎn)，在對(duì)非結(jié)構(gòu)化電子文件進(jìn)行處理過(guò)程中重視大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用。大數(shù)據(jù)由結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)組成，不僅類(lèi)型眾多且非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的占比較高（2012年在數(shù)據(jù)中所占的比例已高達(dá)75%），所以檔案管理人員要明確在對(duì)顯性、隱生網(wǎng)絡(luò)化數(shù)據(jù)進(jìn)行處理時(shí)，運(yùn)用相關(guān)的數(shù)字技術(shù)，分析數(shù)據(jù)之間存在哪些關(guān)聯(lián)之處。例如，檔案管理人員可發(fā)掘非結(jié)構(gòu)化電子文件管理的新方法，如對(duì)系統(tǒng)規(guī)模和性能進(jìn)行有效的拓展，因而更好的處理空間數(shù)據(jù)、圖像、數(shù)據(jù)流等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。第三點(diǎn)，管理人員利用大數(shù)據(jù)技術(shù)存儲(chǔ)與備份檔案數(shù)據(jù)。雖然建立和使用檔案數(shù)據(jù)庫(kù)在一定程度上提升了檔案管理的利用效率，但是目前隨著日益嚴(yán)重的脹庫(kù)現(xiàn)象、庫(kù)房容量有限以及部分企業(yè)組織尚未大規(guī)模使用檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與備份技術(shù)等不利因素，導(dǎo)致新生成的檔案無(wú)法存儲(chǔ)到至庫(kù)房，這就需要檔案管理人員與檔案館發(fā)現(xiàn)大數(shù)據(jù)技術(shù)的重要性，尤其是檔案館需要在進(jìn)行快速開(kāi)發(fā)數(shù)據(jù)技術(shù)的同時(shí)，建立跨系統(tǒng)、跨平臺(tái)、跨數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，使數(shù)據(jù)存儲(chǔ)效率提高，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)空間變大，檔案利用效率有所提升[1]。

為了檔案管理在未來(lái)的發(fā)展中能夠更蓬勃的發(fā)展，需要檔案管理部門(mén)統(tǒng)一管理檔案資源，并對(duì)檔案資源信息進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃，積極地備份與轉(zhuǎn)換檔案數(shù)字化，為檔案管理未來(lái)的利用與開(kāi)發(fā)打造良好基礎(chǔ)。所以筆者對(duì)檔案部門(mén)接下來(lái)的工作提供以下建議：企業(yè)或組織可以建立健全綜合性檔案?jìng)浞葜行?檔案管理人員需明確檔案管理的目標(biāo)，并嚴(yán)格控制;在檔案管理過(guò)程中，能夠預(yù)測(cè)潛在風(fēng)險(xiǎn)情況，提高風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí);強(qiáng)化對(duì)檔案信息的保護(hù)水平，嚴(yán)格履行保障檔案信息安全的工作職責(zé)，在最大程度上優(yōu)化管理辦法[2]。

2.3 合作開(kāi)發(fā)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

我國(guó)憑借“多用信息少用資源、多用信息少受災(zāi)害、多用信息多利民眾”的城市設(shè)計(jì)理念，在2013年初正式起步對(duì)智慧城市的建設(shè)。從一方面來(lái)講，作為擁有大量社會(huì)信息資源且是重要聚集點(diǎn)的檔案館必須與智慧城市的建設(shè)接軌，所以需要利用數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)，以跟上智慧城市建設(shè)的步伐。因此，傳統(tǒng)的檔案管理方式自然需要革新，只有這樣才能提高檔案管理人員的數(shù)據(jù)意識(shí)，使社會(huì)信息資源能夠進(jìn)行高效的開(kāi)發(fā)與利用。從另一方面來(lái)看，因?yàn)橹腔鄢鞘薪ㄔO(shè)幫助檔案館提供了“開(kāi)發(fā)利用信息資源、融入?yún)^(qū)域建設(shè)”的新機(jī)會(huì)，所以檔案館也可順應(yīng)大數(shù)據(jù)技術(shù)的潮流，依附于智慧城市進(jìn)行建設(shè)，為盤(pán)活檔案館的海量信息以及增強(qiáng)信息開(kāi)發(fā)、管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

檔案館作為重要的社會(huì)文化組織之一，其帶有的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是確保大數(shù)據(jù)能順利進(jìn)行的必要條件。因此，可以得出發(fā)掘出龐大的數(shù)據(jù)庫(kù)所特有的價(jià)值就是大數(shù)據(jù)的核心，檔案館工作人員應(yīng)當(dāng)更新對(duì)檔案管理的認(rèn)知，即檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值體現(xiàn)在使用方面，而不是檔案本身，在管理檔案的過(guò)程中既要重視獲取原始檔案數(shù)據(jù)，也要注重發(fā)掘檔案的潛在價(jià)值。但是通常來(lái)說(shuō)大數(shù)據(jù)技術(shù)的內(nèi)容復(fù)雜且寬泛，引進(jìn)時(shí)也有較大的困難程度。所以企業(yè)或組織在發(fā)展的過(guò)程中，若是想引進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)，就必須要突破對(duì)技術(shù)、專(zhuān)業(yè)以及資金的有關(guān)限制。例如，檔案管理部門(mén)與數(shù)據(jù)公司進(jìn)行強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合，共同開(kāi)發(fā)檔案行業(yè)的相關(guān)設(shè)備以及分析工具的新技術(shù)，在此過(guò)程中，檔案管理人員需配合數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)單位做好理論研究的工作，了解檔案的使用管理范圍，減少或者忽視不必要的工作。企業(yè)要加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)工作，對(duì)必要的社會(huì)資源進(jìn)行投入，保障合作工作的順利進(jìn)行。

3 結(jié)語(yǔ)

總而言之，檔案在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支撐下，在“了解過(guò)去、把握現(xiàn)在、預(yù)見(jiàn)未來(lái)”中產(chǎn)生了積極的影響，檔案館也加大了對(duì)大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的應(yīng)用，真正的實(shí)現(xiàn)了為民所用。所以地方政府要想加強(qiáng)建設(shè)不僅要加強(qiáng)檔案館和對(duì)社會(huì)創(chuàng)新管理，還要注意大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用。

參考文獻(xiàn)

[1]尹德鳳，朱瑜梅.大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理及價(jià)值提升研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（12）：112.

[2]劉保瑞.淺談大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理及價(jià)值提升[J].中國(guó)高新區(qū)，2018（11）：241.