試論加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作

駱淑梅

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案管理作為一種知識(shí)管理，在社會(huì)發(fā)展中具有越來(lái)越重要的地位和作用。隨著醫(yī)療改革的日益深化，醫(yī)院對(duì)檔案管理工作的要求越來(lái)越高，如何滿足醫(yī)院和社會(huì)日益增長(zhǎng)的對(duì)檔案信息利用的需要，如何緊緊圍繞醫(yī)院發(fā)展宗旨，主動(dòng)、扎實(shí)、高效地服務(wù)于醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等工作，是醫(yī)院檔案管理工作者面臨的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。

1 做好檔案管理工作的重要意義

檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的一部分，是提高醫(yī)院工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是保護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。科學(xué)規(guī)范的管理檔案是衡量一個(gè)醫(yī)院或部門(mén)工作業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度。醫(yī)院檔案記載著這個(gè)醫(yī)院或部門(mén)發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對(duì)進(jìn)一步促進(jìn)本醫(yī)院或部門(mén)科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析、揚(yáng)長(zhǎng)避短、制定發(fā)展方向的好教材。

2 醫(yī)院檔案管理工作存在的問(wèn)題

1）檔案管理意識(shí)淡薄，存在薄弱環(huán)節(jié)。由于檔案管理難以產(chǎn)生立竿見(jiàn)影的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，因此，從管理層到職能科室到臨床一線，對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)不到位，普遍存在“重臨床，輕管理，重業(yè)務(wù)，輕檔案”的意識(shí)，只看重臨床病歷資料管理，對(duì)其他的文書(shū)、圖紙、相片、協(xié)議、合同、牌匾等綜合性檔案資料不重視，認(rèn)識(shí)不到綜合檔案對(duì)醫(yī)院文化內(nèi)涵建設(shè)和自身歷史發(fā)展的價(jià)值和貢獻(xiàn)。受傳統(tǒng)觀念影響，將管理性文件資料列入日常檔案管理，而對(duì)醫(yī)務(wù)人員個(gè)人自由獨(dú)立形成的學(xué)術(shù)著作、手稿不夠重視，對(duì)醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)資料的收集、保存不夠完整，對(duì)購(gòu)置大型設(shè)備的資料收集不夠全面，往往把它們排斥在醫(yī)院檔案管理之外，致使相關(guān)科研檔案、基建檔案、設(shè)備檔案比較缺乏，這是目前醫(yī)院檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)之一。

2）醫(yī)院檔案管理機(jī)構(gòu)不健全，范圍界定不清。隨著醫(yī)療事業(yè)的進(jìn)步，檔案的內(nèi)涵和外延都在發(fā)生積極的變化，由于目前還沒(méi)有統(tǒng)一的管理、評(píng)估、考核量化標(biāo)準(zhǔn)模式可循，使得各級(jí)醫(yī)院在管理檔案時(shí)，大都憑自己的經(jīng)驗(yàn)和實(shí)踐進(jìn)行操作、摸索，更談不上規(guī)范化、科學(xué)化管理，使許多應(yīng)該納入管理范圍的檔案，徘徊在管理之外。許多醫(yī)院沒(méi)有綜合檔案管理室，醫(yī)院院辦承擔(dān)部分檔案室的職能，負(fù)責(zé)一般的文書(shū)、科技檔案、基建檔案、音像檔案，部分實(shí)物檔案的整理歸檔和調(diào)閱使用，而科研檔案、教學(xué)檔案分屬各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)管理，醫(yī)療病歷檔案歸病案室管理，人事檔案在人事部門(mén)下管理。這就造成了在一個(gè)單位形成多部門(mén)管理檔案的格局，工作分散，沒(méi)有形成系統(tǒng)清晰地管理體系。

3）檔案資源利用率低。“重藏輕用”“為保管而保管”的傳統(tǒng)觀念仍然存在，長(zhǎng)期形成的封閉、被動(dòng)、單一等傳統(tǒng)思維，影響了醫(yī)院檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用。缺乏真正既懂檔案業(yè)務(wù)、又能熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才，難以適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息的開(kāi)發(fā)利用。這就造成了檔案信息資源開(kāi)發(fā)不足，渠道不暢，檔案工作披著神秘的禁區(qū)面紗，甚至很多人都不知道醫(yī)院是否設(shè)有綜合檔案室，不知道或不敢查閱檔案資料，造成檔案資料塵封不動(dòng)，利用率不高。

4）檔案管理制度不健全。在醫(yī)院目標(biāo)管理考核體系中，很少將檔案管理的制度、職責(zé)，納入醫(yī)院管理體系。這種管理制度的漏洞，導(dǎo)致管理責(zé)任不到位，監(jiān)管不力，致使相關(guān)部門(mén)不及時(shí)移交第一手材料，各門(mén)類(lèi)的檔案資料難以及時(shí)完整地進(jìn)行規(guī)范化管理。

5）檔案管理專(zhuān)業(yè)化水平低。專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的檔案管理，要求從業(yè)人員不僅要愛(ài)崗敬業(yè)，更重要的是管理理念要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的步伐。由于多種原因，檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)參差不齊，知識(shí)更新不夠快，管理人員缺乏系統(tǒng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)甚至將檔案室作為隨意安置富余勞動(dòng)力的工作場(chǎng)所，造成管理人員的管理水平停滯不前，管理沿襲傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)，甚至仍停留在手工收集、檢索的操作程序上，影響了檔案的收集、利用和開(kāi)發(fā)。

3 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的對(duì)策

隨著社會(huì)信息化水平的突飛猛進(jìn)和醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的不斷深化，對(duì)現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理提出更多要求，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，有助于醫(yī)院建立科學(xué)規(guī)范的管理制度，促進(jìn)醫(yī)院整體工作快速發(fā)展。

1）增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，完善檔案管理制度。檔案管理，是醫(yī)院管理的重要組成部分， 科學(xué)、有序的檔案管理，離不開(kāi)健全的管理制度和管理體系。各級(jí)醫(yī)院應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視，把檔案工作納入醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃和年度計(jì)劃，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)和未來(lái)發(fā)展同步規(guī)劃、同步前進(jìn)，通過(guò)專(zhuān)題、板報(bào)、討論等多種渠道， 使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、中層干部、職工都充分認(rèn)識(shí)檔案的重要性， 認(rèn)識(shí)檔案與自己日常工作和生活的密切關(guān)系，更好地支持檔案管理工作。制定一套適合本醫(yī)院的檔案管理制度、考核量化標(biāo)準(zhǔn)，明確職責(zé)，逐級(jí)逐人落實(shí)，確保醫(yī)院各個(gè)門(mén)類(lèi)、不同載體的檔案材料完整收集、移交、管理。樹(shù)立全員檔案意識(shí)，促進(jìn)檔案管理工作順利開(kāi)展。同時(shí)，醫(yī)院應(yīng)將檔案從業(yè)人員的培養(yǎng)，納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，全面提高檔案管理人員素質(zhì)，建立檔案管理人才梯隊(duì)，以適應(yīng)檔案業(yè)務(wù)的發(fā)展，推動(dòng)檔案管理水平的提升。

2）重視開(kāi)發(fā)利用，提高檔案社會(huì)效益。醫(yī)院檔案的價(jià)值，體現(xiàn)在為臨床、教學(xué)、科研、管理工作服務(wù)。因此，檔案管理人員，應(yīng)緊緊圍繞醫(yī)院中心工作，牢固樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，除豐富館藏外，應(yīng)主動(dòng)挖掘、拓展檔案信息資源，積極開(kāi)展醫(yī)院檔案編研活動(dòng)，對(duì)信息深層次加工，提供全方位、高價(jià)值的信息共享平臺(tái)，以提高檔案利用率和社會(huì)效益，為醫(yī)院留下珍貴的歷史資料。

3）實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化。檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化，就是要符合檔案的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容，包括組卷的方式和格式、分類(lèi)規(guī)則、檔案著錄和標(biāo)引規(guī)則、檔案文獻(xiàn)編纂規(guī)則等。特別是檔案整理工作和著錄、標(biāo)引工作是否規(guī)范化，對(duì)計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用有著重要影響，做到標(biāo)準(zhǔn)化管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化問(wèn)題就迎刃而解了。

檔案管理信息化，就是將現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、通信技術(shù)充分運(yùn)用于檔案信息資源的處置、保存、管理和提供利用等活動(dòng)中，以期獲得最佳的工作效率、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。近年來(lái)，隨著醫(yī)院辦公自動(dòng)化、信息化程度日益提高，傳統(tǒng)的“手工操作”、“立卷歸檔”的工作模式和“重保管，輕利用”的工作思路已經(jīng)不能滿足醫(yī)院檔案管理工作的需要。醫(yī)院檔案管理信息化程度的高低，直接影響到檔案資源開(kāi)發(fā)利用的水平。如何利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行信息存儲(chǔ)、檢索，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，成為醫(yī)院檔案管理工作的重要議題。這要求醫(yī)院盡快建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，特別是醫(yī)院人事檔案，病案、財(cái)務(wù)檔案等的管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化;有計(jì)劃地把縮微、光盤(pán)技術(shù)應(yīng)用于檔案的管理;充分利用局域網(wǎng)及辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案（電子版）管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化。

4）加大硬件投入，夯實(shí)檔案管理工作基礎(chǔ)。一方面要提高檔案保護(hù)設(shè)備和技術(shù)現(xiàn)代化的配備，如防火、防潮、防有害氣體、高效滅蟲(chóng)的檔案庫(kù)房，并實(shí)現(xiàn)檔案室、閱覽室、辦公室“三分開(kāi)”;另一方面要引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理，按科技、黨群、行政、基建、文書(shū)、儀器設(shè)備、財(cái)務(wù)等不同內(nèi)容分門(mén)別類(lèi)將醫(yī)院的各種業(yè)務(wù)、行政檔案儲(chǔ)存到計(jì)算機(jī)中，不但具有檢索快捷、方便、高效的特點(diǎn)，而且節(jié)省時(shí)間，也節(jié)省人力、物力和財(cái)力，極大地提高工作質(zhì)量和工作效率?？梢允箼n案信息在現(xiàn)代化建設(shè)中迅捷、準(zhǔn)確、方便地再現(xiàn)，使檔案信息的處理、傳輸獲得前所未有的積極效果。

5）完善約束機(jī)制，提高檔案人員素質(zhì)。檔案工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，尤其是醫(yī)院檔案的特殊性。培養(yǎng)檔案人員高度責(zé)任感和責(zé)任心，成為較高精力素質(zhì)，較深的專(zhuān)業(yè)技能，確保隊(duì)伍的穩(wěn)定性。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)等各項(xiàng)素質(zhì)培訓(xùn)，同時(shí)各級(jí)檔案行政部門(mén)和衛(wèi)生行政部門(mén)加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，監(jiān)督和檢查。同時(shí)醫(yī)院檔案管理人員，要深入臨床一線調(diào)查研究醫(yī)療、教學(xué)和科研對(duì)檔案信息的需求，不斷研究和探索檔案管理工作新思路，提高檔案管理水平。積極組織醫(yī)院檔案室參與上級(jí)檔案部門(mén)舉行的檔案工作評(píng)估、升級(jí)等考評(píng)活動(dòng)，以評(píng)促建、以評(píng)促改，縱橫比較，使檔案管理跟上時(shí)代步伐。