人事檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)初探

肖斌

摘 要：隨著時(shí)代不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)也在不斷進(jìn)步。過去，人事檔案管理工作比較繁瑣，需要根據(jù)具體的管理任務(wù)來(lái)開展，都是依靠人工收集、整理、查詢，在干部人事檔案管理過程中工作量很大，需要耗費(fèi)大量的人力和物力。目前應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)信息化的建設(shè)使得檔案管理工作逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，提高了檔案工作的效率。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理;網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)

干部人事檔案管理，主要分為檔案資料歸檔、檔案資料傳遞、統(tǒng)計(jì)、保密等等，需要按照完善的規(guī)章制度進(jìn)行，每一個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)于干部人事檔案管理都有著重要的意義。人事檔案管理工作需要借助現(xiàn)代化的科技手段為其提供強(qiáng)有力的技術(shù)保障，提高管理的水平;檔案管理應(yīng)充分利用網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，幫助管理相關(guān)資料，提高管理應(yīng)用的效率。本文主要分析了干部人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)的意義及存在的問題，提出網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)的措施，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。

1 人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)的意義

1.1 有助于提高干部人事檔案管理的工作效率

在進(jìn)行干部人事檔案管理時(shí)，需要把整個(gè)檔案整理作為主要工作開展。在過去，人工整理檔案工作量很大，浪費(fèi)很多的時(shí)間和人力。比如過去在查找檔案時(shí)，工作人員需要在目錄當(dāng)中去查找，比較費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且容易出錯(cuò)。進(jìn)入了信息化時(shí)代的當(dāng)下，在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)應(yīng)采用高科技的手段，通過應(yīng)用信息技術(shù)來(lái)提高信息的自動(dòng)化管理水平及效率。在網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)中，建立完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，提供精準(zhǔn)查詢，提高了干部人事檔案管理的效益，也提高了工作效率。

1.2 有助于提高干部人事檔案信息查詢的速度

紙質(zhì)檔案在管理中特別重要，在以往的查詢中容易對(duì)紙質(zhì)檔案造成損壞。自從應(yīng)用了網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)，對(duì)紙質(zhì)人事檔案進(jìn)行歸檔，圍繞其年齡、認(rèn)知、時(shí)間進(jìn)行分門別類整理，建立完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，提供查詢時(shí)就不需要依靠人工來(lái)查找資料，提高了工作效率，也很好地保護(hù)了紙質(zhì)檔案。在進(jìn)行檔案管理時(shí)，只需要在計(jì)算機(jī)上就可以獲取電子檔案相關(guān)信息;在提供檔案查詢時(shí)，檔案管理部門通過檔案信息關(guān)鍵字的檢索查找檔案的具體位置，方便快捷地進(jìn)行信息檢索，大大地提高了干部人事檔案信息查詢的速度。

2 人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)存在的問題

2.1 缺乏完善設(shè)施

在干部人事檔案管理工作中，一些邊遠(yuǎn)地區(qū)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入不足，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)不全，無(wú)法進(jìn)行信息化檔案管理工作;有些地區(qū)雖然有電子檔案，但是基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備陳舊，由此可見我國(guó)信息化檔案管理并沒有完全普及。在信息化網(wǎng)絡(luò)不斷發(fā)展的今天，相關(guān)部門在管理時(shí)仍然采用人工管理的方式。信息化缺乏完善的硬件設(shè)施，特別是計(jì)算機(jī)、掃描儀、互聯(lián)網(wǎng)，這些都影響了人事檔案信息建設(shè)的發(fā)展。

2.2 缺乏完善的信息化管理制度

人事檔案信息化管理的基礎(chǔ)是數(shù)據(jù)，要確保數(shù)據(jù)的完整及準(zhǔn)確就要依托統(tǒng)一規(guī)范的管理制度。當(dāng)前，很大部分的單位在干部人事檔案管理中缺乏嚴(yán)格的檔案管理制度和資料調(diào)閱制度，對(duì)檔案信息的收集、整理、利用沒有一整套行之有效的管理流程，導(dǎo)致了資料存放無(wú)序，管理應(yīng)用混亂的局面，難以應(yīng)對(duì)在檔案信息化建設(shè)工作中出現(xiàn)的突發(fā)狀況;另外，相關(guān)的人事檔案管理法并未進(jìn)行定期完善和修正，一些法律法規(guī)難以符合目前的管理現(xiàn)狀，缺乏針對(duì)性、科學(xué)性和具體，難以發(fā)揮指導(dǎo)和說明的作用。

2.3 缺乏專業(yè)的管理人才

當(dāng)前我國(guó)大多數(shù)的企事業(yè)單位中，專門從事干部人事檔案管理工作的人員較少，整體水平相對(duì)較低。這些人員未受到過系統(tǒng)專業(yè)的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，檔案管理專業(yè)能力低下，對(duì)檔案信息資源的收集意識(shí)也較為薄弱。在檔案的初期審查、檔案登記、整理、保存各個(gè)環(huán)節(jié)不夠細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)，不善于運(yùn)用新技術(shù)、新手段，缺乏對(duì)檔案全面、系統(tǒng)、連續(xù)性的合理規(guī)劃。專業(yè)人才的缺乏使得在檔案的整理、搜集、檢索、存儲(chǔ)過程中不完善，嚴(yán)重阻礙干部人事檔案的管理工作，在一定程度上也制約了干部人事檔案信息化建設(shè)的發(fā)展與進(jìn)步。

3 人事檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)措施

3.1 應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)設(shè)備

在進(jìn)行干部檔案管理工作時(shí)要想提高發(fā)展水平，應(yīng)該引進(jìn)一些先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備為開展檔案信息管理工作提供保障，構(gòu)建完善的網(wǎng)絡(luò)信息管理平臺(tái)，提高干部人事檔案的安全性。根據(jù)信息化管理的建設(shè)要求，應(yīng)加大對(duì)硬件設(shè)施的投入，保障檔案信息管理工作，實(shí)現(xiàn)資料共享，通過科學(xué)的管理方式推動(dòng)信息管理工作全面發(fā)展。在進(jìn)行干部人事檔案資料管理時(shí)提高工作人員管理的水平，對(duì)檔案信息進(jìn)行整理，完善電子檔案統(tǒng)計(jì)，建立科學(xué)完善的管理系統(tǒng)，在數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中保存紙質(zhì)的檔案信息，高效利用信息。

3.2 保障人事檔案信息安全

建立檔案管理信息化中熟練操作計(jì)算機(jī)可以保存文字、圖片和聲音，為今后的查詢和共享提供便利，保存檔案的價(jià)值，但通過應(yīng)用信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)保存利用檔案信息有一定風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)采取措施防止電腦泄露信息。在檔案管理中不僅要保障信息的共享，也要保障信息的安全。技術(shù)管理部門要做到檔案內(nèi)部局域網(wǎng)不與外網(wǎng)連接，同時(shí)對(duì)局域網(wǎng)進(jìn)行安全管理工作。檔案管理員也要按照規(guī)章制度開展工作，嚴(yán)格約束自己，不能向任何人透露信息;同時(shí)也應(yīng)該對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案管理人員責(zé)任感，提高綜合素養(yǎng)以及技術(shù)能力，如果發(fā)生泄密事件，對(duì)相關(guān)責(zé)任人員必須嚴(yán)厲處罰，在工作當(dāng)中以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度明確保密責(zé)任，提高信息的安全性。

3.3 定期維護(hù)系統(tǒng)

計(jì)算機(jī)系統(tǒng)隨著長(zhǎng)期的運(yùn)轉(zhuǎn)和檔案信息不斷增加，容易加大負(fù)擔(dān)。在使用過程當(dāng)中可能會(huì)存在一些隱性的問題，應(yīng)對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)使其認(rèn)識(shí)到信息化管理是一種動(dòng)態(tài)的過程。定期維護(hù)系統(tǒng)進(jìn)行更新，信息錄入時(shí)保證完整，避免出錯(cuò)。另外也需要定期更新數(shù)據(jù)，指派專業(yè)的工作人員分析數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)系統(tǒng)。在網(wǎng)絡(luò)化信息建設(shè)中應(yīng)合理使用人事檔案。人事檔案信息化的建設(shè)主要有以下幾點(diǎn)內(nèi)容，首先收集人事信息統(tǒng)計(jì)。其次維護(hù)數(shù)據(jù)，在收集信息時(shí)，工作人員應(yīng)根據(jù)信息的性質(zhì)來(lái)分析，根據(jù)工作人員入職情況以及工作中的表現(xiàn)建立電子檔案，包括員工的學(xué)歷、個(gè)人能力等，保障信息的完善。

3.4 服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化

在干部信息管理工作當(dāng)中提供服務(wù)時(shí)應(yīng)借助網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)加強(qiáng)人事檔案信息化水平，不斷實(shí)現(xiàn)檔案信息現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，利用數(shù)字化傳輸實(shí)現(xiàn)信息共享?，F(xiàn)在很多單位都建立了專業(yè)網(wǎng)絡(luò)化信息系統(tǒng)，便于信息檔案的管理，實(shí)現(xiàn)資源的有效共享。單位在進(jìn)行信息管理時(shí)合理利用信息化技術(shù)，建立檔案信息庫(kù)。通過使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立專業(yè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，幫助人員來(lái)查閱信息和傳遞，提高服務(wù)的能力，完善人事檔案服務(wù)水平。管理人員接受培訓(xùn)，提高專業(yè)素質(zhì)，熟悉法律法規(guī)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息數(shù)字化的管理，更好地為信息網(wǎng)絡(luò)化提供服務(wù)。

4 結(jié)束語(yǔ)

在進(jìn)行人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)時(shí)應(yīng)不斷推進(jìn)，管理層也需要在管理體制上去完善。干部在進(jìn)行人事檔案管理時(shí)應(yīng)該嚴(yán)格按照規(guī)章制度不斷創(chuàng)新，保證信息安全，同時(shí)也要系統(tǒng)和信息充分應(yīng)用。不斷完善網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，提高信息管理的效率，通過網(wǎng)絡(luò)建設(shè)完善對(duì)信息的管理，使人事檔案資料發(fā)揮其價(jià)值，提高檔案管理的效率。

參考文獻(xiàn)

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