淺談高校人力資源檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)途徑

摘 要：在本文中，筆者首先對(duì)實(shí)施人力資源檔案信息化管理系統(tǒng)的重要性進(jìn)行了分析，接著基于該系統(tǒng)的實(shí)施效果與研究現(xiàn)狀，分析了高校人力資源管理中檔案信息化管理系統(tǒng)的重要作用。在人力資源檔案管理中，信息化的建設(shè)至關(guān)重要，要想促進(jìn)整個(gè)社會(huì)的健康發(fā)展，必須要使檔案的管理實(shí)現(xiàn)信息化?，F(xiàn)階段，人力資源檔案管理工作還存在諸多的問(wèn)題，因此我們需要及時(shí)的將這些問(wèn)題找出來(lái)，并制定相應(yīng)的解決方案，不斷提高人力資源檔案管理工作的信息化水平及其有效性，從而使信息資源實(shí)現(xiàn)共享。

關(guān)鍵詞：人力資源管理;檔案信息化;高等院校;建設(shè)

高校人力資源管理主要指的是通過(guò)科學(xué)的原理與方法，并結(jié)合人才成長(zhǎng)的規(guī)律以及學(xué)校既定的目標(biāo)來(lái)規(guī)劃與組織人力資源，妥善協(xié)調(diào)人際關(guān)系與人事關(guān)系，做好與教職工相關(guān)工作，如聘任錄用、薪資待遇等，進(jìn)而使高校人力資源利用的效率得到提升、效益得到增加。檔案信息管理作為人力資源管理中必不可少的一個(gè)環(huán)節(jié)，目前已經(jīng)得到了各大高校的普遍關(guān)注。依托自身的優(yōu)勢(shì)，高校人力資源部門(mén)需要不斷加快對(duì)于人力檔案信息與人力資源的開(kāi)發(fā)及利用。然而對(duì)于高校人事檔案工作者來(lái)說(shuō)，當(dāng)前急需解決的問(wèn)題就是怎樣加快人力資源檔案信息的運(yùn)轉(zhuǎn)，并將其潛在價(jià)值充分挖掘出來(lái)，從而促進(jìn)我國(guó)高等教育更好更快的發(fā)展。

1 高校人力資源檔案信息化管理系統(tǒng)實(shí)施的重要性

第一，提升工作效率。對(duì)于信息化管理而言，其最大的優(yōu)勢(shì)在于使管理效率得到了提升，信息化的管理方式將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)與數(shù)據(jù)系統(tǒng)融入了其中，可以依托完善的數(shù)據(jù)支持技術(shù)來(lái)管理同類(lèi)數(shù)據(jù)。在數(shù)據(jù)化系統(tǒng)日益完善的情況下，傳統(tǒng)的以人工操作為主的計(jì)算與分類(lèi)工作逐步被取代。依托高效、便捷的智能運(yùn)算，不僅有助于計(jì)算速度的提升，而且能夠?qū)⒎诸?lèi)出錯(cuò)的概率降到最低。

通常來(lái)說(shuō)，高校一般會(huì)在日常人事管理工作中設(shè)置諸多的內(nèi)容，加之人力資源管理信息比較復(fù)雜，因此在進(jìn)行管理時(shí)，往往需要投入大量的時(shí)間與精力，導(dǎo)致管理效率越來(lái)越低。而借助信息化的人力資源管理，能夠使人力資源管理存在的問(wèn)題得到有效解決，并依托信息化的技術(shù)使人力資源管理者能夠更好的收集相關(guān)信息，在提高了信息準(zhǔn)確性的同時(shí)，縮短了管理的時(shí)間，進(jìn)而使人力資源管理的效率得到了全面提升。

第二，增強(qiáng)高校凝聚力。人力資源管理的信息化建設(shè)是指基于對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用，充分整合企業(yè)各部門(mén)的工作人員，并有效提升人力資源分配的合理性，加強(qiáng)企業(yè)員工之間的合作，創(chuàng)新工作模式，并引導(dǎo)他們樹(shù)立良好的團(tuán)隊(duì)意識(shí)，使其積極主動(dòng)的投入到本職工作當(dāng)中，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)人力資源的信息化發(fā)展。

檔案信息管理是人力資源管理工作中不可或缺的一部分，因此各大高校均需要意識(shí)到此項(xiàng)工作的重要性，人力資源部門(mén)應(yīng)借助自身的優(yōu)勢(shì)，積極的對(duì)人力檔案信息與人才資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用。但對(duì)于高校人事檔案工作人員來(lái)說(shuō)，當(dāng)前急需解決的問(wèn)題就是怎樣提高人力資源檔案信息的運(yùn)轉(zhuǎn)效率，將其潛在價(jià)值充分挖掘出來(lái)，從而促進(jìn)我國(guó)高等教育以及高校人事工作的健康發(fā)展。

第三，開(kāi)展數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)資源共享?，F(xiàn)如今，隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為了一種趨勢(shì)，其建設(shè)狀況能夠直接影響到人力資源信息檔案的建設(shè)狀況。在數(shù)字化時(shí)代下，各項(xiàng)檔案資源能夠得到更加有效的管理。除了與時(shí)代化息息相關(guān)之外，數(shù)字化與我們的日常統(tǒng)籌工作密不可分。不斷加快數(shù)字化建設(shè)，能夠?qū)㈦娮有畔⒓夹g(shù)、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)與管理制度有機(jī)的融入到資源管理當(dāng)中，進(jìn)而使人力資源檔案管理工作變得更加規(guī)范有效。

2 高校人力資源檔案信息化管理系統(tǒng)的研究與實(shí)施

高校人力資源檔案信息化管理系統(tǒng)主要包括以下兩種研發(fā)方式：（1）完全自主研發(fā)。對(duì)于這種研發(fā)方式來(lái)說(shuō)，其優(yōu)勢(shì)在于開(kāi)發(fā)人員比較了解本單位的情況，因而使得前期溝通與采集分析需求的時(shí)間得到了節(jié)省，并為系統(tǒng)的后期服務(wù)提供了可靠的保障。但這種方式同樣存在一大缺陷，即高校必須具備專(zhuān)業(yè)的軟件研發(fā)團(tuán)隊(duì)，另外正因?yàn)槭峭粏挝坏娜?，沒(méi)有買(mǎi)賣(mài)雙方的合同約束，開(kāi)發(fā)和實(shí)施的周期可能會(huì)比較長(zhǎng);（2）從軟件公司購(gòu)置相應(yīng)的軟件，并根據(jù)既定的工作內(nèi)容與流程來(lái)修改，接著再投入到使用當(dāng)中。該方法的優(yōu)勢(shì)在于買(mǎi)賣(mài)雙方可以通過(guò)前期溝通，在合同內(nèi)列入相關(guān)事項(xiàng)，確保進(jìn)度，而且軟件公司的軟件一般都擁有完善的功能。但這種方法的缺點(diǎn)在于后期服務(wù)費(fèi)用較高，延續(xù)性風(fēng)險(xiǎn)較大。筆者基于本單位的具體情況，開(kāi)發(fā)并實(shí)施了人力資源檔案信息化管理系統(tǒng)。

第一，努力實(shí)現(xiàn)軟件功能設(shè)計(jì)科學(xué)合理。軟件功能必須滿(mǎn)足人力資源檔案信息管理多樣化的功能需求，如人事管理功能、合同管理功能、績(jī)效考核功能等，與此同時(shí)，還需要具備較高的性能。

軟件功能應(yīng)具備良好的測(cè)試性能。研發(fā)出的軟件系統(tǒng)必須能夠應(yīng)用到本單位當(dāng)中。對(duì)于系統(tǒng)軟件而言，要想在日后得到更好的應(yīng)用，必須使本單位的人力資源檔案信息管理工作的需求得到滿(mǎn)足。

第二，實(shí)施過(guò)程?？傮w規(guī)劃。在實(shí)施項(xiàng)目之前需要綜合分析軟件的功能以及所在部門(mén)的工作內(nèi)容，并對(duì)進(jìn)度安排是否合理、預(yù)期目標(biāo)是否達(dá)成進(jìn)行分析，接著與本部門(mén)的具體情況相結(jié)合，對(duì)系統(tǒng)中的功能權(quán)限、工作流程等進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃。

數(shù)據(jù)導(dǎo)入。在整理、錄入以及核對(duì)完所有在職員工的人事數(shù)據(jù)之后，需要在數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)導(dǎo)入這些數(shù)據(jù)，并確保能夠滿(mǎn)足新系統(tǒng)的要求。

人員培訓(xùn)。通過(guò)及時(shí)、持續(xù)的培訓(xùn)本部門(mén)人員，能夠使他們對(duì)軟件的功能與使用方法有一個(gè)全面的了解，從而將軟件的作用充分發(fā)揮出來(lái)。

新舊系統(tǒng)的更迭。在運(yùn)行新系統(tǒng)期間，為確保數(shù)據(jù)的延續(xù)性與準(zhǔn)確性，需要同時(shí)使用新舊兩套系統(tǒng)，如此一來(lái)，既使得新系統(tǒng)當(dāng)中的數(shù)據(jù)得到了檢驗(yàn)，又實(shí)現(xiàn)了新系統(tǒng)與舊系統(tǒng)的更迭。

第三，系統(tǒng)的運(yùn)行和管理。制定管理制度。通過(guò)建立管理制度，能夠確定各崗位的功能、數(shù)據(jù)權(quán)限以及維護(hù)數(shù)據(jù)的具體時(shí)間、范圍與方式等，從而使得數(shù)據(jù)能夠更加準(zhǔn)確的變動(dòng);使管理員的職責(zé)得到了明確，能夠及時(shí)的督查各崗位維護(hù)其數(shù)據(jù)，從而使管理制度真正落到了實(shí)處。

及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問(wèn)題。在運(yùn)行期間，受內(nèi)外部各種因素的影響，系統(tǒng)往往會(huì)出現(xiàn)諸多的漏洞，因此要想確保系統(tǒng)持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展，必須及時(shí)的發(fā)現(xiàn)并解決這些問(wèn)題。

運(yùn)行狀況的記錄。對(duì)于人事信息數(shù)據(jù)而言，由于它并非固定不變，因此必須做好日常維護(hù)信息的記錄，如此一來(lái)，當(dāng)系統(tǒng)發(fā)生故障時(shí)，能夠及時(shí)獲得相應(yīng)的參考數(shù)據(jù)。

系統(tǒng)的安全和備份。要保證服務(wù)器安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，定期備份數(shù)據(jù)，從而確保系統(tǒng)始終處于正常的運(yùn)行狀態(tài)。

3 高校人力資源檔案信息化管理系統(tǒng)實(shí)施效果

通過(guò)實(shí)施新的系統(tǒng)，能夠有效改善舊系統(tǒng)中存在的問(wèn)題，如安全性與保密性不好、統(tǒng)計(jì)分析難度大等，新系統(tǒng)主要具備以下幾個(gè)優(yōu)點(diǎn)：

第一，實(shí)現(xiàn)了內(nèi)部和外部的數(shù)據(jù)共享。在服務(wù)器與多個(gè)客戶(hù)端的聯(lián)合作業(yè)下，人事處實(shí)現(xiàn)了與學(xué)校信息中心檔案信息的共享。

第二，實(shí)現(xiàn)了人員分類(lèi)管理。依托合同管理模塊，使人事代理合同、勞動(dòng)合同及其人員得到了有效管理;借助人事管理模塊，使各類(lèi)工作人員得到了妥善管理。

第三，實(shí)現(xiàn)了分權(quán)限管理。將不同的功能與數(shù)據(jù)權(quán)限賦予相關(guān)工作崗位的人員，明確其職責(zé)，共享檔案信息，有效解決了重復(fù)勞動(dòng)的問(wèn)題。

第四，實(shí)現(xiàn)了工作流管理?；诜謾?quán)限的管理方式，結(jié)合具體的工作流程對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的錄入人員與審核人員進(jìn)行了設(shè)定，確保各項(xiàng)數(shù)據(jù)能夠得到準(zhǔn)確的修改。同時(shí)借助即時(shí)消息反饋的功能，可以顯示出各種相應(yīng)的提示信息，如“通過(guò)”、“駁回”等，從而促進(jìn)了無(wú)紙化辦公目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

第五，實(shí)現(xiàn)了過(guò)程管理。舊的數(shù)據(jù)管理模式僅以當(dāng)前信息的管理為主，無(wú)法完整的記錄各類(lèi)歷史數(shù)據(jù)，如工作履歷、學(xué)歷、培訓(xùn)情況等。借助新型的人力資源信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)涉及教職工職業(yè)生涯所有數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)管理，促使平面化的人事檔案信息轉(zhuǎn)變成了立體化的信息，進(jìn)而使人力資源得到了更加有效的管理。

4 高校建設(shè)人力資源檔案信息化管理系統(tǒng)的思考

第一，領(lǐng)導(dǎo)重視是核心，團(tuán)結(jié)協(xié)作是前提。要想使各崗位的職責(zé)得到明確，不斷提高施工的質(zhì)量，必須引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到此項(xiàng)工作的重要性。協(xié)作是實(shí)施管理的前提條件，因此，只有培養(yǎng)工作人員良好的協(xié)作意識(shí)，及時(shí)的將問(wèn)題找出來(lái)并予以解決，才能使系統(tǒng)得到改善，并將其優(yōu)點(diǎn)充分發(fā)揮出來(lái)。

第二，實(shí)體檔案材料是依據(jù)。對(duì)于檔案信息而言，它必須以實(shí)體檔案為核心，對(duì)檔案及歷史給予充分的尊重。應(yīng)根據(jù)實(shí)體檔案對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的信息資料進(jìn)行維護(hù)，以便將更加準(zhǔn)確、可靠的數(shù)據(jù)信息提供給檔案信息化管理系統(tǒng)。

第三，日常的管理與維護(hù)是基礎(chǔ)。在信息管理工程中，其開(kāi)端在于信息系統(tǒng)的建設(shè)完成，這是由于人力資源信息并非固定不變的，因此需要及時(shí)運(yùn)行系統(tǒng)，更新數(shù)據(jù)信息。要想實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)持久穩(wěn)定的發(fā)展，并提升人力資源的管理水平，必須科學(xué)合理的進(jìn)行管理與維護(hù)。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在信息技術(shù)快速發(fā)展的情況下，采用信息化管理的行業(yè)越來(lái)越多，并且均取得了良好的成效。最近幾年，高校人事檔案信息量日益增多，導(dǎo)致傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法使人們的需求得到滿(mǎn)足，所以高校人力資源檔案管理人在需要在檔案管理期間加強(qiáng)對(duì)于信息技術(shù)的運(yùn)用，使人力資源檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化，從而將人才信息資源的使用價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)。

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作者簡(jiǎn)介：鄢明芳（1967-），女，益陽(yáng)南縣人，本科，副研究館員，研究方向：檔案學(xué)。