如何推進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化的建設(shè)

張發(fā)輝

摘 要：近些年來我國(guó)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的同時(shí)，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作也在逐漸適應(yīng)現(xiàn)代化與信息化的時(shí)代發(fā)展進(jìn)程，加強(qiáng)了計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用。本文簡(jiǎn)略闡述了推進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化的必要性，并從多方面提出了幾點(diǎn)推進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化的措施，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)工作人員提供借鑒意義。

關(guān)鍵詞：社會(huì)保險(xiǎn);檔案管理;信息化

社會(huì)保險(xiǎn)是我國(guó)社會(huì)保障中重要的組成部分，現(xiàn)如今隨著社保覆蓋范圍的增大，社保檔案管理的工作量也有所增多，盡管有關(guān)部門已經(jīng)為此進(jìn)行了改革，當(dāng)仍有部分不利因素阻礙社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的正常開展。因此，有必要加強(qiáng)信息化技術(shù)手段的應(yīng)用，優(yōu)化管理模式。

1 推進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化的必要性

在當(dāng)前社會(huì)發(fā)展時(shí)代進(jìn)步的大環(huán)境下，計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)廣泛應(yīng)用在各行各業(yè)中，并取得了良好的效果。對(duì)于社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作來說，同樣應(yīng)該適應(yīng)時(shí)代潮流，將檔案管理工作與信息技術(shù)進(jìn)行有效融合，推進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化發(fā)展。若想切實(shí)提升社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的效率與質(zhì)量，需要促使數(shù)字化技術(shù)以及信息化技術(shù)的作用得到充分發(fā)揮。當(dāng)前我國(guó)業(yè)務(wù)檔案逐漸增多，管理難度加大，若仍沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，將無法滿足現(xiàn)代化管理需求。

與此同時(shí)，現(xiàn)代化為檔案管理賦予了全新的功能和內(nèi)容。落后的服務(wù)手段以及傳統(tǒng)的檢索方式效率低，無法適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)保險(xiǎn)的發(fā)展速度。因此，需要對(duì)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)加以重視。在實(shí)際工作中，大力推進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化管理不僅是為了與信息化社會(huì)對(duì)于社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的相關(guān)要求相符合，還是為了促使社會(huì)檔案管理工作在當(dāng)前現(xiàn)代化、信息化的時(shí)代背景下高效完成，為人民服務(wù)。為此，有必要加速推進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化管理進(jìn)程，使其與信息化發(fā)展充分融合，借助先進(jìn)的信息技術(shù)將原本傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行深化改善。

在社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的過程中有效運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，可以將原本繁瑣復(fù)雜的工序化繁為簡(jiǎn)，促使傳統(tǒng)人工編制歸檔目錄的方式向自動(dòng)編制歸檔目錄轉(zhuǎn)化，采用信息檢索的形式代替落后的手工檢索，提升管理水平。因此有必要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)軟件的研發(fā)力度，確保社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理能夠保持信息化的發(fā)展趨勢(shì)[1]。

2 推進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化的措施

2.1 樹立社保檔案信息化意識(shí)

從當(dāng)前我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的開展現(xiàn)狀來看，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)以及各級(jí)管理者并沒有對(duì)其檔案管理工作產(chǎn)生正確的認(rèn)識(shí)，致使社保檔案信息化程度偏低。若想從根本上改變此現(xiàn)象，必然要大力推進(jìn)其信息化管理進(jìn)程，所以相關(guān)人員樹立起正確的社保檔案信息化意識(shí)尤為重要。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)以及有關(guān)管理者應(yīng)發(fā)揮良好的榜樣作用，與工作人員進(jìn)行有效交流，共同對(duì)社保檔案管理工作開展學(xué)習(xí)，對(duì)社保檔案管理信息化的內(nèi)容、理念、作用以及重要性進(jìn)行明確。與此同時(shí)，樹立起正確的管理觀念，提升對(duì)信息技術(shù)的認(rèn)識(shí)，秉持信息化意識(shí)開展工作，以便促進(jìn)我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的高效進(jìn)行。

2.2 構(gòu)建社保檔案管理框架

若想切實(shí)推進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的信息化進(jìn)程，除了有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與管理者要樹立起正確的信息化管理意識(shí)外，還應(yīng)積極構(gòu)建起社保檔案管理的框架，在統(tǒng)一的管理模式中，逐漸落實(shí)社保檔案信息化管理的各項(xiàng)內(nèi)容。

首先，應(yīng)針對(duì)社保檔案所涉及的基本內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范，根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)采集社保檔案的各種信息，保證社保檔案信息的通用性，使得可以通過信息化存儲(chǔ)的方式實(shí)現(xiàn)社保檔案的交換。

其次，針對(duì)社保檔案中信息化建設(shè)的模塊，相關(guān)人員應(yīng)進(jìn)行完善與發(fā)展，使在相應(yīng)的模塊之中能夠讓社保的支出、繳費(fèi)以及續(xù)接等信息得到傳遞以及收集。

最后，創(chuàng)新現(xiàn)有的社保檔案管理信息化操作軟件，增強(qiáng)其實(shí)用性與可操作性，提升社保檔案信息檢索與服務(wù)的工作效率，進(jìn)而促使社保檔案信息統(tǒng)一匯總的工作順利進(jìn)行。

2.3 完善社保檔案的信息化體系

對(duì)于我國(guó)的社會(huì)保障事業(yè)來說，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作至關(guān)重要，是確保社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)順利開展的重要基礎(chǔ)。因此，為了實(shí)現(xiàn)預(yù)期的管理效果，應(yīng)切實(shí)認(rèn)識(shí)到社保檔案管理工作的重要性，并在實(shí)踐過程中完善社保檔案信息化管理的體系。總的來說可從以下幾方面入手：

首先，相關(guān)人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)在業(yè)務(wù)經(jīng)辦過程中所用到的業(yè)務(wù)資料重要性的認(rèn)識(shí)。例如，對(duì)業(yè)務(wù)經(jīng)辦所涉及法律法規(guī)、參保人員所上交的資料以及企業(yè)的相關(guān)報(bào)表等收集工作。

其次，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)在崗職工相關(guān)資料的深入調(diào)查，避免屢屢發(fā)生的文件丟失以及損壞的事件，造成參保人員的利益損失。

最后，應(yīng)堅(jiān)持符合相關(guān)檔案管理要求，實(shí)現(xiàn)公開、透明的檔案信息化管理，利用科學(xué)合理的渠道將已經(jīng)整理收集完畢的社保檔案發(fā)布出來，為參保人員的實(shí)際查詢創(chuàng)造良好的條件，確保其能夠體現(xiàn)出應(yīng)有的價(jià)值[2]。

2.4 創(chuàng)新社保檔案信息化管理技術(shù)

盡管新時(shí)期我國(guó)社保檔案管理的信息化進(jìn)程已經(jīng)有了明顯的成果，但為了能夠?qū)崿F(xiàn)其深化發(fā)展，還應(yīng)在原本的基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新。例如，將現(xiàn)階段得到廣泛好評(píng)的二維碼以及條形碼應(yīng)用到社保檔案信息化管理當(dāng)中。尤其是近年來“掃一掃”功能，由于其具有高效便捷的特點(diǎn)，已實(shí)現(xiàn)了在各行各業(yè)的推廣，例如投票、支付和社交等。在對(duì)社保檔案進(jìn)行管理時(shí)，相關(guān)人員可結(jié)合“掃一掃”功能，為每位參保人員提供特定的二維碼，并將全部社保信息進(jìn)行有效整合，如此一來，參保人員若是想掌握自己社保的狀態(tài)，便可通過“掃一掃”實(shí)現(xiàn)，不僅方便了參保人員，還能夠減輕工作人員的壓力，增強(qiáng)社保檔案管理效果。

對(duì)于檔案本身來說，相關(guān)研究人員可以編制特定的條形碼，以此建立起電子檔案與紙質(zhì)檔案之間的聯(lián)系，將條形碼打印出來，并粘貼在與之對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案上，接著便可通過掃碼上傳相應(yīng)信息至互聯(lián)網(wǎng)，最終形成索引。經(jīng)過這一系列的操作，工作人員若是想要對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行調(diào)用，便可在索引中進(jìn)行搜索，順利快捷的找出文件，大大節(jié)省了勞動(dòng)力的支出。

2.5 培養(yǎng)專業(yè)化人才

管理工作人員是社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化的重要基礎(chǔ)，管理人員的專業(yè)化程度對(duì)于信息化檔案管理的工作效率以及實(shí)際水平有著重要影響，基于此，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)相關(guān)工作人員的培訓(xùn)，在教授其理論知識(shí)的同時(shí)，還要提升其崗位責(zé)任感與思想道德素質(zhì)。若想切實(shí)提升社保檔案信息化管理人員的專業(yè)程度，可以從以下幾個(gè)方面入手。

相關(guān)培訓(xùn)人員可將社保檔案管理所涉及的相關(guān)法律法規(guī)作為基礎(chǔ)，開展相應(yīng)的教育培訓(xùn)工作，對(duì)管理人員起到規(guī)范和約束作用。對(duì)于社保檔案管理工作人員來說，擁有強(qiáng)烈的責(zé)任意識(shí)以及依法辦事的法治意識(shí)是十分重要的。與此同時(shí)，還應(yīng)加強(qiáng)在業(yè)務(wù)方面的學(xué)習(xí)培訓(xùn)。在當(dāng)前現(xiàn)代化與信息化發(fā)展不斷推進(jìn)的社會(huì)背景下，人們的工作與生活的節(jié)奏逐漸加快，提高了對(duì)社保的關(guān)注度。因此，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的人員需要主動(dòng)進(jìn)行自我完善，熟練掌握社會(huì)保險(xiǎn)相關(guān)業(yè)務(wù)，進(jìn)而逐漸實(shí)現(xiàn)科學(xué)化與規(guī)范化社保檔案管理。同時(shí)，管理人員還應(yīng)該注重開展有關(guān)計(jì)算機(jī)知識(shí)的學(xué)習(xí)，增強(qiáng)自身綜合素質(zhì)。

3 結(jié)論

總而言之，將現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段應(yīng)用在社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作中，能有效提升其工作效率，同時(shí)逐漸舍棄傳統(tǒng)紙質(zhì)管理方式也符合現(xiàn)代社會(huì)的需求。因此，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與管理者應(yīng)樹立正確的信息化檔案管理意識(shí)，完善好信息化管理體系與框架，創(chuàng)新相應(yīng)信息化管理技術(shù)，為高效檔案管理工作開展奠定基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]李圖海.淺析社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化措施和途徑[J].卷宗，2019，9（32）：86.

[2]魯冰.論“大數(shù)據(jù)”時(shí)代下社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)[J].電腦知識(shí)與技術(shù)，2019，15（29）：289-290.