淺談檔案管理信息化的科學(xué)發(fā)展路徑與創(chuàng)新

郭東妍

摘 要：隨著社會從傳統(tǒng)的紙質(zhì)時代進(jìn)入快速的信息化時代，檔案管理工作變得重要而繁瑣，亟待創(chuàng)新。為了擺脫目前檔案管理工作存在的效率低下、數(shù)量繁多、管理和條件等現(xiàn)實(shí)狀況，結(jié)合信息化時代的科學(xué)技術(shù)手段，可針對性地進(jìn)行管理工作的創(chuàng)新，以便更好地服務(wù)于人這一主體。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;科學(xué)發(fā)展;路徑;創(chuàng)新

1 檔案信息化管理的作用

1.1 以智能化的管理模式代替?zhèn)鹘y(tǒng)的管理理念

以往的檔案保管只是一種簡單的存放，是一種不對外開放的管理模式。民眾若想借閱檔案，通常手續(xù)比較繁瑣，因此檔案的實(shí)際利用率非常低，其社會參與性和對社會所起的作用就更小。但是采用智能信息化的檔案管理模式后，各個環(huán)節(jié)都進(jìn)行了簡化，將檔案管理公開化、透明化、科學(xué)信息化，進(jìn)而提升了檔案的有效利用率，檔案也在社會發(fā)展中充分發(fā)揮了重要的作用。

1.2 最大力度的提升檔案管理的時新性

在現(xiàn)實(shí)工作中，實(shí)現(xiàn)檔案的信息智能化管理，在前期的檔案入庫、編號到后期的檔案調(diào)動，均需要科學(xué)的安排。如需要借閱檔案時，可以通過信息技術(shù)非常便捷的檢索到想要調(diào)動的檔案，在一定程度上提升了檔案材料管理的時效性。在利用電子檔案進(jìn)行資源整合中，可以最大限度的將資源進(jìn)行共享，有效的提升資源的利用率[1]。將檔案資料完整的錄入計算機(jī)后，利用電腦強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫，可以有效的避免資料重復(fù)錄入，在節(jié)約人力資源的前提下又極大的提升的檔案管理的工作質(zhì)量。

1.3 最大限度的提升檔案的利用率，實(shí)現(xiàn)檔案的價值

檔案管理實(shí)現(xiàn)智能信息化，最大限度的提升了資源的共享，最合理化的提升了檔案資源的有效利用。若將檔案資源進(jìn)行信息化整合，可以有效的提升檔案資源的利用空間，能夠?yàn)楦鱾€單位及時有效的利用檔案開展工作提供了便捷的途徑。

2 分析現(xiàn)階段我國檔案管理信息化發(fā)展中的問題

2.1 檔案管理的安全意識對其創(chuàng)新性造成了一定的阻礙

不論處于哪個時期，檔案管理都具有重要意義，不同的歷史時期具有不同的作用。傳統(tǒng)的檔案管理模式已逐漸被淘汰，現(xiàn)代化的檔案管理模式正在完善之中。我們要看到信息化處于飛速發(fā)展之中，檔案管理事業(yè)則不可避免的受到巨大的沖擊。但是檔案管理體系卻存在著較多的問題，不能與我國社會同步發(fā)展?？梢钥吹綑n案管理雖然處于信息化發(fā)展階段，很多問題亟待解決。由此可知實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的過程是復(fù)雜的，在管理創(chuàng)新與傳統(tǒng)檔案管理之間存在的矛盾，需要采取有效的措施予以解決[2]。傳統(tǒng)的檔案管理目的是明確的，即為了快速查詢檔案和保障檔案的安全性。但在歷史檔案管理中實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的難度較大，這對我國現(xiàn)階段檔案管理提出更高的要求，即必須具有多元性。

2.2 目前在檔案信息化管理方面有待實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和法治化

客觀的看待我國現(xiàn)階段檔案管理的問題，顯然信息化程度不足的情況一直沒有解決，檔案使用范圍有限，資源沒有實(shí)現(xiàn)共享，究其原因主要集中在以下三個方面：1）由于管理方式與體系上的制約，不同的檔案管理部門之間并未形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。而從我國政府部門的情況來看，對于檔案管理也沒有形成規(guī)范化的體系，檔案管理處于分散狀態(tài)，不同部門在管理檔案時所執(zhí)行的政策是不同的，甚至出現(xiàn)矛盾和沖突之處。2）從具體情況來看，政府級別不同或者部門不同，對于檔案信息化管理的內(nèi)容也各不相同，有不協(xié)調(diào)的情況存在。3）我們所處的時代信息化技術(shù)飛速發(fā)展，而且處于動態(tài)變化之中，這對系統(tǒng)建設(shè)提出更高的要求，時效性較強(qiáng)，如果失去時效性將會不利于平臺的建設(shè)。

3 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的路徑

3.1相關(guān)部門要加強(qiáng)對檔案管理人員的深入教育

隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，檔案的種類和數(shù)量都大大增加，這就對檔案工作等提出了新的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能跟上時代的發(fā)展。所以說，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)是重中之重，這個問題要得到相關(guān)負(fù)責(zé)人的重視，并加大對信息化建設(shè)的投入。然后進(jìn)行規(guī)劃，并制定出檔案信息化進(jìn)程的長期目標(biāo)，從而推動檔案管理工作的健康發(fā)展。

3.2 完善檔案信息化管理制度

不論是哪一種管理，都要有完善的管理制度作為支撐。然而，在檔案管理信息化建設(shè)中，也是必不可少的。只有健全相關(guān)的管理制度，明確相關(guān)人員的主要職責(zé)，并將工作落實(shí)到責(zé)任人，才能提高工作效率，才能增加檔案管理的信息化水平。具體而言，首先領(lǐng)導(dǎo)要對檔案管理工作重視，這是檔案管理制度落實(shí)的基礎(chǔ)條件[3]。另外，還要制定一些監(jiān)督制度，這樣才能將制度落實(shí)到位，從而提高檔案信息化管理。

3.3 充分的利用數(shù)字化技術(shù)手段

從目前情況來看，我國檔案管理信息化還缺少長遠(yuǎn)的規(guī)劃。對于這個問題，我們要對檔案管理理念進(jìn)行革新，同時也可以借鑒或者是引入先進(jìn)的技術(shù)，這些技術(shù)可以包括互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等，用這些先進(jìn)的技術(shù)對信息資源進(jìn)行整合，從而進(jìn)一步的對資源的管理以及利用，實(shí)現(xiàn)資源的共享。

3.4 對檔案管理信息化服務(wù)進(jìn)行創(chuàng)新

在社會的發(fā)展中，要不斷的對檔案信息化服務(wù)進(jìn)行創(chuàng)新，這樣才能使其符合時代的發(fā)展。比如說，可以開通網(wǎng)上檢索功能，這樣就可以實(shí)現(xiàn)資源的共享，同時也可以提高資源的利用率。另外，還可以構(gòu)建相關(guān)的電子文檔信息中心，這樣用戶不僅可以將自己的電子文檔進(jìn)行上傳，還可以對自己所需要的文檔進(jìn)行下載。在實(shí)際的發(fā)展中，要對檔案信息化服務(wù)內(nèi)容不斷的進(jìn)行更新，這就要求對其工作職能進(jìn)行創(chuàng)新，主要是從傳統(tǒng)的檔案保管轉(zhuǎn)變成現(xiàn)在的檔案利用，從封閉的檔案管理轉(zhuǎn)為開放的檔案共享。

3.5 對檔案管理信息化機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新

對于目前的市場經(jīng)濟(jì)而言，企業(yè)檔案管理制度要做到與時俱進(jìn)，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行積極的改變和創(chuàng)新，這樣才能使企業(yè)得到更好的發(fā)展。具體而言，企業(yè)可以建立獎懲機(jī)制以及責(zé)任制，將工作細(xì)化到每一個部門或者是每一個員工的身上，這樣就能保證員工的責(zé)任感。通過獎懲制度的制定可以，可以營造出良好的企業(yè)氛圍，同時也可以激發(fā)員工的使命感和責(zé)任感[4]。另外，企業(yè)還要加強(qiáng)檔案管理信息工作的安全，強(qiáng)化計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的管理工作，將重點(diǎn)內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)先管理，以免出現(xiàn)信息的泄露，損害企業(yè)的根本利益。

3.6 可以實(shí)現(xiàn)文件的信息共享

目前，我們已經(jīng)進(jìn)入到了大數(shù)據(jù)的時代，為了方便相關(guān)人員的工作，我們需要加大對檔案信息的共享。在對文件信息共享的時候，我們可以利用先進(jìn)單獨(dú)檔案管理軟件對其進(jìn)行管理，這樣也是保證信息資源共享的基礎(chǔ)性條件。然而，在檔案信息共享的時候，我們要以檔案信息安全為前提。大數(shù)據(jù)的到來，不僅給我們的工作以及生活帶來了更多的便利，同時也帶來了一定的威脅，網(wǎng)絡(luò)安全就是最為常見的一種。所以說，相關(guān)部門要確保檔案信息不被犯罪分子竊取，就要進(jìn)一步加強(qiáng)對安全方面的建設(shè)。

總而言之，檔案信息化管理模式的有效運(yùn)用，可以將檔案這一非常重要信息資源的價值，最大程度的在實(shí)踐工作中加以體現(xiàn)。當(dāng)今的檔案信息管理工作，應(yīng)不斷在完善中創(chuàng)新管理模式，進(jìn)而有效的促進(jìn)檔案管理工作的開展，最大程度上體現(xiàn)出檔案的可利用價值。

參考文獻(xiàn)

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